Manual de Organización y Funciones. Secretaría Nacional Anticorrupción SENAC.

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1 Manual de Organización y Funciones. Secretaría Nacional Anticorrupción SENAC. Diciembre 2014

2 ABREVIATURAS SENAC MAI PNI SFP DGAF PAI PAC CDP UOC LCP UTI SITE STR SNCP UAF DNCP CDVE TIC MECIP SME COBIT DGPT DRIC DGDI OSC DC Secretaría Nacional Anticorrupción Máxima Autoridad Institucional Plan Nacional de Integridad Secretaría de la Función Pública Dirección General de Administración y Finanzas Plan Anual de Inversiones Plan Anual de Contrataciones Certificado de Disponibilidad Presupuestaria Unidad Operativa de Contrataciones Ley de Cpontrataciones Públicas Unitad de Transparencia e Integridad Sistema de Tesorería (del Estado) Solicitud de Transferencia de Recursos Sistema Nacional de Contrataciones Públicas Unidad de Administración y Finanzas Dirección Nacional de Contrataciones Públicas Contratación Directa por Vía de Excepción Tecnología de la Información y la Comunicación Modelo estándar de Control Interno para Instituciones del Estado Sistema de Monitoreo y Evaluación Ciclo de Vida de Desarrollo de Sistemas (Normas) Dirección General de Prevención y Transparencia Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación Dirección General de Desarrollo Institucional Organizaciones de la Sociedad Civil Direccion de Comunicación Manual de Organización y Funciones 1

3 DISPOSICIONES GENERALES Presentación, Finalidad y Alcance 1. Presentación El presente Manual de Organización y Funciones, guarda concordancia y coherencia con su Marco Jurídico y las normativas vigentes y aplicables, que regulan la funcionalidad y operatividad de sus áreas funcionales, y tiene por propósito dar a conocer la organización las funciones, así como las líneas de mando y comunicación de la organización de la SENAC. La SENAC cumple sus funciones y ejerce sus atribuciones dentro del ámbito jurídico administrativo de su competencia, orientadas a contribuir con el logro de su Misión y Visión, así como con el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales establecidas en el Plan Estratégico Institucional. En su contenido se presenta la estructura orgánica de la Institución, se definen las funciones de las distintos unidades orgánicas y dependencias que conforman a la SENAC, así como se establecen las responsabilidades y atribuciones, de los cargos existentes. El presente es un documento de consulta permanente, y en consecuencia, deberá mantenerse actualizado siempre que se produzcan cambios organizacionales, funcionales, jurídicos o administrativos, siendo responsabilidad de la SENAC impulsar las acciones necesarias, que al efecto se determinen, en base a los aportes de información que las áreas que la componen proporcionen para éste propósito. 2. Finalidad del Manual El presente Manual de Organización y Funciones, tiene por finalidad lo siguiente: i. Disponer de un documento que establezca la información detallada y ordenada acerca de las áreas que conforman la estructura orgánica de la SENAC. ii. iii. iv. Establecer la estructura orgánica de la Institución; Definir las funciones que deben cumplir las Unidades Orgánicas de la Estructura Orgánica de la SENAC; Orientar a los Funcionarios o Empleados Públicos de las dependencias de la SENAC, acerca de sus funciones, su ubicación jerárquica e interrelación dentro de la estructura orgánica, así como su dependencia administrativa; Manual de Organización y Funciones 2

4 v. Servir de instrumento básico en la racionalización de los procedimientos administrativos y técnicos vinculados a los procesos del sistema funcional y operativo, con el fin de lograr una eficaz y eficiente administración que conlleve al cumplimiento de metas y objetivos; vi. vii. viii. Contribuir con la implantación de las normas técnicas de control aprobadas por la Contraloría General de la República y facilitar la ejecución de auditorías de gestión, interna y financiera; Servir de soporte al proceso de selección de personal que debe ocupar los diferentes cargos de la organización; Constituirse en un instrumento eficaz que facilite el control del cumplimiento de las funciones y atribuciones asignadas a las áreas y dependencias de la SENAC. Los objetivos específicos que visualiza el presente documento son, entre los principales, los siguientes: a. Imponer en materia de políticas y delegación de atribuciones; b. Delimitar las atribuciones y responsabilidades de cada área; c. Socializar la información de distribución de responsabilidades; d. Facilitar la capacitación de los Servidor Públicos; e. Establecer las bases para el sistema de control; f. Facilitar la cobertura de cargos vacantes; g. Facilitar la incorporación de nuevas áreas; h. Facilitar la evaluación del desempeño. 3. Alcance La adecuada organización de la SENAC, lograda a través de una integración equilibrada de relaciones jerárquicas y una asignación racional de responsabilidades y atribuciones de sus áreas y dependencias, permite la definición correcta de funciones para el desarrollo de las actividades y acciones del área. La organización formal de la SENAC, como sistema, la constituye su estructura orgánica, la cual está suficientemente definida en el diseño del organigrama y está claramente reflejada en las definiciones de las funciones, en la asignación de las atribuciones, y en los perfiles de la Planta de cargos de la entidad. Manual de Organización y Funciones 3

