CONTROL DE REGISTROS

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1 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Profesional Universitario de Calidad Representante de la Rectoría Rector(a)

2 P Agosto 14 de de 9 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos básicos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de Gestión Integrado en la Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca, para asegurar su uso adecuado en los términos de la normatividad vigente aplicable al manejo de la información, que garantice su disponibilidad para quienes la requieran. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para el control de los registros de la Institución Universitaria Colegio Mayor del Cauca en el marco del Sistema de Gestión Integrado. Los formatos son un tipo especial de documento que siguen los lineamientos establecidos en el procedimiento Control de Documentos, una vez diligenciados se convierten en registros. 3. DEFINICIONES ARCHIVO DE GESTIÓN. Comprende la documentación producida y recibida por el Colegio Mayor del Cauca para dar respuesta a la solución de asuntos, someterla a continua utilización y consulta por los procesos o quien la solicite. CLASIFICACION. Agrupar documentos semejantes con características comunes, teniendo como base la estructura orgánica funcional de la institución y los procedimientos en el ejercicio de las funciones. COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección del Colegio Mayor del Cauca, responsable de definir los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procedimientos. DEPÓSITO DE ARCHIVO DE GESTIÓN. Lugar destinado exclusivamente para la administración, organización y conservación de las series, subseries y tipos documentales de un proceso, una vez que finaliza el trámite, de acuerdo con los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (TRD). DOCUMENTO. Información y su medio de soporte.

3 P Agosto 14 de de 9 FORMATO. Tipo de documento, una vez diligenciado se convierte en registro. LISTADO MAESTRO DE REGISTROS. Índice utilizado para describir en forma ordenada, los registros y/o formatos del Colegio Mayor del Cauca. RECUPERACIÓN. Actividad que permite la obtención de los registros a través de una ruta. REGISTRO. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. REQUISITO. Necesidad o expectativa, generalmente implícita u obligatoria. REVISIÓN. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo que reflejan las funciones y actividades desarrolladas por las dependencias. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Es el instrumento que contiene la relación de: series, subseries y tipos documentales de registros, con sus correspondientes tiempos de retención, generados el Colegio Mayor del Cauca. TIEMPO DE RETENCION. Tiempo durante el cual deben ser conservados los documentos del Sistema de Gestión Integrado, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental del Colegio Mayor del Cauca. 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS Procedimiento de control de documentos. Listado maestro de registros. Estructuración y forma de los documentos del Sistema de Gestión Integrado P D I.01

4 P Agosto 14 de de 9 5. DESARROLLO ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 5.1. IDENTIFICACIÓN Para la identificación de los Líderes de Proceso Profesional Universitario Listado Maestro de Registros Registros del Sistema de de Calidad Gestión Integrado se seguirán los parámetros establecidos en el Instructivo para estructuración y forma de los documentos del Sistema de Gestión Integrado, considerando aspectos tales como encabezado, nombre del registro, nombre al proceso y subproceso al que pertenece, código, número de versión, emisión y página. Los responsables de la ejecución de estas actividades son quienes elaboran la propuesta del registro a crear (Líder del proceso) y el Profesional Universitario de Calidad. Nota: Se podrán identificar en el Listado Maestro de Registros, documentos que no contengan los datos mencionados anteriormente en su encabezado, por ejemplo: registros que sean emitidos por bases de datos / aplicativos o software específicos, así como existencia de formatos que se han impreso por litografía hasta agotar dicha existencia e incluir al menos código y emisión.

5 P Agosto 14 de de LEGIBILIDAD Para mantener la legibilidad de los registros que se generan se deben tener en cuenta los siguientes aspectos aplicables a los servidores públicos que generan los registros: Profesional Universitario de Calidad Responsable del registro Todos los registros que se generan En lo posible los registros se deben diligenciar con lapicero o imprimirse por medio magnético. No deben tener tachones o enmendaduras. No se les debe anexar casillas en lapicero para información adicional; si se necesita modificar el formato (antes de su diligenciamiento) se debe seguir el procedimiento establecido en Control de Documentos. No se deben modificar los registros una vez diligenciados. En lo posible se deben diligenciar en su totalidad, sin dejar ninguna casilla en blanco, en caso de no requerirlo se debe colocar en ese espacio que no aplica la información requerida (N/A). Se debe coordinar con el responsable de Sistemas la realización de un backup periódico y almacenar en

