RECETA ELECTRÓNICA DE ARAGÓN NUEVO MODELO DE PRESCRIPCIÓN Y DISPENSACIÓN

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1 RECETA ELECTRÓNICA DE ARAGÓN NUEVO MODELO DE PRESCRIPCIÓN Y DISPENSACIÓN Mayo

2 ÍNDICE 1. Qué es Receta Electrónica?...4 OBJETIVOS:...4 PROCESO DE PRESCRIPCIÓN: Hoja de tratamiento...4 Hoja de tratamiento confidencial...5 Modificaciones en la hoja de tratamiento Hoja de instrucciones al paciente Proceso de dispensación...8 A. Identificación y autenticación del paciente y acceso al tratamiento...8 B. Identificación y autenticación del usuario de farmacia...8 C. Información para la dispensación:...8 D. Mensajes asociados a un paciente:...9 E. VISADOS:...9 F. Qué se puede prescribir y dispensar en receta electrónica?...9 G. Caducidad de la receta...10 H. Selección de los productos a dispensar...11 I. Posibilidad de deshacer una dispensación efectuada...11 J. Validación de la dispensación...12 K. Sustitución de medicamentos...12 Causas...13 Ejemplos:...14 Sustitución de absorbentes:...16 Dietoterápicos y efectos y accesorios...16 Casos de sustitución especiales:...16 Otros casos especiales:...17 L. Firma de recetas...17 M. Aportación del usuario Atención farmacéutica...17 Bloquear dispensaciones:

3 Comunicación más fluida entre médicos y farmacéuticos Proceso de facturación...18 Hoja de cupones...18 Presentación de las hojas de cupones...19 Suministro de las hojas de cupones Plan de contingencia de Receta Electrónica de Aragón...22 Definición y objetivos del plan de contingencia...22 Escenarios de la contingencia...22 Instrucciones a seguir en la situación de contingencia...23 Instrucciones a seguir cuando se restaure el servicio. Facturación de productos dispensados Comprobación del correcto funcionamiento del sistema...26 ANEXO I: Modelo de hoja de cupones..20 ANEXO II: Tabla de tipos de aportación

4 1. Qué es Receta Electrónica? OBJETIVOS: Gestionar todo el proceso farmacoterapéutico que se realice en los Centros y servicios públicos de Sistema de Salud de Aragón. Desde este sistema podrán ser realizadas y consultadas todas las prescripciones y dispensaciones derivadas de las mismas. E-Receta permite: La generación de prescripciones crónicas con duración máxima de un año. Acceso a la historia farmacoterapéutica: Facilita el acceso a la medicación del paciente, se obtienen las prescripciones activas y su estado (dispensable, no dispensable) y las caducadas en los últimos 12 meses. Los usuarios acudirán a la oficina de farmacia y presentando su tarjeta sanitaria podrán retirar los envases necesarios de las prescripciones. Sistema de mensajería entre el médico prescriptor y el dispensador. PROCESO DE PRESCRIPCIÓN: Prescripción electrónica asistida: Alertas entre los productos prescritos Información al médico de los medicamentos dispensados Servicio de mensajería entre prescriptor y dispensador Inserción de consejos al paciente Se le entrega al paciente una hoja de tratamiento en todas las ocasiones y opcionalmente otra de instrucciones 2. Hoja de tratamiento El paciente recibe por parte del médico una hoja de tratamiento en la cuál figuran los siguientes datos: Fecha de emisión de la hoja de tratamiento Datos del paciente Datos del médico prescriptor Todos los datos relativos al tratamiento del paciente: producto prescrito, tipo de tratamiento (agudo, crónico, a demanda), fecha de inicio del tratamiento, posología (únicamente medicación crónica o aguda), duración y fecha de la revisión del 4

5 tratamiento. En los tratamientos a demanda no figura la posología como tal, aparece la pauta a seguir cuando sea necesario tomar ese medicamento. Hoja de tratamiento confidencial El paciente tendrá una única hoja de tratamiento activa, pero puede solicitar que algún medicamento no figure en esta. En este caso el médico le imprimirá este tratamiento en una hoja adicional llamada HOJA DE TRATAMIENTO CONFIDENCIAL. Será obligatorio para la dispensación de este producto el que el paciente lleve consigo la hoja confidencial. Modificaciones en la hoja de tratamiento Cualquier modificación posterior de la medicación incluida en la hoja de tratamiento inicial, generará una nueva hoja de tratamiento. Si una línea de la hoja de tratamiento desaparece, es que está suspendida o que se ha pasado a receta en papel. Si al realizar una consulta de un usuario que estaba en receta electrónica aparece la leyenda hoja de tratamiento no encontrada, quiere decir que se le ha pasado todo a recetas en papel. Prescripciones con fecha de dispensación demorada En la receta médica electrónica, al igual que en la receta en papel, se pueden generar prescripciones cuya validez no comienza en la fecha en la que se hace la prescripción sino en una fecha futura que señala el prescriptor. Esas prescripciones, hasta que se activan en la fecha señalada por el prescriptor aparecen como "No dispensables temporalmente" con el motivo "No dispensables por margen de recogida". En el campo en el que se informa de la posología aparece la fecha señalada por el médico para que se active la línea de prescripción. Una vez alcanzada esa fecha, el producto aparece como dispensable, y el paciente tiene 10 días para retirar al menos un envase, pues en caso contrario caduca la línea de prescripción 5