5 El organigrama, específicamente, ilustra de manera gráfica la estructura organizacional de la Institución, la composición y distribución de cada una de sus áreas operativas, sus niveles jerárquicos e interrelaciones. El presente Manual de Organización, Funciones y Cargos debe formar parte del sistema de comunicación de la Institución, constituyéndose en una herramienta esencial para cada Servidor Público, para que esté suficientemente informado acerca de sus obligaciones y responsabilidades, así como de las normas vigentes bajo las cuales deberá desempeñarse. Estas informaciones deben ser suministradas de una manera simple y directa, por un medio uniforme y de bajo costo. El Manual de Organización y Funciones se constituye también en el instrumento administrativo mediante el cual quedan debidamente establecidas las relaciones formales de comunicación y autoridad, así como los criterios que definen la división del trabajo de la SENAC. Expone una visión en conjunto de la estructura con que cuenta Institución, precisando las funciones asignadas a cada una de las áreas que lo integran, lo que permite delimitar su responsabilidad y evitar la duplicidad, propiciando un mejor aprovechamiento de los recursos. El Manual es de uso y aplicación exclusiva de la SENAC, por lo que constituye una herramienta de gestión que exige un trato y manejo cuidadoso, debiendo su contenido ser manejado de manera interna, considerando criterios de confidencialidad. El documento no podrá ser distribuido, copiado, o divulgado a personas ajenas a la Institución u otras instituciones, sin previa autorización de la máxima autoridad Institucional. El desconocimiento de los lineamientos y definiciones contenidos en el presente Manual, no justificará su incumplimiento, razón por la cual, será responsabilidad de cada Servidor Público, cuyas actividades y acciones se vean afectadas por la vigencia del documento, su lectura, asimilación y correcta aplicación. Su ámbito de aplicación comprende todas las instancias políticas, administrativas y técnicas de la SENAC, como también abarca a los proyectos y programas dependientes de ella. Se debe entender que en el presente Manual de Organización, Funciones y Cargos, la referencia a proyectos y programas guarda relación a lo concerniente a proyectos a cargo de la Institución, impulsados con recursos propios o provenientes de las fuentes externas en base a convenios de cooperación. Manual de Organización y Funciones 4

6 4. Mantenimiento, Actualizaciones y Aprobación La SENAC deberá promover la realización de revisiones periódicas y sistemáticas de los lineamientos y definiciones del presente Manual de Organización y Funciones, a fin de mantenerlos actualizados convenientemente, propiciando de esta manera una gestión eficaz y, el cumplimiento de las normativas vigentes. Toda sugerencia de actualización, modificación, alteración o corrección del Manual de Organización y Funciones, deberá ser solicitada a la Máxima Autoridad Institucional (MAI) en forma escrita, especificando los cambios sugeridos o solicitados. A propuesta de las Direcciones Generales, se gestionará cualquier modificación de las normas que integran el presente Manual que estuvieran orientadas a la provisión de información pública, optimización de los trámites que gestiona SENAC y, aquellas destinadas a fomentar la transparencia de la gestión. El Manual de Organización y Funciones de la SENAC, en su versión inicial y las posteriores que surjan como resultado de los procesos de actualizaciones, ajustes o correcciones, deben ser aprobados a través de Resoluciones emitidas por la máxima Autoridad Institucional. Manual de Organización y Funciones 5

7 Contenido DISPOSICIONES GENERALES... 2 PRESENTACIÓN, FINALIDAD Y ALCANCE PRESENTACIÓN FINALIDAD DEL MANUAL ALCANCE MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIONES Y APROBACIÓN... 5 CAPÍTULO I LA INSTITUCIÓN... 9 Marco Normativo, Naturaleza, Marco Estratégico MARCO NORMATIVO Convenciones Estrategias Contra la Corrupción Creación de la SENAC NATURALEZA MARCO ESTRATÉGICO Misión de la SENAC Funciones CAPÍTULO II - ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES ESTRUCTURA ORGÁNICA CONCEPTUALIZACIONES Y LINEAMIENTOS Manual de Organización y Funciones 6

8 2. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA SENAC ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN CAPÍTULO III - FUNCIONES DEFINICIÓN DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS ESTRUCTURA DE LA FORMULACIÓN DE FUNCIONES LINEAMIENTOS PARA LA DEFINICIÓN DE FUNCIONES DEFINICIÓN DE FUNCIONES Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC Secretaría General Secretaría Privada Dirección de Gestión de Talento Humano Dirección de Comunicación Asistente Informático Unidad Operativa de Contrataciones Dirección General de Auditoría Interna Institucional Dirección de Asesoría de Gabinete Coordinación del MECIP Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación Dirección General de Prevención y Transparencia Dirección de Integridad y Ética Pública Departamento de Ética Pública Dirección General de Administración y Finanzas Manual de Organización y Funciones 7

9 Dirección de Contabilidad Departamento de Patrimonio Departamento de Rendición de Cuentas Dirección de Finanzas Departamento de Presupuesto Dirección de Administración Dirección General de Asesoría Jurídica Dirección de Análisis y Seguimiento de Casos Dirección de Dictámenes CAPÍTULO V - ANEXOS GLOSARIO DE TÉRMINOS ORGANIGRAMA DE LA SENAC Manual de Organización y Funciones 8

10 Capítulo I LA INSTITUCIÓN Marco Normativo, Naturaleza, Marco Estratégico 1. Marco Normativo La Secretaría Nacional Anticorrupción se encuentra regulada por el siguiente marco legal, sin perjuicio de otras disposiciones que pudieran ser aplicables y que no son citadas en el presente apartado. 1.1 Convenciones La República del Paraguay es signatario de Convenios y Acuerdos de carácter internacional, vinculados a la transparencia y la lucha contra la corrupción. El Estado Paraguayo, por Ley Nº 977/1.996, aprueba La Convención Interamericana contra la Corrupción, instrumento jurídico e instrumento jurídico internacional anticorrupción, y el Mecanismo de Seguimiento de la Implementación de la Convención Interamericana Contra la Corrupción (MESICIC), CUYA Declaración fue suscripto por la república del Paraguay, el 4 de Junio del El Estado Paraguayo, por Ley Nº 2535/2005, aprueba la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción, instrumento internacional que refleja el consenso a nivel mundial en afrontar la problemática de la corrupción con medidas concretas, abordadas sistemáticamente. 1.2 Estrategias Contra la Corrupción El Plan Nacional de Integridad PNI, versión Creación de la SENAC La creación de la Secretaría Nacional Anticorrupción y la definición de su composición y atribuciones, se encuentran reguladas en el Decreto Nº del 28 de Noviembre del POR EL CUAL SE CREA LA SECRETARÍA NACIONAL ANTICORRUPCIÓN (SENAC) DEPENDIENTE DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Manual de Organización y Funciones 9

