POLÍTICA EDITORIAL Y DE ACTUALIZACIÓN DEL SITIO WEB.

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1 POLÍTICA EDITORIAL Y DE DEL SITIO WEB

2 2 1. PROPÓSITO DE LA POLÍTICA A través de los objetivos del plan Visión Colombia 2019 que impulsa el Gobierno Nacional se fijó el compromiso de estimular el desarrollo del país valiéndose de una comunicación e información permanente hacia la sociedad, para tal fin se hace necesario que las diferentes entidades del estado se sintonicen con dicho lineamiento, brindando a la ciudadanía herramientas que permitan mantener un diálogo constante y fluido a través de medios digitales e interactivos. En este orden de ideas el programa Gobierno en Línea - GEL, liderado por el Ministerio de Tecnologías de la y las Comunicaciones MinTIC, que aplica a todas las entidades nacionales y territoriales del país, dispuso en el Manual de GEL 3.0, así como el Decreto 1151 de 2008, el Manual de GEL. 3.1 y el Decreto 2693 de 2012, la obligación de diseñar, adoptar y publicar una Política Editorial que regule el estilo y la forma de los contenidos que se publican en el sitio web de la Entidad. Con fundamento a lo anterior y teniendo en cuenta el rápido avance de las nuevas tecnologías de la información que dan la posibilidad a los ciudadanos y al público en general de desempeñar un papel activo en el desarrollo de la gestión de las entidades públicas, se hace necesario para FONADE crear una política que regule el estilo y la forma de los contenidos que se publican en el sitio web de la Entidad. Por tanto, FONADE ha ajustado sus medios tecnológicos para el contacto con el ciudadano de manera permanente a través de su sitio web, controlando administrando, actualizando y monitoreando los contenidos que allí se publican, para generar así, participación con canales directos de comunicación de doble vía con la ciudadanía. 2. ORIENTACIONES Y DIRECTRICES El artículo 74 de la Constitución Política de Colombia reza que Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley, adicionalmente la Ley 57 de 1985 ordena la publicación de los actos y documentos oficiales y finalmente la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho a la Pública Nacional determina en su artículo 12 que todas las entidades públicas deberán adoptar y difundir de manera amplia su esquema de publicación a través de su sitio web, y en su defecto, en los dispositivos de divulgación existentes en su dependencia, incluyendo boletines, gacetas y carteleras SOBRE LOS CONTENIDOS Los contenidos que publica la Entidad deben ser claros, precisos y en lenguaje sencillo, no debe haber lugar a dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que estos, serán utilizados por personas de diferentes niveles educativos y regiones del país. No se debe hacer uso de abreviaturas. En caso de ser necesarias, deben ir referenciadas entre paréntesis inmediatamente después del texto al que hacen referencia. El uso de siglas debe estar acompañado de su significado. Cuando se haga necesaria la utilización de términos en idiomas extranjeros deben di ferenciarse del resto del texto mediante la utilización de versalitas o itálicas, explicados inmediatamente después de la primera vez en que son utilizados. No se deben emplear abreviaturas en el nombre de los meses. Se deben seguir las reglas sintácticas, gramáticas y ortográficas del idioma español de acuerdo con la Real Academia de la Lengua Española. Los contenidos que se publiquen deben ser verificables y de calidad, que brinden un beneficio para el usuario y que no dé lugar a interpretaciones erradas. Se debe evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa a la información publicada.

3 3 Las áreas deben solicitar la publicación de contenidos que sean de su entera competencia y sobre los cuales se tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados SOBRE EL MATERIAL GRÁFICO Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro, material gráfico que se utilice, deben estar acorde con los textos. Los contenidos no deben ser ofensivos, discriminatorios ni de carácter político. Se debe evitar todo contenido discriminatorio por raza, género, región, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, etc SOBRE LA PRIVACIDAD No se pueden publicar contenidos que revelen aspectos confidenciales de la Entidad o que afecten el buen nombre de una persona. No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. Deberá incluirse en todo formulario o documento de publicación que haga solicitud de datos personales, un acceso o hipervínculo que permita visualizar la Política y el Proceso definido por la Entidad para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales SOBRE LOS DERECHOS DE AUTOR Y DE PROPIEDAD INTELECTUAL Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios web publicados por FONADE hacen parte del patrimonio de la entidad pública, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada por la Entidad y así mismo se debe informar claramente al ciudadano la s restricciones de uso sobre el material alojado. Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material y a su vez realizar la referencia expresa sobre la fuente de los contenidos en cada una de las publicaciones donde se haga uso de la información mencionada. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la Entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comi llas dobles ( ) y se debe incluir la referencia del lugar donde fué tomada la cita, con al menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente y fecha de publicación. El manejo de citas de contenido debe ser estandarizado de acuerdo a la reglamentación de referencias bibliográficas regido para Colombia del Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC.

