UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD Especialización en Gestión de Proyectos - Grupo _11

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1 SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS UNIDAD 1 ACTIVIDAD COLABORATIVA TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN PRESENTA YERLI PAOLA AMAYA JUAN FELIPE RINCON MAURICIO PERDOMO RICARDO ELIAS RODRIGUEZ DIEGO ACOSTA MONTOYA TUTOR DELGRUPO DR. GERMAN LÓPEZ MONTEZUMA UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA BOGOTÁ D.C COLOMBIA - SEPTIEMBRE DE 2015

2 Contenido 1. Introducción Objetivos...7 Objetivo General Diseño de un DSS Proyecto: Plan de competitividad para el municipio de Mosquera en el departamento de Cundinamarca. Para el periodo Generalidades Plan de Desarrollo Plan de Gobierno de Mosquera Ciudad de Oportunidades ODM Municipio Hacia las Metas del Milenio Análisis Diseño de un ERP Introducción Planificación Presentación de la empresa al Cliente Planificación de implementación de sistemas ERP Ejecución Principios de ejecución de sistemas ERP Módulos necesarios según necesidad del cliente Paso a producción Plan de aseguramiento de calidad Diseño de un Sistema Experto para el desarrollo de los procesos de gestión de la cadena de suministro dinámica de una empresa dedicada a actividades 3PL y 4PL Generalidades Integración de 3PL de valor agregado Integradores de Servicios... 44

3 5.3 Qué es un 4PL? Diseño de un sistema de información gerencial para gestionar los riesgos asociados al desarrollo de un proyecto informático Planificación de la iteración (sprint planning) Meta de la iteración: Tablero de mando gerencial que mida la productividad y riesgo financiero desde los indicadores de mantenimiento y soporte de la infraestructura física y lógica tecnológica que soporta el sistema de información de la entidad Diseñar un sistema de información gerencial para gestionar los riesgos asociados al desarrollo de un proyecto informático Diseño de un sistema de información para realizar la evaluación de un proyecto desarrollado en el municipio de Choachí Conclusiones Referencias... 60

4 1. Introducción El siguiente trabajo corresponde a la unidad 1 del curso de sistemas de información donde se presentan diferentes problemas los cuales serán resueltos, aplicando el mejor sistema de información de acuerdo sus causas expuestas. Los sistemas que vamos a ver expuesto a lo largo de este trabajo son los siguientes: el diseño de un DSS o sistema de apoyo a las decisiones aplicado a un plan de competitividad en el municipio de Mosquera Cundinamarca los cual resulta muy importante porque se cuentan con unas fortalezas y unas debilidades que el municipio debe sortear para ser competitivo y fortalecer su economía. El segundo sistema de información es el de planificación empresarial aplicada a una organización matricial que desea exportar un producto, en este aspecto el sistema ERP ayuda a no solo a la gestión del proyecto sino de ofrecer una solución orientada a lograr los objetivos propuestos. El tercer problema se plantea en la gestión de la logística integral de una cadena de suministros dinámica de cierta empresa dedicada a actividades 3PLY 4PL para ello primero presentará qué se trata estas actividades y cómo se puede aplicar un sistema experto de información.

5 En el cuarto problema se propone aplicar un sistema, a un proyecto informático aplicando las metodologías SRUM y agile, para ello se aplicará el sistema de información gerencial con el cual se busca llegar a la toma de decisiones para el correcto funcionamiento de la organización, por eso es importante información relevante que permita esclarecer el panorama de la situación mediante un análisis responsable y relevante que nos permita tomar la decisión final más importante. El quinto y último problema radica en aplicar la metodología general ajustada a la evaluación de un proyecto en el municipio de Funza financiado por el sistema general de regalías. Con estos sistemas se pueden evidenciar la importancia que juegan los sistemas de información en los diferentes proyectos porque mediante ellos se pueden recopilar la información necesaria indispensable que permitan llevar al equipo de proyecto a la toma de decisiones para hacer exitosos los proyectos. El mundo en el que vivimos hoy en día debido a la fuerte competencia que existe entre las diferentes organizaciones suscita el interés de la exigencia de conocimiento y el uso de las tecnologías de quienes lideran las organizaciones, pero sobre todo el uso eficiente de los sistemas de información que permiten la toma de decisiones asegurando y proyectando con esto la permanencia y vigencia de las empresas dentro de los mercados El trabajo de la unidad uno es muy importante porque hace énfasis principalmente sobre los sistemas de información y la importancia que sobre estas herramientas recae el éxito o fracaso de los proyectos.

6 El uso de los sistemas de información son un conjunto de herramientas los cuales permiten recolectar, procesar, almacenar y distribuir información para ayudar al equipo de proyecto a tomar las mejores decisiones para cumplir con las metas trazadas en la planeación del proyecto. En este trabajo se puede comprobar que los sistemas utilizados y descritos en la introducción y el cuerpo del trabajo han jugado un papel indispensable en la solución de problemática que se encuentran con mucha frecuencia al interior de los diferentes proyectos y de ser identificados a tiempos gracias al buen uso y manejo de la información se pueden mitigar de manera importante el fracaso de los proyectos.

7 2. Objetivos Objetivo General Identificar los principales sistemas de información aplicados a diferentes problemáticas detectados en algunos proyectos. Objetivos Específicos Solución del problema propuesto considerando los elementos propios de la gestión de todo proyecto según el PMBOK, inicio, planeación, ejecución, seguimiento y control, cierre. Solucionar los posibles riesgos de un proyecto informático mediante el enfoque gerencial solicitado. Diseñar un sistema de apoyo a las decisiones a un plan de competitividad en el municipio de Mosquera. Diseñar un sistema de planificación empresarial que busca exportar un producto. Diseñar un Sistema experto aplicado a una cadena de suministro dinámica de una empresa dedicada a actividades 3PL y 4PL. Diseñar un sistema de información gerencial aplicado a un proyecto informático mediante las metodologías SCRUM y Agile. Diseñar un sistema de información mediante la metodología general ajustada y financiado con recursos del sistema general de regalías.

