POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Transcripción

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES En cumplimient de la Ley 1581 de 2012, pr la cual se dictan dispsicines para la prtección de dats persnales, GELCO S.A.S, en su calidad de respnsable del tratamient de dats persnales, infrma ls lineamients generales en esta materia: Dats Generales El respnsable del tratamient de sus dats persnales es GELCO S.A.S, identificad cn Nit: , cn sede principal en la Carrera 42 N en la ciudad de Barranquilla, Prtal Web Cntact: A través de cualquiera de ls canales de Atención que GELCO S.A.S tiene dispuests. GELCO S.A.S., ha cread la Plítica de Prtección de Dats Persnales, las reglas y principis necesaris para brindarle prtección a usted, cm Titular de ls dats que se tratan dentr de la rganización, de cualquier riesg de vulneración de sus derechs, cn miras a garantizarle su Dignidad Humana a partir de la implementación de las medidas necesarias y efectivas para cumplir las bligacines establecidas en la ley 1581 de 2012 y sus decrets reglamentaris. 1. Plítica del Tratamient de ls Dats GELCO S.A.S en cumplimient de su deber legal y reglamentari, pretende hacer efectiva la garantía cnstitucinal de prtección a la intimidad persnal y familiar de tds ls ciudadans, estableciend instruments y cntrles expedits de cara a dar un tratamient adecuad a la infrmación que administra. En tal sentid, le infrmams que este dcument cntiene las directrices generales que GELCO S.A.S. tiene en cuenta para tratar ls dats persnales que reclecta, almacena, usa, circula suprime. Es un dcument que cnstituye una bligación para tds y cada un de ls funcinaris y/ empleads de GECO S.A.S., así cm para aquells que, en virtud de la cndición de tercers, al relacinarse cn GELCO S.A.S., tengan acces relación cn dats persnales tratads pr esta, bligación que se entiende aceptada desde el mment en que se establezca cualquier tip de relacines jurídicas cn la entidad. GELCO S.A.S se encarga directamente del tratamient de ls Dats Persnales; sin embarg, se reserva el derech a delegar en un tercer tal tratamient. GELCO S.A.S exige al Encargad la atención e implementación de ls lineamients y prcedimients idónes para la prtección de ls dats persnales y la estricta cnfidencialidad de ls misms. 2. Finalidad del Tratamient de Dats La autrización para el tratamient de sus dats persnales, permite a GELCO S.A.S, reclectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, cmpartir, actualizar y transmitir, para efects de cumplir cn las siguientes finalidades:

2 (1) validar la infrmación en cumplimient de la exigencia legal de cncimient del cliente / prveedr aplicable a GELCO S.A.S, (2) adelantar las accines de cbr / pag y de recuperación de cartera, (3) el tratamient de ls dats persnales prtegids pr nuestr rdenamient jurídic, (4) el tratamient y prtección de ls dats de cntact (direccines de crre físic, electrónic, redes sciales y teléfn), (5) slicitar y recibir de las entidades de derech públic y/ empresas de carácter privad la infrmación persnal, académica, labral y de seguridad scial, que repsa en sus bases de dats. El alcance de la autrización cmprende la facultad para que GELCO S.A.S le envíe ntificacines, infrmación del estad de cuenta, salds, cutas pendientes de pag y demás infrmación relativa a la relación cmercial establecida, a través de crre electrónic. 3. Derechs del titular de ls dats persnales Se infrma al Titular del dat, ls derechs que las leyes sbre prtección de dats persnales le frecen, que a cntinuación se enlistan y que GELCO S.A.S, ls garantiza a través del cumplimient de ls prcedimients definids: Cncer, actualizar y rectificar sus dats persnales frente a la Entidad. Este derech se puede ejercer, entre trs frente a dats parciales, inexacts, fraccinads, que induzcan a errr, aquells cuy Tratamient esté expresamente prhibid n haya sid autrizad; Slicitar prueba de la autrización trgada a la Entidad cuand expresamente se exceptúe cm requisit para el Tratamient, de cnfrmidad cn l previst en el artícul 10 de la ley 1581 de 2012; Ser infrmad pr la Entidad, previa slicitud, respect del us que le ha dad a sus dats persnales; Presentar ante la Superintendencia de Industria y Cmerci quejas pr infraccines a l dispuest en la presente ley y las demás nrmas que la mdifiquen, adicinen cmplementen; Revcar la autrización y/ slicitar la supresión del dat cuand en el Tratamient n se respeten ls principis, derechs y garantías cnstitucinales y legales. La revcatria y/ supresión prcederá cuand la Superintendencia de Industria y Cmerci haya determinad que en el Tratamient la Entidad el Encargad han incurrid en cnductas cntrarias a esta ley y a la Cnstitución; Acceder en frma gratuita a sus dats persnales que hayan sid bjet de Tratamient. Para ejercer ests derechs usted debe tener en cuenta la siguiente infrmación: 1. Para cnsulta de dats persnales, slicitud de la autrización de infrmación sbre el us dad a ls dats, usted puede realizar la cnsulta pr escrit y de manera presencial en las Oficinas de GELCO S.A.S. La cnsulta debe ser a través de