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7 3. Hoja de instrucciones al paciente El médico prescriptor podrá entregar al paciente una hoja de instrucciones con información visual de los productos prescritos. Esta hoja es simplemente informativa y no es válida para el proceso de dispensación. 7

8 4. Proceso de dispensación A. Identificación y autenticación del paciente y acceso al tratamiento Para acceder al tratamiento del paciente, en primer lugar el personal de la farmacia tiene que leer la banda magnética de la tarjeta sanitaria. En caso de error de lectura, se teclearán los datos de identificación del paciente o lectura del CIA de la hoja de tratamiento. Si se trata de una prescripción CONFIDENCIAL: además hace falta introducir el código que figura en la hoja de tratamiento confidencial. B. Identificación y autenticación del usuario de farmacia El personal de la oficina de farmacia debe de identificarse dentro del sistema de Receta Electrónica. Este proceso de hace a través del programa de gestión y con un certificado electrónico. Para los farmacéuticos es un certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y para los auxiliares se usa un certificado emitido por el Colegio y con validez solo para el entorno de receta electrónica. C. Información para la dispensación: La farmacia recibe la información del sistema de Receta Electrónica a través de su programa de gestión. Datos del paciente Información del prescriptor Todos los productos prescritos al paciente (estén o no dispensables), excepto confidenciales. Código nacional o código DOE y descripción del producto. Posología: únicamente para crónicos y agudos. Fecha en la que se ha firmado por última vez la prescripción si implica cambios en posología Fecha máxima de validez de la prescripción. Último medicamento dispensado. Tipo de aportación: se informa de la aportación correspondiente en cada uno de los productos que se pueden dispensar. Cuando en la prescripción figuren varios envases, el sistema permite dispensar el número necesario para cubrir un período mínimo de 15 días de tratamiento, siempre que no supere el número máximo de envases establecido. 8

9 D. Mensajes asociados a un paciente: En el acceso inicial se visualizarán los mensajes emitidos por el prescriptor dirigidos a la farmacia Mensajes relativos al paciente (intolerancias, alergias ) Mensajes relativos al producto E. Visados: Se visará a través de e-receta en el momento de la dispensación, no a través de VEGA. Los auxiliares pueden dispensar productos de visado. La dispensación de productos de la prescripción activa en receta electrónica que requieran visado previo a la dispensación estará integrada dentro del sistema de receta electrónica, de forma que cada oficina de farmacia conocerá si se ha efectuado el visado y si puede proceder a la dispensación. F. Qué se puede prescribir y dispensar en receta electrónica? Se podrán prescribir y dispensar: Medicamentos financiados y no financiados Productos sanitarios Dietoterápicos NO se podrán prescribir y dispensar: Estupefacientes: Desde el 6 de mayo se pueden prescribir y dispensar sólo parches de fentanilo. medicamentos de especial control médico y otros que no tienen activado el visado de continuación en oficina de farmacia (Prevenar, Synflorix ) medias de compresión normal vacunas antialérgicas fórmulas magistrales Aunque en la orden de tratamiento figuren prescritos (por error) no se pueden dispensar. Se indicará al paciente que vuelva al médico para que realice la prescripción en papel. Dispensación de Parches Transdérmicos de Fentanilo El 6 de mayo de 2013 se ha iniciado un piloto de receta electrónica en el que se podrán emitir recetas electrónicas únicamente de PARCHES TRANSDÉRMICOS DE FENTANILO con duración de tratamiento de 3 meses y con un máximo de 4 envases por receta que podrán ser renovados sucesivamente. En la prescripción, al final de la descripción del producto, figurará la palabra estupefaciente. 9

10 Durante la dispensación deberá registrarse en el ordenador el DNI de la persona que recoge el estupefaciente. Si el NIF/NIE tiene menos de 8 cifras numéricas habrá que añadir 0 a la izquierda del número hasta completar los 8 dígitos. En las prescripciones realizadas en receta electrónica de parches de fentanilo no será necesaria la receta oficial de estupefacientes ni la receta en papel. Durante el piloto la información que deberá cumplimentar la oficina de farmacia en el Libro Oficial de Estupefacientes para cada envase dispensado de un producto incorporado al piloto de receta electrónica de estupefacientes será: Producto dispensado (CN y Nombre) Número de envases dispensados Fecha de dispensación Identificador de dispensación (también llamado evento de dispensación), que se puede consultar en el módulo de receta electrónica de los programas de gestión. El resto de las prescripciones de estupefacientes se seguirán haciendo en receta en papel como hasta ahora, siendo necesaria además la receta oficial de estupefacientes y anotando en el Libro Oficial de Estupefacientes todos los datos necesarios que figuran en el citado libro. Dispensación de medicamentos de financiación restringida Si llega alguna receta electrónica con la prescripción por DOE de un medicamento de financiación restringida, cuyo código empieza por 58XXXX (en lugar del habitual 59XXXX), hay que sustituirlo por la causa 1 para dispensar el medicamento que corresponda (genérico o marca si no hay EFG). Para la financiación en receta electrónica de medicamentos de financiación restringida, es necesario el visado de inspección y que la prescripción sea por principio activo. Las prescripciones por marca comercial de estos productos siempre salen como NO financiadas G. Caducidad de la receta Cuando un paciente es introducido en el sistema de receta electrónica, la PRIMERA dispensación tras su inclusión tendrá que hacerse dentro de los 10 días desde la emisión de la hoja de tratamiento. Si se intenta hacer más tarde la línea aparece como anulada definitivamente con el mensaje margen de dispensación superado, la hoja estará caducada y el médico deberá emitir una nueva hoja. (Caduca sólo la línea que no se ha dispensado, el resto de líneas de prescripción dispensadas, de la primera hoja, no caducarán). Esta norma no se cumple en el caso de los productos que precisan visado, para los que en el supuesto de no corresponderles la dispensación por fecha de visado, no serán dispensados hasta que lo permita la aplicación sin que caduquen a los diez días de su prescripción. El paciente debe retirar al menos 1 envase de cada uno de los productos que aparecen como dispensables la primera vez que va a la farmacia con receta electrónica, esto es SÓLO LA PRIMERA VEZ, pues luego ya no caducan hasta el final del tratamiento. 10

11 Las siguientes dispensaciones se activan 5 días antes de que se le agote la medicación del domicilio, considerando el remanente de todas las dispensaciones hechas para esa prescripción. Cálculo de fechas de dispensación: Para calcular de forma aproximada la fecha de la próxima dispensación de un medicamento, la farmacia debe consultar la posología del medicamento solicitado y tener en cuenta los envases dispensados desde que el paciente está en receta electrónica. El sistema permites consultar las dispensaciones realizadas para las prescripciones activas (calendario de dispensaciones). H. Selección de los productos a dispensar En el caso de prescripciones por DOE Primera dispensación: se podrá seleccionar una de entre las posibles que cumplan los requisitos de prescripción. Dispensaciones sucesivas, informará del último medicamento dispensado con el fin de facilitar la información necesaria para minimizar los cambios de los productos dispensados, especialmente en ancianos, pacientes polimedicados...etc. Las reglas de dispensación son las mismas que para la dispensación de receta en papel. Una vez elegido el medicamento a dispensar: Se debe proceder a la lectura del código barras del producto a dispensar. Cuando esto no sea posible se tecleará el CN del producto que se dispense. Importante: Al teclear el CN es necesario extremar las precauciones para evitar que figure como dispensado un producto diferente al entregado al paciente. Se pueden dispensar tanto productos financiados como no financiados (en este último caso con el abono del 100% por parte del paciente) Cuando se dispensa en producto no financiado aparece como aportación el precio total del producto, a excepción de dispensaciones a pacientes con síndrome tóxico que no abonan aportación. I. Posibilidad de deshacer una dispensación efectuada Dentro de los 5 días posteriores a la dispensación de un producto, el farmacéutico, perteneciente a la misma oficina de farmacia en la que se ha realizado la dispensación, puede anular ésta, accediendo al sistema de e-receta a través de una tarjeta sanitaria aunque no sea la del paciente al que se le quiera anular la dispensación, volviendo a figurar como dispensable el producto prescrito. 11

12 J. Validación de la dispensación Minimiza los errores de dispensación al implementarse la herramienta de validación de la dispensación (correspondencia entre producto prescrito y dispensado) haya o no sustitución. El sistema validará que las dispensaciones efectuadas son acordes al tratamiento prescrito: Principio activo, dosis, tamaño y forma farmacéutica. (El sistema no valida precios menores ni advierte de la existencia de genéricos o marcas comercializadas). K. Sustitución de medicamentos Cuando la Oficina de Farmacia sustituya algún medicamento o producto sanitario prescrito, de conformidad con la normativa vigente, introducirá en el sistema la causa de dicha sustitución, quedando registrado el código del medicamento dispensado. Asimismo, podrá cumplimentar una diligencia aclaratoria de los motivos de la sustitución. Las causas de sustitución del medicamento prescrito y los tipos de dispensación a los que se deben facturar serán las mismas que para las recetas en formato papel. Se establecen para receta electrónica los códigos de sustitución que se presentan en la siguiente tabla: 12

13 CÓDIGOS DE SUSTITUCIÓN Código sustitución Descripción Diligencia 0/Sin código Código prescrito = Código dispensado No es sustitución Dispensación de medicamento a precio menor ante una prescripción por principio activo No es sustitución NO (Hay que poner diligencia cuando se dispense marca a precio menor) 0 Dispensación medicamento clónico (cambio de código por cambio de precio) NO 1 Sustitución por genérico o marca a precio menor Sustitución por cambio en talla del absorbente prescrito por marca OPCIONAL (Sustitución medicamentos con distinta denominación introducir paciente informado, acepta sustitución) 2 Misma presentación, imposibilidad de precio menor por desabastecimiento OPCIONAL Obligatoria en el caso de desabastecimientos puntuales 3 4 Misma presentación, imposibilidad de precio menor por guardia o urgencia. Mismo medicamento, distinto tamaño por desabastecimiento Sustitución por cambio de tamaño (nº unidades) del absorbente OPCIONAL Necesaria introducción de texto en caso de situaciones de urgencia OPCIONAL Obligatoria en el caso de desabastecimientos puntuales 5 Mismo medicamento, distinto tamaño por guardia o urgencia OPCIONAL Necesaria introducción de texto en caso de situaciones de urgencia 6 Forma farmacéutica similar por desabastecimiento OBLIGATORIA (perfil farmacéutico) 7 Forma farmacéutica similar por guardia o urgencia OBLIGATORIA (perfil farmacéutico) 8 Cambio sabor y tamaño del envase de dietoterápicos y sustitución de productos sanitarios excepto absorbentes 9 Sustitución no validada Bajo responsabilidad del farmacéutico OPCIONAL OBLIGATORIA (perfil farmacéutico) 13

