Planificación de Proyectos. 5: Planificación de Proyectos. Introducción. Planificación del Proyecto. Objetivo Principal. Master en Ingeniería Civil

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1 5: Planificación de Proyectos 1 Planificación de Proyectos Componentes de la etapa de planificación. Tópicos a considerar. Identificación de variables estratégicas. Preparación de la Propuesta. Descripción de la Orden de Trabajo del Proyecto (SOW). Preparación del Manual. Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS). Preparación y contenido. Interfases Gerenciales. Gestión de Configuración. Guías de Procedimiento. 2 Introducción Las responsabilidades más importantes del Gerente del Proyecto son: Planificación y Ejecución. Se establecen cursos de acción en un medio proyectado. Comprende la toma de decisiones ante alternativas. Es una función de gestión requerida para facilitar la comprensión de problemas complejos con factores interrelacionados. Es deseable que el Gerente del Proyecto esté involucrado desde la etapa de la concepción del proyecto hasta su ejecución. Planificación del Proyecto Debe ser: Sistemático Flexible Disciplinado Multi-funcional 3 4 Definir por completo todo el trabajo necesario A través de documentos Disponibles para todos los participantes de proyecto Objetivo Principal 5 Consecuencias de una Planificación Pobre Iniciación Proyecto Entusiasmo salvaje Desilusión Caos Búsqueda de los culpables Castigo de los inocentes Promoción de los que no participaron Definición de los Requerimientos 6

2 Beneficios de la Certidumbre Todo el trabajo pre-planificado Mayor comprensión por anticipado Menos cambios en las prioridades, programaciones y asignación de recursos Mayor cantidad de información se puede procesar para asegurar efectividad de los resultados. Sistema de Planificación y Control del Proyecto METAS OBJETIVOS Sistema Empresa SISTEMA DECISION Situación Estrategias DESCRIPCIONES STRUCCIONES SPECS SOW WBS SISTEMA DE REPORTES Tiempos Costos Resultados Confiabil. REDES PROGRAMACION PROGRAMACION DETALLE PRESUPUESTOS MONITOREO TIEMPOS COSTOS RESULTADOS 7 8 Los 9 Componentes de la Planificación 1.-Objetivo 2.-Programa 3.-Programación 4.-Presupuesto 5.-Forecast 6.-Organización 7.-Políticas 8.-Procedimientos 9.-Estándares Meta, blanco o cuota a cumplir Estrategia o acciones más importantes Plan de tareas: inicio y fin Erogaciones planificadas para cumplir objetivo Proyección de lo que sucederá en el período Cantidad y nivel de posiciones con sus responsabilidades Guía general de decisiones y acciones Método para llevar a cabo la política nivel de resultado de comparación Pronóstico Forecasting I & D FANZAS COMPETITI VIDAD FORTALEZAS DEBILIDADES ESTRUCTU RA MARKETG PRODUC CION PERSONAL 9 10 Políticas Subordinadas a las Políticas Superiores Basadas en los principios conocidos por las áreas operativas Deben ser definibles comprensibles preferiblemente por escrito Flexibles y estables Razonablemente comprehensivas en su alcance Requerimientos de la Planificación para el Grupo de Trabajo ó nivel funcional Acuerdo de propósitos Asignación y aceptación de responsabilidades individuales y grupales Coordinación de tareas Compromiso con los objetivos grupales y organizacionales Comunicación vertical y horizontal Reconocimiento y resolución de los conflictos de objetivos del grupo 11 12

3 Requerimientos de la Planificación Variables Estratégicas Grupo trabajo o nivel funcional Acuerdo de propósitos Asignación y aceptación de responsabilidades individuales Coordinación de tareas Compromiso con los objetivos del grupo Comunicaciones laterales Todos los niveles de la Organización Reconocimiento y resolución de los conflictos de objetivos del grupo Asignación y aceptación de las responsabilidades grupales Coordinación de tareas entre grupos Motivación y compromiso con los objetivos de la organización Comunicaciones verticales y laterales 13 TERNAS Operativas Cambios de producto Economías de escala Salarios vs Automatización Investigación y Legales Calidad del productos Requisitos sindicales Económicas Indicadores Políticas precio promocionales Sociopolíticas Asignación de recursos Precios/disponibilidad materias primas Posibilidad de exportar Niveles de productividad EXTERNAS Operativas Requerimientos de clientes Capacidad de Plantas Gastos de préstamos Avances tecnológicos Legales Requerimientos de producto Niveles sonoros OMS Económicos Proyecciones por sector Niveles de stock en la cadena Socio-políticos Producir lo rentable Productos primarios o con valor agregado Amenaza e importación Estabilidad de los mercados abiertos 14 Definir los Requerimientos 1. Alcance general 2. Objetivos y antecedentes 3. Tareas contratistas 4. Requerimientos contratistas 5. Referencias a estudios, documentos y especificaciones 6. Datos de items (documentación) 7. Soporte de equipos para items contratados 8. Propiedades, facilities, equipos y servicios 9. Documentación 10. Programas de resultados Acuerdo con el Plan GERENTE PROYECTO ALTA DIRECCION GERENTE LEA Roles en la Planificación El Gerente de Proyecto (PM) define: metas y objetivos hitos principales requerimientos reglas generales y supuestos limitaciones en tiempos, costos y resultados procedimientos operativos políticas administrativas requerimientos de reportes Roles en la Planificación El Gerente de Línea define: descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos los objetivos, requerimientos e hitos programaciones de detalle y asignación de personal para sostener los presupuestos y programas áreas de riesgo, incertidumbre o conflictos 17 18

