POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS. Grupo: Presupuestación Proceso: Ejecución presupuestaria financiera. Descripción del cambio

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2 Página: 2 de 11 Cambios o actualizaciones Nivel de revisión Páginas modificadas Descripción del cambio Fecha Aprobador del cambio

3 Página: 3 de 11 Índice 1. Propósito del Documento Objetivo del Proceso Alcance Terminología y Definiciones Responsabilidades Políticas Procedimiento Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Referencias Difusión... 11

4 Página: 4 de Propósito del Documento 1.1 Establecer las políticas que regulan el proceso de ejecución presupuestaria financiera. 1.2 Definir los procedimientos bajo los cuales se llevan a cabo las actividades relacionadas con el proceso de ejecución presupuestaria financiera dentro de la normativa vigente. 2. Objetivo del Proceso 2.1 Garantizar que la certificación, modificaciones y liberación presupuestaria se realicen de forma oportuna en base al presupuesto aprobado para la Unidad de Negocio 3. Alcance 3.1 Las políticas y procedimientos que contiene este documento abarcan las actividades del subproceso de: Certificación y modificaciones presupuestarias 3.2 Las políticas y procedimientos que contiene este documento son de aplicación para todas las ubicaciones geográficas de la Unidad de Negocio. 3.3 Las excepciones no contempladas en este documento deben ser propuestas y aprobadas por el Gerente de la Unidad. 4. Terminología y Definiciones Área Requirente Compromiso del gasto Ejecución presupuestaria Modificación Presupuestaria Corresponde al área de la Unidad de Negocio donde se origina los requerimientos en base a los objetivos y metas determinados por la planificación Momento en el cual se genera una reserva parcial o total de la asignación presupuestaria. El compromiso se materializa en el momento en que se conviene o contrata formalmente con un tercero la realización de obras, provisión de bienes, prestación de servicios, transferencias o subvenciones. Comprende el conjunto de acciones destinadas a la utilización de los recursos humanos, materiales y financieros asignados en el presupuesto con el propósito de obtener los bienes y servicios en la cantidad, calidad y oportunidad previstos en el mismo. (Art 113 Código de Finanzas Públicas) Se considera modificación presupuestaria al incremento o reducción de los rubros aprobados, que alteren o no los techos del presupuesto inicial asignado.

5 Página: 5 de 11 Programación Financiera La Programación financiera del gasto consiste en la previsión periódica de los requerimientos financieros dispuestos para cubrir las necesidades de recursos requeridos para la obtención de bienes y servicios. Política Criterio o directriz que regula un proceso. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo un proceso. Proceso Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Responsable Corresponde al servidor o servidora que realiza la actividad. Revisor Titular del Área Valor comprometido Valor devengado Corresponde al servidor o servidora diferente a aquel que realizó la actividad y está designado a revisar su resultado. Corresponde al Subgerente; y, en el caso de que el Departamento dependa directamente de la Gerencia de la Unidad de Negocio, el Titular corresponderá al Jefe del Departamento. Valor presupuestario que queda comprometido en el momento en que la autoridad competente, mediante acto administrativo expreso, decida la realización de los gastos con o sin contraprestación cumplida o por cumplir y siempre que exista la respectiva certificación presupuestaria 1. Valor registrado en el momento que ocurra un hecho económico, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos u obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prácticas comerciales de general aceptación Responsabilidades 5.1 Es responsabilidad de los servidores involucrados en el proceso realizar sus actividades de acuerdo a lo que se detalla en el presente documento. 5.2 Es responsabilidad del titular del área involucrado en el proceso, establecer y notificar al Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad cualquier propuesta de cambio al presente documento. 5.3 Es responsabilidad del Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad analizar los cambios, gestionar la aprobación del presente documento y difundirlo. 6. Políticas 6.1 Políticas Generales 1 Cod. Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Art Normas Técnicas de Presupuesto