11 2. Naturaleza La SENAC, se constituye en la instancia rectora, normativa y estratégica en el diseño, ejecución, implementación y evaluación de las políticas públicas del Gobierno Nacional en materia de anticorrupción, integridad y transparencia. Es un organismo técnico y de gestión especializado de la Presidencia de la República, con personería jurídica de derecho público y plena capacidad de obrar de conformidad a este Decreto, los Reglamentos y otras Normas Legislativas y/o Administrativas que se dicten, para la dirección, supervisión, coordinación, ejecución y evaluación de los programas, proyectos, Planes y actividades del ámbito de su competencia Marco Estratégico La Misión y la Visión son elementos constitutivos del Marco Estratégico de la SENAC, que sintetizan y describen la declaración de propósitos, el concepto del área, la naturaleza de su quehacer, el porqué de su existencia, a quienes orienta sus prestaciones y servicios, y los principios y valores bajo los cuales pretende funcionar. Asimismo, define una representación de lo que el área pretende ser, a la luz de los intereses de los usuarios y beneficiarios, y otros grupos de interés Misión de la SENAC Liderar la aplicación de las políticas de transparencia de gestión y lucha contra la corrupción en todas las instituciones del Poder Ejecutivo, impulsando estrategias y mecanismos que garanticen la articulación de las instituciones del sector público y de actores sociales en el compromiso nacional de construir un país libre de corrupción. 3.2 Funciones La SENAC tiene las siguientes funciones y atribuciones, establecidas en el Decreto / 2012 Artículo 4º. a. Proponer al Poder Ejecutivo las políticas de transparencia, integridad, prevención y lucha contra la corrupción. 1 Decreto del Poder Ejecutivo Artículo 2º Manual de Organización y Funciones 10

12 b. Coordinar con los diferentes organismos del Estado y la sociedad civil, las instancias internas institucionales especializadas en temas relacionados con la transparencia, integridad y buen gobierno. c. Realizar estudios, evaluaciones, sondeos, estadísticas, con miras a identificar las principales causas de corrupción o debilidades en materia administrativa, y proponer acciones de mejora de la gestión institucional en los ámbitos de la transparencia e integridad. d. Promover una administración gubernamental transparente, que coadyuve al fortalecimiento de las Instituciones. e. Certificar la transparencia e integridad de las Instituciones en el ámbito del Poder Ejecutivo y de otras con quienes la SENAC acuerde, como Institución rectora en dicha materia. f. Evaluar y diagnosticar el cumplimiento de las obligaciones en materia de transparencia e integridad y de la calidad de la información por parte de las instituciones señaladas en el inciso anterior. g. Establecer los criterios y la metodología de evaluación a ser utilizados a los efectos de los fines del inc. f) y g) h. Diseñar, promover, regular, implementar, monitorear y evaluar la ejecución de las políticas, programas, proyectos, Planes y procedimientos para la promoción de la transparencia integridad y lucha contra la corrupción. i. Establecer y fomentar relaciones con la sociedad civil, Organismos, Instituciones, reparticiones y otros Poderes del Estado, Gobiernos Departamentales y Municipales en referencia a la implementación de las políticas públicas de transparencia, promoción de la integridad y lucha contra la corrupción. j. Participar en representación del Gobierno Nacional, con intervención del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la suscripción de convenios internacionales, así como en la cooperación regional o mundial, sobre intereses comunes en materia de transparencia, integridad y lucha contra la corrupción. k. Desempeñarse como Autoridad Central Consultiva de la Convención Interamericana contra la corrupción de los Estados Miembros de la Organización de Estados Americanos, Ley N 977/ 96, de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción de la Organización de las Naciones Unidas, Ley N 2535/05. l. Elaborar los informes correspondientes a los avances de las medidas implementadas en el marco de las Convenciones Internacionales contra la Corrupción en los periodos de evaluación que correspondan, y monitorear el cumplimiento de las recomendaciones Manual de Organización y Funciones 11

13 formuladas por los mecanismos de seguimiento y examen establecidos en el marco de dichas Convenciones. m. Elaborar, promover y apoyar anteproyectos de Ley, proyectos de decretos, resoluciones y en general cualquier otro instrumento pertinente para implementar las políticas del Gobierno en materia de ética, integridad, y transparencia n. Suscribir convenios interinstitucionales, que se orienten al logro de los fines de la STI. ñ. Dictar todas las Resoluciones, dentro del ámbito de su competencia, que se requieran para la gestión institucional. o. Regular y verificar el sistema de funcionamiento de las Unidades de Transparencia e Integridad, en coordinación con las autoridades de los Organismos y Entidades del Estado. Manual de Organización y Funciones 12

14 Capítulo II - ESTRUCTURA ORGÁNICA Y FUNCIONES Estructura Orgánica 1. Conceptualizaciones y Lineamientos El organigrama se define como la representación gráfica de la estructura de una organización o de una de sus áreas, y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades que la integran, sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación. La finalidad de un organigrama se fundamenta en la condición de reflejar, hasta donde sea posible, la organización con sus verdaderas implicaciones y relaciones, además de sus estratos jerárquicos. Cuando las líneas son verticales indican que existe una autoridad formal de los niveles jerárquicos superiores hacia los inferiores. Mientras que cuando se desplazan en sentido horizontal, señalan que existe especialización y correlación. Cuando las líneas verticales caen directamente sobre la parte media del recuadro, indican "mando sobre. Y cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indica una relación de apoyo Las líneas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinación entre las diversas unidades administrativas de la organización. Las líneas verticales y horizontales que terminan en una punta de flecha, indican continuidad de la organización, esto quiere decir que existen más unidades semejantes que no están expresadas dentro de la estructura. Un organigrama es el instrumento que proporciona la representación gráfica de los aspectos fundamentales de una organización, y permite entender un esquema general, así como el grado de diferenciación e integración funcional de los elementos que lo componen. En el diseño se localiza el tipo de unidades que conforman la estructura de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o entidad y sus funciones básicas, entre otras. De donde se infiere que los organigramas: - Constituyen una fuente autorizada de consulta con fines de información. Manual de Organización y Funciones 13

