NOTA INFORMATIVA SOBRE OBLIGACIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES TRAS LA ENTRADA EN VIGOR DEL REGLAMENTO (UE) 2016/679

Transcripción

1 NOTA INFORMATIVA SOBRE OBLIGACIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES TRAS LA ENTRADA EN VIGOR DEL REGLAMENTO (UE) 2016/ INTRODUCCION La presente nota se expide en virtud de la entrada en vigor en el día de hoy (25 de mayo de 2018) del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (en adelante, el Reglamento general de protección de datos o RGPD ). La presente nota tiene por objeto informar sobre el nuevo régimen en la protección de datos de carácter personal que será de aplicación desde hoy a los profesionales de la logopedia que actúen en el ámbito privado, por cuenta propia y que cuentan con un volumen reducido. Es decir, quedan excluidos la práctica de la logopedia por centros sanitarios (o incluso profesionales) que cuenten con un elevado tráfico de datos personales (entendido como el tráfico a gran escala ) así como el que se desempeña por una institución pública o en el marco del ámbito del derecho público. Es más, el objeto de la presente nota se refiere únicamente a los supuestos en los que el interesado preste su consentimiento al profesional para el tratamiento de sus datos personales (siendo éste el supuesto básico y habitual de la práctica de la logopeda). Por último, debe tomarse en consideración que el RGPD inicia su andadura en el día de hoy por lo que no existe norma nacional, jurisprudencia o pronunciamiento oficial alguno que extienda, interprete o desarrolle los artículos del RGPD. Ello podría dar lugar a que futuras normas o pronunciamientos judiciales o administrativos contravinieren alguna de las conclusiones de la presente nota (la cual se ha realizado a partir de la interpretación particular de los preceptos del RGPD). De la misma forma, la Agencia Española de Protección de Datos (a todas luces, organismo que será designado por España como Autoridad de Control en el territorio nacional), a día de hoy, tampoco ofrece soluciones claras para muchas de las preguntas que surgen en la aplicación del RGPD. 2. OBLIGACIONES DEL PROFESIONAL En primer lugar, quien suscribe considera (a la vista del tenor literal del artículo 28 RGPD) que la existencia (o contratación) de un encargado del tratamiento no es obligatoria sino facultativa para el responsable. Por otro lado, quien suscribe también considera innecesaria la designación por parte del Responsable (es decir, el profesional) de un Delegado de Protección de Datos para el supuesto de hecho de la presente nota en tanto en cuanto el Página 1 de 6

2 artículo 37.1.c) del RGPD solo exige dicha figura (Delegado), para el tratamiento de datos relativos a la salud, cuando se esté frente a un tratamiento a gran escala. Dicho lo anterior, lógicamente cumplir con la normativa a) Obtener el consentimiento inequívoco y específico del interesado para el tratamiento de sus datos personales. b) Llevar y mantener actualizado su propio Fichero de Datos Personales de sus Clientes/Pacientes (se trata de un fichero interno del profesional) c) Llevar y mantener actualizado su Registro de Actividades de Tratamiento (se trata de un registro interno que deberá llevar el propio profesional) d) Presentar dicho Registro de Actividades a la Agencia Española de Protección de datos si ésta lo solicita directa y expresamente al profesional 3. OBTENCIÓN CONSENTIMIENTO DEL CLIENTE El consentimiento del Cliente/Paciente debe ser inequívoco y explícito por lo que recomendamos que se contenga dicho consentimiento en el propio contrato de prestación de servicios profesionales que debe firmar al profesional todo cliente/paciente. En cualquier caso, si se pretende utilizar dichos datos no solo a los efectos del tratamiento (contrato) sino también para posteriores comunicaciones comerciales o promocionales con el cliente (que nada tienen que ver con el tratamiento actual) se debe obtener también su consentimiento específico. Es por ello que hemos elaborado, dos nuevos modelos de contrato de prestación de servicios logopédicos y de solicitud de datos de carácter personal del paciente ajustados a la nueva normativa. En cualquier caso, se recomienda al profesional que solicite la firma por el cliente de ambos documentos (contrato y formulario). En otro orden de cosas, aún cuando el profesional cuente con el consentimiento inequívoco de sus clientes de forma previa a la entrada en vigor del RGPD (que tiene lugar el 25 de mayo de 2018), el profesional deberá someter al cliente a la firma del formulario que se ajusta a la normativa actual y vigente desde el día de hoy. 4. PLAZO CONSERVACION DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Respecto del Plazo de conservación de los datos de Carácter Personal en cierta forma existe un posible conflicto entre el RGDP que exige que se fije una limitación del plazo de conservación de dichos datos personales y los artículos 17 y 18 de la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica que regulan la conservación de la documentación clínica por el profesional y el derecho del paciente al acceso a su historia clínica. Página 2 de 6