8 3. Diseño de un DSS Que es un DSS. Morton (1978) enuncia que DSS es un recurso intelectual de individuos con el apoyo de la computadora para proveer de decisiones con calidad. el portal de nos dice que un DSS cubre una gran área de herramientas y sistemas computarizados que ayudan a la toma de decisiones en procesos definidos. Un Sistema de Soporte de Decisiones (DSS) es un sistema basado en computadora interactiva o subsistema de la intención de ayudar a los tomadores de decisiones utilizan tecnologías de comunicaciones, datos, documentos, conocimientos y / o modelos para identificar y resolver problemas, tareas completas del proceso de decisión, y tomar decisiones. Sistema de soporte de decisiones es un término general para cualquier aplicación informática que mejora una persona o la capacidad del grupo para tomar decisiones. Además, los sistemas de soporte de decisiones se refiere a un campo académico de la investigación que involucra el diseño y el estudio de los sistemas de información de análisis. En general, los sistemas de soporte de decisiones son una clase de sistema de información computarizado que apoyan las actividades de toma de decisiones. Los Objetivos de un DSS Disminución de tiempo en la toma de decisiones Generar información confiable para poder tomar decisiones correctas Disminución de costos para la toma de decisiones Aumento de productividad

9 Conduce a un análisis de qué pasa si? Explora impactos de futuras oportunidades Los DSS se programan para procesar datos básicos, efectuar comparaciones y generar información que ayude a los profesionales a obtener las mejores alternativas para la inversión financiera, la estrategia de mercadotecnia, la aprobación de créditos y demás. Sin embargo, es importante comprender que un DSS sólo ayuda a tomar una decisión, no es una alternativa absoluta para la toma de decisiones por parte de las personas. El éxito de una organización depende en gran medida de la calidad de las decisiones que toman sus empleados. Cuando la toma de decisiones implica grandes cantidades de información y mucho procesamiento, los sistemas de cómputo vuelven el proceso eficiente y eficaz. En los negocios, puede haber docenas, cientos o incluso millones de cursos de acción diferentes para lograr un resultado buscado. El problema es decidir la mejor alternativa. (Por esto tienen una relación tan estrecha la solución de problemas y la toma de decisiones). El proceso de toma de decisiones comprende tres fases principales: la inteligencia, el diseño y la elección. En la primera fase, se recopilan datos de los que se extrae información relevante. En la fase de diseño, el administrador organiza los datos en información útil y emplea modelos para analizarlos y producir cursos de acción posibles. En la etapa final, el administrador elige una alternativa es decir, toma la decisión. Casi todos los DSS tienen tres componentes. El módulo de administración de datos permite al usuario consultar las bases de datos de las que se recupera la información relevante. El módulo de

10 administración del modelo selecciona (o permite al usuario seleccionar) un modelo apropiado mediante el cual analizar los datos. El módulo de diálogo sirve como una interfaz entre el usuario y los otros dos módulos. Permite al usuario introducir consultas y parámetros y después presenta el resultado en un modo adecuado o elegido, como tablas o gráficas. Los DSS proporcionan un modo rápido de realizar análisis de sensibilidad. El usuario puede cambiar uno o varios parámetros del modelo y responder preguntas de lo que pasaría, lo cual se llama análisis hipotético. Las herramientas de software poderosas, como las hojas de cálculo electrónicas, permiten a los usuarios con pocos conocimientos en el desarrollo de sistemas crear sus propios DSS. Los apoyos para decisiones computarizados prácticamente dejan la toma de decisiones a las máquinas. Cuando las máquinas determinan a quién contratar, a quién aceptar en una escuela o a quién otorgar un crédito, el proceso de toma de decisiones puede pasar por alto circunstancias importantes, en cuyo caso es posible cometer injusticias contra las personas. 3.1 Proyecto: Plan de competitividad para el municipio de Mosquera en el departamento de Cundinamarca. Para el periodo Este trabajo está apoyado en El actual Plan de Desarrollo del Municipio de Funza, Programa de Gobierno del actual Alcalde Sr. Nicolás Garcia Bustos, Informaciones publicadas en Internet y ODM - municipio hacia las metas del milenio. Para donde va el municipio, establecer los Pilares (son como los programas) esos pilares dan lugar a proyectos, debemos escoger un proyecto. A través de la las lecturas de Laudon

11 y Laudon y Ozy definir los elementos a considerar para ese Diseño de ese sistema de Soporte Generalidades La ciudad de Mosquera está situada en la Provincia de la Sabana Occidente, en el Departamento de Cundinamarca, sobre la cordillera Oriental, con más de habitantes, su extensión total es de 107 kilómetros cuadrados, extensión área urbana de 7.67 kilómetros cuadrados y una extensión área rural: kilómetros cuadrados. Su clima oscila entre 12 y 14ºC. Mosquera limita con los municipios de Madrid, Funza, Bojacá y Soacha, Su cabecera municipal está a 2516 metros sobre el nivel del mar. Esta vía determinó el desarrollo y consolidación de un paraje donde luego se desarrollaría un centro habitacional y comercial que, a través de los años, permitió la consolidación de este Municipio sabanero. Mosquera es catalogado como municipio de Segunda categoría, según el Decreto No. 168 de Octubre 24 de 2008.