14 La dispensación ante una prescripción por principio activo no se considera sustitución, aunque comparte con ésta los criterios de validación entre código prescrito y dispensado. Ejemplos: Causa 0 Tampoco se considera sustitución cuando, para un mismo medicamento, se haya producido un cambio de código por cambio de precio (medicamentos clónicos). CÓDIGO PRESCRITO CÓDIGO DISPENSADO CAUSA TARDYFERON 80 MG (Código dado de baja por cambio de precio el ) TARDYFERON 80 MG (código de alta) Causa 0 no hay sustitución, es un clónico Causa 1 Sustituciones, por desabastecimiento a por superar el precio menor, en las que se dispensa el genérico a la marca a precio menor GREPID EFG 75 MG 28 COMP CLOPIDOGREL CINFA EFG 75 MG 28 COMP Causa 1 hace falta diligencia ya que se trata de medicamentos con distinta denominación MICARDIS GERVASI 80MG 28 COMP (alta no comercializada) MICARDIS BOEHRINGER 80MG 28 COMP Causa 1 No hace falta diligencia ya que se trata de medicamentos con la misma denominación Existen una serie de medicamentos con distinto código pero con el mismo nombre y distintos laboratorios, en los que cuando se dispense un código distinto al prescrito habrá que indicar la causa de sustitución 1 sin diligencia ya que se tratan de medicamentos con idéntica denominación. 14

15 MEDICAMENTOS CON EL MISMO NOMBRE Y DISTINTO LABORATORIO (NO CLÓNICOS) NOMBRE LABORATORIOS ACULAR 5ML COLIRIO ALLERGAN, GERVASI ADIRO 100MG 30 COMPRIMIDOS BAYER, GERVASI AERIUS 5MG 20 COMPRIMIDOS CON CUBIERTA PELICULAR MSD, BCNFARMA, GERVASI ALMOGRAN 12,5MG 6 COMPRIMIDOS CUBIERTA PELICULAR ALMIRALL, BCNFARMA, GERVASI EMADINE 0,05% 1 FRASCO 5ML COLIRIO EN SOLUCION ALCON, GERVASI FLIXONASE 50MCG SPRAY NASAL ACUOSO 1 FRASCO 120 DOSIS GLAXO, GERVASI FLIXOTIDE 250MCG SUSPENSION INHALAC 120 APLICACIO GLAXO, GERVASI (Baja marzo 2007) FOSAVANCE 70MG/2800UI 4 COMPRIMIDOS MSD, DIFARMED LESCOL PROLIB 80MG 28 COMPRIMIDOS LIBERACION PROLONGADA NOVARTIS, GERVASI MICARDIS 80MG 28 COMPRIMIDOS BOEHRINGER, SAMFORLAB, GERVASI MICARDISPLUS 80/12,5MG 28 COMPRIMIDOS BOEHRINGER, BCNFARMA, GERVASI NITRODERM TTS 1050MG/PARCHE 30 PARCHES TRANSDERMICOS NOVARTIS, GERVASI OMNIC OCAS 0,4MG 30 COMPRIMID LIBERACION PROLONGADA RECUB PELICULA ASTELLAS FARMA, BCNFARMA, GENERFARMA, GERVASI OPATANOL 1MG/ML 1 FRASCO 5ML COLIRIO EN SOLUCION ALCON, GERVASI PLAVIX 75 MG 28 COMPRIMIDOS SANOFI, DIFARMED PRITOR 40MG 28 COMPRIMIDOS BAYER, BCNFARMA PRITOR 80MG 28 COMPRIMIDOS BAYER, BCNFARMA, EUROMEDICINES PRITORPLUS 80/12,5MG 28 COMPRIMIDOS BAYER, EUROMEDICINES RASILEZ 300MG 28 COMPRIMIDOS RECUBIERTOS CON PELICULA NOVARTIS, SAMFORLAB REVIA 50MG 28 COMPRIMIDOS RECUBIERTOS BRISTOL MYERS, BCNFARMA, GERVASI TERTENSIF RETARD 1,5MG 30 COMPRIMIDOS RECUBIERTOS SERVIER, GERVASI (los dos superan el PR) TILKER CAPSULAS DE LIBERACION SOSTENIDA SANOFI, BCNFARMA, GERVASI TOBRADEX 5ML SUSPENSION OFTALMICA ALCON, GERVASI (Baja marzo 2007) ZOLADEX TRIMESTRAL JERING PRECARGAD 10,8MG 1 DOSIS ASTRA ZENECA, GERVASI ZOMIG FLAS 2,5MG 6 COMPRIMIDOS BUCODISPERSABLES ASTRA ZENECA, GERVASI Causa 3: Misma presentación, imposibilidad de precio menor por guardia CANDESARTAN 8 MG 28 COMPRIMIDOS ATACAND 8 MG 28 COMPRIMIDOS Causa 3 Causa 4: Mismo medicamento, distinto tamaño por desabastecimiento GLIZOLAN 50 MG 60 CAPSULAS (alta no comercializada) GLIZOLAN 50 MG 30 CAPSULAS Causa 4 Diligencia obligatoria en el caso de desabastecimientos puntuales. Diligencia opcional en el caso de desabastecimientos ya conocidos y que se mantienen en el tiempo como pasa con el Glizolan del ejemplo. 15

