FADE-FICYT. Justificación de ayudas a empresas para proyectos de I+D+i del PCTI

Transcripción

1 FADE-FICYT Justificación de ayudas a empresas para proyectos de I+D+i del PCTI Oviedo, 18 de febrero de 2011 Luis Laviana González Carlota Moreno Roldán

2 Índice 1- Normativa 2- Plazos y lugar presentación 3- Presupuesto a justificar 4- Documentación a presentar 5- Revisión de la documentación 6- Ejemplos de errores más comunes 7- Preguntas frecuentes

3 1- Marco Regulador Bases Reguladoras: Resolución de 25 de junio de 2009, Consejería de Educación y Ciencia (BOPA 6/07/2009) Convocatoria: Resolución de 9 de julio de 2009, Consejería de Educación y Ciencia (BOPA 22/07/2009) Instrucciones de justificación de ayudas del programa ayudas a empresas para la ejecución de proyectos de I+D+i (Resolución de Oficina I+D+i 04/01/2010) Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones

4 2- Plazo y lugar de presentación CUÁNDO: Entre la fecha de finalización del proyecto o la anualidad, en el caso de proyectos con financiación plurianual, y el 28 de febrero del año inmediato posterior al que se justifica DÓNDE: se presenta en la FICYT (C/ Cabo Noval, nº 11, Oviedo) ANUALIDAD: del 1 de enero al 31 de diciembre

5 3- Presupuesto a justificar El COSTE SUBVENCIONABLE aprobado que figura en la Resolución de Concesión de Ayudas Se compone de todas o algunas de las siguientes partidas: Personal Material Inventariable Gastos de Funcionamiento Costes Servicios Externos Otros Gastos Generales Costes Indirectos Cada partida es independiente y no se podrán compensar gastos entre ellas

6 3- Presupuesto a justificar 3.1 Desglose por partidas y anualidades: presupuesto aprobado y firmado PLAZO PARA LA REALIZACIÓN DEL PROYECTO: aquel del que dispone el beneficiario para realizar la actividad y el gasto correspondiente a las diferentes partidas incluidas en su coste subvencionable aprobado.

7 3- Presupuesto a justificar NO ES POSIBLE trasladar costes (ayuda) de una anualidad a otra El beneficiario deberá realizar, en el plazo establecido y conforme a la distribución por anualidades aprobada, los gastos correspondientes a las diferentes partidas incluidas en el Coste Subvencionable NO SE ACEPTA que los beneficiarios realicen modificaciones en el coste subvencionable o introduzcan nuevos conceptos que no fueran solicitados y aprobados en su momento

8 3- Presupuesto a justificar 3.2 Cambios CUALQUIER CAMBIO en el Proyecto que suponga modificación en las condiciones iniciales de aprobación del Coste Subvencionable o de los plazos de ejecución y justificación, requiere AUTORIZACIÓN de la Consejería Educación y Ciencia (Resolución) y cumplir los siguientes requisitos: 1. No debe afectar a los objetivos perseguidos con la ayuda, ni a sus aspectos fundamentales 2. La solicitud del cambio ha de realizarse antes de que finalice el plazo de ejecución de proyecto/anualidad a justificar 3. Debe estar debidamente justificado y motivado

9 3- Presupuesto a justificar 3.2 Cambios ÚNICAMENTE SON ADMISIBLES cambios sin autorización previa en las siguientes condiciones: Cambios dentro de la misma partida con funcionalidades e importe equivalentes, siempre que no afecte a aspectos fundamentales del proyecto ni a los objetivos perseguidos. En el informe técnico deberá justificarse y explicarse el motivo del cambio CONSULTAR/INFORMAR ANTES DE REALIZAR CAMBIOS

10 Solicitud de Cobro Fichas normalizadas de los gastos junto con: original y copia de las facturas y de los pagos o bien original del informe de auditor Informe Técnico de seguimiento o final correspondiente a la actividad ejecutada Declaración de otras ayudas recibidas para mismo proyecto o mismos conceptos Fichero de Acreedores Todos los documentos tienen un modelo normalizado

11 4.1 Dónde encontrar los modelos normalizados?

12 4.1 Dónde encontrar los modelos normalizados?

13 4.1 Dónde encontrar los modelos normalizados?