12 El municipio cuenta con una importante actividad agrícola en la que se destaca la ganadería lechera y una de sus fortalezas radica en las grandes haciendas que se dedican a esta actividad y a la calidad excepcional de sus tierras. Se ha tecnificado la siembra y recolección.

13 Aunque en Mosquera se cultivan flores como en el caso de Funza y Madrid, Mosquera se destaca más en el cultivo de verduras. El 62% del sector es industrial, cuenta con más de 450 empresas registradas en la cámara de comercio, Mosquera cuenta con varias empresas de productos alimenticios y con más de 16 parques industriales y la zona franca de Occidente Plan de Desarrollo El Actual Plan de Desarrollo Municipal de Mosquera Gobierno Siempre en Marcha: Las diferentes líneas de actuación del Gobierno Municipal se concentran en: Salud, Educación, Desarrollo Social, Cultura Deporte y Recreación, Gobierno, Desarrollo Económico y Empleo, Infraestructura, Vivienda, Planeación y Ordenamiento Territorial, Fomento y Gestión Ambiental, Desarrollo Agropecuario y demás líneas de apoyo y gestión de la administración municipal. Tomando a Educación como la línea central de actuación y, a Salud y Seguridad como las líneas articuladoras del plan.

14 3.1.2 Plan de Gobierno de Mosquera Ciudad de Oportunidades Está constituido por seis pilares: 1. Bienestar en Marcha 2. Seguridad y Convivencia en Marcha 3. Oportunidades en Marcha 4. Obras 5. Organización y Región en Marcha 6. Sostenibilidad en Marcha e Institución en Marcha-Gestión Pública y Buen Gobierno.

15 3.1.3 ODM Municipio Hacia las Metas del Milenio Los ODMs no son más que unas metas que espera cumplir el municipio para asegurar mejoras significativas y sostenibles en el cubrimiento de las necesidades básicas a toda la población, en especial a aquella que se encuentra en condiciones de pobreza extrema o mendicidad. Metas municipales del Milenio, está constituido por ocho pilares: 1. Reducir a la mitad la pobreza extrema y el hambre 2. Lograr la enseñanza primaria universal 3. Promover la igualdad de género, el posicionamiento de la mujer y reducción de la violencia intrafamiliar 4. Reducir en dos terceras partes la mortalidad de los menores de 5 años 5. Reducir la mortalidad materna en tres cuartas partes 6. Detener la propagación del VIH/sida, el paludismo y la tuberculosis 7. Garantizar la sostenibilidad del medio ambiente 8. Fomentar una asociación mundial para el desarrollo, con metas para la asistencia, el comercio, el buen gobierno y el alivio a la deuda.

16 3.2 Análisis Considerando que tanto el Plan de Gobierno de Mosquera como las ODM Metas municipales del Milenio contienen en sus Pilares el bienestar, Oportunidades y desarrollo para el municipio de Mosquera, Cundinamarca y considerando los privilegios estratégicos que tiene el municipio en cuanto a su ubicación por su proximidad a la Ciudad de Bogotá, su conectividad, su desarrollo tecnológico y educativo, vamos a enfocar los objetivos de este trabajo al incremento de empleo, lo cual permitirá a través de este el cumplimiento de varios de los Pilares propuestos en el Plan de Gobierno Municipal así como en las metas Municipales del Milenio y eso se conseguirá incrementado el número de empresas productoras en la región. Para enfocar un poco la dirección haremos un análisis de las fortalezas y debilidades para la atracción de empresas a Mosquera, el cual será finalmente el mecanismo para incrementar el empleo del Municipio de Mosquera, el cual fortalecerá la calidad de vida de las familias no solo financieramente, si no que al estar cerca de sus trabajo podrán disfrutar más tiempo con sus familias, fortaleciendo la educación y los principios personales.

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20 4. Diseño de un ERP 4.1 Introducción Acorde a las necesidades y exigencias del mercado actual, mediante este proyecto se busca realizar un estudio de investigación y desarrollo el cual permita implementar el sistema ENTERPRISE RESOURCE PLANNING o ERP, con el cual se plantea estructurar el plan de compras de una organización que busca exportar productos a Korea del Sur. El proyecto es enfocado en los 5 grupos de procesos como fases del mismo, acorde al PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE GUIDE (PMBOK). Teniendo en cuenta que los sistemas ERP puede intervenir en el control de muchos de los procesos en una compañía como lo son: producción, inventario, logística, facturación y contabilidad, entre otro; se busca implementar un sistema competente para el control de las compras de la compañía, con el fin de evitar desfases en la producción y lograr minimizar impactos negativos en el producto final a exportar al mercado Sur Coreano. A su vez, la empresa pretende tomar provecho de las ventajas de exportación al mercado Sur Coreano, toda vez que es un sector que aprovecha la excelente calidad de los productos colombianos y cada vez son más altas las exigencias de estos compradores, por lo que se hace necesario mitigar completamente el plan de desarrollo de los productos a exportar.

21 Por todo lo anterior, la empresa Colombiana SWEET N SOUR ha decido realizar productos a base de Panela como principal insumo, con el fin de exportar a mercados internacionales, especialmente a Corea del Sur. 4.2 Planificación Presentación de la empresa al Cliente La empresa cliente se encuentra en el sector de las Comidas y las Exportaciones, en concreto en el sector de la dulcería y productos frutales usando como insumo principal la panela. La empresa pretende con sus productos novadores conquistar el mercado Coreano mediante productos innovadores, deliciosos que INVITEN al mundo a visitar y conocer de nuestro país y culturas. Esta empresa pretende mediante un sistema ERP optimizar soluciones y servicios que desarrollen estrategias comerciales del producto que pretenden exportar. La compañía ha identificado en el sistema ERP un valioso factor estratégico en su proyección de exportaciones como plan de acción a mediano y largo plazo. Dentro de las ganancias de la compañía, la empresa ha facturado en el último año (2014) ganancias por un total de $ (Trescientos ochenta millones de pesos) en ventas nacionales e internacionales, por lo que exportando a Corea del sur, se espera el aumento sea a ventas que alcancen los seiscientos millones de pesos para el 2015.

