Documentos soporte para los trámites en el Registro Único de Proponentes

Transcripción

1 Documentos soporte para los trámites en el Registro Único de Proponentes

2 CAPACIDAD JURÍDICA 1 Personas naturales. Copia del documento de Identificación (salvo que repose en los registros de la cámara de comercio): Los definidos por la normatividad vigente para cada tipo o especie de documento de identificación personal. Registraduría Nal. Edo. Civil / Migración Colombia / Ministerio Relaciones Exteriores o Autoridad Extranjera competente. Cédula de ciudadanía Cédula de extranjería Pasaporte vigente. 2 Copia RUT (salvo que repose en los registros de la cámara de comercio). Certificación NIT. DIAN. 3 Personas naturales con varios domicilios. para fijar jurisdicción. Acreditar bajo la gravedad del juramento cual es el Municipio donde tiene el asiento principal de sus negocios. El proponente. 4 Certificado de Existencia y Representación Legal. Certificado con fecha de expedición no superior a dos (2) meses de antelación a la fecha de solicitud del respectivo trámite en el Registro Único de Proponentes, el cual deberá incluir cuanto menos los siguientes datos: - Nombre o razón social completa del proponente. - Modificaciones de la razón social. - Tipo, número y fecha del documento de constitución o creación. - Fecha, clase de documento y entidad que reconoce la Personería jurídica. - Duración de la persona jurídica. - Domicilio de la persona jurídica. - Nombre e identificación del representante legal. - Facultades y limitaciones del representante legal, si las tuviere. Autoridad que ejerce vigilancia y control. 5 Estatutos Certificados por entidad competente (sólo cuando falte algún dato al Certificado de Existencia y Representación Legal). Copia íntegra y certificada de los estatutos vigentes de la Persona Jurídica no inscrita en cámara de comercio (Nota: en estos casos se debe allegar simultáneamente el certificado de existencia y representación legal junto con la copia certificada de los estatutos). Autoridad que ejerce vigilancia y control. 6 para asegurar vigencia de Estatutos (sólo cuando la Autoridad que ejerce vigilancia y control no tenga la función de certificar estatutos). Acreditar bajo la gravedad del juramento que la copia adjunta de estatutos corresponde fielmente a los estatutos vigentes de la Persona Jurídica (Nota: en estos casos se debe allegar simultáneamente el certificado de existencia y representación legal, una copia simple de los estatutos y la certificación de vigencia de estatutos). Representante legal del proponente. 7 para acreditar la duración de la entidad (sólo cuando la duración no se encuentre ni en el Certificado de Existencia ni en los Estatutos). Acreditar bajo la gravedad del juramento la duración de la persona Jurídica (Nota: en estos casos se debe allegar simultáneamente el certificado de existencia y representación legal y los estatutos certificados. Si los estatutos no están certificados por la Autoridad que reconoce personería jurídica, entonces también se adjunta la certificación de vigencia de estatutos). Representante legal del proponente.

3 8 Personas jurídicas de derecho público. Copia de la Ley o Acto Administrativo de Creación (Sólo cuando no cuenten con Certificado de Existencia y Representación Legal). Acreditar la Existencia de la Entidad Pública. Autoridad competente. 9 Personas jurídicas de derecho público. Acto de nombramiento del RL y documento donde consten las facultades y limitaciones. Acreditar la Representación Legal de la Entidad pública, facultades y limitaciones. Autoridad competente. 10 para acreditar tamaño empresarial. Indicar de conformidad con el Artículo 2o de la Ley 590 de 2000, modificado por el Artículo 43 de la Ley 1450 de 2011 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifique: - Gran empresa. - Mediana empresa. - Pequeña empresa. - Microempresa. Personas naturales: el mismo proponente o su contador. Personas jurídicas: El representante legal y el revisor fiscal (si está obligado a tenerlo) o contador. EXPERIENCIA La experiencia puede ser acreditada mediante cualquiera de las siguientes formas: (1) con certificados de los contratos ejecutados directamente o a través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación; o con (2) copias de los contratos cuando el interesado no puede obtener tal certificado. Una u otra se acreditan con los siguientes soportes, según se trate: 11 expedido por el tercero que recibió el bien, obra o servicio. (i) Constancia de que el contrato se encuentra ejecutado; (ii) la identificación de las partes (contratante y contratista); (iii) el valor del contrato expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) "a la fecha de terminación"; (iv) los bienes, obras o servicios a los cuales corresponde la experiencia que pretende acreditar, (v) así como los códigos de clasificación (UNSPSC) con los cuales se identifican para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel y (vi) la fecha de terminación del contrato. Terceros contratantes que recibieron los bienes, obras o servicios (representante legal o funcionario competente de Entidad Pública; Representante legal PJ privada; persona natural). 12 para acreditar los códigos de clasificación UNSPSC (solo cuando la certificación del tercero contratante no los incluya). Acreditar los códigos de clasificación relacionados con los bienes, obras o servicios ejecutados (Nota: en estos casos se debe allegar simultáneamente el modelo de certificación expedido por el tercero que recibió el bien, obra o servicio más el modelo de certificación para acreditar los códigos de clasificación UNSPSC). El representante legal o el proponente persona natural. 13 Copia del contrato ejecutado junto con el modelo de certificación para autoacreditar experiencia en la provisión de bienes, obras y servicios (solo cuando el interesado no pudo obtener el modelo de certificación expedido por el tercero que recibió el bien, obra o servicio.). Se debe allegar simultáneamente: 1. Copia del contrato (íntegra). 2. en el que se haga constar que (i) el contrato adjunto se encuentra ejecutado, (ii) el valor del contrato a la fecha de terminación expresado en salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV); (iii) los bienes, obras o servicios ejecutados, (iv) así como los códigos de clasificación con los cuales se identifican, para lo cual hará uso del clasificador de bienes y servicios en el tercer nivel. El representante legal o el proponente persona natural.

