Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, (sistema de gestión completo o proceso o actividad específica).

Transcripción

1 Objetivo: Establecer un procedimiento para asegurar se lleven a cabo, la evaluación al Sistema de Gestión Integral conforme contra los criterios establecidos. Con el objetivo de establecer acciones de tratamiento a no conformidades, riesgos y oportunidades detectadas durante la misma. Alcance: Sistema de Gestión de Gestión Integral de AAARAC. Definiciones: SGI: Sistema de Gestión Integral (Calidad y Seguridad) Auditoria Interna: Examen sistemático e independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría, evaluarlas objetivamente, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría. Criterios de auditoría: Norma y/o requisito política, objetivos, metas, estándares, Requisitos legales y regulatorios, otros, por ejemplo: buenas prácticas de seguridad. Programa de auditorías: Tomando en consideración el estado e importancia de los procesos y áreas a ser auditados, así como los resultados de auditorías previas. Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría, (sistema de gestión completo o proceso o actividad específica). Auditado: Organización a la que se le practica la auditoría: Para efecto de la auditoría interna el auditado es el área o proceso declarado en el Sistema de Gestión Integral. Auditor Líder: Líder del equipo auditor: Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoría Auditor interno: Persona que tiene la competencia para llevar a cabo una auditoria. Competencia: Capacidad demostrada para aplicar conocimiento y habilidades. Proceso de auditoría: Criterios, objetivos, beneficios y tipos de auditoría. Equipo Auditor: Uno o más auditores internos que llevan a cabo una auditoría. A un auditor del equipo auditor, se le designa como líder del mismo. Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría. 1

2 Hallazgos de la Auditoría: Resultado de la evaluación de las evidencias recopiladas durante la auditoría con respecto a los criterios de auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados para la auditoría. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Responsabilidades: Presidente AAARAC: Autorizar y asignar los recursos necesarios para asegurar la realización de auditorías en la organización. Director Genera/l: Apoyar al personal autorizando los tiempos para el personal que realiza las auditorías internas. Gerentes de Área: Mantener información documentada como evidencia de la realización de las actividades que conforman el proceso en el que interviene. Coordinadora del SGI: Realizar el programa de auditorías. Seleccionar los auditores internos. Asegurar que los auditores internos cuenten con la competencia necesaria para la ejecución de auditorías internas. Coordinar las auditorias conforme al programa de auditorías. Asignar los roles de trabajo para la ejecución de auditorías internas. Comunicar las necesidades de recursos para asegurar se implemente de manera eficaz el presente procedimiento. Designar el auditor líder de la auditoria a realizar, en su caso de no designar tomar el rol de líder. Evaluar a los auditores internos durante la ejecución de la auditoria. Auditores Internos: Realizar la auditoria conforme a la agenda establecida. 2

3 Verificar el grado de cumplimiento bajo evidencia objetiva, conforme al criterio establecido. Realizar el reporte de resultados de la auditoría realizada. Comunicar a la Coordinadora cualquier situación que se presente e impida la realización de la auditoria conforme ha sido planeada. Auditor Líder: Asignar los roles de trabajo de los auditores internos para la ejecución de auditoria Acompañar al auditor durante la ejecución de auditoria. Procedimiento 1.- La Coordinadora del SGI, al inicio de cada año realiza el programa anual de auditorías internas (AAA-43) a realizar. El programa lo determina de acuerdo a las necesidades de los procesos, los riesgos identificados, el resultado de auditorías previas, cambios realizados en la organización, u otros que pudieran afectar al Sistema de Gestión Integral. 2.- Selecciona al grupo de auditores, considerando el conocimiento, disponibilidad y habilidades personales. Si no cumple con la competencia idónea para ejecución de auditorías internas, se asegura de que reciba la formación de su competencia. En este caso solicita los recursos necesarios a la dirección, tales como tiempos, áreas de trabajo, entre otros recursos. 3. Asigna un líder en cada ejecución de auditoria, en primeros ejercicios, la coordinadora, toma el rol de líder, mientras los auditores internos, forman sus competencias de manera práctica. Cuando considere que han adquirido la habilidad y conocimiento en las auditorías internas, realiza la asignación de un líder, en cada ejercicio a realizar. 4.- Una vez cercana la fecha programada de la auditoria, prepara el plan de auditoría (AAA-44), donde incluye los siguientes elementos: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones de apertura y cierre, y las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración del informe final. Cuando exista la designación de un líder, es quien realizará el plan de auditoria. 5.- Coordina los roles de trabajo, indicando a cada uno la responsabilidad para revisar las áreas y/o procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicas, considerando la independencia y competencia de los auditores asignados. 6.- Previo a la realización de la auditoria, reúne al equipo auditor, para comunicar los roles de trabajo, así como indicar la información necesaria, para la preparación de la 3