15 - Indican la relación de jerarquía que guardan entre sí los principales órganos que integran una dependencia o entidad. - Facilitan al personal el conocimiento de su ubicación y relaciones dentro de la organización. - Ayudan a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, múltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisión y control. - Representa las diferentes unidades que constituyen la organización de la SENAC con sus respectivos niveles jerárquicos. - Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la SENAC debidamente asignados por área de responsabilidad o función. - Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la Institución. - Cómo estos cargos se agrupan en unidades orgánicas. - Cómo se asigna autoridad a los mismos. - El diseño del organigrama se funda en la observancia de criterios de: Precisión: En los organigramas, los órganos de la dependencia y sus interrelaciones aparecen perfectamente definidos, destacando sus niveles jerárquicos y mostrando las relaciones de dependencia entre ellos. Vigencia: Es importante que reflejen la situación presente y por ello sean constantemente actualizados; por lo que se aconseja indicar en el margen inferior derecho la fecha de actualización, así como también el nombre de la unidad responsable de su elaboración. Uniformidad: Para facilitar la interpretación de un organigrama, referido a cualquier dependencia o unidad administrativa, resulta conveniente uniformar el empleo de las líneas y figuras utilizadas en el diseño. 2. Estructura Orgánica de la SENAC La Estructura Orgánica de la Secretaría Nacional Anticorrupción definida por niveles jerárquicos, con la implementación de los cambios que fueron incorporados en el proceso de análisis y diseño, queda establecida de la siguiente esta manera: Manual de Organización y Funciones 14

16 1. Nivel de Conducción Política y Estratégica a. Ministro(a) Secretario Ejecutivo de la SENAC 2. Nivel de Asesoría a. Coordinación MECIP b. Dirección de Gestión del Talento Humano c. Dirección de Comunicación c.1 Asistente Informático d. Dirección de Relaciones Internacionales y Cooperación d. Dirección General de Auditoría Interna Institución e. Dirección General de Asesoría 3. Nivel de Apoyo a. Secretaría General a.1 Departamento de Gestión de Documental a.1.1 Encargado(a) de Mesa de Entrada y Recepción a.1.2 Encargado(a) de Control y Seguimiento de Documentos b. Secretaria Privada c. Dirección General de Administración y Finanzas c.1 Dirección de Finanzas c.1.2 Departamento de Presupuesto c.2 Dirección de Contabilidad c.2.1 Departamento de Patrimonio c.2.1 Departamento de Rendición de Cuentas d. Dirección de Talento Humano e. Dirección General de Asesoría Jurídica e.1 Dirección de Análisis y Seguimiento de Casos 4. Nivel de Unidades Misionales a. Dirección General de Transparencia e Integridad a.1 Dirección de Integridad y Ética Pública a.2.1 Departamento de Ética Pública Organigrama de la Organización OBSERVACIÓN: En el Anexo del presente Manual se incluye el Organigrama de la SENAC. Manual de Organización y Funciones 15

17 Capítulo III - FUNCIONES Definición de Funciones y Perfiles de Cargos 1. Estructura de la Formulación de Funciones La definición de las funciones de la SENAC, se fundamenta en la formulación de las normativas vigentes que rigen la gestión de la Institución, y en criterios técnicos de la materia de Administración. De esta manera, las definiciones de las funciones contenidas en el presente Manual se refieren a: Funciones Establecidas por el Marco Normativo: que responden a las obligaciones legales a las cuales están sometidas las acciones institucionales establecidas en las Leyes, Decretos y Resoluciones institucionales, de conformidad con los modelos de gestión que rigen a la Administración Pública. Funciones Misionales: que se refieren a aquellas funciones de carácter esencial que guardan estrecha relación y coherencia con el cumplimiento de la Misión de nivel institucional. Funciones Básicas Gerenciales: que abarcan aspectos relacionadas con la gestión técnico administrativa de recursos para la ejecución de Planes, proyectos y programas, llevando en consideración la necesidad de Planificar, organizar, ejecutar y controlar las acciones que se ejecutan, a fin de adoptar medidas oportunas que incrementen las posibilidades de logros de los fines y objetivos. Funciones de Apoyo: que son aquellas en base a las cuales se pretende garantizar que las áreas de nivel político y estratégico, funcional y operativo, dispongan de recursos y orientaciones políticas, jurídicas, técnicas y administrativas, entre otras, suficientes, para el ejercicio de sus respectivas funciones. Las formulaciones de las funciones que siguen, están distribuidas por criterios que se ajustan a los niveles jerárquicos, y contienen definiciones necesarias y suficientes para la comprensión de las características de cada cargo de la estructura orgánica. 2. Lineamientos para la Definición de Funciones Responsabilidad: De capital importancia para el desempeño de los cargos de la SENAC, de las Direcciones y de los Departamentos de niveles operacionales que estén vinculadas al Manual de Organización y Funciones 16