16 Causa 7: Forma farmacéutica similar por guardia ESOMEPRAZOL DAVUR EFG 20 MG 14 CÁPSULAS ESOMEPRAZOL SANDOZ EFG 20 MG 14 COMPRIMIDOS Causa 7 Diligencia obligatoria (farmacéutico) Sustitución de absorbentes: - Cuando en la prescripción figura un tamaño que no está comercializado. Se sustituye con causa 4. Ejemplo: Absorbentes incontinencia orina día rectangular Lindor 60 unidades. No está comercializado y debe sustituirse por el de 80 unidades con causa 4. - Las tallas de los absorbentes: Ante una prescripción por DOE se permitiría la dispensación de diferente talla de pañal sin poner causa de sustitución. (Si el programa de gestión solicita causa de sustitución se marcará la causa 0). En las prescripciones por CN sí hay que poner la causa 1 para cambiar la talla ya que se dispensa un CN diferente al prescrito. - Cambio de tipo de pañal prescrito a petición del paciente porque demanda con o sin elásticos. En la primera dispensación se admite el cambio de grupo terapéutico (cambio de elástico a no elástico o viceversa) con causa 9. Es necesario informar al paciente para que para la siguiente dispensación vaya al médico y le cambie la prescripción. Dietoterápicos y efectos y accesorios Las sustituciones de cambio de sabor y tamaño del envase (por desabastecimiento) de dietoterápicos y todos los efectos y accesorios excepto absorbentes irán a la causa 8 (en la que se validará únicamente el grupo terapéutico). En la causa 8 no se permitirá la dispensación de absorbentes ni medicamentos. En las causas distintas de 8 y 9, no se permitirá la dispensación de efectos y accesorios (excepto absorbentes) ni dietoterápicos. Casos de sustitución especiales: - Medicamentos no sustituibles: Si algún medicamento de los no sustituibles por la normativa vigente es prescrito en una presentación no comercializada la farmacia dispensará la presentación de igual dosis por unidad, misma forma farmacéutica pero con distinto tamaño indicando dicha sustitución con causa 9. Ej. Prescripción de Eutirox 50 mcg 28 comp (alta NC) que la farmacia debe sustituir por Eutirox 50 mcg 84 comp. figurando como causa de sustitución la 9. Los clónicos de productos no sustituibles se pueden sustituir por causa 0. 16

17 - Cuando sea necesario sustituir por estar de guardia un antibiótico J01 (a excepción de J01E, J01M y J01R) 1 envase de 24 unidades por 2 envases de 12 se procederá a realizar dos dispensaciones diferentes, una para cada envase. - Prescripción de 7 envases de Quetiapina 25 mg 6 comp. y la farmacia debe sustituir (servicio de guardia) por 1 envase de 60 comprimidos: El programa recalcula la fecha para la próxima dispensación. Lo mismo ocurre en los supuestos de sustitución de una prescripción con 3 envases de 20 unidades por un envase de 40 unidades Otros casos especiales: - Prescripción de algún medicamento que no figure en el BOT como por ej. Celebrex 100 mg 60 cápsulas. En este caso la farmacia nunca puede dispensar el Celebrex 200 mg y debe remitir al paciente de nuevo al médico para que cambie la prescripción. Estos errores que pueden aparecer de forma aislada en la base de datos de prescripción deben comunicarse al Colegio. - Medias de compresión fuerte: Para poder dispensar dos medias (una para cada pierna), es preciso que el médico las prescriba en dos líneas diferentes. En el caso de figurar 2 envases en la prescripción no deja dispensar más que un envase y el otro se puede dispensar pasados los días indicados en la orden de tratamiento. L. Firma de recetas Se podrá realizar la firma electrónica por parte del farmacéutico en el momento de la dispensación o más tarde cuando estime oportuno. Únicamente será necesaria la firma en el momento de la dispensación, en aquellas dispensaciones realizadas por un auxiliar en las que se lleve a cabo una sustitución por las causas: 6,7 y 9. Es aconsejable no esperar al último día del mes para firmar las dispensaciones ya que se enlentece el funcionamiento del sistema. M. Aportación del usuario El sistema siempre envía información del tipo de usuario (TSI 1, TSI 2 ) y de la aportación correspondiente para cada producto, mediante una letra que identifica cada tipo de aportación (se incluye tabla al final del manual) 5. Atención farmacéutica Bloquear dispensaciones: En el caso de encontrarse ante una sospecha de amenaza grave para la seguridad del paciente, el farmacéutico podrá bloquear la dispensación de un medicamento 17

