Guía de Referencia Rápida

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1 Open Text Document Server, Alchemy Edition Módulo Scan Versión 8.3 Guía de Referencia Rápida

2 INTRODUCCIÓN... 3 CONFIGURACIÓN... 3 PERFIL DEL ESCÁNER... 4 TIPOS DE DOCUMENTO... 6 PLANTILLAS OCR...12 ANOTACIONES...11 MODULO DE SCAN CON TIFF MULTIPAGINA...15 Sistemas de Documentación Multimedia 2

3 INTRODUCCIÓN: Alchemy Scan es uno de los módulos que contiene el Software Alchemy. Este se puede utilizar tanto con el cliente Administrador como con el cliente Index. Para comprobar que se nos ha concedido la licencia nos tiene que aparece el icono del scanner en el menú superior de nuestro programa. Si este icono aparece, significa que tenemos activado el modulo de Scan, este nos permitirá digitalizar documentos y hacer OCR entre otras funcionalidades. CONFIGURACIÓN: Lo primero que hay que hacer es configurar el tipo de documentos que se van a escanear. Para ello vamos al menú Digitalizar y después Configuración. Dentro de este menú, podremos configurar las características de nuestro escáner para todos los tipos de documentos que vamos a escanear. Aquí seleccionaremos el tipo de documento, si queremos multipágina o una sola página, OCR Aquí configuraremos el tipo de escaneo que vamos a hacer, ya sea color, blanco y negro, doble cara Sistemas de Documentación Multimedia 3

4 PERFIL DEL ESCÁNER: Se hace clic en el botón de perfil del Escáner, para empezar a configurarlo. Después se hace clic en y aparece este menú: Lo primero es seleccionar el escáner que tenemos instalado en nuestro Sistema. Después elegiremos las características que mejor se adapten a nuestras necesidades. Hay que asignar un nombre a este perfil del escáner. Por ejemplo Blanco y negro 2 caras 200 ppp Sistemas de Documentación Multimedia 4

5 Elegimos el tipo de driver, lo recomendable es el Driver ISIS. El escáner tiene que ser compatible con este Driver. Elegimos el modelo de nuestro escáner. Una vez elegido el escáner, hay que configurarlo. Se hace clic en el botón Aquí elegimos la calidad del escaneo, el tamaño de papel, si es color o blanco y negro Este es un ejemplo de configuración del escáner. Según el modelo del que dispongamos aparecerán más o menos opciones. Sistemas de Documentación Multimedia 5

6 Cuando se ha configurado el Perfil del escáner, o lo que es lo mismo, la forma en la que se van a digitalizar los documentos, nos disponemos a elegir el tipo de documento con el que se va a asociar. Podemos tener diferentes tipos de documentos a digitalizar, como por ejemplo, Facturas, Albaranes, Expedientes Y cada uno tiene unas características distintas, unos pueden ser en color, otros blanco y negro, una cara, doble cara Crearemos un tipo de documento para cada uno, así como los perfiles que sean necesarios. Varios tipos de documentos pueden tener el mismo perfil de escáner. TIPOS DE DOCUMENTO: Ahora hacemos clic sobre el botón Hacemos clic en documento. y después en el menú que aparece asignamos un nombre al Aquí estará la lista de los tipos de documentos que crearemos. En estas pestañas configuraremos las características de nuestros documentos Sistemas de Documentación Multimedia 6

7 Ahora se comprueban todas las pestañas del tipo de documento, para caracterizar este según lo necesitemos. Aquí seleccionamos la base de datos en la que por defecto se va a añadir el documento cuando lo digitalicemos. Si conocemos el tamaño de una página en blanco podemos configurarlo para que las omita. Aquí elegimos el formato de salida de los ficheros digitalizados (un solo fichero por documento o un fichero para un grupo de documentos). El tipo de formato a digitalizar, TIFF, PDF, JPG Asignamos un prefijo y un contador de digitalización. Sistemas de Documentación Multimedia 7

8 Cuando digitalizamos y creamos un nuevo documento hay que comprobar cuantas páginas ocupa el documento y seleccionar la opción que más se ajuste al mismo. - Cada n páginas: Crearemos un documento por cada número de páginas que le hayamos asignado. - Digitalizar todas las páginas en un solo documento: Crearemos un solo documento con todas las páginas que introduzcamos en el escáner. - Cuando se detecte un separador de documentos: Algunos escáneres disponen de su propio separador de documentos, eligiendo esta opción podremos utilizarlo. - Cuando se detecte una página separadora de código de barras Alchemy: Alchemy tiene su propio separador de documentos. Lo podemos encontrar en la carpeta de instalación del programa. la siguiente forma: Y tiene - Cuando el código de barras contiene un patrón de expresión como : Algunos separadores con código de barras contienen algunos caracteres especiales para hacer la separación de los documentos. Se lo tenemos que mostrar a Alchemy al principio o al final del documento. En la selección del tipo de documento podemos elegir diferentes formatos según nuestras necesidades. Sistemas de Documentación Multimedia 8

