PERSONAL DE PLANTA Reuniones, cartelera interna, pizarra institucional interna. corporativo Memoria anual - Reuniones

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1 1. MAPA DE PÚBLICOS El Mapa de públicos delimita los públicos de la corporación a fin de estructurar los nuevos canales y productos de comunicación que se pueden utilizar para mejorar la comunicación, a partir de los objetivos de información que se tienen con cada uno de estos públicos. PÚBLICOS CANALES/PRODUCTOS PERSONAL DE PLANTA Reuniones, cartelera interna, pizarra institucional interna. SOCIOS corporativo Memoria anual - Reuniones CLIENTES ASUNCION Y corporativo, material institucional, folletos, sitio GRAN ASUNCION web, canal de sugerencias, anuncios publicitarios. CLIENTES DEL INTERIOR DEL PAIS POTENCIALES CLIENTES NACIONALES POTENCIALES CLIENTES INTERNACIONALES PROVEEDORES GREMIOS Y CAMARAS ENTIDADES Y VECINOS DEL ENTORNO corporativo, material institucional, folletos, sitio web, canal de sugerencias, anuncios publicitarios Material institucional, Folletos, sitio web, anuncios publicitarios Folletos, material institucional, sitio web, anuncios publicitarios Folletos, sitio web Folletos, material institucional, participación en eventos y sitio web Folletos, sitio web, participación en eventos. 2. ACCIONES BÁSICAS DE COMUNICACIÓN A IMPLEMENTARSE ANUALMENTE OBJETIVO ACCIÓN PRODUCTO 1.Fortalecer la identidad de la empresa 2. Facilitar la información sobre la empresa a clientes y funcionarios 3. Mejorar la comunicación interna de la empresa Organizar dos actividades anuales, en donde se hable de los logros conseguidos por la empresa y sus desafíos, premiando a los diferentes empleados. (fin de año y día del trabajador). Diseñar y producir materiales de comunicación que difundan no solo información institucional sino sobre los cambios y desafíos de la empresa y los beneficios que ellos traerán a cada uno de sus integrantes. Instalar mecanismos de comunicación interna que faciliten a todo el equipo la comunicación entre ellos. Memoria institucional. Premios institucionales. Balance (para socios). Brochure institucional. Sitio web. Pizarra institucional. Manual de bienvenida o inducción. Reuniones por áreas, toda la empresa y ante situaciones de cambio. Habilitar un canal de sugerencia. 1

2 3. PROCEDIMIENTOS PARA DESARROLLAR PRODUCTOS Y ESPACIOS DE COMUNICACIÓN PRODUCCIÓN DE MATERIALES INSTITUCIONALES Y PROMOCIONALES 1 Seleccionar y redactar la información para cada material. 2 Producir la pieza (diseño gráfico). correspondiente se selecciona la información que se utilizará en el material a producir (discurso institucional). El personal responsable conjuntamente con el diseñador contratado recibe la información, realiza la revisión del contenido, redacta el contenido y trabaja la idea del material. Una vez finaliza la pieza se entrega a la solicitante para su aprobación. 3 Validar las piezas. Gerencia General La Gerencia valida el material. 4 Imprimir o Empresa de diseño La Gerencia remite a la instancia producirla. tercerizada correspondiente para 5 Distribuir o imprimir/producir. colocarla. Es responsabilidad de la Secretaría de Gerencia distribuir/colocar material. ACTUALIZACIÓN DEL SITIO WEB 1 Envío de información 2 Redacción y revisión de contenido Secretaría de Gerencia General 3 Edición Las instancias correspondientes envían periódicamente información al personal contratado, en formato digital para procesarla. El personal responsable recibe la información, realiza la revisión del contenido, redacta la propuesta de publicación y reenvía a la Gerencia General para su aprobación. Recolecta la información, la edita en caso de ser audiovisual y se remite a la Gerencia General o a la instancia correspondiente para su 2

3 aprobación. 4 Aprobación Gerencia General La Gerencia General aprueba la publicación y remite al personal responsable. 5 Subir al sitio o comunidad (empresa de desarrollo web tercerizada) Sube la información al sitio web y las comunidades, y determina el tiempo de publicación. REUNIONES 1 Reuniones semanales de planificación con responsables de áreas y Gerencia General. 2 Reuniones mensuales de planificación por áreas. 3 Reuniones de todo el equipo trimestral o semestral. s Organizar por temas a tratar (órden del día). Preparar el lugar, convocar a los que participarán. Entregar documentos o información si es necesario. CANAL DE SUGERENCIAS 1 Habilitar un canal de sugerencia 2 Retirar semanalmente la información s Colocar en zonas de tránsito y espera de los clientes, proveedores y empleados. Habilitar también en la página web de Granuplast. La persona encargada del canal debe revisar todos los buzones o espacios habilitados para las 3

4 3 Responder de alguna manera a la sugerencia, en caso que este identificada la personas sugerencias y retirarlas semanalmente y clasificarlas por áreas para entregar a cada área o dirección. Preparar un informe de todas las sugerencias realizadas para la Gerencia General. En caso que esta identificada la persona la respuesta debe dársela por escrito. PIZARRA INSTITUCIONAL 1 Seleccionar y redactar la información para colocar en la pizarra. 2 Actualizar diariamente correspondiente se selecciona la información que se difundirá a través de la pizarra (determinar qué tipo de info se comunicará por este canal). El personal responsable realiza la revisión del contenido, redacta el contenido y la trabaja la idea del material. Una vez terminado el material se entrega a la solicitante para su aprobación y se coloca en la pizarra. Sugerencia: Además se pueden subir varias noticias relacionadas al ámbito y espacio de trabajo. 4

5 PARTICIPACIÓN EN EVENTOS 1 Preparar la agenda de eventos nacionales e internacionales. 2 Establecer contacto con los organizadores 3 Preparar a las personas que van atender en el evento. 4 Organizar los productos y materiales que se llevarán. 5 Montar y desmontar el stand correspondiente se prepara un cronograma semestral o anual de los eventos que puedan interesar a la empresa y que contribuyan al posicionamiento y al desarrollo comercial. Prepara nota en donde se plantee el interés de participar en el evento. Coordinadamente con la Gerencia General designar a las personas y darle un breve espacio de instrucción. Con las áreas correspondientes designar un apoyo para la organización de los materiales y productos a ser trasladados (contar con banner y folletería). Definir con el área administrativa quienes apoyarán en la logística. 5

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