4 CAPACIDAD FINANCIERA Y CAPACIDAD ORGANIZACIONAL 14 Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad. para acreditar los rubros contables de la Capacidad Financiera y de la Capacidad de Organización exigidos en el Decreto 1510 de Rubros Contables: - Activo corriente. - Pasivo corriente. - Pasivo total. - Activo total. - Utilidad o pérdida operacional. - Gastos de intereses. - Patrimonio. Indicadores Financieros: Capacidad financiera: - Índice de liquidez: activo corriente dividido por el pasivo corriente. - Índice de endeudamiento: pasivo total dividido por el activo total. - Razón de cobertura de intereses: utilidad operacional dividida por los gastos de intereses. Contador o auditor y proponente persona natural. Capacidad de Organización: - Rentabilidad del patrimonio: utilidad o pérdida operacional dividida por el patrimonio. - Rentabilidad del activo: utilidad o pérdida operacional dividida por el activo total. 15 obligadas a llevar contabilidad. Estados financieros con corte a 31 de diciembre, debidamente auditados, certificados y con sus notas. Se elaborarán en moneda colombiana. Estados Financieros básicos: - Balance general (*). - Estado de Resultados (*). - Estado de cambios en el patrimonio. - Estado de cambios en la situación financiera. - Estado de flujos de efectivo. + Certificación + Dictamen (solo personas jurídicas) + Notas. (*) De conformidad con lo previsto en el Artículo 1º del Decreto 1878 de 2008, las microempresas solo aportarán los siguientes Edos. Financieros de propósito general: el Balance General y el Estado de Resultados (con sus respectivas Notas y demás formalidades de Ley). Personas jurídicas: El representante legal y el revisor fiscal (si está obligado a tenerlo) o contador. Personas naturales: Contador o auditor. Personas jurídicas. Anexos: i) Principales cuentas detalladas del balance general. ii) Principales cuentas estado de resultados (PyG). ii) Cuentas contingentes deudoras y acreedoras. i) Principales cuentas detalladas del balance general: Activo - Disponible. - Inversiones. - Deudoras. - Inventarios. - Propiedades, planta y equipo. - Intangibles. - Diferidos. - Otros activos. - Valorizaciones. Pasivo - Obligaciones financieras. - Proveedores. - Cuentas por pagar. - Impuestos, gravámenes y tasas. - Obligaciones laborales. - Pasivos estimados y provisiones. - Diferidos. - Otros pasivos. - Bonos y papeles comerciales. Exclusivamente personas jurídicas: Contador, auditor o revisor fiscal, según se trate.