6 Página: 6 de Inobservancia de las políticas y procedimientos aprobados por la Gerencia La inobservancia e incumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el presente documento será sancionado conforme lo indicado en el Reglamento Interno de Trabajo de CELEC EP, Título II, De las Sanciones Disciplinarias, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal que esto pueda originar Cumplimiento de normas relacionadas Todas las actividades contenidas dentro de este proceso deben estar en estricto cumplimiento a la Normativa Financiera Vigente (ver punto 9. Referencias) Manejo de Información La administración de la información de la ejecución presupuestaria relacionada con las certificaciones, modificaciones y liberaciones del presupuesto (AO&M, PAI e IGO), es de entera responsabilidad del Departamento de Presupuesto. El Departamento de Tecnología y Comunicación proporcionará, en base a la estructura definida por el Departamento de Presupuesto, el espacio, acceso, seguridad y respaldo de la información presupuestaria en los servidores de la Unidad de Negocio. Las áreas podrán tener acceso a la información de la ejecución presupuestaria a través de los reportes e informes que el Departamento de Presupuesto emitirá de forma oportuna. 6.2 Certificación y modificaciones presupuestarias Certificación Presupuestaria La Unidad de Negocio no podrá contraer compromisos, celebrar contratos, ni autorizar o contraer obligaciones, sin la emisión de la respectiva certificación presupuestaria Sanciones por comprometer recursos públicos Las servidoras o servidores responsables que hubieran contraído compromisos, celebrado contratos, autorizado o contraído obligaciones sin que conste la respectiva certificación presupuestaria, serán destituidos del puesto y serán responsables personal y pecuniariamente Aprobar modificaciones presupuestarias El Gerente de la Unidad de Negocio aprobará de forma mensual todas las modificaciones presupuestarias generadas en el periodo, que no afecten los techos presupuestarios, signifiquen, cambios en partidas de costo y gasto, que no sobrepasen el monto de aprobación definido para la Unidad de Negocio por CELEC EP Matriz. 3 Art. 115 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas 4 Art. 178 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas

7 Página: 7 de 11 Cuando las modificaciones presupuestarias afecten los techos presupuestarios, la solicitud deberá ser aprobada por CELEC EP Matriz. Los Titulares de las Áreas de la Unidad de Negocio, en coordinación con la Jefatura de Presupuesto, serán los únicos autorizados a solicitar cambios a los techos presupuestarios por grupos y fuente, como consecuencia del análisis de las necesidades de la Unidad de Negocio Monto de aprobación para certificaciones presupuestarias Las certificaciones presupuestarias para la contratación de obras, adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, que requiera realizar la Unidad de Negocio, se emitirán conforme el monto máximo de contratación autorizado, que es de dos (2) millones de dólares de los Estados Unidos de Norte América sin considerar el impuesto al valor agregado 5 (IVA). Aquellos montos que superen los dos (2) millones de dólares sin considerar el IVA, serán emitidos por el Director Administrativo Financiero de CELEC EP Matriz, mediante el pedido formal del Gerente de la Unidad Compromiso del presupuesto El compromiso del presupuesto se dispondrá a través del Jefe del Departamento de Presupuesto mediante la certificación presupuestaria, momento en el cual se generará una reserva parcial o total de la asignación presupuestaria. Para generar compromisos se requiere la existencia de la asignación presupuestaria respectiva y el saldo disponible suficiente. En tanto no sean afectados definitivamente por el reconocimiento de una obligación, los compromisos se podrán anular total o parcialmente Recepción de las solicitudes de certificación presupuestaria Las Subgerencias y Jefaturas de la Unidad de Negocio son los únicos autorizados para solicitar certificaciones presupuestarias. Todas las solicitudes serán remitidas al Responsable de Control Financiero, a través del sistema IFS módulo documental, quien a su vez verificará que la solicitud contenga la información y los documentos habilitantes requeridos. Cuando se trate procesos de contratación pública de proyectos plurianuales, la solicitud de certificación presupuestaria deberá evidenciar el monto total de los pagos que ejecutarán las áreas de manera anual hasta la finalización del proyecto Tiempos para la emisión de la certificación presupuestaria El tiempo máximo para la emisión de certificaciones presupuestarias por parte del Departamento de Prepuesto se establece en función de la disponibilidad de recursos, y se contabilizará una vez que el Responsable de Control Financiero haya recibido 5 Resolución CELEC EP- GG ; Poder especial otorgado al Gerente de CEELEC EP Transelectric: P03168