4 auditoria. Los auditores internos realizan las listas de verificación (AAA-45), la cual es una guía de apoyo para conducir la misma. Y se realizan en función a manual, procedimientos, instructivos, registros, indicadores, diagramas de tortuga del proceso u otros tales como políticas establecidas etc. 7.- Una vez llegado el día de la auditoria interna, inicia la ejecución del plan establecido (AAA-44). Iniciando con la reunión de apertura, en la cual participan la dirección, los auditores y personal disponible de la organización. 8.- Durante la reunión de apertura se confirma el plan de auditoría, y se da lectura de las actividades a realizar, y se aclaran posibles dudas o cambios a realizar, en el caso aplicable sobre el desarrollo de la auditoría. 9.- El auditor interno designado, da inicio a la ejecución de auditoria interna, en el área y horario indicado, verifica bajo evidencia objetiva el grado de cumplimiento del SGI en el área o proceso en cuestión. Registra la evidencia revisada y realiza los comentarios, recomendaciones, en su caso hacer de su conocimiento al auditado, de los posibles incumplimientos detectados En cada día de auditoria, la coordinadora se reúne con el equipo auditor, a fin de verificar avances, detección de hallazgos, establecer acuerdos, o en su caso, recomendaciones de verificación en los siguientes procesos. Una vez concluida la ejecución del plan de auditoria, Se reúne con el equipo auditor para revisar los hallazgos de la auditoría. Se realiza el cierre de auditoria, dando lectura de forma general los hallazgos detectados, indicando que posterior se informara de manera formal el resultado El auditor interno realiza el reporte de auditoria (AAA-46) y lo entrega a la Coordinadora de SGI, junto con las listas de verificación y evidencia en caso aplicable, que sea el soporte de los hallazgos detectados, En otro caso la referencia a los documentos, para poder identificarlos. La Coordinadora de SGI revisa la información, prepara y libera el reporte final (AAA-46), el cual es comunicado a la dirección. Esto pudiendo ser a través de una junta, en casos especiales vía electrónica, solicitando la confirmación de la recepción. Para el conocimiento del personal publica el resultado en área estratégica La dirección solicita el seguimiento a los hallazgos detectados, a través de acciones de seguimiento a no conformidad. El gerente de cada área es el responsable documenta las acciones conforme al procedimiento (PAAARAC-15 ACCIONES DE NO CONFORMIDAD, RIESGOS Y OPORTUNIDADES) e involucra a su personal a cargo, en dicho seguimiento. Las oportunidades de mejora son registradas en el formato seguimiento a oportunidades de mejora. 4

5 13.-.La Coordinadora del SGI, se asegura de las actividades de verificación de las acciones, así como del cierre a las mismas. Con apoyo de la supervisora del sistema de gestión, quien acude al área correspondiente, solicita muestren evidencia de seguimiento (en este caso únicamente registra en el formato de acción el resultado, y le indica al responsable de área mantener la evidencia para efectos de auditorías futuras). El reporte de auditoria se cierra cuando las acciones derivadas del reporte son concluidas como efectivas. Documentos Relacionados AAA-43 Programa de Auditorías Internas AAA-44 Plan de Auditoria Interna AAA-45 Lista de Verificación AAA-46 Reporte de Auditoria AAA-040 Acción de no conformidad, riesgos y oportunidades. Documentación del SGI Nivel de Revisión Descripción del Cambio Fecha 00 Emisión Inicial 20-Ene-17 Revisó Aprobó 5