3 El artículo 17.1 de la Ley 41/2002 viene a decir que 1. Los centros sanitarios tienen la obligación de conservar la documentación clínica en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad, aunque no necesariamente en el soporte original, para la debida asistencia al paciente durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial. Sin embargo, el artículo también dice que La documentación clínica también se conservará a efectos judiciales de conformidad con la legislación vigente. Se conservará, asimismo, cuando existan razones epidemiológicas, de investigación o de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Salud y el apartado 17.5 dice que 5. Los profesionales sanitarios que desarrollen su actividad de manera individual son responsables de la gestión y de la custodia de la documentación asistencial que generen. A su vez, el artículo 18 de la Ley 41/2002 prevé el acceso del paciente a su historial sin determinar un plazo. Por tanto, nuestra recomendación es la siguiente: que el profesional mantenga en su fichero de datos personales de clientes los datos de los pacientes hasta que se cumplan los 5 años desde la finalización del tratamiento (o alta médica). A partir de dicho momento, borra dichos datos de su Fichero pero el historial clínico del paciente lo mantiene y conserva por si en algún momento le es requerido por el propio paciente o por una autoridad judicial o administrativa. 5. LLEVANZA FICHERO DE DATOS PERSONALES La obligación de llevanza y mantenimiento actualizado del fichero de Datos Personales venía recogida en la antigua Ley Española de Protección de Datos Personales pero no en el actual RGPD. Sin embargo, a nuestro parecer, resulta incongruente que se exija en el nuevo Reglamento la llevanza actualizada de un Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales y que, en cambio, el profesional no disponga de un fichero de los datos personales de clientes/pacientes que almacena. Es por ello que, aún cuando no es legalmente obligatorio, el profesional lleve y mantenga actualizado un fichero escrito en el que consten y registre (a efectos meramente internos del profesional) los datos personales de clientes/pacientes. El formato y contenido de dicho Fichero queda a la libertad total del Profesional. 6. LLEVANZA REGISTRO ACTIVIDADES TRATAMIENTO La obligación de llevanza y mantenimiento actualizado de dicho Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales la fija el artículo 30 RGPD que, además, obliga a que dicho Registro conste por escrito, inclusive en formato electrónico. Respecto del contenido de dicho registro viene a decir el artículo 30 que: Página 3 de 6

4 1. Cada responsable y, en su caso, su representante llevarán un registro de las actividades de tratamiento efectuadas bajo su responsabilidad. Dicho registro deberá contener toda la información indicada a continuación: a) el nombre y los datos de contacto del responsable y, en su caso, del corresponsable, del representante del responsable, y del delegado de protección de datos; b) los fines del tratamiento; c) una descripción de las categorías de interesados y de las categorías de datos personales; d) las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales; e) en su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en el caso de las transferencias indicadas en el artículo 49, apartado 1, párrafo segundo, la documentación de garantías adecuadas; f) cuando sea posible, los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos; g) cuando sea posible, una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 32, apartado 1. Respecto del nombre y datos de contacto del responsable son los datos del propio profesional (que es el responsable conforme al RGPD). Respecto de los fines del tratamiento serán fines asistenciales cuando se trate de la prestación de un determinado tratamiento médico o fines comerciales cuando se trate de recabar los datos personales para labores comerciales o de promoción de los servicios del profesional o centro. Respecto de la descripción de las categorías de interesados, el interesado es la persona física identificada o identificable cuyos datos personales se conservan por el logopeda. Es por ello que entendemos que en el supuesto al que se dirige esta nota solo existe una categoría de interesados y esta no es otra que la de pacientes. Respecto de la descripción de las categorías de datos personales, entendemos que dicha categorización no es otra que la de datos de la salud. Respecto de las categorías de destinatarios a quienes se comunicaron o comunicarán los datos personales, incluidos los destinatarios en terceros países u organizaciones internacionales no habrá que incluir nada puesto que no se prevén (al menos para el supuesto de esta nota) semejantes comunicaciones. Lo mismo cabe decir de las transferencias de datos personales a un tercer país o una organización internacional que no se prevén por lo que habrá que dejar vacía dicha casilla. Página 4 de 6

5 Respecto de los plazos previstos para la supresión de las diferentes categorías de datos, como hemos dicho anteriormente, recomendamos se indique un plazo de 5 años. Respecto de las medidas técnicas y organizativas de seguridad a que se refiere el artículo 32.1 téngase en cuenta que dicho artículo viene a decir literalmente lo siguiente: 1. Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales; b) la capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento; c) la capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida en caso de incidente físico o técnico; d) un proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento. Dado que las referidas medidas técnicas y organizativas de seguridad son medidas que requieren de conocimientos técnico-informáticos específicos, se recomienda que el Profesional cuente, para su descripción en el referido Registro, con un profesional que cuente con conocimientos técnicos informáticos. En la página 39 de la GUIA PRÁCTICA DE ANÁLISIS DE RIESGOS EN LOS TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES SUJETOS AL R.G.P.D. publicada por la Agencia Española de Protección de Datos se contiene un modelo de este tipo de Registro. Se puede acceder a su texto completo se puede ceder pinchando en el siguiente enlace: Por último, informar que tanto el RGPD como el Anteproyecto de la nueva Ley Española de Protección de Datos consideran como infracción grave el no disponer de un Registro de actividades de tratamiento en los casos en que sea necesario. Y como tal, podrá ser sancionada con multas de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen global de facturación anual del profesional/empresa. 7. PRESENTACIÓN REGISTRO ACTIVIDADES A LA A.E.P.D. Viene a decir el ARTÍCULO 30.4 del RGPD que El responsable o el encargado del tratamiento y, en su caso, el representante del responsable o del encargado pondrán el registro a disposición de la autoridad de control que lo solicite. Por tanto, el profesional debe tener dicho registro vigente y actualizado y solo en el caso que sea requerido por la Agencia Española de Protección de Datos específicamente para su aportación deberá hacerlo. Página 5 de 6

6 8. GUÍAS PRÁCTICAS PUBLICASAS POR LA A.E.P.D. La Agencia Española de Protección de Datos ha publicado diversas guías informativas que pueden resultar muy esclarecedoras para el lector. En concreto, se trata de las siguientes: LISTADO DE CUMPLIMIENTO NORMATIVO a cuyo texto completo se puede acceder pinchando en el siguiente enlace: GUÍA DEL R.G.P.D. PARA RESPONSABES DE TRATAMIENTO a cuyo texto completo se puede obtener pinchando en el siguiente enlace: GUIA PRÁCTICA DE ANÁLISIS DE RIESGOS EN LOS TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES SUJETOS AL RGPD a cuyo texto completo se puede acceder pinchando en el siguiente enlace: Página 6 de 6