CONCILIACIÓN CUENTAS DE BALANCE

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1 PÁGINA: 1 DE 15 CONCILIACIÓN REVISÓ SECRETARIO DE HACIENDA / GERENTE DE CONTADURÍA APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE OBJETIVO Establecer las directrices para llevar a cabo la actividad de conciliación de las cuentas auxiliares contables entre las unidades de contabilidad, tesorería y almacén con el fin de realizar los ajustes necesarios a los estados financieros. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con el cierre de registros del mes por parte de la gerencia de tesorería y almacén; y finaliza con la generación de los ajustes correspondientes para la elaboración de los estados financieros. Este procedimiento aplica para el proceso de Gestión Financiera. 3. DEFINICIONES DEPURACIÓN DE CUENTAS: Comparar uno a uno los registros de comprobantes o libros bancarios para identificar diferencias. NATURALEZA DE LA CUENTA: Las cuentas tienen naturaleza débito o crédito, así las del activo y del gasto son débito y las del pasivo, patrimonio e ingreso son crédito. 4. RESPONSABLE Gerente de Contaduría Profesionales y Técnicos

3 PÁGINA: 3 DE DESARROLLO No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO Se llevó a cabo el cierre de los módulos del mes a conciliar por parte de la Gerencia de tesorería y almacén? NO No Se Inicia SI 2 Funcionario de la Gerencia de Contaduría Si: Se debe verificar: La inexistencia de diferencias en el disponible entre las Gerencias de contabilidad y tesorería. La naturaleza de los saldos de las cuentas pertenecientes a otras cuentas del activo y del pasivo. Verificar la inexistencia de diferencias y naturaleza de saldos Formato Reporte de recibos de caja desconsignados SI N.A. Se encontraron diferencias? 4 NO 3 Funcionario de la Gerencia de Contaduría Ir a Fin, puesto que no existen diferencias. Ir a Fin 4 Funcionario de la Gerencia de Contaduría Se toman los auxiliares de cada módulo y se comparan. Comparar auxiliares de cada módulo Auxiliares del módulo

4 PÁGINA: 4 DE 15 No RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO 5 Funcionario de la Gerencia de Contaduría Determinar si la causa es por problemas de parametrización, error en digitación, doble registro, tipo de ingreso o de gasto, entre otras. Determinar la causa del problema 6 Funcionario de la Gerencia de Contaduría Una vez encontrada la causa se realizan las notas o comprobantes de ajustes correspondientes. Se debe verificar que los errores se hayan corregido. Realizar notas o comprobantes de ajustes Comprobantes de ajustes FIN

5 PÁGINA: 5 DE REGISTROS Registro F GF 01 Formato de Recibos de Caja Desconsignados Responsable Funcionario de la Gerencia de Contaduría Como conservarlo Medio físico en carpetas Donde conservarlo Puesto de trabajo de la persona responsable Tiempo de conservación Según Tablas de Retención Documental (dos años) Disposición Final Archivo Central Soportes de Comprobante de ajustes Funcionario de la Gerencia de Contaduría Medio físico en carpetas Puesto de trabajo de la persona responsable Según Tablas de Retención Documental (dos años) Archivo Central 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según Acto Administrativo Versión inicial 02 Según Acto Administrativo Reingeniería de Procesos 03 15/04/ /10/ /08/2013 Revisión y ajuste como resultado de la Acción Correctiva No del 15 febrero de A partir de los ajustes que surgen de la normatividad de la Contaduría General de la Nación se ajustan las actividades desempeñadas orientado en la reingeniería de procesos Se realizan ajustes a partir de la reestructuración de la Gobernación del Meta, según el decreto 0460 de Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.

6 PÁGINA: 6 DE 15 GENERALIDADES 1. GENERAR REPORTES Existen seis actividades principales: a. Conciliar disponible entre las unidades de contabilidad y tesorería. b. Verificar la correcta naturaleza del saldo del activo y su variación. c. Verificar la correcta naturaleza del saldo del pasivo y su variación. d. Revisar razonabilidad de cuentas del Balance y Estado de Resultados. Para realizar el cruce de cuentas, los reportes son exportados a Excel. Cada uno de los reportes se genera de la siguiente manera: LIBRO MAYOR En el sistema PCTG - módulo de contabilidad Reportes Libros oficiales Mayor - se selecciona el mes a conciliar y se genera el reporte, el cual se visualiza de la siguiente manera: PARA GENERAR EL ESTADO DE BANCOS En el sistema PCTG módulo consultas Informes Tesorería Egresos Boletín de tesorería - se selecciona el periodo a conciliar y se genera el

