PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS

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1 PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS OBJETIVO Facilitar el proceso de enlace entre la comunidad universitaria, el sector productivo e instituciones gubernamentales mediante el aprovechamiento de las fortalezas tecnológicas, la transferencia de conocimiento y la oferta de servicios tecnológicos. ALCANCE Vincular a las empresas, organizaciones gubernamentales y sociales con las capacidades e infraestructura de la UNAM para prestar servicios tecnológicos dirigidos a innovar productos, procesos o servicios que respondan a las necesidades de la sociedad y el mercado así como proponer soluciones a problemas reales mediante asesoría, consultoría y capacitación a la medida. NORMATIVIDAD El procedimiento de contratación de Servicios Tecnológicos se rige por la normativa universitaria vigente, en particular acatando los lineamientos para la suscripción de instrumentos legales y el Reglamento de Ingresos Extraordinarios. RESPONSABILIDADES 1. Brindar atención eficiente a los clientes desde la solicitud de información hasta la conclusión del servicio solicitado. 2. Enviar el formato de solicitud de Servicio Tecnológico inmediatamente después de recibir la solicitud, explicar el trámite y procedimiento que siguen las solicitudes. 3. Revisar y analizar el formato de solicitud de Servicio devuelto por la empresa y su posterior registro en la base de datos ST. 4. Vincular efectivamente a las empresas con los expertos UNAM adecuados de modo que el Servicio Tecnológico solicitado sea prestado. 5. Apoyar a los expertos UNAM en conjunto con la empresa solicitante a definir el problema y sus alcances; elaborar propuesta conceptual. 6. Apoyar a los expertos UNAM a preparar la propuesta técnico-económica. 7. Elaborar los Convenios de Colaboración de acuerdo a las necesidades de cada servicio tecnológico solicitado. 8. Dar seguimiento a los Servicios Tecnológicos de modo que se respeten los tiempos y costos propuestos. 9. Organizar reuniones periódicas de seguimiento o entregas parciales de resultados para garantizar la satisfacción del cliente mediante un avance claro y ordenado. 10. Aplicar encuestas de satisfacción a los solicitantes.

2 DEFINICIONES Servicio Tecnológico.- Nombre genérico que se le da a las solicitudes que recibe la Dirección de Servicios Tecnológicos, también, de acuerdo a su duración y alcance se nombran proyectos. Se dividen en 9 categorías: 1. Desarrollo de procesos y/o productos; 2. Pruebas y análisis de laboratorio; 3. Metrología; 4. Asesoría y/o consultoría; 5. Capacitación; 6. Proyectos CONACYT; 7.Estancias estudiantiles, profesores e investigadores; 8. Acceso temporal a instalaciones UNAM; 9. Otro. Formato único de solicitud de servicios tecnológicos.- Documento digital que se envía a las empresas con el propósito de recabar los datos de contacto del solicitante así como una explicación detallada del Servicio Tecnológico que solicita. Vinculación.- colaboración formal entre la Universidad Nacional Autónoma de México y una o varias entidades (pública, privada, etc.) con el propósito de realizar acciones conjuntas en por lo menos alguno de los siguientes rubros: investigación en sus diferentes modalidades, desarrollo tecnológico, estancias de investigación, formación y capacitación de recursos humanos, promoción de talento, uso de instalaciones, movilidad académica y prestación de servicios tecnológicos, cursos básicos para docentes. Convenio.- Instrumento legal en el cuál al menos dos partes formalizan y convienen acuerdos. Propuesta conceptual.- documento escrito elaborado por parte de la UNAM a partir de las ideas y necesidades que planteó la empresa. Su objetivo es asegurar que las partes están de acuerdo en los alcances y posibles resultados del proyecto a desarrollar. Propuesta técnico-económica.- documento escrito elaborado por parte de la UNAM que considera la propuesta conceptual aprobada o aceptada por la empresa, desglosa el proyecto en actividades, tiempos y costo. Seguimiento.- Labor que realiza el área de Servicios Tecnológicos para monitorear el avance de los servicios tecnológicos a lo largo de sus fases. Encuesta de satisfacción.- Documento que se envía a la empresa una vez que ha aceptado o rechazado una propuesta. Busca identificar oportunidades de mejora y detectar debilidades en la prestación de servicios.

3 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO El proceso de prestación de servicios tiene 22 pasos. 1. Contacto con la empresa. En el portal se encuentra información y datos de contacto de la Dirección de Servicios Tecnológicos (DST). Vía electrónica o telefónica el solicitante se pone en contacto con la DST y plantea su solicitud. Se le pide su correo electrónico. 2. Envío de formato único de solicitud de servicios tecnológicos. La DST se encarga de enviar inmediatamente el formato para recabar la información mínima necesaria para formalizar la solicitud y proceder a atenderla. 3. Llenado y devolución de formato único. La empresa llena el formato en el tiempo que considera necesario y lo envía vía electrónica a la DST. 4. Revisión de información y registro en base de datos. La DST al recibir el formato lo revisa para verificar que la información está completa y la solicitud sea coherente. Se vacía la información en la base de datos DST. 5. Búsqueda de expertos. Con la información y el formato, a través de la Red de Vinculadores UNAM y mediante búsquedas electrónicas se identifican a los expertos UNAM que debido a sus líneas de investigación, adscripción y experiencia pudieran tener las capacidades para atender la solicitud de servicio. 6. Interés y disponibilidad? Dadas las circunstancias variables por las que atraviesan los investigadores durante el ciclo escolar, a estos expertos seleccionados en la búsqueda, se les plantea la solicitud recibida. En caso de que el experto cuente con las capacidades, el tiempo y el interés, se le asigna la solicitud. El objetivo es garantizar una atención eficiente de la solicitud. La Coordinación de Innovación y Desarrollo (CID) agrega valor? Existen solicitudes que por su poca complejidad o naturaleza pueden ser directamente atendidas por los expertos y el aparato administrativo institucional de cada Entidad UNAM, es decir, la CID no agrega valor. Por otro lado, existen solicitudes que por su naturaleza representan un reto en por lo menos, alguno de los siguientes términos: i. requiere la integración de un equipo multidisciplinario para su solución; ii. Por su costo, duración o alcance requiere de una coordinación y equipo multidisciplinario variable; iii. Por el impacto social, económico o ambiental, requiere de una coordinación que garantice los resultados esperados; en estos casos la CID se incorpora al equipo de trabajo para facilitar el desarrollo del proyecto. 7. Reunión empresa, entidad UNAM y CID. Esta reunión se da en el caso de que se haya identificado que la CID agrega valor. El objetivo de esta reunión es permitir un dialogo abierto entre la empresa y los expertos para delimitar la solicitud y conocer de primera mano qué es lo que espera la empresa. En ocasiones permite también plantear otras alternativas que la empresa no conocía o no había considerado.

4 Reunión empresa y entidad UNAM. Esta reunión tiene como objetivo entregar muestras o documentación necesaria para puntualizar el alcance del trabajo, generalmente las dudas que se resuelven son de carácter técnico sin que afecte la solicitud. 8. Desarrollo y entrega de la propuesta conceptual. En este paso los expertos UNAM, usando la información recabada durante el paso 7, elaboran un documento que plantea concretamente las acciones a seguir para alcanzar los resultados esperados por la empresa, esta propuesta contiene lo que a los expertos les parece la mejor manera de abordar el problema. Se envía la propuesta vía electrónica para que sea analizada por la empresa. 9. Se logran acuerdos? Una vez analizada por la empresa la propuesta conceptual, se le solicita una respuesta por escrito. En caso de ser aceptada, se procede a su desarrollo, en caso negativo se analizan las causas y se determina sí es posible replantear la propuesta. 10. Elaboración de propuesta técnico-económica. En colaboración o no con la CID, los expertos desarrollan la propuesta conceptual: especifican actividades, estiman costos y tiempos de duración. Se envía a la empresa. 11. Se acepta la propuesta? La empresa una vez analizada la propuesta técnico-económica enviada por la CID, envía por escrito su aceptación o rechazo a la propuesta. En caso de ser negativo se le pide ampliar la información de esta decisión para identificar si existe una posibilidad de ajustar la propuesta. 12. Se puede ajustar? Con la información recabada, los expertos analizan si hay posibilidad de ajuste, se realiza y se envía a la empresa, en caso de no poder ajustarla se informa a la empresa y se termina la vinculación. 13. Elaboración de Convenio General y/o Específico. Al ser aceptada la propuesta, se procede a la formalización-contratación del servicio. La DST se encarga de elaborar los Convenios necesarios, incluyendo la información de la propuesta técnico-económica (entregables y ministraciones). 14. Revisión y correcciones a Convenio propuesto. Una vez armado el Convenio por la DST, se envía a la empresa para su visto bueno; existen algunos servicios que por su naturaleza resultan en generación de nuevos conocimientos por lo que se acuerdan los derechos de propiedad intelectual, entre otros. 15. Revisión y envío al Abogado General. Una vez que se reciben los cambios propuestos por la empresa, se revisan por la DST y si no se consideran improcedentes, el documento se turna a la oficina del Abogado General, quién emitirá su dictamen. 16. Requiere ajustes el Convenio? El dictamen se recibe en la CID; Esta opinión puede señalar la necesidad de hacer ajustes, si es el caso, se realizan y se someten a consideración de la empresa, en caso de no tener observaciones, se devuelve al Abogado General quién revisará el documento y asignará un número de registro y estará listo para ser firmado. 17. Firma de Convenio y pago de primera ministración. El Convenio validado y con número de registro se envía a la empresa para su firma, también se realizan los trámites necesarios para que cubra el primero de los pagos o el monto total del costo del Servicio.

5 18. Realización del proyecto. Con el comprobante del depósito, el proyecto arranca formalmente, la DST se encarga mediante seguimiento de garantizar que se cumplan los tiempos propuestos en el cronograma anexo al Convenio. 19. Reuniones de seguimiento. En los casos donde el servicio o proyecto señala la entrega de varios documentos o entregables, la DST programa reuniones previas para garantizar que el proyecto sigue el curso planeado, de lo contrario, se encarga de tomar las acciones pertinentes para prevenir la desviación e incurrir en una falta al Convenio. 20. Conclusión del proyecto. Al acercarse el final del proyecto, se realiza una reunión para informarle a la empresa que los resultados estarán listos en tiempo y forma, se les solicita que realicen el pago final y se pacta otra reunión para entrega o presentación de resultados. 21. Aplicación de encuesta de satisfacción. Cinco días después de concluido el servicio se envía electrónicamente una encuesta de satisfacción para conocer la opinión de la empresa. 22. Devolución y registro de encuesta de satisfacción. La mayoría de las veces, la empresa llena la encuesta y la envía vía electrónica a la DST. Se vacía la información en la base de datos DST que sirve para calcular indicadores.

6 DIAGRAMA DE FLUJO

7

8 ANEXOS Anexo 1. Formato único de solicitud de Servicios Tecnológicos.

9

10 Anexo 2. Encuesta de satisfacción.

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