18 El producto bloqueado no se puede dispensar hasta que el médico no confirma o rechaza el bloqueo Comunicación más fluida entre médicos y farmacéuticos: Se incluye un sistema de comunicación directa entre el prescriptor y los farmacéuticos en la oficina de farmacia. Los prescriptores podrán enviar tanto mensajes genéricos de consejos a la dispensación que deben estar siempre presentes en un determinado paciente (ej. evitar productos con gluten, lactosa etc.), como mensajes concretos con recomendaciones específicas o información relativa al producto al que se asocia el mensaje, junto con la fecha de emisión de dicho mensaje. El farmacéutico podrá tanto responder a los mensajes enviados por los prescriptores como emitir mensajes al médico en caso de que lo estime oportuno. El texto del mensaje se redacta sin comas y no puede exceder de 250 caracteres. Para facilitar la adherencia al tratamiento prescrito, se podrá en la oficina de farmacia tanto reimprimir la hoja de instrucciones a la administración del tratamiento prescrito, como la impresión de etiquetas adhesivas con los nombres y posologías de los productos dispensados. 6. Proceso de facturación El sistema de receta electrónica facilita y agiliza el proceso de facturación, no será necesario en la oficina de farmacia separar los distintos grupos de recetas. Hoja de cupones En cada acto de dispensación (mismo usuario, fecha y hora), el farmacéutico recortará los correspondientes cupones precinto o justificantes de dispensación de los envases de todos los productos financiados y los pegará en el DOCUMENTO JUSTIFICATIVO DE DISPENSACIÓN DE RECETA ELECTRÓNICA (hoja de cupones). En el caso de medicamentos no financiados no hay que pegar los precintos en la hoja de cupones. Las hojas de cupones serán proporcionadas por el SALUD. Cada ejemplar de dicho documento estará identificado mediante un código de barras único y preparado para que se adhieran hasta un máximo de 28 precintos correspondientes a los envases dispensados en uno o varios actos de dispensación independientemente del tipo de usuario al que se haya realizado y del tipo de producto (medicamentos, efectos, dietoterápicos ). El coste de la mecanización informática de los Justificantes de dispensación será asumido por el SALUD. Dispensación al mismo paciente de un número de medicamentos cuyo nº de cupones precinto sea superior a 28. Cómo se asignan en el documento justificante de la dispensación? El acto de dispensación debe fraccionarse en dos diferentes para cumplir el requisito de que los cupones de un mismo acto de dispensación figuren en un único documento justificativo. 18

19 El proceso de facturación se realiza a las 12 de la noche del último día del mes y se facturarán todas las dispensaciones que estén firmadas y asignadas a una hoja de cupones. Comprobación de la facturación: Para comprobar las dispensaciones que se facturan se revisará: - Que todas las dispensaciones asignadas a una hoja de cupones estén firmadas, porque si hay una sin firmar se queda sin facturar la hoja completa - Que todas las dispensaciones están asignadas a una hoja de cupones Importante: Las dispensaciones de medicamentos no financiables (tipo G) aunque no hay que pegar los cupones sí que se tienen que firmar. Como los aplicativos gestionan de maneras diferentes la asignación de estos medicamentos a las hojas de cupones es imprescindible comprobar que están firmadas y para ello se revisarán las firmas por fechas no por hojas de cupones. Es necesario comprobar a final de mes si hay dispensaciones marcadas con facturación aplazada y en caso afirmativo y ser así porque la farmacia no quiere facturarlas, no se enviarán sus hojas de cupones junto con el resto de facturación. En caso que se aplace la facturación, es importante tener en cuenta la fecha de dispensación para evitar que se facturen fuera del plazo establecido Presentación de las hojas de cupones Las Oficinas de Farmacia presentarán los documentos justificantes de dispensación de receta electrónica (hojas de cupones), correspondientes a cada mes de facturación, separados del resto de facturación rotulando la caja con la leyenda receta electrónica. En una misma hoja de cupones no podrán incluirse precintos correspondientes a dos meses de facturación distintos. Deben coincidir las dispensaciones facturadas electrónicamente con los cupones precinto enviados como justificantes de la dispensación. Suministro de las hojas de cupones Las hojas de cupones en las que se pegan los precintos de los productos dispensados en receta electrónica serán distribuidas a través de los almacenes (Aragofar, Alliance-Healthcare, Cofares y Federación Farmacéutica). La petición se hará a través del código que es común para todos los almacenes de distribución. Dicho código se corresponde con un paquete de 100 hojas de cupones y tendrá un costo de 0,10 céntimos. Solo se podrá pedir un paquete cada vez. 19

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21 Tabla Tipos de Aportación Tipo de aportación Tipo de usuario A TSI 3 Tipo de producto prescrito y APORTACIÓN del aportación según nomenclátor usuario Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación normal 40% B TSI 3 C D E F G Todos los tipos de usuarios de farmacia con aportación TSI 1(excepto usuarios de síndrome tóxico) Todos los tipos de usuarios de farmacia con aportación Tipo de usuario agrupado: Síndrome tóxico Tipo usuario agrupado: todos excepto síndrome tóxico H TSI 2 I TSI 2 J TSI 4 K TSI 4 L TSI 5 M TSI 5 N EXO Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación reducida Paciente de campaña sanitaria y producto incluido en dicha campaña sanitaria Medicamento o Producto sanitario financiado. Independiente del tipo de aportación. Dietoterápico financiado Dietoterápico financiado. Cualquier producto prescribible del nomenclátor, independientemente de que esté o no financiado Medicamento, producto sanitario o dietoterápico NO financiado. Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación normal. Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación reducida Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación normal. Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación reducida Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación normal. Medicamento o Producto sanitario financiado. Aportación reducida Cualquier producto prescribible del nomenclátor, independientemente de que esté o no financiado 10% hasta el máximo estipulado 10% hasta el máximo estipulado 0% Sin aportación Sin aportación 100% 10% 10% hasta el máximo estipulado 50% 10% hasta el máximo estipulado 60% 10% hasta el máximo estipulado 100% 21