6 P Agosto 14 de de 9 forma adecuada los registros que se manejan en medio magnético ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN Los usuarios de los registros impresos o físicos deben archivarlos en carpetas debidamente identificadas; para aquellos registros que se manejen en medio magnético se debe identificar la ruta de acceso a los mismos. Para el almacenamiento de los registros se deben tener en cuenta las disposiciones documentadas en el procedimiento Organización de archivos establecido en el Colegio Mayor del Cauca. El listado de registros actualizado será publicado en el SGI de manera permanente PROTECCIÓN La protección de los registros estará a cargo de los usuarios que tienen el acceso a la documentación para su consulta o préstamo. Cada proceso es responsable de salvaguardar en condiciones favorables todos los registros que se generen en el desarrollo de sus actividades. Para la conservación se debe tener en cuenta la protección a riesgos ambientales (polvo, agua, etc.), pérdida o deterioro, entre Líderes de proceso Profesional Universitario de Calidad Líderes de Procesos Listado Maestro de Registros. No aplica

7 P Agosto 14 de de 9 otros TIEMPO DE RETENCIÓN El tiempo de retención de los registros está determinado por los parámetros definidos en la Tabla de Retención Documental y hace referencia al tiempo que debe permanecer dicho registro en el archivo de gestión del área o proceso, esto es aplicable a todos los servidores públicos DISPOSICIÓN FINAL La disposición final de los registros es la determinación que se debe hacer con el registro una vez cumple el tiempo de retención (o ciclo vital), las cuales pueden ser: remitir al archivo central, entre otros. La actualización de las Tablas de Retención es responsabilidad del líder de cada proceso y el Profesional Universitario de Archivo. La destrucción es autorizada por el Comité de Archivo, ya que ellos tienen la facultad de autorizar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor legal, fiscal, técnico, administrativo o histórico o que carezcan de relevancia para la historia y la ciencia. Líderes de proceso PU Archivo Líderes de procesos PU Archivo Comité de Archivo Tablas de retención documental

8 P Agosto 14 de de 9 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594 de 2000 / AGN (Ley General de Archivos). Norma técnica de calidad en la gestión pública (NTCGP 1000:2009). Modelo Estándar de Control Interno CONSIDERACIONES GENERALES Al momento de diseñar un formato o establecer registros debe tenerse en cuenta: La información a registrar sea relevante para el proceso. No contenga información igual o similar de registros existentes. Para qué es requerida la información. Dónde serán recolectados los datos. Responsable(s) de la recolección de datos. Frecuencia. Capacitación para su recolección o diligenciamiento (si es necesario). Método de almacenamiento y preservación, que garantice su recuperabilidad y disponibilidad para la toma de decisiones. Facilidad de introducción de datos (espacio suficiente, líneas espaciadas, etc.). Facilidad de uso (visibilidad, legibilidad, información ordenada, coherencia con otros formatos existentes). 8. ANEXOS Anexo 1. Listado Maestro de Registros 9. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE CAMBIO CAMBIO REALIZADO 5 Agosto 14 de 2015 Se ajustaron los funcionarios que realizaron, revisaron y aprobaron el procedimiento. Se ajustó el contratista de Calidad por Profesional Universitario de Calidad. La actividad de almacenamiento y recuperación se le incluyó que el listado maestro de registros se publica en SGI permanentemente. Se actualiza el Modelo Estándar

9 P Agosto 14 de de 9 de Control Interno 2014 como documento de referencia. 4 Febrero 2012 Se ajustó el proceso y subproceso al cual pertenece este procedimiento, de igual forma código, versión y emisión del mismo. 3 Octubre 2010 En el ítem 3 se eliminaron definiciones como: Acceso, Conservación, Cuadros de clasificación, Soporte del documento, Trazabilidad En el ítem 5.2 Legibilidad en responsable Líder de calidad En el ítem 6 Documentos de referencias No se adicionó ninguna definición en el ítem 3. Responsable de calidad y responsable del registro En el ítem 6 Documentos de referencia se adiciono MECI 1000:2005 En el ítem 5.4 Protección Se ajusto la redacción del ítem 5.4 Protección 2 21 de abril de ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN Así mismo, para ambos casos (físico magnético) la forma de almacenamiento y recuperación se describe en el Listado Maestro de Registros. No está incluido el ítem 9. Control de cambios Se eliminó el párrafo del ítem 5.3 Almacenamiento y recuperación. Se adicionó el ítem 9. Control de cambios