4 4 3., RESPONSABLES, Y FUENTES DE básica de la Entidad en el sitio web Revisar la pertinencia y actualización de los contenidos de información general publicada sobre FONADE. Misión y visión Mantener actualizados los contenidos de misión y visión publicados en el sitio web según lo establecido en la normatividad interna. Objetivos y funciones Mantener actualizados los contenidos sobre los objetivos y funciones de la Entidad publicados en el sitio web según lo establecido en la normatividad interna. Organigrama Publicar y mantener actualizado el diagrama de la estructura organizacional de la Entidad con sus diferentes dependencias, áreas y equipos de apoyo y/o asesoría. Localización de la Entidad Publicar un enlace en el sitio web que contenga el mapa de la ubicación física de la Entidad. Área de Tecnología de la Se actualizará con la adición de una nueva sede o punto operativo de FONADE. Horarios y días de atención al público Publicar los datos de contacto, canales y horarios de atención en la parte inferior de la página inicial del sitio web de la Entidad. Directorio de funcionarios y contratistas Publicar el directorio que incluya el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono los funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el Formato de información de servidores públicos y contratistas definido por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Subgerencia Administrativa / Subgerencia de Contratación

5 5 Directorio de Entidades Publicar un listado con las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de l a Entidad, con enlace al sitio web de cada una de éstas. Anual. Políticas, planes o líneas estratégicas Publicar y mantener actualizado las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las dependencias administrativas de conformidad con sus programas operativos y los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño. Gestión de Riesgos / Control Interno / Subgerencia Administrativa Plan de compras y contrataciones Publicar el plan de compras anual, así como procedimientos, lineamientos, datos las contrataciones adjudicadas de funcionamiento e inversión, obras públicas, los bienes adquiridos y arrendados, los plazos de cumplimiento de los contratos, co ncursos y licitaciones. En el caso de personas naturales con contratos de prestación de servicios, debe publicarse el objeto de contrato. Previa verificación se publican los datos de contacto según directrices del DAFP. Subgerencia de Contratación Revis ión mensual. de programas y proyectos de ejecución Publicar el plan de acción (una vez al año), el plan operativo anual de inversiones o el instrumento donde se consignen los proyectos o programas que se ejecuten en cada vigencia. Gestión de Riesgos Presupuestal Presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público. Área de Contabilidad y Presupuesto Mensual de la contratación Para las contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, la entidad debe publicar sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual se pueda acceder directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción y con los respectivos plazos de cumplimiento de los contratos que suscriban. Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Publicar en el sitio web el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de la Entidad de conformidad con el artículo 73 de la Ley 1474 de Subgerencia de Contratación Gestión de Riesgos / Asesoría de Control Interno La actualización dependerá de los cambios en el contenido del componente.

6 6 de trámites y servicios Publicar los detalles pertinentes sobre todo trámite que ofrezca la Entidad directamente al cliente externo, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención. Métodos Semestral. Entes de control que vigilan la Entidad Publicar la relación de todas las entidades que vigilan a FONADE y los mecanismos de control que existen al interior y al exterior para hacer un seguimiento efectivo sobre la gestión de la Entidad. Asesoría de Control Interno Informes de gestión, evaluación y auditoría La Entidad debe poner a disposición de los ciudadanos una sección en el sitio web para la publicación de los informes de gestión del período vigente y el histórico del período inmediatamente anterior, presentados a la Contraloría (dos veces al año), al Congreso / Asamblea / Concejo (según aplique una vez al año) y los informes de rendición de cuentas a los ciudadanos (una vez al año). También se deben publicar los informes de evaluación y auditoría (teniendo en cuenta la periodicidad establecida en la normatividad legal vigente que aplique), y los informes de Revisoría Fiscal (una vez al año) Gestión de Riesgos / Subgerencia Financiera Asesoría de Control Interno para niños Mantener actualizado y con leguaje sencillo un sitio de información dirigida al público infantil con contenidos sobre la entidad y actividades, presentadas de manera didáctica e interactiva. Preguntas y respuestas frecuentes Ofrecer a los ciudadanos a través del sitio web una lista de respuestas a preguntas frecuentes relacionadas con FONADE, su gestión, los servicios y trámites que presta. Área de Servicios Administrativos Semestral. Noticias, Boletines y publicaciones La Entidad dispondrá de una sección específica en el sitio web para la publicación de las noticias, boletines y comunicaciones. El contenido de esta sección debe organizarse de manera cronológica para su facilidad de uso. Política editorial y de actualización Publicar y actualizar la Política Editorial, la cual rige los contenidos de sus sitios web incluyendo la periodicidad de actualización y el área responsable de proporcionar los contenidos, de acuerdo con las directrices del Programa Gobierno en Línea.