18 ejercicio de las funciones y actividades de planificación, programación, orientación, información y control. Planificación: Hace referencia a la preparación de los Planes de trabajo, y el análisis de las actividades y acciones a desarrollar, identificando adecuadamente los factores obstaculizadores, buscando la forma conveniente de la aplicación de los recursos disponibles; incluye la búsqueda de la superación de las deficiencias para la correcta toma de decisiones en cuanto a métodos, recursos humanos, recursos técnicos y materiales, la observancia de los plazos y la calidad de los resultados. Coordinación: La conjunción del esfuerzo, los recursos y la racionalidad en su aplicación, en un determinado plazo, para obtener el mejor rendimiento posible en la ejecución de las actividades, considerando los factores favorables del sentido de la oportunidad y simultaneidad de acciones. Dirección: El ejercicio de la ejecución de todas las acciones - derivadas de cada una de las funciones asignadas - y la racional administración de recursos humanos, en el sentido de la conducción y desarrollo de las personas, a través de los procesos de toma de decisiones dentro del ámbito de las atribuciones, la impartición de instrucciones y el debido control de los resultados. Orientación: El conjunto de acciones tendientes a garantizar que las actividades a desarrollar se realicen según los Planes establecidos, la implementación de las estrategias definidas; la aplicación de medidas correctivas oportunas, la rectificación de actitudes, y la adecuada observación de los procedimientos. Información: Manejo adecuado del universo de conocimientos, vivencias y experiencias de la organización, orientado eficientemente a proporcionar los necesarios y oportunos insumos para la toma de decisiones. El mantenimiento de la eficacia de los canales de comunicación, para la transmisión fluida de instrucciones, datos, propósitos y resultados. Control: El ejercicio de la supervisión permanente y la evaluación del desempeño de las funciones de las personas; el seguimiento y evaluación de la consecución de objetivos y metas, a través de la verificación permanente del cumplimiento de lo establecido en términos de calidad, plazos, y costo. Comunicación Organizacional: El establecimiento de una constante interacción entre los diferentes niveles y estamentos de la estructura de la organización, sobre la base del intercambio armónico de la información, y la motivación de los actores de cada una de las instancias y áreas operativas. La socialización de la información gerencial, permite visualizar la proyección de los resultados esperados, en función del esfuerzo cohesionado y encauzar Manual de Organización y Funciones 17

19 las acciones hacia la realización de las metas y el logro de los objetivos fijados en cada uno de los proyectos componentes de los Planes y programas, objeto y razón de ser de la SENAC. 3. Definición de Funciones El conjunto de funciones requiere de un proceso de revisiones, ajustes y actualizaciones periódicas, y esta es la razón por la que se distingue en el ángulo superior derecho de la tabla de contenidos, la Fecha de Emisión, que el documento rescata de manera automática del sistema en el momento de su acceso, y el Versión, que es un número secuencial que indica las veces que el documento ha experimentado modificaciones y debe ser actualizado de manera manual. El campo Versión podrá contener la frase, Borrador Circulación Restringida, en caso de tratarse de una versión del documento en proceso de elaboración, corrección o ajuste. Vigencia, contiene la fecha de Resolución que coloca en vigencia al documento, en formato día, mes año - si el documento está disponible para su uso y aplicación y ha sido debidamente aprobado por Resolución del Ministerio de Industria y Comercio. El campo Objetivos (del Cargo), describe brevemente la misión o la razón de la existencia de las unidades contenidos en el documento, o lo que se espera, en términos de resultados, a consecuencia de la ejecución de las funciones que le son asignadas. A modo de poder ubicar a los cargos, el Manual define el campo Nivel de la Organización, el nivel al cual pertenece: Dirección Política y Estratégica, Funcional, de Apoyo, de Asesoría, o a un Órgano de Línea o Misional. Se incluyen además dos campos que determinan relaciones de dependencias, Cargo Superior, a fin de determinar la dependencia, y Coordina, para definir las áreas sobre las cuales tienen ascendencia jerárquica. Un campo que esclarece el sistema de Remplazo, define de qué manera los cargos puede ser cubierto en los casos necesarios y previstos en las Leyes. Finalmente, la definición de las funciones inherentes a cada cargo, están definidas en dos grandes grupos: Funciones Generales y Funciones Específicas. La definición de las Funciones Generales está presentada una única vez y está ubicada al inicio de la tabla de contenidos que sigue. Se distinguen dos grupos de definiciones: (i) las que afectan a la Direcciones Generales y a las Direcciones, respectivamente y (ii) las que afectan a los Jefes de Departamentos, de esta manera se evitan las repeticiones innecesarias; asimos, se incluye el sistema de Remplazos, establecido. Manual de Organización y Funciones 18

20 Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 19 al 23 Objetivos Nivel de la Organización Cargo Superior Coordina Liderar los procesos de generación, desarrollo y aplicación de políticas de Transparencia e Integridad en todas las Instituciones del Poder Ejecutivo y Empresas del Estado, ejecutando estrategias y promoviendo mecanismos que garanticen la articulación de las instituciones del sector público y privado, así como de actores sociales, en el compromiso nacional de construir un país libre de corrupción. Nivel Político Estratégico Presidente de la República Director General de Auditoría Interna. Secretario(a) Privado/a. Director/a General de Administración y Finanzas Secretaría General Director/a de Talento Humano. Director/a General de Asesoría Jurídica Director/a General de Administración y Finanzas. Director/a General de Transparencia e Integridad Remplazo La Secretaría Nacional Anticorrupción será ejercida por un Secretario(a) Ejecutivo(a) designado(a) por el Presidente de la República de una terna de candidatos seleccionada conforme al procedimiento establecido en el Artículo 15 de la Ley 1626/2000 de la Función Pública, a cuyo efecto el Presidente de la República o la Junta Consultiva, convocará a concurso público de oposición por vencimiento del mandato o al producirse la acefalia (Artículo 94, Capítulo XIV de la Ley de la Función Pública). El Secretario(a) de la Secretaría Nacional Anticorrupción durará cinco años en sus funciones. Funciones Específicas: De conformidad a lo establecido en el Decreto del Poder Ejecutivo Nº /2012, son atribuciones de la Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC, las siguientes: 1. Coordinar y monitorear la aplicación de la política gubernamental de transparencia e integridad; impulsar estrategias para prevenir actos de corrupción en el ámbito público. 2. Realizar el seguimiento a los procesos de hechos de corrupción y mantener actualizado los registros correspondientes, con fines estadísticos y analíticos pertinentes. 3. Elaborar proyectos de políticas públicas, presentarlas a las autoridades correspondientes e impulsar su aprobación, a fin de promover el fortalecimiento, desarrollo e implementación de un eficiente sistema de transparencia e integridad en la administración pública. 4. Articular con las instituciones públicas y Empresas del Estado, acciones y actividades conjuntas tendientes a la implementación efectiva de las buenas prácticas de la transparencia, integridad y buen gobierno en la administración pública. Manual de Organización y Funciones 19