9 Primero se selecciona el perfil del escáner al que vamos a asociar el documento. Después se marcan las opciones que mas convengan para la digitalización. - Digitalizar por adelantado: Esta opción siempre tiene que estar seleccionada ya que utiliza además de la memoria del escáner, la del ordenador para agilizar la digitalización. - Digitalizar dos caras: Si es nuestro caso al seleccionar esta opción usaremos el modo duplex (las dos caras del documento en una sola pasada). - Escáner plano: Si quisiéramos utilizar el alimentador planetario de un escáner. - Notificar cuando la bandeja del escáner este vacía: Nos avisará cuando no haya páginas en la bandeja del escáner. Después de digitalizar cada página: - Vista preliminar: Muestra una miniatura de la página después de digitalizarla. - Componer: Compone la imagen para una mejor calidad. - Refinar: Ajusta la página digitalizada para una mejor calidad de visualización. - Eliminar borde negro: Si el documento entra torcido o el margen exterior es muy grande, esta opción elimina el borde negro que se genera. - AutoVista: Muestra una vista rápida de cada página que digitalizamos en el visor. - Girar: Gira el documento en las direcciones necesarias para ser visualizado correctamente. Sistemas de Documentación Multimedia 9

10 Solo accederemos a la pestaña de OCR cuando se quiera hacer OCR al documento mientras digitalizamos, si dejamos todas las casillas desmarcadas, no se realizará en el momento de la digitalización, nos da la opción para realizarlo a posteriori. - Enderezar la imagen antes del reconocimiento - Detectar automáticamente la orientación de la página - Mejorar imágenes imperfectas - Idioma - OCR usando plantilla: Si el administrador a generado una plantilla de OCR para un determinado tipo de documento, con esta opción la podemos utilizar. - Reconocer código de barras Lo recomendable para realizar un buen OCR es marcar las tres primeras casillas y elegir el idioma adecuado para el tipo de documento. Una vez terminados los perfiles del escáner y tipos de documentos ya se puede empezar a Digitalizar. Existen dos alternativas: Haciendo clic sobre el botón aparece el menú donde se selecciona el tipo de documento que se va a digitalizar y hacemos clic en Seleccionamos el tipo de documento que vamos a digitalizar. Sistemas de Documentación Multimedia Hacemos clic si 10 queremos modificar algo de la configuración.

11 NOTAS ACLARATORIAS: - Se puede digitalizar documentos en una base de datos concreta o en una carpeta haciendo clic sobre ella con el botón derecho del ratón. - Si el modulo SCAN está cargado se puede hacer OCR a los documentos, a uno en concreto o a varios a la vez haciendo clic sobre ellos con el botón derecho del ratón. - Si un documento no se ha digitalizado correctamente se puede volver a digitalizar pulsando en la siguiente opción: Seleccionamos un documento que se acaba de digitalizar, y si no tiene la suficiente calidad para ser visualizado, hacemos clic en el botón Volver a digitalizar. Sistemas de Documentación Multimedia 11

12 PLANTILLAS OCR (Solo para el Administrador): Se pueden crear plantillas de OCR para diferentes tipos de documentos, para ello el documento tiene que cumplir ciertos requisitos. - El documento tiene que estar en blanco y negro, formato TIFF y grupo IV. - Todos los documentos a los que se les va a aplicar la plantilla de OCR tienen que ser del mismo tipo/modelo. - Los documentos tienen que tener una calidad aceptable para que el motor de OCR funcione al 100%. Como crear una plantilla OCR: Se abre el programa y accedemos al menú Digitalizar Al hacer clic sobre Plantillas de OCR aparece la pantalla de configuración donde crearemos una nueva plantilla. Aquí aparecerá nuestra lista de plantillas. Haciendo clic en nuevo crearemos otra plantilla, para otro tipo de documento. Sistemas de Documentación Multimedia 12

13 Haciendo clic sobre el botón abrir seleccionamos una imagen para crear la plantilla. En el menú Zonas, creamos las zonas donde se va a hacer el OCR. Esta es una de las zonas que hemos seleccionado para este tipo de documento. En el menú zona se puede crear una zona de OCR. Al seleccionarlo, el campo de la base de datos se asigna a dicha zona. Después aparece el recuadro de la zona y se arrastra hasta la parte del documento donde queremos realizar el OCR. Una vez seleccionadas todas las zonas de OCR en el documento, hay que guardar la plantilla haciendo clic en, se le asigna un nombre y se hace clic en aceptar. Sistemas de Documentación Multimedia 13

14 Cuando se hace OCR, ya sea sobre una serie de documentos que tenemos en Alchemy o en el momento de digitalizar, se puede cargar esta plantilla. Elegimos una del grupo de plantillas según el tipo de documento que vamos a realizar el OCR. En resumen, la plantilla OCR extrae zonas del documento y les asigna a los campos del perfil de la base de datos que le hemos asignado, de manera que se rellenará añadiendo el texto que interpreta el OCR y que está en el interior de la zona. Sistemas de Documentación Multimedia 14

15 MODULO DE SCAN CON TIFF MULTIPAGINA: Cuando digitalizamos documentos multipágina en Formato TIFF, tenemos una serie de opciones de digitalización que nos permitirá personalizar estos documentos. Siempre que el documento no esté construido, y sea un documento TIFF, Blanco y Negro, grupo IV. Abrimos el documento con el visor de Alchemy y presentamos cada página en modo miniatura. Si acabamos de digitalizar el documento (el mismo estará aun sin construir), por lo tanto podemos revisar las páginas por si hubiera que modificar el orden, añadir, quitar, o sustituir páginas de este documento. Hacemos clic con el botón derecho sobre una de las páginas. Aquí podemos añadir páginas con los botones Digitalizar páginas antes/después y si hubiera que volver a digitalizar una o varias páginas de este documento haríamos clic en el botón Redigitalizar páginas. Sistemas de Documentación Multimedia 15

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