22 Organigrama de la institución

23 Árbol de problemas los cuales se afronta la organización

24 Plan de estrategias en la compañía La empresa cuenta con tres etapas para la creación de planes estratégicos: Fase # 1: Análisis de situaciones: permite un análisis de las situaciones y diagnósticos de las mismas. Fase # 2: Decisiones de estrategia: Etapa en la cual se definen los objetivos y estrategias para que el proyecto cuente con el éxito esperado. Fase # 3: Planes de Acción: Acciones que definen el costo del proyecto y las actividades del plan a realizar Análisis de mercado externo Luego de firmar el tratado de libre comercio (TLC) entre Colombia y Corea del Sur la industria y turismo tendrán excelentes perspectivas con la exportación de café y sus procesados, así como para las flores, banano, frutas, hortalizas, lácteos, carne de res, carne de cerdo, avicultura, azúcar, tabaco, cigarrillos y etanol, entre otros. Basado en lo anterior, es una excelente oportunidad para los comerciantes que trabajan con panela y sus derivados, ya que es un alimento poco conocido en este país y a su vez, se busca entrar a este sector industrial innovando y dando a conocer los beneficios de los productos a exportar.

25 4.2.2 Planificación de implementación de sistemas ERP Antes de implementar un plan de acción acorde a las necesidades de la empresa cliente, es necesario realizar un análisis de las áreas que lo conforman y se verán beneficiadas con el plan de desarrollo del sistema ERP. Finanzas: El plan estratégico a corto y mediano plazo para la compañía, deberá realizar nuevas inversiones en tecnología, materia prima y producción. Por lo anterior el área financiera deberá asegurar la viabilidad económica con el fin de que el proyecto se lleve a cabo, realizando los debidos seguimientos a los indicadores financieros. Bajo esta área las direcciones encargadas de garantizar lo anteriormente planteado son: Tesorería y Contabilidad Tecnología: La aplicación de las nuevas tecnologías deberá ser clave para el desarrollo de los productos exigidos por el cliente final Coreano acorde a las exigencias del mismo. Operaciones Y Producción: Pilar de desarrollo indispensable para llevar a cabo las acciones de la compañía. Esta área debe garantizar el desarrollo de los procesos internos de la compañía, asi como la producción de productos de alta calidad, pues los mismos serán la principal carta de presentación de la organización. Gestión de clientes: Área que vela por las relaciones con los clientes, no solo Surcoreanos, sino también clientes locales. La organización debe tener claro el valor de los clientes, a su vez la satisfacción permite obtener un valor agregado para la compañía. Debe ofrecer calidad y soporte a los clientes de manera clara y concisa.

26 Marketing y Ventas: Es el área que encarga de optimizar el beneficio y obtiene la mayor cantidad de rentabilidad de los productos ofrecidos por la compañía acorde a las necesidades de los clientes. Compras y Adquisiciones: Encargada de la compra de materia prima e insumos necesarios para el desarrollo de los productos ofrecidos por la empresa. Recursos Humanos: Se encarga de la gestión de todas las personas que conforman la organización, es claro y reconoce que acorde a un equipo de trabajadores bien capacitados generan un valor importante a la compañía, para ser reconocida como excelencia ante el mundo IDENTIFICACION DE REQUERIMIENTOS POR AREAS Teniendo en cuenta que el proyecto se basa únicamente en el sector de compras, se define las necesidades de la empresa para este sector únicamente. Alcance: Para el sector de Compras en la compañía, es de vital importancia tener un mayor control de las actividades de aprovisionamiento para satisfacer la demanda de productos, maquinaria, e insumos necesarios para el desarrollo de los productos que serán primarios a exportar a Corea del Sur. Tiempo consumido en el proyecto

27 El proyecto el cual abarca los 5 principales procesos del PMBOK, tiene como consideración objetiva el desarrollo del mismo en un tiempo de 6 meses, teniendo en cuenta que pueden existir cambios de retroalimentación los cuales pueden modificar y alterar algunos planes de ejecución. Costos El costo del proyecto de implementación del sistema ERP para el área de Compras de la organización está estimado en un valor de $ (Ciento veinte millones de pesos), los cuales están distribuidos en la estimación, planeación, ejecución y monitoreo de la puesta en marcha del proyecto. Gestión de calidad Mediante un sistema fiable en tiempo y desarrollo, el área de compras pretende dar cobertura a las necesidades de una compañía que pretende expandirse en mercados internacionales, especialmente en mercados Sur Coreanos, por lo tanto el departamento de compras tiene como objetivos principales el desarrollar un plan de compras estratégico que permita el uso de herramientas tecnológicas e informáticas para minimizar los tiempos de requerimientos y adquisición de materia prima e insumos acorde a las necesidades de la organización como tal. El uso de sistemas de información acorde a los estándares de la industria permite obtener un alto nivel de calidad en la gestión de suministros con proveedores de primer nivel y proveedores no recurrentes.