5 Patrimonio - Capital social. - Superávit de capital. - Reservas. - Revalorización del patrimonio. - Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social. - Resultados del ejercicio. - Resultados de ejercicios anteriores. - Superávit por valorizaciones. ii) Principales cuentas estado de pérdidas y ganancias o estado de resultados Ingresos - Operacionales. - No operacionales. - Ajustes por inflación. Gastos - Operacionales de administración. - Operacionales de ventas. - No operacionales. - Impuesto de renta y complementarios. - Ganancias y pérdidas. Costos de ventas - Costo de ventas y prestación de servicios. - Compras. Costos de producción o de operación - Materia prima. - Mano de obra directa. - Costos indirectos. - Contratos de servicios. iii) Cuentas contingentes deudoras y acreedoras Cuentas de orden deudoras - Derechos contingentes. - Deudoras fiscales. - Deudoras de control. - Derechos contingentes por contra (CR). - Deudoras fiscales por contra (CR). - Deudoras de control por contra (CR). Cuentas de orden acreedoras - Responsabilidades contingentes. - Acreedoras fiscales. - Acreedoras de control. - Responsabilidades contingentes por contra (DB). - Acreedoras fiscales por contra (DB). - Acreedoras de control por contra (DB). 16 Personas jurídicas sin suficiente antigüedad para presentar estados financieros de fin de ejercicio. Estados financieros de corte trimestral o Estados financieros de apertura, según se trate. Estados financieros auditados, certificados y con sus notas. Se elaborarán en moneda colombiana. 17 Sociedades extranjeras con sucursal en Colombia. Estados financieros de la CASA MATRIZ con corte al cierre fiscal del país de origen. - Estados financieros de origen. - Traducción al español (oficial). - Conversión a pesos colombianos COP - que indique la fecha de corte de los Estados financieros. Así mismo, que asegure que los Edos. Financieros han sido presentados de conformidad con las normas aplicables en el país de origen. En ningún caso serán admisibles los estados financieros de la sucursal de la sociedad establecida en Colombia.

6 18 con información financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de en el que homologue sus rubros contables. Acreditar las equivalencias contables entre la información financiera del proponente y los rubros contables exigidos en el Decreto 1510 de Contador, auditor o revisor fiscal, según se trate. 19 Personas que se encuentren en situación de control o Grupo Empresarial. Estados financieros consolidados. Estados financieros consolidados de todo el grupo o situación de control. No obstante, la capacidad financiera se soportará con los estados financieros individuales. El representante legal y el revisor fiscal (si está obligado a tenerlo) o contador. CLASIFICACIÓN 20 Se acude a los códigos del clasificador de bienes y servicios que constan en los documentos que soportan la experiencia del proponente. Se deberán clasificar únicamente en los bienes, obras o servicios directamente relacionados con los contratos ejecutados con los cuales acreditan su experiencia, de acuerdo con el clasificador de bienes, obras y servicios en el tercer nivel* (seis dígitos) hasta que se adecue el anexo formulario RUES al cuarto nivel* (ocho dígitos). En todo caso, se certificarán ocho dígitos. Mientras el proponente se clasifique hasta el tercer nivel, se agregarán automáticamente dos ceros al final de su clasificación. (*) Los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios, independientemente de su nivel, tienen ocho dígitos. En consecuencia, aquella información que deba reportarse a tercer nivel de dicho clasificador, deberá terminar con dos ceros 00. 1er Nivel: 00 (Segmento). 2do Nivel: 00 (Familia). 3er Nivel: 00 (Clase). 4to Nivel: 00 (Producto) (*). OTROS S OBLIGATORIOS 21 Personas jurídicas que no se encuentren en situación de control o grupo empresarial. para acreditar que el proponente no se encuentra en situación de control o grupo empresarial (Numeral 2, Literal b) Art. 9º Decreto 1510 de 2013). Constancia de que el interesado no es parte de un grupo empresarial, no ejerce control sobre otras sociedades y no hay situación de control sobre el interesado en los términos del Código de Comercio. El representante legal y el Revisor FIscal (si está obligado a tenerlo) o contador. 22 Sociedades inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades. Copia de los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades respecto de las sociedades sometidas a su inspección, vigilancia o control (Numeral 2, Literal d) Art. 9º Decreto 1510 de 2013). Deben allegar también a las cámaras de comercio los documentos adicionales exigidos por la Superintendencia de Sociedades. Actualmente se encuentran en la Circular Externa Los definidos para cada documento de acuerdo a las Circulares Externas o demás instrucciones que sobre el particular expida la Superintendencia de Sociedades.

7 23 (Todos los Proponentes). para probar el cumplimiento de las obligaciones parafiscales (Parágrafo 3, del Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, modificada por el Artículo 9 de la Ley 828 de 2003 y Ley 1607 de diciembre 26 de 2012). Cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Certificación expedida por el revisor fiscal o en su defecto por el representante legal; las mediante declaración juramentada. 24 Copia de la tarjeta profesional del auditor, contador público o revisor fiscal que siempre deberá acompañar los documentos y certificaciones que ellos suscribieron. Tarjeta profesional de contador público. Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores 25 Copia del certificado digital de vigencia y antecedentes disciplinarios del auditor, contador público o revisor fiscal que siempre deberá acompañar los documentos y certificaciones que ellos suscribieron. Impresión del Certificado digital original de antecedentes disciplinarios descargado del sitio web con no más de tres (3) meses de expedición. Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.