8 Página: 8 de 11 satisfactoriamente la solicitud con la información y documentos habilitantes requeridos. Los tiempos máximos establecidos son los siguientes: Disponibilidad Cuando exista disponibilidad Cuando requiera modificaciones sin afectar el techo presupuestario Cuando requiera modificaciones que afecte el techo presupuestario Número de días Dos (2) días hábiles Cuatro (4) días hábiles Dos (2) días hábiles luego de la aprobación por parte de CELEC EP-Matriz Ejecución de montos certificados Los Subgerentes y Jefes de Área son responsables por la ejecución, el seguimiento y cumplimiento los montos asignados en las respectivas certificaciones emitidas por el Departamento de Presupuesto. 7. Procedimiento Es responsabilidad del Departamento de Presupuesto realizar el registro y control de las certificaciones presupuestarias emitidas. Este registro permitirá, viabilizar el proceso de pago respectivo al Departamento de Contabilidad. 7.1 Certificación y modificaciones presupuestarias Involucrados: Jefe del Departamento de Presupuesto, Responsable del Departamento de Presupuesto y Áreas Involucradas Elaborar solicitud de certificación presupuestaria: El Subgerente y Jefe del Área Requirente, envía la solicitud de certificación presupuestaria al Responsable de Control Financiero, a través del sistema IFS módulo documental, en el formato Solicitud de Certificación Presupuestaria, considerando los tiempos definidos en la política de este documento y las fechas establecidas en el cronograma de cierre contable publicado mensualmente por el Departamento de Contabilidad Revisar solicitud de certificación presupuestaria: Una vez recibida la solicitud de certificación de disponibilidad presupuestaria, el Responsable de Control Financiero revisa que el requerimiento cumpla con la normativa establecida y contenga la información y documentos habilitantes requeridos; de estar conforme, se direcciona la solicitud al Jefe del Departamento de Presupuesto; de lo contrario, se solicita al área requirente la modificación de la solicitud o la información faltante, en un tiempo máximo de cuatro (4) horas, luego de recibida la solicitud Asignar responsable: Una vez recibida la solicitud, el Jefe del Departamento de Presupuesto, asigna el trámite al Responsable del Departamento de Presupuesto correspondiente de acuerdo al tipo de presupuesto.

9 Página: 9 de Verificar disponibilidad de recursos: El Responsable del Departamento de Presupuesto respectivo, verifica si existe o no los recursos necesarios en la partida presupuestaria correspondiente para cumplir con la obligación. En el caso de no contar con recursos, se continúa con la siguiente actividad, caso contrario se procede con la actividad Analizar modificación presupuestaria: Una vez que se ha verificado que no se cuenta con recursos suficientes en determinada partida presupuestaria, el Responsable del Departamento de Presupuesto verifica la pertinencia de realizar una modificación presupuestaria, según lo establecido en la política y remite de forma oportuna vía correo electrónico al Jefe del Departamento de Presupuesto, la recomendación de las posibles partidas de donde se pueden transferir los recursos Validar y comunicar recomendación para modificación presupuestaria: El Jefe del Departamento de Presupuesto revisa la recomendación de modificación y, de estar de acuerdo, comunica inmediatamente al Jefe del Área requirente y Responsable de Control Financiero, vía correo electrónico, la recomendación y el formato que se debe presentar Elaborar solicitud de modificación: El Titular del Área Requirente procede a llenar la solicitud de modificación presupuestaria según las indicaciones dadas por el Jefe del Departamento de Presupuesto y remite la solicitud al Responsable de Control Financiero Receptar solicitud de modificación: El Responsable de Control Financiero recepta la solicitud de modificación, verifica el cumplimiento de los requisitos solicitados y los entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto para su firma Revisar solicitud de modificación: El Jefe del Departamento de Presupuesto revisa la información registrada en los formatos en base a la solicitud de modificación recibida, suscribe los documentos y los remite al Subgerente Financiero para su autorización Autorizar modificación presupuestaria: De estar de acuerdo con la solicitud, el Subgerente Financiero autoriza la modificación presupuestaria, caso contrario, solicita los cambios pertinentes Aprobar modificación presupuestaria: Una vez autorizada la solicitud de modificación, el Subgerente Financiero remite la solicitud al Gerente de la Unidad de Negocio para su aprobación, según lo establecido en la política de este documento. Si la solicitud de modificación afecta el techo presupuestario establecido, el Gerente de la Unidad de Negocio solicitará aprobación a la Gerencia General de CELEC EP.