7 7 Seguridad de la información La organización cuenta con un modelo de seguridad de la información, el cual busca mantener la confidencialidad, disponibilidad e integridad de los activos de información entre ellos el sitio web, a través de un conjunto de recursos tecnológicos, procedimentales y humanos. La política de tratamiento de datos personales debe publicarse de manera visible en el sitio web. Identidad corporativa de la Entidad para el sitio web Hacer uso y manejo de la identidad corporativa, la cual se define en el MDI011 Manual de Imagen Corporativa de FONADE, para el uso y aplicación de los elementos gráficos de comunicación (logos, tipografías, colores y dimensiones), que hacen parte de la imagen corporativa y que permitan una identificación clara institucional y guberna mental para los usuarios de sitio web. Enlace al portal del estado colombiano La página de inicio de la Entidad debe tener un enlace visible al Portal del Estado Colombiano, mediante la aplicación de marca (logotipo oficial) de cada una de las entidades o programas aplicables. Gestión de Riesgos / Área Tecnologías de la Área de Tecnología de la Permanente. Mapa del sitio Mantener un enlace Mapa del sitio el cual debe permitir el acceso como mínimo a todas las secciones y subsecciones del sitio web, permitiendo fluidez y recursividad en las alternativas de navegación a los usuarios. Área de Tecnología de la Peticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias Publicar y hacer promoción del mecanismo de presentación directa de solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias a disposición del público, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta. Área de Servicios Administrativos Mecanismo de participación ciudadana para la formulación de planes y construcción de normatividad Publicar los proyectos de normatividad en construcción y habilitar un mecanismo de participación ciudadana con el objetivo de recibir sugerencias y observaciones para la construcción de dichos elementos. Datos Abiertos Publicar un registro de activos de información de toda la Entidad y los datos abiertos aperturados. Subgerencia Técnica Métodos / Área de Tecnología de la / Área de Planeación y Gestión de Riesgos / Área de Servicios Administrativos

8 8 de Gestión Documental Publicar el Programa de Gestión Documental de la Entidad, las tablas de retención documental y el cuadro de clasificación documental. Área de Servicios Administrativos Carta de trato digno a la ciudadanía De conformidad con la Ley 1437 de 2011, se debe expedir, publicar en el sitio web y actualizar una carta de trato digno al usuario donde la respectiva autoridad especifique todos los derechos de los usuarios y los medios puestos a su disposición para garantizarlos efectivamente. Métodos Servicios de información al ciudadano Mantener en el sitio web una sección de Atención al Ciudadano, dentro de la cual se encuentren los accesos a los contenidos de: Preguntas y respuestas frecuentes Calendario de actividades Carta de trato digno a la ciudadanía Política de tratamiento de la información personal Mecanismos de participación ciudadana Trámites y servicios Datos abiertos de gestión documental Glosario Ayuda para navegar en el sitio Peticiones, quejas, reclamos y denuncias Servicios de atención en línea Suscripción a servicios de información, Oferta de empleos. Oferta y seguimiento de trámites y servicios. Notificaciones a terceros Métodos / Área de Tecnología de la Encuestas de opinión Publicar en el sitio web encuestas de opinión sobre temas generales relacionados con la Entidad, teniendo en cuenta siempre el uso de lenguaje claro y amigable para el público. Todas las áreas Portal Corporativo y/o otros sistemas de La Entidad debe proveer a sus clientes internos el portal Corporativo y otros sistemas de información internos favoreciendo la oferta de información, trámites, servicios, la participación y la democracia electrónica. Área de Tecnología de la De acuerdo a los diferentes procesos que generen tareas de salida a producción de las soluciones. Redes sociales Impulsar el uso de redes sociales por medio de publicación de campañas, permitiendo así la discusión y participación ciudadana. Diario.

9 9 Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea -GEL Evaluar continuamente el cumplimiento de los lineamientos y estándares definidos por el Programa GEL del MinTIC para el sitio web de la Entidad. Métodos / Área de Tecnología de la / Área de Planeación y Gestión de Riesgos

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