7 PÁGINA: 7 DE 15 reporte el cual se visualiza de la siguiente manera: CUENTA AUXILIAR En el sistema PCTG - módulo de contabilidad Reportes Libros oficiales Auxiliar se selecciona el periodo a conciliar, la cuenta auxiliar correspondiente y se genera el reporte, el cual se visualiza de la siguiente manera: Se revisa entre otros las siguientes cuentas: - Comparativo de CDTs por un informe enviado por Tesorería, se compara

8 PÁGINA: 8 DE 15 frente al Reporte de Módulo de Contabilidad de la cuenta Inversiones. - Se genera reporte de existencias en bodega de devolutivos y consumo, se compara con la cuenta de inventarios. - Informe de la Secretaría de salud de los servicios de las cuentas por pagar por prestación de servicios de salud (mensual) contra la cuenta del pasivo. - Informe de presupuesto sobre los saldos de deuda pública (mensual) la cual se compara contra la cuenta del pasivo. - Informe de la Oficina de Pasivos Prestacionales sobre las cuotas partes por cobrar y por pagar que se compara contra las cuentas deudores del activo y pasivo estimados. - Informe de la Secretaría Jurídica sobre litigios y demandas contra la cuenta de pasivos contingentes. - Revisión del saldo de las cuentas de descuentos de nómina entre lo causado en contabilidad y lo pago en tesorería. - Informe revisión de saldos de la cuenta de reserva financiera actuarial con el informe generado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público FONPET. - Informe de acciones y dividendos comparado frente a la cuenta de inversiones patrimoniales del balance. LIBRO DE BANCOS En el sistema PCTG - módulo de contabilidad Reportes Libros oficiales Mayor se selecciona el periodo a conciliar y se genera el reporte de donde se extraen las cuentas bancarias, el cual se visualiza de la siguiente manera:

9 PÁGINA: 9 DE 15 LIBRO DE CAJA En el sistema PCTG módulo consultas Informes Tesorería Ingresos Libro de Caja - se selecciona el periodo a conciliar y se genera el reporte el cual se visualiza de la siguiente manera: INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN DE INGRESOS En el sistema PCTG módulo consultas Informes Presupuesto Presupuesto de Ingresos Informes de Ley- Informes Contraloría, se selecciona el periodo y se genera el reporte el cual se visualiza de la siguiente manera:

10 PÁGINA: 10 DE 15 INFORME MENSUAL DE EJECUCIÓN DE EGRESOS En el sistema PCTG módulo consultas Informes Presupuesto Informes de Presupuesto Ejecuciones Presupuestales se debe seleccionar ejecución presupuestal de gastos acumulada y en el campo nivel, seleccionar ordinal / Subproyecto y se genera el reporte, el cual se visualiza de la siguiente manera: PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO En el sistema PCTG Módulo Contabilidad Reportes Planeación y Presupuesto Acumulado se debe seleccionar el mes a conciliar y se genera el reporte, el cual se visualiza de la siguiente manera.

11 PÁGINA: 11 DE CONFIRMAR SALDOS 2.1. SALDOS DEL DISPONIBLE Para confirmar los saldos del disponible entre las unidades de contabilidad y tesorería se genera el reporte Libro Mayor se exporta a una hoja de cálculo y se seleccionan las filas o columnas que contiene la información correspondiente a las cuentas bancarias. Posteriormente se genera el reporte Estado de bancos se exporta a una hoja de cálculo y se inicia el paso de cruce de información entre los dos reportes respecto a los saldos de cada una de las cuentas bancarias. Si los saldos son iguales se van eliminando o marcando, quedando al final solamente las cuentas que poseen saldos diferentes y se halla la diferencia a conciliar OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO Y CUENTAS DEL PASIVO Se genera el reporte Libro mayor, se exportan los datos a una hoja de cálculo y se identifican las cuentas con saldos que son de naturaleza contraria al origen de la cuenta, o que aun teniendo el origen correcto, su saldo no es acorde a su comportamiento histórico, es decir, ha variado significativamente.

