UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 1 de: 14 A02 ACTAS A02.12 Actas de Comité de Conciliación P 0 X X A02.33 Actas de Consejo Académico P 0 X X A02.38 Actas de Consejo Superior P 0 X X A02.40 Actas de Grado (Pregrado, Especialización, P 0 X X Maestrías y Doctorados) A02.50 Actas de Consejo de Ex rectores 3 7 X X A02.74 Actas de la Comisión de Derechos Humanos 2 1 X X A04 ACUERDOS A04.01 Acuerdos de Consejo Académico P 0 X X A04.04 Acuerdos de Consejo Superior P 0 X X

2 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 2 de: 14 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.05 Contratos de Obra 2 18 X X RUT Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio Acta de inicio

3 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 3 de: 14 Informes de Interventoría Adicionales (Otrosí) Acta de entrega de obra Acta de liquidación del contrato C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X X RUT Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental Recibo de pago de estampillas Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio C09.08 Orden de Compra 3 7 X X RUT Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura

4 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 4 de: 14 C09.10 Orden de Pago 3 7 X X RUT Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X RUT Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X RUT Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz

5 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 5 de: 14 y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS D04 DUPLICADOS D04.01 Expedición Duplicados de Diplomas 2 5 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Verificar tiempo de retención Fotocopia Cédula de Ciudadanía Factura de pago E02 ELECCIONES E02.01 Elección de Decano 2 2 X X Esta información queda reflejada en los Actos Administrativos de nombramiento

6 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 6 de: 14 E02.03 Elección de Representante de Docentes al Consejo de 2 2 X X Esta información queda reflejada en los Actos Facultad e IPRED Administrativos de nombramiento E02.07 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo 2 2 X X Esta información queda reflejada en los Actos de Facultad e IPRED Administrativos de nombramiento E02.09 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Superior

7 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 7 de: 14 E02.10 Elección de Representante de Estudiantes al Consejo 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Académico E02.11 Elección de Representante de Docentes al Consejo 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Superior

8 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 8 de: 14 E02.12 Elección de Representante de Docentes al Consejo 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Académico E02.13 Elección de Representante de Egresados al Consejo 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Superior

9 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 9 de: 14 E02.14 Elección Directores de Escuela 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos E02.15 Elección de Rector 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Formato de Inscripción Carta de Solicitud Hoja de Vida Resumen Ejecutivo Plan de Gestión Foto 3x4 Carta designación de Veedor Declaración Juramentada Memoria de Cumplimiento de Requisitos expedido por el Consejo Académico E02.16 Elección de Representantes de Docentes ante el 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos CIARP

10 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 10 de: 14 E02.17 Elección de Representantes de Estudiantes ante el 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Comité de Matrículas E02.18 Elección de Representantes de Estudiantes ante el 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Comité de Bienestar Universitario

11 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 11 de: 14 E02.19 Elección de Representantes de los Directores de 2 2 X X Esta información queda reflejada en los actos Escuela Ante el Consejo Académico G01 GRADOS G01.01 Grados por Ceremonia 2 5 X X Fotocopia documento de identidad Fotocopia Libreta Militar Comprobante de pago Paz y Salvo Solicitud

12 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 12 de: 14 G01.02 Grados por Secretaría General 2 5 X X Concepto de Admisiones Fotocopia documento de identidad Fotocopia Libreta Militar Comprobante de pago Paz y Salvo Solicitud de grado G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdos de pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

13 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 13 de: 14 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión R01 REGISTROS R01.13 Registro de Diplomas 3 7 X X Constancia de no registro expedido por la Gobernación Fotocopia Cédula de Ciudadanía del Graduado Recibo de pago Registro en el sistema R01.42 Registro de Entrega de Diplomas 3 7 X X Libro en el que se registran los datos de la persona quien retira el documento

14 TABLA DE DOCUMENTAL UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: SECRETARÍA GENERAL Pág. 14 de: 14 R01.43 Registro de Acuerdos del Consejo Académico P 0 X X R01.44 Registro de Acuerdos del Consejo Superior P 0 X X R01.45 Registro de Resoluciones P 0 X X R03 RESOLUCIONES P 0 X X V01 VERIFICACIONES V01.01 Verificación de Títulos 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud Copia de Consignación Comunicación de Instrucciones Constancia