21 Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 19 al Propiciar la generación de espacios de participación activa de la Sociedad Civil Organizada en el control social, para el logro del fortalecimiento la trasparencia, la rendición de cuenta y el acceso a la información pública. 6. Coordinar con los diferentes organismos del Estado, a través de las instancias internas institucionales especializadas en temas relacionados transparencia y la integridad, la elaboración y ejecución de Planes de trabajo conjunto para la implementación de buenas prácticas de gobierno. 7. Coordinar con la ciudadanía en general, a través de sus organizaciones civiles, acciones y actividades para el logro del ejercicio pleno de los derechos ciudadanos en materia de acceso a la información pública y el control ciudadano en las instituciones y organismos del Estado. 8. Impulsar la realización de estudios, evaluaciones, sondeos, análisis y diagnósticos, con miras a establecer las principales causas de corrupción o ineficiencia en materia administrativa en las instituciones públicas, a fin de definir estrategias para la mitigación y superación de hechos de corrupción. 9. Promover una administración gubernamental transparente, que coadyuve al fortalecimiento de las instituciones a través de un sistema de integridad y transparencia. 10. Diseñar, promover, monitorear y evaluar la ejecución de las políticas, programas, proyectos, Planes y procedimientos para la promoción de transparencia, integridad y lucha contra la corrupción. 11. Fomentar la participación efectiva de la sociedad civil en los procesos de integridad y transparencia en la administración pública a través del establecimiento de un eficiente sistema de información pública, la concienciación ciudadana y la promoción de una cultura fundada en los valores éticos. 12. Desarrollar y ejecutar políticas públicas y lineamientos técnicos que permitan implementar las prácticas de la Integridad y la Ética Pública en las instituciones públicas. 13. Coordinar las relaciones de la Presidencia de la República con la sociedad civil, Organismos, Instituciones y reparticiones del Estado, Gobiernos Departamentales y Municipales en coordinación con los Ministerios y Secretarías competentes en relación a la implementación de las políticas de transparencia, promoción de la integridad y lucha contra la corrupción. 14. Asesorar el Poder Ejecutivo en cuestiones relativas a las políticas de transparencia, promoción de la integridad y lucha contra la corrupción, y otros temas de su competencia. 15. Desempeñarse como Autoridad Central Consultiva de la Convención Interamericana contra la corrupción de los Estados Miembros de la Organización de los Estados Americanos, Ley Nº 977/1996 y de la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción de la Organización de las Naciones Unidas, Ley Nº 2535/ Elaborar los informes correspondientes a los avances en las medidas establecidas en las Convenciones Anticorrupción, en los periodos correspondientes, y dar seguimiento al cumplimiento Manual de Organización y Funciones 20

22 Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 19 al 23 de las recomendaciones formuladas por los mecanismos de seguimiento y examen establecidos en el marco de las Convenciones Internacionales contra la Corrupción. 17. Impulsar y liderar la ejecución del Plan Nacional de Transparencia e Integridad aprobado por el Poder Ejecutivo, y ejecutar las acciones y actividades pertinentes para el desarrollo del Plan, en las diversas instancias del Estado. 18. Elaborar anteproyectos de Ley, proyectos de Decretos, Resoluciones y en general cualquier otro instrumento legal pertinente para implementar las políticas del Gobierno en materia de ética, integridad, eficiencia, transparencia y anticorrupción. 19. Promover la elaboración de instrumentos legales requeridos que viabilicen la implementación de las políticas del Gobierno Nacional en materia de Acceso a la Información, la transparencia y participación ciudadana, en la SENAC y las instituciones públicas. 20. Definir y establecer los roles, las funciones claves y las atribuciones de las Unidades de Transparencia e Integridad (UTI) de las instituciones dependientes del Poder Ejecutivo, así como los mecanismos y procedimientos que establezcan pautas operativas de coordinación que respondan a un modelo definido de interacción que estas unidades deben mantener con la SENAC. 21. Crear y mantener activa una Red de Unidades de Transparencia e Integridad de las instituciones dependientes del Poder Ejecutivo, a fin de generar un espacio eficiente para propiciar el análisis, el intercambio, la cooperación y el trabajo conjunto, que oriente la adopción de medidas para la mejora continua de sus procesos y el cumplimiento eficaz de sus objetivos. 22. Propiciar y mantener vínculos formales y activos entre la SENAC y las instituciones y organizaciones en el ámbito nacional e internacional, para lograr la cooperación, la celebración de acuerdos y el establecimiento de alianzas efectivas, para el fortalecimiento de la capacidad institucional en la implementación y el establecimiento de las buenas prácticas de la transparencia y la integridad en la gestión pública. 23. Coordinar acciones de carácter estratégico con los organismos de control, a fin de delinear acciones conjuntas para el mejoramiento del control interno de las instituciones y entidades del Estado. 24. Crear e implementar el Sistema de Certificación de Buenas Prácticas de Integridad y Ética Pública para instituciones y organismos del Estado. 25. Impulsar y participar activamente en los estudios y análisis de normas que regulen el sistema de transparencia, integridad y buen gobierno de las instituciones y organismos del Estado. 26. Propiciar la elaboración y ejecución de Planes y programas de capacitación para servidores públicos de la SENAC, instituciones públicas y organismos de la sociedad civil en materia de buenas prácticas de transparencia e integridad. 27. Brindar asesoría a organismos y entidades del Estado para la implementación de principios y criterios Manual de Organización y Funciones 21