4 Roles en la Planificación Alta Dirección actúa como negociadores entre el Gerente de Proyecto y los Gerentes de Línea provee aclaraciones ante cuestiones críticas provee canal de comunicación con la alta dirección del cliente Cuestiones a partir de la definición de los Objetivos Cuáles son los elementos principales del trabajo requerido para satisfacer los objetivos? Cómo están interrelacionados Qué áreas funcionales asumirán la responsabilidad del trabajo requerido? Los requerimientos de recursos están disponibles? Cuáles son los requerimientos del flujo de información para el proyecto? Gestión de la Integración PROPOSITO Asegurar la coordinación entre todos los elementos del Proyecto Que todos los procesos serán incluidos. ETAPAS 1.1-: Generar el Plan de Ejecución y control del Proyecto 1. Gestión Integración 1.2.-Ejecución: 1.2. Ejecutar el Plan cumpliendo las del Proyecto etapas Ejecución con los resultados y etapas PUTS Utiliza otros procesos de Planificación Información Histórica Políticas de la Organización Condicionantes y Supuestos 1.3.-Control: 1.3. Control Cambios Coordinar los cambios que surjan HERRAMIENTAS Y TECNICAS Metodología de Planificación de Proyectos Incluye Planficación Estratégica (FODA) Conocimientos y Habilidades Sistema de Información de Gestión de Proyectos. (PMIS) PUTS Plan del Proyecto Información de Soporte 23 24

5 DATE: EMPLOYEE COST CENTER PAY PERIOD BEGNG PAY PERIOD ENDG DATE OVERTIME DATE OVERTIME DATE TIME SHEET SUN MON TUE WED THUR FRI SAT SUN TOTAL TOTAL HOURS SUN MON TUE WED THUR FRI SAT SUN TOTAL TOTAL HOURS SUN MON TUE WED THUR FRI SAT SUN TOTAL OVERTIME TOTAL HOURS CODES V=Vacation REGULAR HOLIDAY OTHER H=Holiday S=Sick OVERTIME & ONE-HALF HOURS SICK VACATION 1. Lanzamiento del Proyecto Nombramiento del Líder del Proyecto 1.2. Responsabilidades / Autoridad 2. Importancia del Proyecto / Necesidades del Negocio y Estrategias 3. Alcance del Proyecto 3.1. Objetivos del Proyecto 3.2. Características y Funciones del Producto 4. Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS) 5. Estimaciones de Tiempos (Fechas y duraciones) 6. Acontecimientos más importantes y sus fechas (Hito) 7. Estimaciones de Costos 8. Base de Control para Tiempos y Costos (contenido, alcance y frecuencia) 9. Gestión de Aprovisionamiento 10. Requerimientos de Personal Estructura Autoridad y Responsabilidades del Equipo del Proyecto 11. Gestión de Riesgos 1 Limitaciones y Supuestos Plan de Contingencias 12. Planes Auxiliares 13. Temas Abiertos y Decisiones Pendientes 25 Plan del Proyecto Planificación Alcance Definición Alcance Definición Actividades Planificación Recursos Ejecución del Plan del Proyecto Secuenciamiento Estimación Duración Estimación Costos 26 Programación Presupuesto Plan Proyecto QUE-CUANDO-PORQUE V V V Estructura Organizacional COMO Criterios Técnicos PLAN DEL PROYECTO 1.3. Control Cambios Objetivos Alcance Especificaciones Programa QUIEN COMO CUANTO PUTS Plan del Proyecto QUE Estructura de Trabajo WBS Asignación Responsabilidades Subtareas Necesidades de Personal y Materiales CUANDO Informes de Rendimiento Requerimientos de Cambios Rede s Resultados Gest. Integración Programaciones PUTS Actualizacion=> Plan del Proyecto Acción Correctiva Lecciones Aprendidas GESTION DE LA CONFIGURACION Identificar y documentar características funcionales y físicas Controlar cambios Registra el cambio y su implementación Auditar sistemas para verificar confomidad con los requerimientos