22 7. Plan de contingencia de Receta Electrónica de Aragón DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DEL PLAN DE CONTINGENCIA Se considera situación de contingencia aquella en la que desde la oficina de farmacia no está accesible el sistema de dispensación de productos a través de receta electrónica cuando previamente sí lo estaba. El objetivo del plan de contingencia es asegurar el acceso de los ciudadanos a los productos prescritos que necesitan, en aquellas situaciones en las que el sistema de dispensación de productos a través de Receta Electrónica no está disponible. DESCRIPCIÓN DEL PLAN DE CONTINGENCIA Cuando la farmacia entre en contingencia debe de notificarlo SIEMPRE al Colegio y, dependiendo del tipo de contingencia, necesitará una autorización por parte de Salud para poder dispensar el producto. En todos ordenadores de las farmacias se instalará un programa gratuito que verificará y enviará información sobre el estado de los accesos al sistema de E-Receta para la dispensación. Este programa facilitará: El diagnóstico y la detección del punto de fallo Determinación rápida del error y Comunicación eficaz con los distintos soportes técnicos implicados en el proyecto. Este programa se estará ejecutando de manera continua y automática en el equipo servidor de la farmacia y además podrá ejecutarse bajo demanda del farmacéutico en los equipos terminales de venta (TPV). ESCENARIOS DE LA CONTINGENCIA El COF está diseñando un sistema de aviso para la entrada y salida de contingencia a las farmacias afectadas por la caída a través de un sistema de mensajería por SMS, para lo cual, en los casos en que el Colegio no disponga de esta información, se facilitará el número de teléfono móvil que el titular de la farmacia designe. La notificación por SMS se hará en el horario de apertura habitual de las farmacias. Situación 1: Fallo general en TODO el sistema de E-Receta de Aragón. Las farmacias recibirán un SMS avisando de la entrada y salida en contingencia. En este caso, las farmacias no necesitan autorización de Salud para dispensar, pero si la notificación al COF a través del envío del formulario. La farmacia ejecutará el programa Semáforo. Situación 2: Fallo en UNA O MÁS Zonas Básicas de Salud. Las farmacias recibirán un SMS avisando de la entrada y salida en contingencia. En este caso, las farmacias no necesitan autorización de Salud para proceder a la dispensación, pero si la notificación al COF a través del envío del formulario. La farmacia ejecutará el programa Semáforo. Situación 3: Fallo local que afectan a una única farmacia. Las causas más comunes pueden ser: Fallo del aplicativo de gestión, fallo de suministro eléctrico, caída de las comunicaciones de la farmacia... Dentro de esta situación hay que tener en cuenta que si la farmacia está de guardia o es única en la localidad, no necesita autorización por parte de Salud para proceder a la dispensación, pero si la notificación al COF a través del envío del formulario. Si la farmacia no es única ni está de guardia ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DE SALUD. 22

23 PROCEDIMIENTO PARA DECLARAR Y REGISTRAR LA SITUACIÓN DE CONTINGENCIA La farmacia comunica la entrada en contingencia ejecutando el programa del semáforo y notifica al COF dicha entrada mediante el envío del formulario por correo electrónico o fax. Este envío se puede hacer en el momento o cuando se abandone el estado de contingencia, en un plazo máximo de 4 días. LA AUTORIZACIÓN DE SALUD SERÁ NECESARIA cuando se trate de un fallo local de la farmacia y no se encuentre de guardia o no sea una farmacia única en la localidad. En esta situación, si el fallo que impide el acceso y la dispensación de recetas electrónicas está motivado por problemas en las infraestructuras, equipamiento y/o dispositivos u otras circunstancias extraordinarias ajenas a la oficina de farmacia SALUD procederá a la autorización para la entrada en contingencia de la oficina de farmacia afectada. Dicha oficina de farmacia, en el plazo de dos días hábiles desde la autorización de entrada en contingencia deberá aportar a su COF la documentación justificativa de la causa que ha motivado su entrada en contingencia. Tras el análisis de la documentación aportada, el SALUD podrá solicitar información adicional y, en su caso, suspender la entrada en contingencia. Los teléfonos para solicitar dicha autorización son los siguientes: De lunes a viernes de 8 a 15 horas: y preguntar por el Servicio de Farmacia. De lunes a viernes de 15 a 22 horas: Sábados, domingos y festivos de 9 a 22 h: Salud le proporcionará un código de autorización que deberá utilizar posteriormente para incorporar las dispensaciones realizadas en situación de contingencia en el programa de gestión de la farmacia. Instrucciones para la dispensación en contingencia a. El paciente SIEMPRE deberá presentar la hoja de tratamiento activa en la que figuran todos los medicamentos prescritos. b. Mientras dure la situación de contingencia sólo estará permitida la dispensación de un único envase de aquellos productos con prescripción activa vigente cuya dispensación no pueda ser demorada. Los cupones precinto o asimilados de los productos dispensados se adherirán a una hoja de cupones (folio 28 cupones) de modo que se asignará un único folio por paciente. El farmacéutico anotará en el folio si el paciente es activo o pensionista. c. Tras la dispensación, el farmacéutico: Recortará una de las casillas situados en la parte inferior de la hoja de tratamiento activa en la que figuran el CIA del paciente y el número de la hoja de tratamiento. Adherirá esta casilla con los datos identificativos de la hoja de tratamiento en la hoja de cupones en la posición 28. Se adherirán los cupones de los productos dispensados en esta hoja de cupones. Deberá hacer constar en el reverso de la hoja de tratamiento del paciente de la que se ha recortado la casilla : o Los datos identificativos de la farmacia (sello y firma) o La fecha de la dispensación y los productos dispensados Dará instrucciones al paciente para que no retire de forma inmediata en otra farmacia los productos ya dispensados. 23