28 Por lo tanto se pretende que el proceso de compras, tenga un alto nivel en cuanto a : Aprovisionamiento de recursos propios Planeación y requerimiento de materia prima Gestión de Compras de materia prima e insumos Catálogos de Compra Chuequeo de materiales Control de facturas de compra Gestión de proveedores. Inventario de proveedores de primer nivel y no recurrentes Transporte de materia prima e insumos Gestión de Stock en almacenes Control de entrada y salida de suministros Interesados Es importante identificar los interesados en el proyecto, aquellas áreas o personas que se verán beneficiadas acorde a los objetivos del mismo. Gerencia de la empresa. Áreas funcionales. Personal perteneciente al área de Compras en la Compañía Proveedores de primer nivel y proveedores no recurrentes

29 Factores de riesgo Impacto cultural para la organización acomodarse a la integración de un nuevo sistema de información que reemplace los sistemas actuales con los cuales se trabaja. Adaptación de los nuevos procesos a los actuales determina una operatividad muy eficiente y exigente. Incidencias técnicas en el desarrollo del sistema de integración, por lo que se necesitar pruebas unitarias antes de pasar a producción cualquier cambio a los sistemas. Ineficiencia al momento de determinar lo que se quiere en la planeación, debido a que esto puede causar controles de cambios en el desarrollo. Desviaciones en el presupuesto para sostener incidencias presentadas en el proyecto, este dinero desfasa las necesidades y requerimientos del proyecto si es implementado para otros objetivos. 4.3 Ejecución Principios de ejecución de sistemas ERP ERP permite generar soluciones de automatización para procesos entre diferentes departamentos que conforman una empresa. Es un sistema de gestión de la información que

30 automatiza aspectos operativos en una empresa. Al ser integrales, permite que una empresa diseñe un ERP acorde a los procesos y las necesidades del cliente. Para la necesidad del cliente en SWEET N SOUR el sistema ERP permitirá lo siguiente: Gestión de Compras: Cuentas de pago, órdenes de compra, listado de proveedores, precios en productos.

31 4.3.2 Módulos necesarios según necesidad del cliente Listado de módulos obtenidos de la Página MUNDOSAP.COM Requerimientos funcionales del sistema ERP MODULO DE COMPRAS El sistema debe gestionar los almacenes y control de aprovisionamiento de la empresa SWEET N SOUR proporcionando y garantizando los siguientes puntos: Información de los productos creados por la organización: Nombre, códigos, suministrador, costos, ubicación de los almacenes que los distribuyen. Disponibilidad y costo de los materiales por tipo, materiales orgánicos e inorgánicos.

32 Información de artículos ofrecidos por proveedores, si son de primer nivel o no recurrentes. Costos por totales, grupos y tipos de artículos. Consumo de artículos por sucursales. Consumo por tipo de producto, grupos o familia de productos. Consumos por clientes Pedidos pendientes por entrega, totales, grupos y artículos Stock por totales, grupos subgrupos o familias en los almacenes Control de stock en almacenes, con alertas al alcanzar un tope mínimo para comunicar a producción. Control de entregas Manejo de facturación Presentación de solución ERP Al iniciar el diseño de una solución mediante un sistema ERP, es de vital importancia identificar los mapas de negocio para los diferentes procesos que se desarrollan en una organización. Las soluciones que serán usadas para el diseño del sistema ERP que dara solución a la organización SWEET N SOUR para su modulo de compras, se derivan de la aplicación

33 SAP R/3, la cual en integración permite controlar todos los procesos de una organización a través de módulos FUNCIONALIDADES Presentamos el listado de funcionalidades acorde a las soluciones brindadas por el sistema ERP. Los siguientes puntos de solución permiten desarrollar una integración de soluciones completas para así responder a las necesidades del cliente SWEET N SOUR

34 Productos contenidos en la solución SAP De acuerdo al módulo de compras, el sistema ERP seleccionado contiene los siguientes productos de solución: Fases de integración del proyecto # 1 Preparación: en esta etapa se debe definir de manera clara los alcances del proyecto, a su vez los factores críticos para que el proyecto sea exitoso, así como estructurar los equipos acorde a sus roles y responsabilidades, definiendo un cronograma de actividades. # 2 Diseño: lo más importante en esta fase es la parametrización del sistema, los desarrollos de cada una de las interfaces acorde a las soluciones brindadas para las necesidades del cliente. Una buena construcción de las mejores prácticas garantizara el éxito de la solución del sistema ERP brinda sobre el módulo de compras de la compañía.

35 # 3 Test: una vez se cuenta con la definición de cada uno de los módulos suministrados por la solución ERP, se procede a realizar pruebas sobre el sistema para mitigar cada una de las posibles falencias en el proyecto, lo cual permite identificarlas y erradicarlas de raíz con el fin de que estas no se transformen en un problema mayor que impida la ejecución o puesta en marcha del proyecto. Cabe aclarar que las pruebas unitarias serán desarrolladas por los usuarios finales, quien acorde a su experticia lograra identificar las posibles falencias del proyecto y acorde a los manuales de usuario podrán validar si el sistema de soluciones implementa la información requerida por ellos mismos. Las pruebas deben estar debidamente documentadas, toda vez que esta documentación permitirá dar el aval para el paso a producción del proyecto. # 4 Migración de información: Consiste en el paso a producción del proyecto, se ha tenido en cuenta todas y cada una de las observaciones de acuerdo a las pruebas unitarias realizadas por el usuario final, con el fin de mejorar el proceso antes de poner en marcha, con el fin de obtener un beneficio mayor del producto a realizar. # 5 Producto en Producción: Este se encarga de instalar la solución en la empresa acorde a las consideraciones y objetivos del proyecto, se debe hacer entrega de manuales de usuario, casos de uso de la aplicación y manuales de sistemas para la dirección informática en la empresa.

36 Organigrama del proyecto Acorde a la solución brindada por el sistema ERP, es preciso definir un organigrama de acuerdo a las necesidades del proyecto y las personas que se interactúan directamente con el mismo. Así pues, el organigrama establecido es el siguiente:

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38 4.3.3 Paso a producción Las tareas a desarrollar previamente al paso de la operación a producción se llevan mediante pruebas y puesta en marcha del sistema para comienzo de las actividades. Lo anterior se plantea mediante las siguientes actividades: Pruebas de calidad Transferencia de datos Gestión y entrega de documentos iniciales Perfiles de usuarios involucrados en el proyecto Pruebas de calidad Pruebas de individuo: realizar verificación de cada uno de los modulos creados. Pruebas integrales: se debe validar la correcta integración de los modulos creados. Pruebas de rendimiento: corresponden al rendimiento del sistema una vez es operado por los usuarios finales.

39 Transferencia de datos Se debe ajustar todas las conexiones de los sistemas, con el fin de que el sistema sea más productivo, en conjunto con el sistema de desarrollo Gestión de la documentación Se deben disponer todos los documentos, manuales, casos de uso creados a partir de las necesidades del cliente final, con el cual se busca describir el correcto funcionamiento de todos los módulos creados en el sistema de solución ERP. Por lo anterior, debe ser entregado: Mapa de Diseño del proyecto: se registran los procesos implementados, una vez se ha analizado el proceso antes de su puesta en marcha. Manuales de Usuario: Orientado a los usuarios finales del sistema, es una guía paso a paso que describe cómo funciona el sistema y como debe ser operado por los usuarios acorde a sus roles asignados. Manual de procedimientos y casos de uso: es una guía de como los procedimientos se establecen en el sistema.

40 Creación de perfiles de usuario En este paso se describen cada uno de los roles, y las autorizaciones que tienen los usuarios sobre el sistema final el cual ha sido puesto en marcha. Este punto es de vital importancia, ya que si no se definen los roles principales pueden ver bloqueos los cuales no permitirían la retroalimentación adecuada del funcionamiento del sistema. Por lo anterior, se debe establecer una matriz de roles y permisos acorde a las necesidades internas de la organización, debido a que no todas las personas tendrán acceso a los módulos debido a las necesidades de la organización. 4.4 Plan de aseguramiento de calidad La empresa cliente SWEET N SOUR debe contar con un plan de aseguramiento para que la calidad del producto entregado no sea reducida en su tiempo de ejecución. Es importante que el Plan de Contingencias incluya: Plan de respuesta, Plan de respaldo, Plan de recuperación, Plan de Análisis y Mejora y Plan de Pruebas.

41 Plan de Calidad Objetivo y alcance del plan Prevención: Mantener cualquier interrupción al mínimo nivel. Contener: Reducir los impactos de interrupción del sistema. Recuperación: Si se presentan incidencias, el sistema debe garantizar su pronta recuperación para no incurrir en posibles pérdidas. Beneficios Se pueden identificar los siguientes beneficios: Mantener los servicios con proveedores y clientes. Asegurar que las compras se realizan con base a las necesidades de la empresa. Asegurar la supervivencia de la organización, debido a que el sistema

42 cuenta con una autosuficiencia en el módulo de compras de la compañía. Impacto, activos implicados Sistemas informáticos: Modulos de bases de datos, terminales y sistemas implementados. Puestos de trabajo: garantizar que los usuarios del modulo siempre cuenten con puestos de trabajo. Nivel de servicio exigido y tiempos Se considera que el tiempo sin sistema debe ser de un máximo de 8 horas, con el fin de no interrumpir el flujo de la empresa. Si es necesario se debe realizar un plan de BACKUP con el fin contar con una estrategia donde se cuenten con mas sistemas que sostengan los modulos a usar. Disparador Pasadas 10 horas debe generar mensajes de alerta.

43 Acción Plan de respuesta Plan de respaldo Plan de recuperación 5. Diseño de un Sistema Experto para el desarrollo de los procesos de gestión de la cadena de suministro dinámica de una empresa dedicada a actividades 3PL y 4PL 5.1 Generalidades Qué es un 3PL? 3PL es un acrónimo para "Third Party Logistics" (logística tercerizada). Significa contratar a una empresa especializada para realizar la logística de su negocio, permitiéndole concentrarse en las actividades claves de su empresa. Por qué debo utilizar un 3PL? Eliminar el gasto de estructura indirecta. Lograr un mayor grado de responsabilidad sobre las operaciones logísticas.

44 Mejorar el control de inventario y costos. Por ser una tendencia Mundial. Reducir la inversión de capital. Utilizar un 3PL es una forma eficiente y efectiva en costo para logísticamente incrementar las utilidades netas. Integración de 3PL de valor agregado Existen muchas maneras de apreciar la evolución del transporte y la logística en años recientes, pero tal vez ninguna de ellas ilustre con mayor precisión el salto cualitativo que la integración de los servicios logísticos por terceros (3PLS). No es lo mismo para un usuario contratar de manera individual a cada uno de los componentes de su cadena logística que hacerlo a través de un integrador. En todo caso, la pregunta tiene que ver con costos. Por ello, analizaremos estas fórmulas de contratación de los servicios para entender sus ventajas y desventajas. 5.2 Integradores de Servicios Lo primero que habrá que definir es quiénes son estos prestadores de servicios, que ofrecen y cómo evaluar su desempeño. Por principio, nadie se pone de acuerdo en la terminología,