12 PÁGINA: 12 DE DEPURAR REGISTROS 3.1. REGISTROS DEL DISPONIBLE BANCOS Una vez confirmados los saldos de las cuentas bancarias que se encuentran con diferencia, se debe realizar un cruce de información a nivel de movimientos bancarios por cada una de las cuentas, esta tarea se realiza generando los reportes correspondientes a Libro auxiliar y Libro de Bancos, los cuales se exportan a una hoja de cálculo. Esta Operación se debe realizar para cada una de las cuentas bancarias que se hayan encontrado con diferencia CAJA Una vez confirmado el saldo de la cuenta se debe realizar un cruce de información a nivel de movimientos, esta tarea se realiza generando los reportes correspondientes a Libro auxiliar y Libro de Caja, los cuales se exportan a una hoja de cálculo OTRAS CUENTAS DEL ACTIVO Y CUENTAS DEL PASIVO Una vez identificadas las cuentas con naturaleza contraria o con cambios inusuales en sus saldos se generan el reporte Libro auxiliar de cada una de las cuentas previamente identificadas, se exportan a una hoja de cálculo y se cruzan los movimientos débito y crédito. Adicionalmente, dependiendo de la cuenta específica a analizar se debe identificar la información referencia con otras dependencias ya sean internas o externas, con el propósito de comparar la razonabilidad de los saldos. 4. DETERMINAR CAUSA Y AJUSTAR Para determinar la causa de las diferencias se revisan los comprobantes contables; las causas más usuales son las siguientes:

13 PÁGINA: 13 DE 15 ERROR AJUSTE RESPONSABLE 1 Error en la parametrización Se ingresa en el sistema PCTG al módulo de integración, se verifica la codificación de la cuenta y se corrige en caso de ser necesario Gerencia de Contaduría 2 Doble registro o valor errado Se ingresa en el sistema PCTG el módulo de ingresos o de egresos y se anula el registro correspondiente. En caso de valor errado se constituye un nuevo registro con el valor correcto. Gerencia de Contaduría 3 Equivocación al escoger el tipo de ingreso o de gasto correspondiente. Se ingresa en el sistema PCTG el módulo de ingresos o de egresos, se anula el registro correspondiente y se constituye un nuevo registro con el tipo de ingreso o egreso correcto. En caso de ser un recibo de caja que ya no se puede anular, entonces es necesario que la Gerencia de Contaduría ingrese en el sistema PCTG al módulo de contabilidad y se ajuste manualmente el comprobante respectivo (directamente o por nota contable de reclasificación de cuenta); igualmente en tesorería se debe ajustar la ejecución de ingresos ya sea mediante reducción o adición. Gerencia de Tesorería y Contabilidad 4 Error al escoger la cuenta auxiliar Se ingresa en el sistema PCTG el módulo de Contabilidad y se corrige la cuenta auxiliar asignada al tercero de acuerdo a como este en la causación. Gerencia de Contaduría 5 Error del sistema (cuando se anula un recibo de caja o consignación) Se ingresa en el sistema PCTG al módulo de contabilidad, se va al comprobante correspondiente y se realiza la modificación respectiva. Gerencia de Contaduría

14 PÁGINA: 14 DE 15 ERROR AJUSTE RESPONSABLE 6 Reducción a adicción en la ejecución de ingresos. Se ingresa en el sistema PCTG al módulo de contabilidad, se va al comprobante correspondiente y se realiza la modificación respectiva. Gerencia de Contaduría 7 Anulación de reservas presupuestales Se ingresa en el sistema PCTG al módulo de contabilidad, se va al comprobante correspondiente y se realiza la modificación respectiva. Gerencia de Contaduría 8 No registro de información Se ingresa en el sistema PCTG al módulo de contabilidad, se va al comprobante correspondiente y se realiza el registro respectivo. Gerencia de Contaduría Ya identificada la causa, se hace el ajuste correspondiente ya sea en libros auxiliares o en libros de tesorería, mediante notas contables o notas de tesorería. 5. ELABORAR NOTAS CONTABLES Una nota contable se debe realizar en el momento en que el sistema no permite una modificación directa. Para generar una nota contable se ingresa al sistema PCTG Módulo de contabilidad Procesos Insertar Comprobante.

15 PÁGINA: 15 DE 15 Se deben realizar las siguientes actividades: Ingresar fecha de ajuste. Tipo de Comprobante. (Nota Contable). El sistema crea el número de comprobante. Se selecciona el comprobante. Se edita el comprobante. Se realiza el ajuste correspondiente. Grabar.