14 4.2 Solicitud de Cobro QUIÉN: el Representante Legal que figura en la solicitud presentada debe firmar la Solicitud de Cobro Gastos Justificados: conjunto de gastos de los que el beneficiario presenta documentación justificativa

15 4.3 Gastos partida a partida FICHAS NORMALIZADAS DE LOS GASTOS Original y copia de las facturas/justificantes de gasto y de los pagos Original del Informe del auditor Las facturas se deben presentar en el mismo orden que se detalla en la FICHA normalizada de cada partida, seguida de su correspondiente documento de pago emitido por entidad bancaria, y junto con una copia de ambos documentos, que quedará en poder de la FICYT

16 4.4 Requisitos generales FACTURAS que se incluyan como justificantes de dichos gastos: Concepto: deberá estar claramente identificado y corresponder inequívocamente a un gasto del proyecto Fecha: debe encontrarse dentro del plazo de ejecución del proyecto y dentro de la anualidad que se justifica DOCUMENTOS DE PAGO de las facturas o justificantes de gastos: Válido: Extractos o certificaciones bancarios. Excepcionalmente, recibí del proveedor para gastos < 90 Fecha: hasta el 28 de febrero del año inmediato posterior al que se está justificando

17 4.4 Requisitos generales Si el Justificante de pago incluye varias facturas, se debe adjuntar: 1- Relación de las facturas, detallando el número e importe 2- Extracto bancario acompañado de uno de los siguientes documentos: Relación emitida por el banco de los pagos realizados Orden de pago de la empresa sellada por el banco En el caso de facturas en moneda extranjera, es necesario adjuntar fotocopias de los documentos bancarios de cargo en los que conste el cambio utilizado En ningún caso se aceptarán como justificante de pago documentos contables internos de ningún beneficiario

18 4.5 Gastos de personal Gastos de Personal: FICHA 1 (y FICHA 1.2 si hay cambios) junto con los siguientes documentos: 1. Modelo 190 del IRPF con las hojas correspondientes a las personas que imputan horas al proyecto o copia de los certificados de retenciones entregados a los trabajadores para su declaración del IRPF, debidamente sellados y firmados por la entidad 2. Documento TC2 de cotizaciones a la Seguridad Social, de todos los meses del periodo imputado en la ficha e identificando debidamente a cada empleado participante en el proyecto 3. Partes de control de dedicación mensuales firmados por el trabajador y responsable del proyecto en el modelo normalizado

19 4.5 Gastos de personal FICHA 1 MÁXIMO Nº horas anuales del empleado: el que figure en la solicitud de ayuda. (Convenio o, en su defecto, 1800 horas/año)

20 4.5 Gastos de personal FICHA 1.2 CAMBIOS DE PERSONAL

21 4.5 Gastos de personal HORAS ACEPTADAS: Las inicialmente presupuestadas que figuran en la solicitud de ayuda y que han sido aprobadas, con una variación máxima del 10% sobre el total de las mismas que se imputen al proyecto, con el límite del coste subvencionable aprobado NO SE ACEPTAN gastos de personal autónomo que no pertenezca al beneficiario

22 4.5 Gastos de personal La información justificativa de Gastos de Personal es exigida a TODOS los beneficiarios La información requerida para la justificación de gastos de personal será tratada con total confidencialidad y en ningún caso los beneficiarios estarán exentos de aportarla cuando así se requiera

23 4.6 Gastos de material inventariable Los inicialmente aprobados y con las mismas denominaciones o aquellos contemplados en los cambios posteriormente aprobados

24 4.6 Gastos de material inventariable (COMPRA) Gastos de Material Inventariable: FICHA 2A junto con los documentos siguientes en original y copia: 1. Factura de compra 2. Documento de pago 3. Fotocopia de la contabilidad correspondiente a la amortización individualizada en el periodo que se justifica en la que figure: Fecha y precio de adquisición Amortización acumulada del ejercicio

25 4.6 Gastos de material inventariable (ALQUILER/LEASING) Gastos de Material Inventariable: FICHA 2B junto con los documentos siguientes en original y copia: 1. Contrato de leasing 2. Factura de las cuotas correspondientes al periodo que se justifica 3. Documento de pago de las cuotas

26 4.7 Gastos de funcionamiento Gastos de Funcionamiento: FICHA 3 junto con los documentos siguientes en original y copia: 1. Factura de compra con CLARA identificación de los materiales y cantidades utilizados 2. Documento de pago EXCLUSIVAMENTE LOS SOLICITADOS Y APROBADOS

27 4.8 Costes externos: Subcontrataciones Costes Externos: FICHA 4 junto con los documentos siguientes en original y copia: 1. Facturas convenientemente descriptivas, en las que se especifique claramente el servicio prestado/contenido de la colaboración y su vinculación con el proyecto 2. Documentos de pago Los inicialmente aprobados o aquellos contemplados en los cambios posteriormente aprobados

28 4.9 Gastos Generales: Otros y Viajes Gastos Generales: FICHA 5.1 aportando original y copia de las facturas o comprobantes necesarios y sus documentos de pago En el caso de Gastos de Viajes se presentará la FICHA 5.2 aportando los documentos siguientes: 1. Hojas resumen de liquidación (comisión de servicios o equivalente) 2. Documentos justificativos de los gastos de hotel y billetes de viaje 3. Documentos de pago SOLO se admitirán gastos de viaje del personal participante en el proyecto, es decir, que figura en el apartado Gastos de Personal y siempre que aparezcan nominativamente identificados

29 4.10 Costes Indirectos Costes Indirectos: Ficha 6. Deben corresponder a costes reales de ejecución del proyecto que no han podido imputarse en forma directa al no poder individualizarse (consumo eléctrico, teléfono...)