23 Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 19 al 23 en materia de transparencia e integridad en la administración pública. 28. Recabar información necesaria para el cumplimiento de sus fines, de todas las reparticiones públicas, y realizar estudios sobre las materias de su competencia para la toma de decisiones. 29. Desarrollar y fortalecer las capacidades institucionales, organizacionales y tecnológicas de la SENAC, a fin de impulsar y optimizar sus intervenciones en los procesos de mejoras de la capacidad de gestión de las instituciones del Poder Ejecutivo. 30. Mantener una estructura funcional adecuada, proponiendo al Poder Ejecutivo la aprobación de las modificaciones de la estructura orgánica requeridas de la SENAC. 31. Aplicar en el modelo de gestión de la SENAC los criterios de centralización normativa y descentralización operativa. 32. Investigar, evaluar y emitir las normativas en su carácter de organismo central normativo para todo cuanto tenga relación con las materias de su competencia y el desarrollo institucional. 33. Integrar comisiones a nivel internacional en temas relacionado a su competencia. 34. Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del Poder Ejecutivo y todas las demás normas vinculadas como organismo nacional responsable de la ejecución de las políticas públicas de Transparencia e Integridad. 35. Orientar las políticas y estrategias Institucionales de la SENAC alineándolas al Programa de Gobierno nacional, a través de Planes estratégicos Institucionales. 36. Ejercer la supervisión de las Unidades Orgánicas a su cargo, así como delas Unidades y Comités jerárquicamente dependientes. 37. Dictar las Resoluciones, dentro del ámbito de su competencia, que se requieran para normar la gestión institucional. 38. Ejercer el control sobre la ejecución de los Planes y programas administrativos y financieros. 39. Elaborar por instrucciones del Presidente de la República, informes sobre determinados casos o situaciones y elevarlos a los poderes del Estado. 40. Requerir informes a los organismos y entidades dependientes del Poder Ejecutivo. 41. Elevar anualmente al Poder Ejecutivo un informe de las actividades cumplidas en su gestión y de los resultados de los proyectos y programas en ejecución. 42. Informar a la comunidad sobre la gestión realizada por la Secretaría Nacional Anticorrupción (SENAC). Manual de Organización y Funciones 22

24 Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 19 al Resolver en marco de sus atribuciones y facultades, los demás asuntos que sean sometidos a su consideración. Manual de Organización y Funciones 23

25 Secretaría General Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 24 al 26 Objetivos Nivel de la Organización Cargo Superior Coordina Es responsable de las actividades administrativas y técnicas tendientes a la Planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Secretaría de la SENAC, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, acorde a las leyes y normas internas, la atención al público, el protocolo Institucional y proveer soporte a la máxima autoridad Institucional en la gestión documental. Área de Apoyo. Ministro(a) Secretario(a) Ejecutivo de la SENAC. Mesa de Entrada y Recepción Control y Seguimiento de Documentos Funciones Específicas: 1. Supervisar los procesos de archivo de la documentación que comprenden la producción o recepción de documentos, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. 2. Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y de su organización y conservación, así como de la supervisión de los procesos de archivo. 3. Supervisar el mantenimiento y actualización de un archivo de las Leyes, así como también de Reglamentos, Resoluciones y otras disposiciones emanadas del (de la) Ministro(a) Secretario(a) de la SENAC. 4. Supervisar que el manejo de la información documental se realice con sujeción a los reglamentos, normas y procedimientos establecidos. 5. Coordinar la implantación y utilización de técnicas modernas de archivo y gestión documental, para mejorar la eficiencia en el mantenimiento, conservación y manipulación de documentos, así como la eficiencia en el trámite y resolución de los mismos. 6. Supervisar la redacción de las Resoluciones o la corrección de los borradores incluidos en los expedientes internos, correspondencias, notas y demás comunicaciones a ser suscriptas por el (la) Ministro(a) Secretario(a) Ejecutivo(a) de la SENAC, conforme a las instrucciones recibidas del mismo. 7. Informar a la máxima autoridad Institucional sobre el desarrollo y estado de los documentos (expedientes) sobre el cual manifieste interés. 8. Efectuar la comunicación de las Resoluciones y Normativas a las dependencias pertinentes, para el cumplimiento de las disposiciones de la máxima autoridad Institucional. 9. Conocer la aplicación de Leyes, reglamentos, normas y procedimientos, para evaluar, controlar y administrar las actividades de la Secretaría General. Manual de Organización y Funciones 24

26 Secretaría General Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 24 al Dirigir y supervisar el desempeño del Departamento de Gestión Documental, en lo relacionado a la recepción de los documentos internos y externos, la distribución, el control, el seguimiento y la gestión reprográfica en otro soporte documental. 11. Supervisar y coordinar el desempeño del Departamento de Producción Documental en lo relacionado a la preparación y/o revisión de documentos internos de la máxima autoridad Institucional. 12. Supervisar el desempeño del Departamento de Archivo Central, aprobando la metodología propuesta y la organización del Archivo de Gestión de la Secretaría General y el Archivo Central de la Institución, proveyendo las condiciones para mantener en buen estado de conservación los documentos de la SENAC y de todo tipo de documento que resulte de interés para la Institución. 13. Supervisar los controles de acceso a los documentos del archivo de gestión de la SENAC, sean estas por medio de consultas o salidas de documentos, acorde a la clasificación de riesgos y criticidad de la información contenida en el documento y las normas legales sobre confidencialidad y acceso a documentos públicos. 14. Dirigir, coordinar y controlar las actividades a ser ejecutadas por las áreas de la Secretaria General. 15. Supervisar la recepción de los documentos reservados y confidenciales, sin apertura del sobre y su remisión a la Secretaria Privada de la máxima autoridad Institucional u otro destinatario. 16. Supervisar la recepción, registro y trámite de todos los documentos, correspondencias, telegramas, fax y otros documentos, dirigidos a la máxima autoridad Institucional, determinando con base al contenido el área de destino, sean estas en función de la Ejecución Presupuestaria, expedientes de auditorías u otras funciones operativas. 17. Efectuar la legalización de copias de las Cartas, Notas, Resoluciones, Expedientes u otra documentación correspondiente a la SENAC. 18. Supervisar y dirigir la remisión de los expedientes y cartas de la SENAC, destinados a entidades externas, públicas o privadas, por medio de ordenanza, supervisando el registro de la documentación remitida. 19. Proponer a la máxima autoridad institucional, nuevas políticas o mejoras de la gestión de Archivo de la SENAC, y una vez aprobadas, velar por su desarrollo y cumplimiento. 20. Participar en la programación y ejecución de talleres para divulgar los beneficios de la Gestión Documental y de Archivo de la SENAC, para los procesos operativos de las demás áreas. 21. Efectuar, en forma conjunta con las demás Direcciones Generales, la consolidación y corrección de los documentos de la Memoria Anual recibidos de las Direcciones Generales, Direcciones de Área y otros órganos de la SENAC, para la elaboración de la Memoria Anual de la SENAC. Manual de Organización y Funciones 25

27 Secretaría General Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 24 al Investigar, evaluar y proponer la implementación de nuevas técnicas de gestión documental y de archivo, tendientes al cumplimiento óptimo de los objetivos de la Secretaría General. 23. Supervisar el adecuado flujo de información entre los distintos Departamentos su cargo, así como de otros sectores de la SENAC, que permita disponer de los informes necesarios, controlando los plazos acordados para el despacho de la documentación, especialmente el procesamiento de los Expedientes de Auditoría. 24. Supervisar la aplicación de los plazos para la gestión documental y los procesos de control y seguimiento de los trámites internos en SENAC, los urgimientos, conforme a los plazos procesales establecidos en las normativas vigentes. 25. Planificar y ejecutar los procedimientos de incineración o destrucción de documentos del archivo cuyo plazo legal de custodia ha vencido. 26. Elaborar informes de naturaleza técnica y/o administrativa, para Organismos Gubernamentales y otros (nacionales o internacionales) a solicitud de la máxima autoridad Institucional. 27. Ejercer, a solicitud de la máxima autoridad Institucional, la representación de la Institución o como integrante de una delegación, ante organismos nacionales o internacionales. 28. Proponer a la máxima autoridad programas de capacitación y de especialización en gestión de documentos y archivos, apoyando la implementación una vez aprobada. 29. Refrendar con su firma las Resoluciones y notas de la máxima autoridad Institucional 30. Informar a la máxima autoridad Institucional en forma trimestral las gestiones realizadas en Secretaria General sobre notas recibidas, remitidas y producción de los mismos. 31. El sistema de seguridad personal e institucional queda bajo cargo de la Secretaria General. 32. Cumplir con las demás funciones que le sean encomendadas por la máxima autoridad Institucional. Manual de Organización y Funciones 26

28 Secretaría Privada Versión del Manual: 1ra Versión Modificación: Sección: Pág. 27 al 29 Objetivos Nivel de la Organización Cargo Superior Coordina Apoyar a la máxima autoridad Institucional, en los aspectos administrativos y protocolares de su actividad, tendientes al cumplimiento óptimo de sus funciones. Área de Alta Dirección. Ministro(a) Secretario(a) Ejecutivo(a) de la SENAC. Con las demás unidades de la SENAC Funciones Permanentes: Todas las funciones de carácter generales, permanentes y periódicas que correspondan, son las mismas asignadas a los Departamentos. Funciones Específicas: 1. Efectuar las tareas de apoyo solicitadas por la máxima autoridad Institucional, en la Planificación de sus actividades. 2. Organizar y manejar la Agenda de Actividades de la máxima autoridad Institucional. 3. Planificar las actividades de la Secretaría Privada y de los (las) Servidores(as) Públicos(as) a su cargo. 4. Recibir, registrar y tramitar todos los documentos, correspondencias, telegramas, fax, s y otros documentos dirigidos a la máxima autoridad Institucional, recibidos de la Secretaría General. 5. Registrar y derivar a la Secretaría General todos los documentos, correspondencias y otros considerados por la máxima autoridad Institucional, que deben ser entregados a dependencias internas o remitidos a otras instituciones. 6. Efectuar la redacción de cartas, notas y otros similares, solicitadas por la máxima autoridad Institucional. 7. Mantener actualizado y ordenado el archivo personal con los documentos y las correspondencias que sean de interés de la máxima autoridad Institucional. 8. Orientar a las personas que acuden a la Secretaría Nacional Anticorrupción, interesados en mantener una entrevista con la máxima autoridad Institucional, sobre el procedimiento más conveniente para la resolución de la consulta o reclamo efectuado. 9. Atender, organizar y concertar las audiencias o entrevistas solicitadas con la máxima autoridad Institucional. 10. Recibir y efectuar las llamadas telefónicas destinadas a la máxima autoridad Institucional y transferir Manual de Organización y Funciones 27