10 Página: 10 de Registrar modificación de partidas presupuestarias: Una vez aprobada la modificación por parte del Gerente de la Unidad de Negocio y/o Gerente General de CELEC EP, el Responsable del Departamento de Presupuesto realiza los cambios en las partidas (aumentos y/o disminuciones sin/con afectación de techos presupuestarios),actualiza el presupuesto y procede a ejecutar la actividad Adicionalmente, comunica las modificaciones de partidas presupuestarias al Departamento de Adquisiciones y a Programación, Seguimiento y Calidad para las actualizaciones en el PAC y POA respectivamente Comunicar modificaciones presupuestarias: El Subgerente Financiero comunica mensualmente al Gerente de la Unidad de Negocio y a la Dirección Financiera de CELEC EP Matriz, todas las modificaciones de partidas presupuestarias autorizadas en el mes Emitir la certificación presupuestaria: Una vez que el Responsable del Departamento de Presupuesto ha verificado que la solicitud cuenta con partida presupuestaria y el saldo suficiente para atender la obligación, genera el documento Certificación Presupuestaria registrando los valores respectivos en cada una de las partidas presupuestarias, cumpliendo con los tiempos establecidos en la política de este documento Autorizar y remitir certificación presupuestaria: El Jefe del Departamento de Presupuesto revisa y autoriza la certificación presupuestaria y la remite físicamente al Jefe del Área Requirente para que se incluya dentro de los documentos habilitantes del proceso de contratación o pago respectivo. Ver procedimiento Procesamiento de cuentas por pagar PRO-FIN Inventario de Entradas - Salidas y Aplicaciones Tecnológicas Cód. Subproceso Entradas Salidas Aplicación 7.1 Certificación y modificaciones presupuestarias Solicitudes de certificación, modificación presupuestaria Certificaciones presupuestarias. Modificación presupuestaria. Base de datos descentralizada Excel 9. Referencias 9.1 Ley Orgánica de Empresas Públicas, 24 de julio de 2009, Asamblea Nacional; 9.2 Directrices Proforma presupuestaria, Ministerio de Finanzas del Ecuador. 9.3 Programación Presupuestaria Cuatrianual, Ministerio de Finanzas del Ecuador.

11 Página: 11 de Ley Orgánica de Empresas Públicas (Art.34). 9.5 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. 9.6 Resolución CELEC EP-GG : Reglamento para la Elaboración del Presupuesto General de la Empresa Pública Estratégica Corporación Eléctrica del Ecuador CELEC-EP 10. Difusión 10.1 Este procedimiento será distribuido por el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad, a través de la intranet de CELEC EP-TRANSELECTRIC El original de este procedimiento permanecerá en el Departamento de Programación, Seguimiento y Calidad. Procedimiento sin restricción de acceso La última versión de este procedimiento se encuentra en la Intranet y la copia del mismo puede ser obtenida a través del Responsable de Programación, Seguimiento y Calidad, quién administra las versiones impresas originales de los documentos.