PROCESO: GESTION DOCUMENTAL. PROCEDIMIENTO: Verificación aplicación Tablas de Retención Documental NORMA ÚNICA

Transcripción

1 Página 1 de 6 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 12/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Luis Hernando Osorio Castañeda NUEVA VERSION 02

2 Página 2 de 6 1. OBJETIVO: Normalizar la organización de los archivos de gestión y archivo central conforme a Tablas de y normatividad archivística vigente. 2. ALCANCE: Incluye el archivo central y todos los archivos de gestión de las diferentes áreas y dependencias del hospital. 3. RESPONSABLE: Líder Administrativa 4. DEFINICIONES Y SIGLAS: GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de la información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARCHIVO: Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuente de la historia. ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

3 Página 3 de 6 SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. 5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO: 5.1 DESGLOSE DE TAREAS ACTIVIDAD RESPONSABLES REGISTRO PUNTO DE CONTROL 1. Establecer plan de trabajo y cronograma para la asesoría y verificación en la aplicación de Tablas de Retención. (P) Líder Cronograma de asesoría en aplicación y verificación de Tablas de retención documental 2. Asesorar al área o dependencia sobre la aplicación de las Tablas de Retención en archivos de gestión. (H) Personal Oficina Administrativ a Registro de visita de asesoría Evidencias del acompañamiento, capacitación y verificación. 3. Aplicar Tabla de Retención área o dependenci Archivos de gestión acordes

4 Página 4 de 6 en archivos de gestión. (H) a con las tablas de retención documental 4. Visita de seguimiento a la organización de los archivos de gestión conforme a las T.R.D. (V) Equipo Registro de visita o seguimiento a la aplicación de la T.R.D. Evidencia del seguimiento realizado a las áreas 5. Retroalimentar a los procesos sobre los resultados obtenidos. (A) Líder de Registro de socialización Evidencias de retroalimentación y socialización de resultados Acta de notificación de cumplimiento o Plan de Mejoramiento. 6. Elaborar informe general de la aplicación de T.R.D. en archivos de gestión. (A) Líder de Informe de seguimiento y acciones de mejora. 5.2 DESCRIPCIÓN DE LAS OPERACIONES 1. Establecer plan de trabajo y cronograma para la asesoría y verificación en la aplicación de Tablas de Retención: En esta actividad, el líder de gestión documental elabora un cronograma y /o plan para programar las labores de asesoría en la implementación de tablas de retención documento y verificación en su aplicación.

5 Página 5 de 6 Gracias a este plan se podrá concertar y organizar la ejecución de acciones con los procesos. Se elabora el cronograma de seguimientos consignando la fecha y hora programada, la dependencia o área objeto del seguimiento y las personas responsables. 2. Asesorar al área o dependencia sobre la aplicación de las Tablas de en archivos de gestión: Se brinda asesoría a las personas responsables de los Archivos de del área o dependencia, explicando la manera de utilizar y aplicar las Tablas de. 3. Aplicar Tabla de Retención en archivos de gestión: la persona responsable organiza los archivos o registros de acuerdo a la Tabla de creada para cada área o dependencia; teniendo en cuenta las series, subseries y registros o tipos documentales. 4. Visita de seguimiento a la organización de los archivos de gestión conforme a las T.R.D.: Se realiza seguimiento dos veces al año de las Tablas de en cada una de las áreas y dependencias del hospital para verificar su cumplimiento. El criterio para la visita de seguimiento en la aplicación de T.R.D. en archivos de gestión, se regirá teniendo en cuenta los parámetros y pautas descritas en el Manual de Archivo y Correspondencia. 5. Retroalimentar a los procesos sobre los resultados obtenidos: Se elabora acta de visita donde se describirá y notificará sobre el cumplimiento de los procesos en la gestión de los archivos de gestión conforme a T.R.D. y se realizará el Plan de Mejoramiento para aquellas áreas o dependencias que no cumplan con los criterios definidos por normatividad general e Institucional. 6. Elaborar informe general de la aplicación de T.R.D. en archivos de gestión: Se elaborará informe semestral con los resultados de la aplicación de las Tablas de en archivos de gestión.

6 Página 6 de 6 6. POLITICAS DE OPERACIÓN: Toda dependencia o área productora de documentos, debe organizar su Archivo de conforme a las Tablas de Retención y políticas institucionales del Manual de Archivo y Correspondencia. 7. RELACIONES: CLIENTES INTERNOS: Todas las áreas de la institución. CLIENTES EXTERNOS: Órganos de control y vigilancia. 8. RIESGOS: Ver mapa de riesgos 9. EVALUACIÓN DEL PROCEDIMIENTO: INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO: CODIGO DEL INDICADOR NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA PONDERADO GD080-R2I1 % de seguimientos realizados a T.R.D. (Número de seguimientos realizados/número total de T.R.D. establecidas)* ANEXO: Diagrama de flujo. Ficha técnica del indicador ELABORADO POR: Luis Hernando Osorio Castañeda Área: Administrativa FIRMA: REVISADO POR: Paula Andrea Peña López Área: Planeación e información FIRMA: APROBADO POR: William Arias Betancur Área: Gerencia FIRMA: