Planificación, Dirección y Controlling de proyectos de Innovación

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1 Planificación, Dirección y Controlling de proyectos de Innovación Uwe Becher small enterprise promotion & training 1

2 Indice I. I. Objetivos de de los los proyectos de de innovación y de de su su dirección II. Planificación de de los los proyectos de de innovación Decisiones Decisiones Make Make or or buy buy Planificación Planificación de de costes, costes, conceptos conceptos modernos modernos III. Dirección y organización Prioridades Prioridades de de proyectos proyectos Crítica Crítica de de la la organización organización tradicional tradicional de de proyectos proyectos Conceptos Conceptos modernos modernos La La calidad calidad del del producto producto influencia influencia de de la la dirección dirección IV. Controlling Tareas Tareas e instrumentos instrumentos del del Controlling Controlling en en las las diferentes diferentes fases fases del del proyecto proyecto 2

3 Marketing Planificación Controlling Contabilidad Dirección 3

4 El ciclo de vida de los productos y de las tecnologías Ventas, utilidades, costes Ciclo de vida del sector Pentium Estación de trabajo S u n Generación de productos: máquinas de contar (Nixdorf) PC t 4

5 La necesidad de la planificación de los proyectos de innovación: Ciclo de vida de los productos cada vez más corto Competencia actual Problemas respeto a la aceleración de los procesos de innovación: Costes de I&D más altos Problemas de aceptación por parte de los clientes 5

6 Metas de la planificación de innovaciones Decisión del momento preciso de la entrada en el mercado (vinculación directa con el Marketing) Cálculo de la duración que puede mostrar el proceso de innovación Objetivos tecnológicos Objetivos respeto a los costes del proceso de innovación 6

7 Ventajas mediante la ventaja temporal: Obtener precios más altos Obtener cantidades de venta mayores porque los costes por unidad son más bajos (curva de la experiencia) Formación más corta del capital constituído reflujo posible más rápido (amortización... ahorro de intereses) Cambio más rápido de las posibles actividades de innovación propias Aumento de las oportunidades competitivas con respecto a la competencia Objetivos de la planificación respeto a la duración de proyectos: Posibilitar la reducción del tiempo de la elaboración de proyectos Evitar interrupciones 7

8 Indice I. I. Objetivos de de los los proyectos de de innovación y de de su su dirección II. Planificación de de los los proyectos de de innovación Decisiones Decisiones Make Make or or buy buy Planificación Planificación de de costes, costes, conceptos conceptos modernos modernos III. Dirección y organización Prioridades Prioridades de de proyectos proyectos Crítica Crítica de de la la organización organización tradicional tradicional de de proyectos proyectos Conceptos Conceptos modernos modernos La La calidad calidad del del producto producto influencia influencia de de la la dirección dirección IV. Controlling Tareas Tareas e instrumentos instrumentos del del Controlling Controlling en en las las diferentes diferentes fases fases del del proyecto proyecto 8

9 2.1. Decisiones Decisiones Make or buy Importancia competitiva del campo de desarrollo en el futuro baja mediana alta desarr. propio desarr. externo cooperación movilizacion selectiva de recursos desarr. externo liberalización de recursos desarr. propio + intensificación movilización fuerte de recursos mantener el nivel del desarr. propio baja mediana alta Posición competitiva del campo de desarrollo 9

10 2.2. Planificación de costes El tejado del estadio olímpico de Munich: 10

11 Costes del tejado del estadio olímpico de Munich: (Mio. DM) Costes planificados Costes reales Se sobrepasó el plan por un 860%. 11

12 Importancia de la estimación de costes: creciente por que la competitividad también crece necesidad de estimaciones mas exactas reconocimiento rápido de variaciones con respeto a los costes planificados y a las reacciónes rápidas calculación de precios mínimos para ofertas y negociaciones Problemas: exactitud, sobre todo, en procesos muy innovativos alrededor de un 70% de los costes de un producto se fija en la fase de la concepción cuando hay información menos segura 12

13 Técnicas de la planificación de costes Método de la estimación detallada Método DELPHI Método de la conclusión específica Método del target costing Un método de los mas usados Sobre todo para proyectos con un alto riesgo Estimación de los costes de cada paso/ cada pieza Sobre todo para proyectos muy grandes Utilización de la experiencia específica de expertos Requiere mucho tiempo y gastos... case based reasoning Sobre todo para empresas grandes Estimar costes aprovechándose de experiencias pasadas con proyectos pasados que son parecidos también para PYMES y empresas nuevas sin proyectos pasados Orientación en el mercado 13

14 Método de la estimación detallada Características: Cifras típicas que se multiplican con los costes de la empresa: horas de fabricación, horas de ingeniería, cantidad de material, uso de maquinas Agregación Necesario: planificación detallada del proyecto Ventajas, desventajas, problemas: Muy exacto por la orientación directa en el proceso de la innovación Requiere dedicarle mucho tiempo Costes altos Difícil en las primeras fases en las que la planificación todavía no está acabada 14

15 Método de la conclusión específica Características: No se usan promedios Utilización de bases de datos y computadoras Ventajas, desventajas, problemas: Rápido También en las primeras fases del proyecto (sin planificación exacta) También para proyectos pequeños Altos costes para el desarrollo del base de datos No se aconseja para PYMES 15

16 Cuánto va a costar el producto? rentabilidad de mi empresa Cómo puedo asegurar la vendiendo este producto? 16

17 Método del target costing Cuánto puede costar un producto? La orientación al cliente y al mercado para asegurar la rentabilidad de la empresa 17

18 Cambio de filosofía: tradicional: Target costing: Idea del producto Depart. de I&D, Ventas Idea del producto Depart. de I&D, Ventas Modelo del producto Departamento de I&D Concepto de la entrada al mercado Dep. de Ventas, Calculación de costes Costes del producto Depart. de calculación de costes, Producción Costes del producto Dep. de calculación de costes, Producción, I&D, Ventas Concepto de la entrada al mercado Depart. de Ventas, Calculación de costes Modelo del producto Departamento de I&D, Calculación de costes, Producción, Ventas 18

19 Calculación del target costing : Precio realizable sales - Margen requerido target profit = Costes permitidos allowable costs Col.$ 20% Col.$ Costes actuales drifting costs Col.$ Costes para alcanzar target costs Col.$ 19

20 Los 4 elementos del target costing: 1. Definición de los costes objetivos/a término 2. División de los costes objetivos/a término por los diferentes componentes del producto y de los procesos necesarios para la producción del producto (I&D, Ingeniería, producción) 3. Reducción de todos los costes en particular, especialmente en las fases del desarrollo y diseño 4. Calculación permanente del proyecto 20

21 Procedimiento: Investigación del mercado Definición de clientes objetivos enquestas de clientes (utilidades y precio del producto) comparación con la competencia I&D, Diseño Requerimientos al producto y sus componentes Ingeniería Precios de suministros Producción (Influencia posterior a los costes de producción es limitada!) Disminuición de todos los costes periodicamente Costes de producción C o s t e s del producto Costes demasiado altos? 21

22 Ventajas, desventajas, problemas: Buen método para la disminución de costes Aumenta la aceptación de innovaciones por los clientes y otros departamentos Buena base para el controlling del producto Seguridad de los datos del mercado (targets) Resistencia interna (I&D) Outsourcing exagerado Difícilmente aplicable en la planificación de los costes de productos altamente innovativos por la posibilidad muy limitada de disminuir costes de suministros y de I&D para este tipo de productos 22

23 Indice I. I. Objetivos de de los los proyectos de de innovación y de de su su dirección II. Planificación de de los los proyectos de de innovación Decisiones Decisiones Make Make or or buy buy Planificación Planificación de de costes, costes, conceptos conceptos modernos modernos III. Dirección y organización Prioridades Prioridades de de proyectos proyectos Crítica Crítica de de la la organización organización tradicional tradicional de de proyectos proyectos Conceptos Conceptos modernos modernos La La calidad calidad del del producto producto influencia influencia de de la la dirección dirección IV. Controlling Tareas Tareas e instrumentos instrumentos del del Controlling Controlling en en las las diferentes diferentes fases fases del del proyecto proyecto 23

24 3.1. Prioridades de proyectos Portfolio de proyectos 1. paso: Riesgo: Inseguridad tecnológica Inseguridad económica Potencial de daños Atractividad: Mercado alcanzable Posición competitiva Intensidad de la competencia Crecimiento Riesgo bajo mediano alto rechazar disminuir el proyecto el riesgo del proyecto realizar chequear el el proyecto proyecto baja mediana alta Atractividad del mercado 24

25 2. paso: Impacto estratégico para la empresa bajo mediano alto Proyectos con una prioridad muy alta Proyectos con una prioridad media Realizar proyectos sin esfuerzos especiales Proyectos con una alta prioridad Proyectos con una baja prioridad Rechazar proyectos Chequear proyectos Aplazar proyectos Rechazar proyectos bajos medianos altos C o s t e s 25

26 Características y ventajas: Análisis de oportunidades y riesgos de proyectos de innovación Valoración y comparación de atractividad y riesgo 26

27 3.2. Crítica de la organización tradicional de proyectos Pérdida de tiempo en la fase transitoria Problemas por el cambio de responsabilidad Ningún Feedback entre las fases Poco trabajo paralelo (pérdida de tiempo) Poca inclusión de los clientes 27

28 3.3. Conceptos modernos Conceptos de la orientación de equipos, desarrollo de responsabilidades propias Nueva forma organizativa: Pequeños equipos Composición interdisciplinaria Trabajo autónomo se les dan requisitos Poca estructura, pocas reglas Ventajas: Más responsabilidad propia Mejor identificación de objetivos, entusiasmo y creatividad Aceleración de los procesos de decisión Más trabajo paralelo (ahorro de tiempo) Más organizational learning (intercambio de conocimientos y experiencias entre los trabajadores de la organización) Consensos rápidos 28

29 Método de Shusha y Rugby... especialmente empresas japonesas con éxito: Características: Objetivo amplio, provocando y motivando Suficiente poder de decisión de la dirección del equipo Gran libertad y autonomía del equipo Organización propia y autocontrol de los equipos Composición multidisciplinaria Desarrollo paralelo (desarrollo simultáneo) 29

30 El gerente de innovación, los equipos pequeños y la jerarquía: equipos gerente de innovación Generación de ideas Valoración y selección de ideas Desarrollo/ Prototipo Desarrollo/ Serie equipos Introducción al mercado Formas modernas de la organización: la dirección participativa jerarquías suaves 30

31 3.4. La calidad del producto influencia de la dirección Resultado del estudio PIMS: Existe una estrecha relación entre la calidad del producto y Return On Sales. (rentabilidad en cifra de negocios) Empresas con una estrategia de mejor calidad tienen una cuota de mercado más elevada que sus competidores. 31

32 Quality Circle Características: personas de diferentes niveles de jerarquía se reúnen voluntariamente una vez por semana aportan ellos mismos problemas (potenciales) supresión de la jerarquía en el grupo Ventajas: Fomento de la concienciación de la calidad, de los costes así como del tiempo y la flexibilidad de los trabajadores Discusión de temas que, hasta ahora, se evitaban mediante la jerarquía 32

33 Indice I. I. Objetivos de de los los proyectos de de innovación y de de su su dirección II. Planificación de de los los proyectos de de innovación Decisiones Decisiones Make Make or or buy buy Planificación Planificación de de costes, costes, conceptos conceptos modernos modernos III. Dirección y organización Prioridades Prioridades de de proyectos proyectos Crítica Crítica de de la la organización organización tradicional tradicional de de proyectos proyectos Conceptos Conceptos modernos modernos La La calidad calidad del del producto producto influencia influencia de de la la dirección dirección IV. Controlling Tareas Tareas e instrumentos instrumentos del del Controlling Controlling en en las las diferentes diferentes fases fases del del proyecto proyecto 33

34 4.1 Tareas del controlling en las diferentes fases del proyecto Controlling es: planificar, controlar y supervisar los sucesos en la empresa un trabajo de muestra representativa... un proceso permanente - El resultado depende de la velocidad de reacción (actualidad es más importante que exactitud) Control del proyecto elabora los procesos de dirección del proyecto con los siguientes objetivos: Acompañamiento y perfeccionamiento de los procesos de planificación y de decisión Tratamiento y transmisión de informaciones Alcance de los objetivos del proyecto 34

35 Tareas generales: Puesta a disposición de informaciones y datos (actuales, con fecha exacta, relevantes / filtrados y clasificados, condensados, elaborados graficamente, de un lugar correcto, con pocos gastos) Logro de las suposiciones instrumentales y organizativas para la planificación de los proyectos de innovación Coordinación de la planificación Control (sólo posible después de la planificación directa relación y dependencia entre la planificación y el control) comprobar desviaciones de la planificación (averiguación de gastos restantes para alcanzar un Milestone costes y gastos temporales) Evaluación de las consecuencias Recomendación de medidas de corrección y de su vigilancia 35

36 Tareas dependientes de las fases : Fase de concepción Fase de realización Fase Review 36

37 Fase de concepción Tareas: Colaboración en la fijación de los objetivos del proyecto Desarrollo de un sistema de planificación, control e información Iniciación y apoyo de la planificación del proyecto Técnicas: método Delphi, listas de control, escenarios, cálculo de inversión, análisis Make or buy, evaluación de otros proyectos (planes de proyectos, fijacion del deber, presupuestos), análisis de antemano de posibilidades de fallos e influjos 37

38 Fase de realización Tareas: Comparación de las cifras actuales con la planificación sin interrupción (costes, rendimientos, fechas) Actualización de la planificación de costes, de resultados y financiera Técnicas: planes de estructura del proyecto, planes de la red, Milestones, de liquidación, de financiación, estado de resultados y balance general para un producto, Target Costing Tipos de desviaciones: errores de planificación errores de dirección cambios de las condiciones del sector (cambios por los clientes, huelgas, rescisiones, enfermedades, averías) Medidas: error de planificación cambio de planificación error de dirección conocer las causas, ajustar la planificación 38

39 Fase Review Tareas: Apoyo de la dirección en la evaluación del proyecto Documentación del proyecto Lessons learned Identificación de los factores de éxito y de fracaso Técnicas: reuniones Feedback, índices del proyecto, estimación de costes, análisis de tendencias 39

40 Contacto Thomasiusstr. 2 D Leipzig

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