3 cmunicación dirigida a nmbre de GELCO S.A.S., cn el nmbre cmplet del titular, la descripción de la cnsulta, la dirección de residencia y el teléfn de cntact. Independientemente del mecanism utilizad para la radicación de slicitudes de cnsulta, las mismas serán atendidas en un términ máxim de diez (10) días hábiles cntads a partir de la fecha de su recib. Cuand n fuere psible atender la cnsulta dentr de dich términ, se infrmará al interesad antes del vencimient de ls diez (10) días, expresand ls mtivs de la demra y señaland la fecha en que se atenderá su cnsulta, la cual en ningún cas pdrá superar ls cinc (5) días hábiles siguientes al vencimient del primer plaz. 2. Para presentar una slicitud de crrección, actualización supresión de dats, para presentar reclam pr presunt incumplimient de ls deberes de GELCO S.A.S relacinads cn la Prtección de Dats, usted puede realizar la slicitud pr escrit y de manera presencial en las Oficinas crrespndientes. La slicitud reclam debe realizarse a través de cmunicación dirigida a nmbre de GELCO S.A.S, cn el nmbre cmplet del titular, la descripción de ls hechs que dan lugar a la slicitud reclam, la dirección de residencia, el teléfn de cntact y se deben anexar ls dcuments que se quiera hacer valer. Si la slicitud reclam resulta incmplet, se le requerirá dentr de ls cinc (5) días siguientes a la recepción del reclam para que subsane las fallas. Transcurrids ds (2) meses desde la fecha del requerimient, sin que el slicitante presente la infrmación requerida, se entenderá que ha desistid del reclam. En cas de que quien reciba el reclam n sea cmpetente para reslverl, dará traslad a quien crrespnda en un términ máxim de ds (2) días hábiles e infrmará de la situación al interesad. Las slicitudes de actualización, crrección, rectificación supresión de ls dats serán cntestadas dentr de ls quince (15) días hábiles siguientes, cntads a partir del día siguiente a la fecha de su recib del reclam cmplet. Cuand n fuere psible atenderl dentr de dich términ se infrmará al interesad antes del vencimient del referid plaz ls mtivs de la demra y la fecha en que se atenderá su reclam, la cual en ningún cas pdrá superar ls ch (8) días hábiles siguientes al vencimient del primer términ. 4. Seguridad de la infrmación GELCO S.A.S está cmprmetid en efectuar un crrect us y tratamient de ls dats persnales cntenids en sus bases de dats, evitand el acces n autrizad a tercers que puedan cncer vulnerar, mdificar, divulgar y/ destruir la infrmación que allí repsa. Para este fin, cuenta cn prtcls de seguridad y acces a ls sistemas de infrmación, almacenamient y prcesamient incluidas medidas físicas de cntrl de riesgs de seguridad. Además, cuenta cn un sistema perimetral de seguridad Firewall y detección de intruss practivs de primer nivel para mantener salvaguardada la infrmación de nuestrs clientes.

4 Tds ls funcinaris se encuentran cmprmetids cn la cnfidencialidad y manipulación adecuada de las bases de dats atendiend a ls lineamients sbre tratamient de la infrmación establecida en la Ley. GELCO S.A.S ha implementad tds ls mecanisms de seguridad vigentes en el mercad acrdes cn sus prducts. Además, ha desplegad una serie de dcuments y actividades a nivel intern para garantizar el crrect funcinamient de ls esquemas de seguridad técnica; n bstante, a pesar de la debida diligencia adptada, GELCO S.A.S n se respnsabiliza pr cualquier cnsecuencia derivada del ingres indebid fraudulent pr parte de tercers a la base de dats y/ pr alguna falla técnica en el funcinamient. 5. Almacenamient de sus dats persnales GELCO S.A.S slicita ls dats necesaris para la adquisición de crédits, servicis e interacción cn sus clientes / prveedres / empleads, así cm aquella requerida pr el gbiern para el prces de facturación y pag. En alguns cass, puede slicitar infrmación adicinal y sensible la cual es de libre y vluntaria entrega pr parte del titular del dat. Una vez suministrads sus dats persnales, de manera vluntaria y libre, ls misms sn almacenads en la base de dats pertinente de acuerd al servici prduct adquirid. Las bases de dats se encuentran detrás de un firewall para mayr seguridad y ls servidres en ls que repsan las bases de dats están prtegids físicamente en un lugar segur. Sól persnal autrizad que ha firmad acuerds de cnfidencialidad de la infrmación, puede acceder a él y pr tant a ls dats persnales de nuestrs clientes / prveedres / empleads. 6. Mdificacines a las Plíticas de Tratamient de Dats Persnales GELCO S.A.S se reserva el derech de mdificar, en cualquier mment, de manera unilateral, sus plíticas y prcedimients de tratamient de dats persnales. Cualquier cambi será publicad y anunciad. Además, se cnservarán las versines anterires de la presente plítica de tratamient de dats persnales. El us cntinu de ls servicis n desvinculación de ls misms pr el titular del dat después de la ntificación de ls nuevs lineamients cnstituye la aceptación de la misma. 7. Revelación de la infrmación El titular del dat, cn la aceptación de esta plítica de tratamient de dats persnales, declara cncer que GELCO S.A.S, puede suministrar esta infrmación a las entidades vinculadas y aliadas y a las entidades judiciales administrativas y demás entes del Estad que, en ejercici de sus funcines, sliciten esta infrmación. Igualmente, acepta que pueden ser bjet de prcess de auditría interna de auditría externa pr parte de empresas encargadas de este tip de cntrl. L anterir, sujet a la cnfidencialidad de la infrmación. 8. Vigencia de la Plítica de tratamient de dats persnales La plítica del tratamient de dats persnales rige a partir del mment en que sea aprbada pr el respnsable de ls dats.

5 9. Atención de cnsultas y reclams Para la recepción de cnsultas, reclams, quejas para el ejercici de ls derechs cm usuari cliente, puede cmunicarse a través de cualquiera de ls canales de Atención al Cliente que el GELCO S.A.S tiene dispuests y se atenderán en ls tiemps establecids pr la Ley 1581.