24 Instrucciones a seguir cuando se restaure el servicio. Facturación de productos dispensados. El sistema pedirá obligatoriamente un identificador de contingencia, que será el código de autorización de Salud en caso de que sea necesario o uno que la propia farmacia generará con la siguiente estructura: COFH-código de farmacia-fecha dd/mm/aaaa - G/U Sólo se especificará la letra G (Guardia) o U (farmacia Única en localidad). En caso de que no se cumpla ninguno de los dos requisitos no se especificará ninguna letra. Un ejemplo sería COFH G. Este código también aparecerá anotado en el formulario de declaración de entrada en contingencia que la farmacia remite al Colegio. El Registro de dispensaciones y su facturación se realizará siguiendo las siguientes instrucciones: La farmacia accederá al tratamiento activo del paciente a través del CIA que figura en la casilla recortada de la hoja de tratamiento y que se ha adherido en la posición 28 de la hoja de cupones. Se utilizarán los métodos desarrollados por los aplicativos de gestión para registrar las dispensaciones en contingencia, indicando la fecha de la dispensación que puede ser diferente a la fecha en la que se registre. Como el farmacéutico no puede saber en el momento de la dispensación que aportación debe abonar el paciente, se ha acordado el 40% para los activos y el 10% para los pensionistas. A la hora de efectuar el registro, el farmacéutico tendrá que informar al sistema del régimen de aportación (10% o 40%). Se consultará si el producto dispensado figura en la prescripción activa pero no está dispensable en el momento en el que se efectuó la dispensación; entonces el sistema de Receta Electrónica admitirá su dispensación y realizará una corrección de cálculos de la fecha de disponibilidad de la nueva dispensación. Producto que no forma parte de la hoja de tratamiento activa del paciente, pero que aparentemente lo estaba,. En este caso: Deberá contactar con el paciente para informarle de que no debe consumir dicho producto ya que no forma parte de la prescripción activa. Ante la imposibilidad de facturar estos productos por el procedimiento establecido para Receta Electrónica, la autorización de abono de los productos afectados por una incidencia de este tipo se aprobará en el marco de la Comisión Provincial de farmacia dentro de la causa, establecida en el concierto de receta dispensada no facturada. En el caso excepcional de situaciones de contingencia que afecten a todas las farmacias de una o varias Zonas Básicas de Salud y se prolonguen en el tiempo más de 24 horas, en el marco de la Comisión Provincial de Farmacia, o en su caso, la Comisión Central se podrán aprobar medidas extraordinarias de facturación para los tratamientos dispensados. 24

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26 8. Comprobación del correcto funcionamiento del sistema Los errores percibidos por las farmacias pueden ser de dos tipos: Error de acceso: Puede ser que algún componente de la infraestructura global del sistema no esté disponible. Error de uso: Determina un error en la funcionalidad del programa de dispensación. Este grupo de errores puede deberse a: 1. Errores en el programa de gestión (TPV) 2. Error interno (no de acceso, sino de uso) de los servicios de la aplicación de los COF,S ubicada en Walqa 3. Error interno de los aplicativos de SALUD implicados (Base de Datos de los Usuarios y Receta Electrónica). Se estima que para el caso 1, la farmacia debe de distinguir este tipo de errores y notificárselo directamente a su programa de gestión. En los casos 2 y 3, los responsables del COF y SALUD, trabajarán conjuntamente para solventar el problema de la manera más rápida. En caso de que sea una parada programada por SALUD, el Centro de Atención al Usuario del mismo avisará tanto al COF como a las farmacias afectadas a través de un correo electrónico, notificando el código de incidencia, y la duración estimada de la misma. Error en configuración del equipo La farmacia debe de revisar la configuración de sus equipos y avisar a su servicio de mantenimiento. La farmacia deberá de notificar de la entrada y salida en contingencia al COF, cumplimentando el formulario y remitiéndolo al Colegio. Error en configuración del router Netlan La farmacia debe de comprobar que el router Netlan está encendido y la correcta conexión de los cables. Si todo lo anterior está bien, se apagará y encenderá el router NetLan y volver a comprobar. Si de nuevo se tiene KO hay que llamar al Servicio Técnico de Netlan al La farmacia deberá de notificar de la entrada y salida en contingencia al COF, cumplimentando el formulario y remitiéndolo al Colegio. Error de conexión a Internet La farmacia dará parte de la avería al Servicio Técnico de Netlan al En caso de disponer de otra línea ADSL en la farmacia, se podrá navegar por Internet a través de la misma pero no dispensar en receta electrónica. La farmacia deberá de notificar de la entrada y salida en contingencia al COF, cumplimentando el formulario y remitiéndolo al Colegio. Error de conexión con el servidor del COF Será una incidencia masiva ya que se habrá perdido la conexión con el servidor central del COF ubicado en Walqa con lo que ninguna farmacia tendrá conexión al sistema. La farmacia entrará en contingencia y aplicará el plan diseñado para poder dispensar en Receta Electrónica. Deberá de notificar de la entrada y salida en contingencia al COF, cumplimentando el formulario y remitiéndolo al Colegio. Error de conexión con el servidor de SALUD Será una incidencia masiva ya que se habrá perdido la conexión con el servidor central del COF ubicado en Walqa con lo que ninguna farmacia tendrá conexión al sistema. La farmacia entrará en contingencia y aplicará el plan diseñado para poder dispensar en Receta Electrónica. Deberá de notificar de la entrada y salida en contingencia al COF, cumplimentando el formulario y remitiéndolo al Colegio. 26