30 4.10 Costes Indirectos: Cálculo de la Ficha Suma de los conceptos de la cuenta 62 que se detallan a continuación: Arrendamientos y cánones Reparaciones y conservación Suministros Otros servicios: se incluirán únicamente gastos de oficina (material y limpieza) y de comunicaciones Esta suma se multiplicará por el ratio obtenido de: Nº horas imputadas al proyecto (en gastos de personal) Nº horas totales de actividad de la empresa (plantilla media x Nº horas *) * Nº horas anuales del Convenio indicado en la solicitud o, en su defecto, 1800 horas/año

31 4.10 Costes Indirectos: Cálculo de la Ficha La justificación en todo caso se hará presentando: 1.- Balance de sumas y saldos del subgrupo 62 completo, señalando las cuentas utilizadas para el cálculo (621, 622, 628 y parte de la 629)

32 4.10 Costes Indirectos

33 4.10 Costes Indirectos La justificación en todo caso se hará presentando: 1 Balance de sumas y saldos del subgrupo 62 completo, señalando las cuentas utilizadas para el cálculo (621, 622, 628 y parte de la 629) 2.- Cuenta de Pérdidas y Ganancias, en la que se observa que el saldo del subgrupo 62 anterior coincide con la partida de Servicios Exteriores : A) Operaciones Continuadas 7. Otros gastos de explotación a) Servicios exteriores

34 4.10 Costes Indirectos

35 4.10 Costes Indirectos La justificación en todo caso se hará presentando: 1 Balance de sumas y saldos del subgrupo 62 completo, señalando las cuentas utilizadas para el cálculo (621, 622, 628 y parte de la 629) 2 Cuenta de Pérdidas y Ganancias, en la que se observa que el saldo del subgrupo 62 anterior coincide con la partida de Servicios Exteriores : A) Operaciones Continuadas 7. Otros gastos de explotación a) Servicios exteriores 3.- Balance de Situación, en el que el resultado del ejercicio proveniente de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias coincide con el resultado imputado en el Patrimonio Neto del Pasivo del Balance: A) Patrimonio Neto A-1: Fondos Propios, VII: Resultado del ejercicio

36 4.10 Costes Indirectos

37 5- Revisión de la documentación 5.1 Esquema del Proceso Procedimiento Administrativo de Revocación FICYT: Recepción de la Documentación Empresa Oficina I+D+i Revisión de la Documentación Incompleta / Aclaraciones (Notificación: 1 sola vez) Subsanación (Plazo 10 días) Tramitación Aviso (mail) Entrega de documentación y Pago

38 5- Revisión de la documentación 5.2 Comprobación FICYT enviará: Requerimiento Documentación: existencia de defectos subsanables en la justificación presentada por el beneficiario, lo pondrá en su conocimiento concediéndole un plazo de 10 días para su corrección Requerimiento Justificación: si finalizado el plazo, el beneficiario no ha presentado la justificación, se le requerirá para que en el plazo improrrogable de 15 días hábiles proceda a su presentación

39 5- Revisión de la documentación 5.3 Comunicación del resultado FICYT informará por correo electrónico a la persona de contacto del proyecto, para que procedan a la recogida de la documentación original presentada La documentación se entrega en mano Junto con la documentación original, se aportará un desglose detallado del resultado de la Justificación:

40 6- Ejemplos de errores más comunes 1. Facturas y/o pagos fuera del plazo de ejecución el proyecto o de la anualidad que se justifica 2. Gastos de conceptos que no fueron solicitados ni aprobados 3. Facturas no descriptivas 4. Modificaciones en las subcontrataciones no autorizadas 5. Presentar justificantes de gastos no elegibles: el IVA, acondicionamiento de inmuebles, mobiliario, medios de transporte, equipamiento y material oficina, gastos relacionados con asesoría fiscal, jurídica, publicidad 6. Gastos de viajes sin comisión de servicio u hoja de liquidación y pago 7. Trabajadores no identificados en TC2 8. Cambios de personal sin documentar 9. Gastos ya imputados a otros proyectos/ayudas (Jovellanos)

41 7- Preguntas Frecuentes

42 Teléfono y direcciones de contacto ficyt@ficyt.es laviana@ficyt.es carlota@ficyt.es Tel: