Soluciones de SAP SAP Business One 2007 A

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1 PÚBLICO Cómo realizar un upgrade de reconciliación interna Soluciones de SAP SAP Business One 2007 A V1.0 Junio de 2007

2 Contenido... 3 Introducción... 3 Información adicional... 4 Glosario... 4 Resumen... 7 Identificación de inconsistencias durante el proceso de upgrade... 8 Generación del informe del historial de inconsistencias... 9 Parametrización de los criterios del informe... 9 Visualización del informe...11 Área de cabecera...13 Área de la tabla...13 Asientos de upgrade...17 Tratamiento de asientos de upgrade...19 Clases de inconsistencia...20 Factura enlazada al pago reconciliado...20 Abono enlazado al pago reconciliado...25 Pago enlazado a la operación reconciliada...28 Factura/Haber enlazado al Haber/factura...31 Asiento enlazado al pago reconciliado...35 Reconciliación cancelada...39 Reconciliación no compensada...43 Cancelación del pago/asiento dentro del pago...46 Reconciliación de un pago cancelado...49 Reconocimiento parcial de la diferencia del tipo de cambio...51 Reconciliación de pagos asociados con solicitud de anticipo...56 Reconocimiento de diferencia de cambio de pagos de solicitudes de anticipo...59 Pago/asiento manual cancelado en reconciliación de diversos IC...63 Falta de diferencia de tipo de cambio detrás de reconciliación de varios IC...65 Pago cancelado de solicitud de anticipo...66 Compensación de la operación del asiento de upgrade...69 Anexo I:...71 Copyrights y marcas registradas...73 SAP AG

3 Introducción En este documento se describen los posibles resultados e implicaciones de un upgrade a SAP Business One 2007 A con referencia a los datos relativos a reconciliaciones internas. Si el release SAP Business One 2007 A es su primera instalación, este documento no es relevante. Si está considerando realizar un upgrade a SAP Business One 2007 A y tiene instalada la herramienta de simulación de upgrade de reconciliación interna, este documento sí que es relevante, ya que la salida de esta herramienta es idéntica a la salida del upgrade. Si justo acaba de realizar un upgrade de la aplicación y de las bases de datos de la empresa a SAP Business One 2007 A nivel de actualización 01, proceda del siguiente modo: 1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades. 2. Compruebe si aparece la opción de menú Upgrade de reconciliación interna, tal como se muestra en la figura siguiente: La opción no aparece: No hubo implicación alguna para los datos de reconciliación interna de la empresa al realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A; no hace falta que siga leyendo el documento. La opción aparece: Las bases de datos de la empresa contienen al menos una inconsistencia relativa a los datos de reconciliación interna; este documento sigue siendo relevante. SAP AG

4 El proceso de upgrade identifica las inconsistencias existentes: no las causa. Toda inconsistencia se crea mientras se trabaja con los releases anteriores. Existen en las bases de datos de la empresa, independientemente del upgrade a SAP Business One 2007 A. En este documento se responde a las preguntas siguientes: Qué es una inconsistencia y por qué existe? Cómo SAP Business One 2007 A identifica y corrige inconsistencias? Cómo puedo corregir una inconsistencia? Si utiliza la herramienta de simulación de upgrade de reconciliación interna, este documento le ayudará en el análisis y comprensión de los resultados de upgrade de simulación; no obstante, como la herramienta de simulación de upgrade de reconciliación interna es una aplicación de sólo lectura, no podrá llevar a cabo acciones ni tratar la corrección de inconsistencias hasta que efectivamente realice el upgrade del sistema productivo. Información adicional A continuación encontrará enlaces a páginas útiles del portal de distribuidor, desde donde se puede hacer un download de: Las últimas revisiones de este manual (el manual se revisa cada cierto tiempo para incluir escenarios y ejemplos adicionales). Verifique periódicamente si existe un número de versión posterior. Las sesiones de formación registradas que complementan este manual, en particular la sesión de formación en dos partes formadas por: Primera parte: Upgrade de reconciliación interna: Resumen Segunda parte: Upgrade de reconciliación interna: Sesión detallada SAP BUSINESS ONE NEW RECONCILIATION ENGINE SAP BUSINESS ONE RECONCILIATION TRAINING Para información sobre posibles implicaciones en modelos XL Reporter, consulte la nota SAP nº Glosario Término Inconsistencia Clase de inconsistencia Descripción Está comprometida la correspondencia entre todos los objetos involucrados en una reconciliación interna específica. La categoría de la inconsistencia; normalmente se basa en el escenario que ha provocado la inconsistencia. SAP AG

5 Factura Abono Pago Asiento manual Asiento asociado a documento Representa uno de los siguientes artículos de deudores o acreedores: Factura Factura de anticipo Factura de anticipo Nota de cargo Representa un documento de abono de deudores y/o abono de compras. Representa un pago y/o cobro, independientemente del modo en que se genere. Cualquier asiento manual cuyo origen sea AS y que no se haya creado como resultado de la adición de un documento. Asiento que se crea automáticamente al añadir determinados documentos en SAP Business One. Documentos enlazados En teoría Factura de deudores, factura de acreedores, pagos y cobros, depósitos Documentos reconciliados mediante documentos de cobros/pagos, abonos de compras o abonos de deudores. Conceptualmente, efectivamente. Reconciliación completa Una factura abierta en teoría conserva el status previo al upgrade pero aparecerá como "pendiente" mediante un asiento de corrección con fines de reconciliación interna. (Por ejemplo, una factura puede estar pendiente parcialmente en el upgrade y nosotros podemos volver a abrir en teoría la parte de la factura que ya está cerrada). Las operaciones y los documentos seleccionados para efectuar la reconciliación estaban totalmente pendientes antes de la reconciliación y totalmente cerrados después de la reconciliación. SAP AG

6 Reconciliación parcial Al menos una de las operaciones o de los documentos involucrados en la reconciliación no estaba totalmente pendiente antes de la reconciliación o no está totalmente cerrado después de la reconciliación. En los releases anteriores de SAP Business One 2007 A, la reconciliación parcial únicamente puede realizarse en el nivel de documento. Reconciliación manual Reconciliación de sistema Las facturas de deudores nº 500, 550 y 604, por un importe de 100 USD, 150 USD y 250 USD, se pagaron mediante el cobro nº 330 por valor de 470 USD. El importe del pago se aplica del siguiente modo: Las facturas de deudores nº 500 y nº 550 se pagan íntegramente ( = 250 USD), mientras que de la factura de deudores nº 604 sólo se liquidan 220 USD de los 250 USD. Aunque las facturas de deudores nº 500 y 550 se han pagado íntegramente, es una reconciliación parcial, debido al pago parcial de la factura de deudores nº 604. La reconciliación entre dos asientos, que pueden estar asociados a documentos. En los releases anteriores a SAP Business One 2007 A, las reconciliaciones manuales sólo pueden ser una reconciliación completa. Reconciliación completa resultante del pago o abono de documentos y/u operaciones mediante la creación de documentos. Al añadir un cobro que paga íntegramente una factura de deudores, el sistema efectúa automáticamente una reconciliación completa de las operaciones asociadas a estos documentos. SAP AG

7 Resumen Una inconsistencia es la situación en la que el valor de saldo vencido de un documento difiere del saldo vencido efectivo del asiento asociado a este documento. Los releases anteriores a SAP Business One 2007 A cuentan con dos motores de reconciliación interna separados: Por documentos Por asientos Cada motor de reconciliación interna ofrece diversas funciones, algunas de la cuales son comunes a ambos, como la reconciliación de datos de dos documentos con importes íntegros exactos o la reconciliación de dos asientos con importes idénticos (en otras palabras, reconciliación completa). Los dos motores también difieren en sus capacidades. El motor Por documentos le permite pagar o abonar parcialmente una factura, mientras que el motor "Por asientos únicamente le permite pagar o abonar importes íntegros. En una factura pagada o abonada parcialmente se muestran los datos del siguiente modo: Ésta es la factura de deudores nº 26, asociada a la operación nº 77: No obstante, en la ventana Reconciliación interna, el asiento nº 77, asociado a la factura de deudores nº 26, no refleja el pago o abono parcial. El importe a reconciliar (saldo vencido) es el importe íntegro y original de la factura. Además, el usuario puede reconciliarlo con cualquier asiento o cualquier grupo de asientos que muestren un importe coincidente: Como el saldo vencido en el documento es diferente del saldo vencido del asiento asociado al documento, aparecerá una inconsistencia. Tales inconsistencias son las más comunes. Si las operaciones asociadas con los documentos enlazados no se han reconciliado, estas inconsistencias se tratan automáticamente en el upgrade y no requieren acciones adicionales por parte del usuario. No obstante, algunas inconsistencias se corrigen mediante la creación automática de un asiento especial que se deberá tratar después del upgrade. SAP AG

8 Identificación de inconsistencias durante el proceso de upgrade SAP Business One 2007 A incluye un nuevo motor de reconciliación interna que combina las capacidades de los dos motores incluidos en los releases anteriores. Además, actualiza constantemente los datos de reconciliación interna, para que un documento siempre proporcione la imagen inversa del asiento al que está asociado y viceversa. El nuevo motor de reconciliación no permite la creación de inconsistencias, ni siquiera las no intencionadas. Como éste es un cambio importante con respecto de los releases anteriores, parte del proceso de upgrade a SAP Business One 2007 A se dedica a la transición del trabajo con dos motores de reconciliación interna separados al trabajo con un motor integrado. El siguiente proceso identifica y trata automáticamente cualquier inconsistencia que pueda existir durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: 1. El sistema verifica todas los documentos y operaciones de libro mayor para identificar los que se han reconciliado (parcial o íntegramente) y los que no. 2. Además, el sistema analiza los documentos y las operaciones de libro mayor identificados como reconciliados parcial o íntegramente para determinar si la reconciliación identificada se refleja de manera idéntica en los datos de documento y los datos de la operación de libro mayor. 3. Si se identifica una inconsistencia resultado de una reconciliación interna entre los datos de documento y de la operación de libro mayor asociada, el sistema crea un asiento especial de upgrade para corregir la inconsistencia. 4. Una vez finalizado el upgrade, se puede generar un informe que enumere los asientos de corrección añadidos durante el proceso (Gestión Utilidades Informe del historial de upgrade de reconciliación interna). El informe proporciona información detallada que explica el proceso de fondo de los asientos de corrección y los documentos y operaciones de libro mayor asociados que requieren ajustes. No se podrá corregir ninguna inconsistencia antes de realizar el upgrade. SAP AG

9 Generación del informe del historial de inconsistencias Después de completar el upgrade, genere el informe del historial de inconsistencias, que proporciona la siguiente información: Información detallada relativa a las inconsistencias identificadas durante el proceso de upgrade Detalles de las operaciones de upgrade correspondientes que se han creado para resolver dichas inconsistencias Parametrización de los criterios del informe Para crear el informe, en el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Informe del historial de upgrade de reconciliación interna. Aparecerá la ventana de criterios de selección del historial de inconsistencias: Se puede generar el informe para toda la base de datos o bien filtrar los resultados mediante cualquier campo de los siguientes como criterios: Campo Clase de inconsistencia Descripción/Acción Para filtrar el informe para una sola clase de inconsistencia, seleccione el tipo correspondiente en la lista; de lo contrario, seleccione Todos. SAP AG

10 Clase de origen de documento "teórico" Los resultados incluyen: La clase de origen de los documentos involucrados en las inconsistencias identificadas Los documentos que el asiento de upgrade ha vuelto a abrir en teoría Seleccione una clase de origen de la lista para ver los asientos de upgrade creados para la clase de documento específica. Clase de interlocutor comercial Interlocutor comercial de/a Número de asiento de upgrade de/a Para generar una lista con los asientos de upgrade creados para las inconsistencias identificadas en facturas de deudores, seleccione la clase de origen FA. Para ver la leyenda completa de clases de origen, véase el Anexo de este documento. Genere el informe sólo para clientes, sólo para proveedores o para ambos. Especifique el rango de interlocutores comerciales para los que desea generar el informe. Las opciones dependerán de la selección realizada en el campo Clase de interlocutor comercial. Especifique el rango de números de asientos de upgrade para incluir en el informe. De fecha de contabilización, A Los números asignados a los asientos de upgrade son correlativos y se toman de la serie de numeración predeterminada asignada a los asientos manuales. Especifique el rango de fechas de contabilización para incluir únicamente los asientos de upgrade cuyas fechas de contabilización estén dentro del rango. La fecha de contabilización del asiento de upgrade viene determinada por la fecha de contabilización del documento/operación que en teoría se ha vuelto a abrir y para el cual fue creado. Si el asiento de upgrade contiene líneas, cada una con una fecha de contabilización diferente, el informe muestra sólo las líneas con fecha de contabilización dentro del rango definido. SAP AG

11 De fecha de vencimiento... A... Especifique el rango de fechas de vencimiento para incluir únicamente los asientos de upgrade cuyas fechas de vencimiento estén dentro del rango. De fecha de documento... A... La fecha de vencimiento del asiento de upgrade viene determinada por la fecha de vencimiento del documento/operación que en teoría se ha vuelto a abrir y para el cual fue creado. Si el asiento de upgrade contiene líneas, cada una con una fecha de vencimiento diferente, el informe muestra sólo las líneas con fecha de vencimiento dentro del rango definido. Especifique el rango de fechas de documento para incluir únicamente los asientos de upgrade cuyas fechas de documento estén dentro del rango. De valor de asiento de upgrade (ML) A La fecha de documento del asiento de upgrade viene determinada por la fecha de documento del documento u operación que en teoría se ha vuelto a abrir y para el cual fue creado. Si el asiento de upgrade contiene líneas, cada una con una fecha de documento diferente, el informe muestra sólo las líneas con fecha de documento dentro del rango definido. Especifique un rango de importes en moneda local para incluir únicamente los asientos de upgrade cuyos valores en moneda local estén comprendidos en este rango. Un valor positivo indica un importe en el Debe, mientras que un valor negativo indica un importe en el Haber. Para el rango (de -10 a 5), el informe incluye los asientos de upgrade con valores en el Haber de 0 a 10 y asientos de upgrade con valores en el Debe de 0 a 5. Los criterios de selección utilizados se graban y aparecerán automáticamente la próxima vez que se acceda a esta ventana. Los resultados del informe contienen detalles como la clase de inconsistencia y una explicación resumiendo el motivo de la inconsistencia. Esto, junto con la información adicional que se incluye en el informe, le permite entender los motivos de la creación de cada operación de upgrade. Se pueden imprimir los resultados del informe y grabarlos en formato Microsoft Excel. Visualización del informe La ventana del informe del historial de upgrade de reconciliación interna está formada por dos secciones: El área de cabecera y el área de la tabla: SAP AG

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13 Área de cabecera El área de cabecera muestra los detalles de la línea actualmente seleccionada en el área de la tabla. Área de cabecera Campo Descripción Nº asiento en diario Contiene el número de la línea seleccionada de la tabla del historial. Saldo total de asiento Explicación de resumen Área de la tabla La tabla en sí está formada por dos secciones: Para abrir la ventana Registro en el diario, haga clic en. Muestra el importe total del saldo vencido en moneda local del asiento de upgrade seleccionado, incluso si se ha reconciliado. Indica la razón por la que se ha creado el asiento de upgrade. Detalles de asiento de upgrade: Las columnas de esta sección proporcionan detalles del asiento de upgrade creado automáticamente durante el proceso de upgrade. Datos del historial: Las columnas de esta sección proporcionan información sobre los documentos/operaciones originales y las reconciliaciones implicadas en la inconsistencia que lanzó la creación del asiento de upgrade. Para ver todos los datos del historial, despliegue la visualización del informe. SAP AG

14 Área de la tabla Campo Clase de inconsistencia Descripción Indica la clase de inconsistencia de las disponibles: Factura enlazada al pago reconciliado Abono enlazado al pago reconciliado Pago enlazado a la operación reconciliada Factura/Haber enlazado al Haber/factura Asiento enlazado al pago reconciliado Reconciliación cancelada Reconciliación no compensada Cancelación de pago/asiento dentro del pago Reconocimiento parcial de la diferencia del tipo de cambio Compensación de la operación del asiento de upgrade Reconciliación del pago cancelado o asiento Cancelación del pago/asiento dentro del pago Falta de diferencia de tipo de cambio detrás de reconciliación de varios IC Reconocimiento de diferencia de cambio de pagos de anticipo Reconciliación de pagos asociados con solicitud de anticipo Pago cancelado de solicitud de anticipo Nº asiento en diario El número asignado al asiento de upgrade. Nº línea asiento en diario Origen La serie de numeración utilizada se determina como la predefinida para los asientos manuales. Número correlativo de cada línea en el asiento de upgrade. Cuando un asiento de upgrade incluye varias líneas, cada línea se muestra en una línea separada del informe. El número de la primera línea es 0, la segunda es la 1, etc. La clase de origen y número del documento/operación original para el cual se ha creado el asiento de upgrade y que en teoría se ha vuelto a abrir. Para ver el documento/operación original, haga clic en. AC 479 representa el abono de compras nº 479. Para ver la leyenda completa de clases de origen, véase el Anexo I: SAP AG

15 Nº operación El número del asiento asociado al documento/operación original para el cual se ha creado el asiento de upgrade y que en teoría se ha vuelto a abrir. Para visualizar el asiento, haga clic en. Número de línea de operación De forma predeterminada, esta columna no aparece en la tabla. Para visualizarla, haga clic en en la barra de herramientas y seleccione esta opción en la ventana Parametrizaciones de formulario. El número correlativo de la línea de operación en el asiento asociado al documento/operación original para el cual se ha creado el asiento de upgrade y que en teoría se ha abierto. El número de la primera línea es 0, la segunda es la 1, etc. Mientras que en la ventana Registro en el diario, el número de la primera línea es 1. Tenga en cuenta esto al verificar los resultados del informe con la aplicación. Código IC, Nombre IC Valor de la línea de asiento de upgrade Valor de la línea de asiento de upgrade (ML) De forma predeterminada, esta columna no aparece en la tabla. Para visualizarla, haga clic en en la barra de herramientas y seleccione esta opción en la ventana Parametrizaciones de formulario. Código y nombre del interlocutor comercial para el que se ha contabilizado el asiento de upgrade y/o el documento/operación original que en teoría se ha abierto. Valor de la línea de asiento de upgrade en la moneda del interlocutor comercial. Un valor positivo indica un importe en el Debe, mientras que un valor negativo indica un importe en el Haber. Valor de la línea de asiento de upgrade en la moneda local. Un valor positivo indica un importe en el Debe, mientras que un valor negativo indica un importe en el Haber. El total de las líneas de asiento de upgrade se muestra en la parte inferior de esta columna. De forma predeterminada, esta columna no aparece en la tabla. Para visualizarla, haga clic en en la barra de herramientas y seleccione esta opción en la ventana Parametrizaciones de formulario. SAP AG

16 Documento aplicado y reconciliado Origen y número del documento originalmente enlazado al documento/operación para el que se ha creado el asiento de upgrade. El documento aplicado y reconciliado se reconcilia con un documento/operación (véase Nº reconciliación) diferente al que estaba enlazado originalmente (véase Documento enlazado). Para ver el documento original, haga clic en. Documento enlazado PR 99 representa el cobro nº 99. Para ver la leyenda completa de clases de origen, véase el Anexo I de este documento. Origen y número del documento/operación enlazado al documento aplicado y reconciliado. Para ver el documento original, haga clic en. PR 99 representa el cobro nº 99. Para ver la leyenda completa de clases de origen, véase el Anexo I de este documento. Nº reconciliación. Número de reconciliación implicada en el documento u operación que contiene la inconsistencia. Para abrir la ventana Gestionar reconciliaciones internas previas, donde se pueden ver todas las operaciones implicadas en esta reconciliación, haga clic en. X, Y, Z Esta columnas representan diferentes valores, en función de la clase de inconsistencia. La información que proporciona puede ayudar a comprender la derivación de los valores de asiento de upgrade creados para escenarios complejos. Como los escenarios complejos son relativamente raros y no es relevante analizar cada asiento de upgrade, estas columnas no se muestran en el informe de manera predeterminada. Para visualizarlas, haga clic en en la barra de herramientas y seleccione la opción correspondiente en la ventana Parametrizaciones de formulario. SAP AG

17 Asientos de upgrade Los asientos de upgrade creados durante el proceso de upgrade tienen características que los distinguen del resto de asientos de las bases de datos. Las principales diferencias se detallan a continuación: Los valores del Debe o del Haber en moneda local, extranjera o moneda del sistema son cero. El valor del asiento de upgrade se refleja únicamente en las columnas Saldo vencido, recientemente añadidas en SAP Business One 2007 A, y representa el importe disponible para reconciliación. El valor de los asientos de upgrade pueden estar en moneda local o en moneda extranjera, en función de la moneda asignada al interlocutor comercial afectado. Los asientos de upgrade para interlocutores comerciales definidos como Monedas (todas) se contabilizan únicamente en moneda local. Los asientos de upgrade no se crean o registran en la moneda del sistema. Los asientos de upgrade se incluyen y visualizan en todos los informes contables (Antigüedad, ventana Saldo de cuenta, Libro mayor, Informe diario operaciones, etc.) con valor cero en el Debe y en el Haber, y con un valor que no sea cero en saldo vencido. Como no existe una representación separada de los valores de Saldo vencido: Debe y Saldo vencido: Haber, los valores positivos de Saldo vencido representan los importes del Debe, mientras que los negativos de Saldo vencido representan los importes del Haber. Los asientos de upgrade no se pueden cancelar, anular o duplicar. El origen de todos los asientos de upgrade es RU (upgrade de reconciliación). Al hacer clic en junto al mismo, se abre el informe del historial de upgrade de reconciliación, filtrado únicamente por el asiento de upgrade específico (en otras palabras, proporciona la explicación del asiento de upgrade específico). SAP AG

18 Campo Serie, Número Fecha de contabilización, Fecha de vencimiento, Fecha de documento Descripción / Actividad La serie de numeración utilizada para los asientos de upgrade es la serie de numeración predeterminada asignada a los asientos manuales. Las fechas en asientos de upgrade son las del documento/operación original que el asiento de upgrade vuelve a abrir en teoría. Si un asiento de upgrade incluye más de una línea, cada línea puede tener una fecha diferente. En tal caso, las fechas que aparecen en la cabecera deberían ser las más recientes de las líneas del asiento de upgrade. Se produce este comportamiento incluso si: Referencia 1, Referencia 2, Referencia 3 Comentarios La opción Bloquear tratamiento de fechas contables por línea se selecciona en la ficha Predocumento (Gestión Inicialización sistema Parametrizaciones de documento). Las fechas asignadas al asiento de upgrade son de un período de contabilización que ya está bloqueado. En el nivel de línea, estos campos contienen los valores de los campos correspondientes de la operación asociada al documento que la línea de asiento de upgrade vuelve a abrir en teoría. Se pueden actualizar estos valores manualmente en los asientos de upgrade. En la cabecera, estos campos están vacíos. En la cabecera del asiento: Indica la clase de inconsistencia que esconde un asiento de upgrade. Pago enlazado a la operación reconciliada: Upgrade de reconciliación interna En el nivel de línea de asiento: Indica el documento que la línea de asiento específica ha vuelto a abrir en teoría. El cobro 13 indica que la línea de asiento de upgrade vuelve a abrir en teoría el documento de cobro nº 13. El contenido del campo Comentarios del nivel de línea aparece en el extracto de cuenta de cliente. Puede modificarlo manualmente si es preciso. SAP AG

19 Tratamiento de asientos de upgrade Los asientos de upgrade creados durante el proceso de upgrade se enumeran en el informe del historial de upgrade de reconciliación interna. Para actualizar el sistema contable, debe tratar estos asientos de upgrade del mismo modo en que se tratan el resto de operaciones contabilizadas para un interlocutor comercial. El proceso recomendado de nivel superior para el tratamiento de asientos de upgrade es el que se indica a continuación: 1. En el menú principal de SAP Business One, seleccione Gestión Utilidades Informe del historial de upgrade de reconciliación interna. Aparece la ventana de criterios de selección del informe. 2. Determine los criterios correspondientes y seleccione OK. Aparece el informe del historial de upgrade de reconciliación interna. 3. Seleccione la línea del asiento de upgrade que desea tratar y seleccione Reconciliación interna. Aparece la ventana Reconciliación interna del interlocutor comercial afectado, con todas las operaciones no reconciliadas contabilizadas para el interlocutor comercial, incluido el asiento de upgrade. Mediante la visualización de las columnas Detalles, Referencia 1, Referencia 2 y Referencia 3 de esta ventana (mediante su selección en la ventana Parametrizaciones de formulario) se puede identificar el documento de origen que los asientos de upgrade en teoría han vuelto a abrir. Se debe tratar el asiento de upgrade en función de la clase de inconsistencia que lo ha iniciado. Potencialmente, se puede tratar un asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normal de interlocutor comercial. Se puede: Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, una factura a la espera del correspondiente pago; Reconciliarlo con un pago existente o contabilización en el Haber; Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudas dudosas del interlocutor comercial; Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. La única manera de tratar asientos de upgrade resultantes del reconocimiento de diferencias del tipo de cambio es transferirlos a las cuentas de pérdidas y ganancias. SAP AG

20 Clases de inconsistencia Como se ha mencionado anteriormente, el informe del historial de upgrade de reconciliación interna identifica la clase de inconsistencias que inicia el asiento de upgrade. A continuación se indica la descripción detallada de las diferentes clases de inconsistencias que pueden aparecer en el informe. Esta información le puede ayudar a analizar cada asiento de upgrade y a tomar la decisión adecuada sobre cómo tratarlo. Factura enlazada al pago reconciliado Esta inconsistencia se produce cuando una factura está enlazada parcialmente a un pago (tanto si selecciona la factura en la tabla del documento de pago como si utiliza la función Enlazar facturas a pagos), pero el asiento asociado al pago se ha reconciliado con un asiento que no es el asociado a la factura. En los siguientes ejemplos se muestran diversos casos de inconsistencias identificadas como Factura enlazada al pago reconciliado: Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A: La factura de deudores nº 49 se ha pagado parcialmente (20 USD de los 100 USD) mediante el cobro nº 33. Como el pago es un importe parcial únicamente, las operaciones asociadas a los documentos mostrados en el ejemplo anterior no se reconcilian entre ellas. SAP AG

21 El asiento nº 147 está asociado a la factura de deudores nº 50 y se ha reconciliado completamente con el asiento nº 146, que está asociado al cobro nº 33. La factura de deudores nº 49 no está implicada en absoluto en esta reconciliación, aunque se pagó parcialmente mediante el cobro nº 33. Consecuencias de esta inconsistencia: La factura nº 49 se considera parcialmente pagada desde el punto de vista documental y completamente pendiente desde el punto de vista de libro mayor. Como resultado, al generar el informe Antigüedad por documentos, los resultados del informe son diferentes de los calculados por el informe generado por asientos. Además, el informe en sí indica que existe una inconsistencia en este escenario: En la ventana anterior se muestra el informe Antigüedad cuentas de clientes generado por documentos de ventas. El cliente C30000 aparece en rojo para indicar la incongruencia. SAP AG

22 Además, se puede ver que el valor Total NO es equivalente al total de los intervalos de antigüedad. No todas las clases de inconsistencias tienen la misma influencia en el informe Antigüedad. La inconsistencia de este ejemplo también afecta al informe Lista de partidas abiertas: Como se puede ver, la factura de deudores nº 49 se muestra con un importe pendiente de 80 USD, donde debería indicar 100 USD. Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: El sistema detecta que los 20 USD del cobro nº 33 se han aplicado dos veces: Al pagar parcialmente la factura de deudores nº 49 Al reconciliar completamente el asiento nº 146, asociado al cobro nº 33, con el asiento nº 147, asociado a la factura de deudores nº 50. Para corregirlo, es necesario volver a abrir una de las reconciliaciones duplicadas. Como el documento enlazado ya está abierto desde el punto de vista de libro mayor, el sistema siempre lo vuelve a abrir teóricamente. En tal caso, la factura de deudores nº 49 se vuelve a abrir en teoría mediante la creación de un asiento de upgrade por el valor de saldo vencido de 20 USD. SAP AG

23 Después del upgrade a SAP Business One 2007 A: El informe del historial de upgrade de reconciliación muestra los detalles relativos al asiento de upgrade creado para la corrección de la inconsistencia: Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado: En la primera línea se muestra la factura de deudores nº 49, creada por un importe total de 100 USD y pagada parcialmente (20 USD) mediante el cobro nº 33, lo que resulta en un importe de saldo vencido de 80 USD. En la segunda línea se muestra el asiento de upgrade creado para volver a abrir en teoría la factura de deudores nº 49. Como se puede ver, el asiento de upgrade tiene un importe de operación equivalente a cero (el campo Importe está vacío) y el valor de saldo vencido del Debe es 20 USD. El motivo de la creación del asiento de upgrade y de no abrir el documento en sí es que existe la posibilidad de que otra reconciliación (en este ejemplo, la factura nº 50) deba volver a abrirse, con la opción de modificación de los detalles del asiento de upgrade relativos a la factura nº 50. Como estos detalles aparecen en el extracto de cuenta de cliente, se pueden corregir a través de la pantalla Registro en el diario, si es preciso. SAP AG

24 Procedimiento siguiente Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normal de interlocutor comercial. Decida si: Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, un abono o un pago; Reconciliarlo con un pago existente o contabilización en el Haber; Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudas dudosas del interlocutor comercial; Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. En este ejemplo, se puede ver en la ventana Reconciliación interna anterior que se creó el cobro nº 35 de 100 USD para el interlocutor comercial y que sigue pendiente. Si se refleja la actividad comercial con este interlocutor comercial, se puede reconciliar el cobro nº 35 con la factura de deudores nº 49 y el asiento de upgrade nº 167. Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestren operaciones sin reconciliar. SAP AG

25 Abono enlazado al pago reconciliado Esta inconsistencia se produce cuando el abono que se selecciona en la tabla del documento de pago está enlazado a un pago, pero el pago se reconcilia manualmente con operaciones que no incluyen este abono. Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A: El abono nº 7 y la factura de deudores nº 51 se pagaron parcialmente mediante el cobro nº 34: El abono de deudores nº 7: -20 USD de -30 USD. La factura de deudores nº 51: 30 USD de 40 USD. Como todos los documentos anteriores se pagaron/utilizaron parcialmente, las operaciones asociadas a los documentos no se han reconciliado entre ellas: SAP AG

26 Los asientos nº 149 y 151, asociados a las facturas de deudores nº 51 y 52 respectivamente, se reconciliaron completamente con la operación nº 150, que se asocia con el cobro nº 34. La operación nº 148, que se asocia con el abono de deudores nº 7, no está implicado en esta reconciliación, aunque se pagó parcialmente mediante el cobro nº 34. Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: El sistema identifica el cobro nº 34, utilizado para pagar parcialmente el abono de deudores nº 7, como reconciliado completamente y el abono de deudores nº 7 y la operación asociada, como no reconciliado. El sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría el abono de deudores nº 7 para reflejar el valor real de saldo vencido (-30 USD y no -10 USD), como antes de realizar el upgrade. Después del upgrade a SAP Business One 2007 A: El informe del historial de upgrade de reconciliación muestra el asiento de upgrade creado para la corrección de la inconsistencia: SAP AG

27 Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado: El asiento de upgrade nº 169 aparece con el valor de saldo vencido en el Haber de 20 USD, pero sin ningún importe en el Debe o en el Haber (el campo Importe está vacío). Esta operación vuelve a abrir en teoría el abono de deudores nº 7 y, junto con el valor de saldo vencido en el Haber de 10 USD (tal como se ha determinado antes del upgrade), refleja el valor de saldo vencido real del abono de deudores nº 7 (30 USD). Procedimiento siguiente Como se ha explicado anteriormente en este documento, potencialmente se puede tratar los asientos de upgrade de la misma manera en que se tratan el resto de asientos contabilizados en la base de datos de la empresa. La ventana Reconciliación interna mostrada anteriormente muestra la factura de deudores nº 53, con un valor de saldo vencido de 30 USD. Si seguimos investigando (haga clic en la flecha de enlace para abrir el documento y, a continuación, haga clic en el icono del documento de destino) veremos que se abonó mediante el abono de deudores nº 8 por importe de 70 USD. Según el conocimiento de las actividades empresariales de este cliente específico, el resto de la factura de deudores nº 53 (30 USD) también debe abonarse. Por lo tanto, es posible SAP AG

28 reconciliar el abono de deudores nº 7 y el asiento de upgrade nº 169 junto con la factura de deudores nº 53. Si miramos la columna Importe a reconciliar, se puede ver que si las tres operaciones están seleccionadas, el valor es cero (en otras palabras, la reconciliación se ha compensado). Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestren operaciones sin reconciliar. Pago enlazado a la operación reconciliada Esta inconsistencia se produce cuando una operación (tanto un asiento manual como una operación asociada a un documento) pagada parcialmente por un documento de pago se reconcilia completamente, posteriormente, con las operaciones que no están asociadas a ese documento de pago. Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A: La factura de deudores nº 40 se paga parcialmente (70 USD de 180 USD) mediante el cobro nº 19 a través del uso de la función Enlazar facturas con pagos. Las operaciones asociadas con estos documentos no se han reconciliado entre ellas. SAP AG

29 El asiento nº 116, asociado a la factura de deudores nº 40, está reconciliado completamente con la operación nº 117, que no está asociada al cobro nº 19. Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: El sistema identifica que el cobro nº 19 está enlazado pero no reconciliado a la factura de deudores nº 40, que está completamente reconciliada con la operación nº 117, que a su vez está asociada con el cobro nº 20. Como resultado, el sistema crea un asiento de upgrade con valor de saldo vencido en el Haber de 70 USD, para volver a abrir en teoría el cobro nº 19 y reflejar su valor de saldo vencido real, un abono de 270 USD. Después del upgrade a SAP Business One 2007 A: El informe del historial de upgrade de reconciliación muestra el asiento de upgrade creado para la corrección de la inconsistencia: Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP AG

30 SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado: En la primera línea se muestra el cobro nº 19, con un valor de saldo vencido en el Haber de 200 USD, determinado antes del upgrade. En la segunda línea se muestra el asiento de upgrade, sin valor en el Debe o Haber (el campo Importe está vacío), pero con un valor de saldo vencido en el Haber de 70 USD. Esto vuelve a abrir en teoría el cobro nº 19 y, junto con el valor de saldo vencido determinado del cobro nº 19, refleja su valor de saldo vencido real (un abono de 270 USD). Procedimiento siguiente Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normal de interlocutor comercial. Decida si: Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, una factura o una operación de asiento; Reconciliarlo con una factura existente u operación de asiento; Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestren operaciones sin reconciliar. SAP AG

31 Factura/Haber enlazado al Haber/factura Al crear un abono parcial basado en una factura, las operaciones asociadas con el abono y la factura abonada no se reconcilian entre ellas y, por lo tanto, se pueden reconciliar con otras operaciones. Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A: El abono de deudores nº 6 abona parcialmente la factura de deudores nº 41. Los asientos asociados con estos documentos no se reconcilian entre ellos. SAP AG

32 El asiento nº 118, asociado a la factura de deudores nº 41, está reconciliado completamente con el asiento nº 120, que no está asociado al abono de deudores nº 6. Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: El sistema detecta que: El abono de deudores nº 6 está enlazado a la factura de deudores nº 41 y que el status del documento es cerrado. El asiento nº 119, asociado a la factura de deudores nº 6, no está reconciliado con el asiento nº 118, que está asociado a la factura de deudores nº 41, pero está completamente reconciliado con el asiento nº 120. Como resultado, el sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría el abono de deudores nº 6, por un valor de saldo vencido en el Haber de 100 USD. Después del upgrade a SAP Business One 2007 A: El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgrade creado para la corrección de la inconsistencia: SAP AG

33 Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado: Como se puede observar, el asiento de upgrade nº 174 vuelve a abrir en teoría el abono de deudores nº 6, pero no influye adicionalmente en el documento, cuyo status sigue siendo cerrado. Esta razón es el motivo por el que el abono de deudores nº 6 no aparece en la ventana Reconciliación interna anterior. Los campos Referencia 1 y Detalles indican que este asiento de upgrade se ha creado para volver a abrir en teoría el abono de deudores nº 6. Procedimiento siguiente Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normal de interlocutor comercial. Decida si: Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, una factura o una operación de asiento; SAP AG

34 Reconciliarlo con una factura existente u operación de asiento; Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestren operaciones sin reconciliar. SAP AG

35 Asiento enlazado al pago reconciliado Esta inconsistencia se produce cuando un asiento se enlaza a un documento de pago. El pago se reconcilia posteriormente con un documento u operación que no es el asiento al que estaba enlazado originalmente. Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A: El asiento nº 121 está pagado íntegramente mediante el cobro nº 23. Como el importe del cobro es diferente del importe del asiento, el asiento nº 121 no se reconcilia con la operación nº 124, que está asociada al cobro nº 23. SAP AG

36 El asiento nº 124: Está asociado al cobro nº 23, utilizado para pagar el asiento nº 121; Está completamente reconciliado con la operación nº 126, que está asociada a la factura de deudores nº 126. Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: El sistema identifica que el asiento nº 121 se pagó íntegramente mediante el cobro nº 23, pero no se reconcilió con la operación asociada al mismo. Como los 40 USD del cobro nº 23 se utilizaron para pagar el asiento nº 121 y la factura de deudores nº 43, el sistema crea un asiento de upgrade que vuelve a abrir en teoría el asiento nº 121, con un valor de saldo vencido en el Debe de 40 USD. Después del upgrade a SAP Business One 2007 A: El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgrade creado para la corrección de la inconsistencia: SAP AG

37 Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado: En la primera línea se muestra el asiento de upgrade creado para volver a abrir en teoría el asiento nº 121. No hay ningún valor en el Debe o Haber (el campo Importe está vacío), pero el valor de saldo vencido en el Haber es de 40 USD. Aunque era obvio que antes del upgrade el asiento nº 121 no estaba reconciliado, no aparece en el ventana Reconciliación interna anterior. Como el asiento nº 121 se pagó íntegramente mediante el cobro nº 23, su status es cerrado, y los documentos/operaciones con ese status no se consideran reconciliables. El campo Detalles indica que el asiento de upgrade nº 170 se creó para volver a abrir en teoría en asiento nº 121. Procedimiento siguiente Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normal de interlocutor comercial. Decida si: Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, un abono o un pago; Reconciliarlo con un pago existente o contabilización en el Haber; SAP AG

38 Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudas dudosas del interlocutor comercial; Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestren operaciones sin reconciliar. SAP AG

39 Reconciliación cancelada En los releases de SAP Business One anteriores a 2007 A, al cancelar una reconciliación manual (Banking Extractos bancarios y reconciliaciones Gestionar reconciliaciones anteriores), todos los asientos manuales y documentos de pago implicados en la reconciliación cancelada se volverán a abrir, mientras que las facturas y documentos de abono se quedarán con un valor de saldo vencido equivalente a cero. El hecho de tener un documento no reconciliado con el status cerrado y un valor de saldo vencido equivalente a cero se considera una inconsistencia. Antes de realizar el upgrade a SAP Business One 2007 A: El asiento nº 127, asociado a la factura de deudores nº 44, está reconciliado completamente y manualmente con el asiento nº 128, que no está asociado al cobro nº 24, en la reconciliación nº 2. SAP AG

40 La reconciliación nº 2 se cancela. Una vez cancelada, ya no hay historial correspondiente a esta reconciliación y, por tanto, ya no hay conocimiento de que esta factura se había reconciliado con este pago. A partir de SAP Business One 2007 A, si cancela reconciliaciones después de un upgrade, esta información se graba en la base de datos de la empresa y se puede recuperar si es preciso. SAP AG

41 Como resultado, el cobro nº 24 se vuelve a abrir, con un importe vencido total del 100 USD, mientras que la factura de deudores nº 44 sigue cerrada, con un saldo vencido equivalente a cero, en vez de tener el status pendiente y un valor de saldo vencido de 100 USD. Durante el upgrade a SAP Business One 2007 A: El sistema detecta lo siguiente: La factura de deudores nº 44 tiene el status cerrado y el valor de saldo vencido es cero. El asiento nº 127, asociado a la factura de deudores nº 44, no se ha reconciliado. El sistema crea un asiento de upgrade para volver a abrir en teoría la factura de deudores nº 44 y refleja el valor de saldo vencido de 100 USD. Después del upgrade a SAP Business One 2007 A: El informe del historial de upgrade de reconciliación interna muestra el asiento de upgrade creado para la corrección de la inconsistencia: Al seleccionar la línea específica que muestra el asiento de upgrade y seleccionar Reconciliación interna, se abre la ventana Reconciliación interna presentada en SAP Business One 2007 A. La ventana muestra las operaciones actualmente pendientes contabilizadas para el interlocutor comercial afectado: SAP AG

42 La operación nº 173 (tercera línea) es un asiento de upgrade creado para corregir la inconsistencia. No tiene valor contable (el campo Importe está vacío), únicamente el valor de saldo vencido del Debe es 100 USD, para reflejar el valor de saldo vencido de la factura de deudores nº 44. La factura de deudores nº 44 tiene el status cerrado y no aparece en la ventana Reconciliación interna. No obstante, los campos Referencia 1 y Detalles indican que el asiento nº 173 se creó para volver a abrir en teoría la factura de deudores nº 44. Procedimiento siguiente Potencialmente, se puede tratar este asiento de upgrade justo como si se tratara de una operación normal de interlocutor comercial. Decida si: Dejarlo en el libro a la espera de que se contabilice la operación correspondiente, por ejemplo, un abono o un pago; Reconciliarlo con un pago existente o contabilización en el Haber; Reconocerlo como deuda dudosa y contabilizarlo en la cuenta asociada de deudas dudosas del interlocutor comercial; Reconocerlo como ganancia o pérdida y contabilizarlo en la cuenta de pérdidas y ganancias. Como la reconciliación del asiento de upgrade con esta operación correspondiente (u operaciones) constituye el tratamiento, el asiento de upgrade no aparecerá más en los informes que muestren operaciones sin reconciliar. SAP AG

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