6 Gestión del Alcance Asegurar incluir todo el trabajo necesario, y sólo el trabajo necesario, para completar el proyecto. Etapas Iniciación Planificación Definición Verificación Autorización del proyecto/ fase Enunciado escrito, base para decisiones Subdivisión en componentes más pequeños Formalización de la aceptación Iniciación PUTS Descripción del Producto Plan Estratégico Criterios de Selección de Proyectos Información Histórica Control Cambios Cambios de alcance y Plan Ajustado Iniciación Iniciación HERRAMIENTAS Y TECNICAS Métodos de Selección de Proyectos Juicio de Expertos PUTS Acta del Proyecto Gerente de Proyecto asignado Restricciones Hipótesis ACTA DEL PROYECTO Project Charter Resumen de las condiciones que definen el proyecto Objetivos del Proyecto Designación del Gerente de Proyecto Project Manager Relaciones Organizacionales Responsabilidad y autoridad del Gerente de Proyecto Actividades a realizar Programa Maestro del Proyecto Tiempos y costos estimados globales Recursos necesarios Incorporación de Personal Requerimientos de soporte de otras organizaciones Aprobación de la Gerencia ALCANCE sow Información necesaria Statement of Work Orden de Trabajo SPECS Especificaciones Programa Hitos WBS Work Breakdown Structure Estructura de Descomposición Trabajo 35 36

7 Orden de Trabajo sow Orden de Trabajo (SOW) Recomendaciones en su redacción sow Es una descripción narrativa del trabajo requerido para el proyecto Para las contrataciones se usa el CSOW Es un documento sobre el que deben operarse los cambios Usar un lenguaje preciso Utilizar una estructura y un orden cronológico Diferenciar las áreas por su importancia Describirlas de acuerdo a su importancia No mezclar conceptos: tareas especificaciones aprobaciones Requerir la aprobación de terceras partes cuando correspondan Especificaciones del Proyecto Es el conjunto de estándares que se establecen como obligatorios para la ejecución de las tareas del proyecto Condiciones: Actualizadas Precisas Completas SPECS Programa de Hitos del Proyecto Contenido Fecha-inicio Fecha-finalización Otros Hitos importantes revisiones disponibilidad prototipos entregas Pruebas, testeos Entregables o reportes Estructura de Descomposición del Trabajo WBS Estructura de Descomposición del Trabajo WBS Es el elemento más importante porque provee un marco de referencia común en el cual: el Proyecto puede ser descrito como la suma de elementos parciales permite una base para la planificación se establecen costos y presupuestos permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados los objetivos se relaciones con los recursos se inicia la construcción de la red y el control posterior se establece el programa y procedimientos de los reportes se establecen las asignaciones de responsabilidad CONDICIONES Deben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condición Acción completa Asignable Medible 41 42

8 WBS Proyecto: Fecha: Realizado por: Aprobado por: Ampliación Zona de Carga PLANIFICACION AMPLIACION 2. EJECUCION AMPLIACION Control de Ingeniería 1.2. de Ingeniería 2.1. Modificación zona de carga 2.2. Control de Efectividad Revisión de Planos actuales 2. Establecer especificaciones 3. Prever resultados Definir condiciones 5. Verificar limitaciones Sistema Aeronave WBS Proyecto: Construcción Fecha: Planta Propia Realizado por: Aprobado por: Project Management Entrenamiento Información Aeronave Equipamiento Soporte Servicios Testeos & Evaluación 001 Puesta en Marcha 002 Instalaciones 003 Calidad 004 Abastecimiento 005 Recursos Humanos 006 Legales Ingeniería de Sistemas Actividades PM Soporte Equipamiento Servicios Técnica Ingeniería Nivel Organización Nivel Apoyo Construcción Mantenimiento Prototipo Test Operativos Tirada Piloto Edificios (Compra, alqui. construccion) Especificación Productos Localizar Proveedores Definición Requisitos Nacionales Locales Actividades Apoyo Management Nivel Depósito Test Aprobación Equipos Especificación Procesos Evaluación Selección Habilitación Pruebas Fabricación en Serie Especificación Equipos Aprobación Capacitación Contratos Fuselaje Turbinas Comunicaciones Navegación Controles Diagrama de Trabajos [DT 0] [DT DT 1] Construcción Parque Urbano Público 1. Preparación del terreno 2. Realizar la obra 3. Realización de pruebas 4. Entrega del Parque 47 48

9 [DT DT 2] DT Fontanería 1.1 Contratar Ingeniero Agrónomo 1.2 Contratar Arquitecto 2.1 Excavaciones 2.3 Instaladores de Riego 2.7 Albañilería 2.4 Electricidad 2.5 Viveros 2.6 Jardinería DT 2 DT Fontanero 3.2 Instalador de Riego 3. 3 Electricista 4.1 Emitir Facturas 4.2 Avisar Empresa Contratante Diagramas de Flujos de Trabajos 53 54

10 Gestión de Configuración Control de Cambios Debe proveer: niveles de aprobación de revisión y control de cambios elementos críticos para introducir cambios representantes autorizados Debe responder a: costo del cambio mejoras en la calidad justificación del costo adicional necesidad del cambio impacto en la fecha de finalización provee uniformidad comunica con efectividad Procedimientos - Beneficios une a los grupos de proyecto documenta acuerdos para el futuro minimiza el papeleo delinea tareas base de experiencias p/ futuro estimula la documentación estandariza formatos provee base de análisis refuerza compromiso minimiza conflictos y confusión conduce nuevos miembros 59 60