45 pues algunos los denominan operadores logísticos o integradores, mientras que otros estudiosos los identifican como los Third Pary Logistics (3PL). En todo caso, el surgimiento y proliferación de estos profesionales responde a la tendencia de tercerizar este tipo de servicios siguiendo el viejo adagio que dice: Zapatero a tus zapatos. Es decir, permitir que la empresa se concentre en su core business y dejar a terceros las actividades altamente especializadas pero que no son el centro del negocio. 5.3 Qué es un 4PL? La logística evoluciona al ritmo de los mercados, y servicios como el Fourth Party Logistics (4Pls) son reflejo de las nuevas necesidades que presentan las empresas, que deben adaptarse a contextos más dinámicos y flexibles, donde la especialización y la capacidad de establecer relaciones colaborativas resulta cada vez más relevante. El profesionalismo ofrecido por los 4Pls es también determinante a la hora de agregar valor a las operaciones. Cuál es la diferencia entre una operación de 3Pl y una de 4Pl? El 3Pl opera Centros de Distribución, transporte, etc., mientras que el 4Pl gerencia, es decir, diseña la estrategia logística en base a las necesidades del negocio para luego proponer la mejor oferta existente en el mercado. Esta solución puede incluir a un 3Pl, o en algunos casos la recomendación también puede ser manejar la operación desde la misma empresa.

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47 6. Diseño de un sistema de información gerencial para gestionar los riesgos asociados al desarrollo de un proyecto informático Planificación de la iteración (sprint planning) Meta de la iteración: Tablero de mando gerencial que mida la productividad y riesgo financiero desde los indicadores de mantenimiento y soporte de la infraestructura física y lógica tecnológica que soporta el sistema de información de la entidad lista de tareas de la iteración (Sprint Backlog) basándose en la definición de completado. o Cada miembro del equipo se auto asigna a las tareas que puede realizar.

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49 Product Owner El Product Owner representa la voz del cliente. Se asegura de que el equipo Scrum trabaje de forma adecuada desde la perspectiva del negocio. El Product Owner escribe historias de usuario, las prioriza, y las coloca en el Product Backlog. ScrumMaster (o Facilitador) El Scrum es facilitado por un ScrumMaster, cuyo trabajo primario es eliminar los obstáculos que impiden que el equipo alcance el objetivo del sprint. El ScrumMaster no es el líder del equipo (porque ellos se auto-organizan), sino que actúa como una protección entre el equipo y cualquier influencia que le distraiga. El ScrumMaster se asegura de que el proceso Scrum se utiliza como es debido. El ScrumMaster es el que hace que las reglas se cumplan. Equipo de desarrollo El equipo tiene la responsabilidad de entregar el producto. Es recomendable un pequeño equipo de 3 a 9 personas con las habilidades transversales necesarias para realizar el trabajo (análisis, diseño, desarrollo, pruebas, documentación, etc).

50 Roles Auxiliares Los roles auxiliares en los "equipos Scrums" son aquellos que no tienen un rol formal y no se involucran frecuentemente en el "proceso Scrum", sin embargo deben ser tomados en cuenta. Un aspecto importante de una aproximación ágil es la práctica de involucrar en el proceso a los usuarios, expertos del negocio y otros interesados (stakeholders). Es importante que esa gente participe y entregue retroalimentación con respecto a la salida del proceso a fin de revisar y planear cada sprint. Stakeholders (Clientes, Proveedores, Vendedores, etc) Se refiere a la gente que hace posible el proyecto y para quienes el proyecto producirá el beneficio acordado que justifica su producción. Sólo participan directamente durante las revisiones del sprint. Administradores (Managers) Es la gente que establece el ambiente para el desarrollo del producto. Ejecución de la iteración (sprint)

51 Demostración (4 horas máximo). El equipo presenta al cliente los requisitos completados en la iteración, en forma de incremento de producto preparado para ser entregado con el mínimo esfuerzo. En función de los resultados mostrados y de los cambios que haya habido en el contexto del proyecto, el cliente realiza las adaptaciones necesarias de manera objetiva, ya desde la primera iteración, replanificando el proyecto.

52 Retrospectiva (4 horas máximo). El equipo analiza cómo ha sido su manera de trabajar y cuáles son los problemas que podrían impedirle progresar adecuadamente, mejorando de manera continua su productividad. El Facilitador se encargará de ir eliminando los obstáculos identificados. Proceso scrum

53 7. Diseñar un sistema de información gerencial para gestionar los riesgos asociados al desarrollo de un proyecto informático Una vez analizada y validad la información por el método SCRUM se procede a la realización del sistema de información, donde podemos validar en nuestro sistema de información cada una de las variables que va afectando la implementación de nuestro sistema de información. Una vez dentro del sistema de información podremos medir el avance de nuestro proyecto adicionalmente la herramienta pretende medir los soportes y solicitudes del sistema de información.

54 Por ultimo tenemos un tablero de mando que nos permite medir la ejecucion de nuestro proyecto 8. Diseño de un sistema de información para realizar la evaluación de un proyecto desarrollado en el municipio de Choachí Sistema de información para la evaluación de un proyecto que tuviera financiación a través del sistema General de Regalías, en la guía de actividades sugieren el municipio de Funza, sin embargo, al no encontrar ningún proyecto con seguimiento activo en dicho municipio, establecimos trabajar un proyecto de Implementación y masificación de Gas combustible por redes del municipio de Choachí, tomé esta decisión basado en las instrucciones de la Webconference. Dicho sistema de información está basado en cuatro ítems principales: La cobertura del servicio de gas La disminución del impacto negativo sobre lo recursos naturales y la salud La disminución de costos directos de energía y La incorporación de nuevos usuarios al sistema de gas domiciliario Dentro de cada uno se relacionan las entradas y salidas así como los momentos de toma de decisión y su respectiva retroalimentación a otros sectores o momentos del sistema. Cabe resaltar que el propósito principal del proyecto es ampliar al máximo la cobertura de la red de gas domiciliario dentro del municipio con los recursos existentes y la satisfacción de los usuarios mediante la garantía de un buen servicio y la reducción de costos.la realización de este sistema fue desarrollado a través de la Herramienta Xmind, ya que es una herramienta

55 con buena dinámica sobre todo cuando se gestiona una buena cantidad de información y en vista de que el Sistema General de Regalías maneja un número considerable de variables y algunas de ellas se relacionan entre sí, me pareció un buen instrumento para llevar a cabo el trabajo.

56

57 9. Conclusiones Un Sistema de Soporte a las Decisión (DSS) nos permite vincular de una forma dinámica el conocimiento individual y el grupal de una organización, en un contexto para propagar el conocimiento particular mediante proyectos de transferencia de tecnología y nuevos sistemas. Un Sistema de Soporte a las Decisión no solo proporciona la base sobre la forma en que los sistemas se ajustan a las necesidades de una empresa o proyecto, sino también coadyuva a mejorar la calidad de las decisiones de los gerentes o directivas de los mismos. Es muy importante analizar y conocer los datos a incorporar, los procesos que estos sistemas generan y los resultados que arrojan, ya que la falta de producir el sistema adecuado puede conducir a generar un gran daño y una toma de decisión ilógica y muy crítica para una organización. La poca integración de tecnologías de información de las comunicaciones (TIC), genera que no haya un sistema en las organizaciones que permitan la consolidación e interacción de unidades dentro de las mismas. Los sistemas ERP tienen como facilidad de compatibilizar con otras tecnologías y productos en una organización. En las empresas que deciden implementar estos sistemas de integración pueden optimizar casi un 100% de sus procesos internos.

58 El sistema de integración ERP permite administrar los recursos e información en una compañía de manera más eficaz, eficiente acorde a los objetivos de la organización. Lo anterior se puede lograr si la empresa cuenta con los recursos necesarios y la debida capacitación y las herramientas para lograrlo. Las áreas más beneficiadas son las áreas contables, costos y compras debido a que no se encuentran integradas adecuadamente. Un sistema ERP correctamente implementado permite la administración de recursos financieros con resultados favorables evitando posibles pérdidas dentro de una organización. Uno de los principales objetivos conseguidos por la empresa SWEET N SOUR al implantar el ERP fue lograr acceso a tiempo real de la información contable de la empresa, de manera precisa, y oportuna, a su vez del control de inventario de los productos y materia prima de los productos a exportar. A su vez uno de los mayores beneficios es poder integrar diversas áreas de la organización para tener un mayor control sobre las mismas, actividad lograda al tener una base de datos central y actualizada en la empresa. Después de utilizar el sistema de información experto el cual deja la evidencia que la cadena de suministro implica dos modelos logísticos muy importantes como los 3PL y los 4PL los cuales son los encargados no solo del almacenamiento y distribución de en un proyecto logístico sino que va mas allá, es el análisis de propuestas logísticas que reduzcan el sobrecosto y mejore considerablemente la eficiencia en los procesos. Las diferentes denominaciones de los operadores logísticos agentes de carga, almacenadoras, encierran diferentes niveles de

59 responsabilidad que deben ser analizados para evitar sorpresas como retrasos en las entregas o daño en la mercancía. El hecho es que en los actuales mercados globales de alta competencia, las empresas ya no pueden participar en forma individual, sino que la competencia se realiza entre cadenas comerciales y logísticas, de ahí la importancia de los integradores de servicios logísticos que aportan valor agregado y no nada más suma los costos de los diversos eslabones.

60 10. Referencias Laudon, K. C., &Laudon, J. P. (2012). Capítulo 1 Los sistemas de información en los negocios globales contemporáneos. Sistemas de Información Gerencial. Always Learning. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2012). Capítulo 3 Sistemas de información. Sistemas de Información Gerencial. Always Learning. Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2012). Capítulo 13 Creación de sistemas de información. Sistemas de Información Gerencial. Always Learning. OZ, Effy. (2008). Capítulo 9. Retos de los sistemas Globales de Información. Administración de Sistemas de Información. 5a. ed. (págs ). México. D.F.: Cengage Learning. Project Management Institute, Inc., Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK ) -- Quinta edición, 2013 Project Management. https://www.elegirerp.com/definicion-erp Plan de desarrollo económico, social y de obras públicas para el municipio de Mosquera. Acuerdo no. 07 (14 de mayo de 2012)

61 cundinamarca.gov.co/apc-aa-files/ /acuerdo _No._07 12_Plan_de_Desarrollo_2012_2015_PARTE_1.pdf Programa Nacional de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento de las Políticas de Empleo, Emprendimiento y Generación de Ingresos en el ámbito Regional y Local. Diagnóstico municipio de Mosquera. Proyecto de USAID para la Competitividad Municipal. El Proyecto para la Competitividad Municipal de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID https://www.google.com.co/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&ved=0cb4q FjAAahUKEwi90-Pb1IbIAhUGbR4KHftrDP8&url=http%3A%2F%2Fredaprendizaje. net%2fimages%2fpdfs%2fpusaid%2fantecedentes_proyecto_de_usaid.pdf&usg=afq jcngff3swweyu89vvij2x2w55ghqy0g&sig2=jn2nbdqlxl1o3thzhzoxda ALFONSO, R. C. (2011). SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS. BOGOTA: Escuela de Ciencias Administrativas, Contables, Económicas y de Negocios de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia -.

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