PROCESO DE SOLICITUD DE VIATICOS EDICIÓN: 01

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1 Objeto Establecer los lineamientos a seguir para realizar la solicitud de viáticos y su procesamiento en el Sistema Integrado de Gestión Presupuestaria (SIGESP), con el fin de que el personal y beneficiarios de la institucion se le asignen recursos para los gastos de traslados al interior o exterior del país, cumpliendo funciones fuera de la sede del organismo, de acuerdo a las políticas internas y normativa legal vigente, garantizando la consistencia en el registro y control de la información. Alcance Parametrización del Sistema (Configuración, Nómina) Configuración Unidad de Tecnologia Nómina Unidad de Recursos Humanos Emisión y Aprobación de Solicitud de viáticos (control de Viaticos) Emisión Unidad Solicitante Aprobación Responsible del Proyecto Cálculo y Registro de la Solcitud de viáticos (Control de viáticos) Calculo y Registro Unidad de Viaticos Cancelación de viáticos (Cuentas por pagar) Aprobación Presidencia / responsible Proyecto (Segun niveles de aprobación) Orden de Pago Unidad de Cuentas por pagar Cancelación Unidad de Tesorería JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /1

2 Definiciones Conceptos básicos del proceso viáticos: Desembolso en dinero destinado a cubrir los gastos de traslado y manutención fuera del lugar habitual de trabajo del personal a quien se le encomiende el cumplimiento ordinario o extraordinario de una misión, en correspondencia con las funciones que desempeñe dentro de la Institución. Comprende: pasajes aéreos o terrestres,, gastos de alojamiento y subsistencia, tasas aeroportuarias, gastos de transporte local y otros gastos adicionales. Asignación por Kilometro Es el pago fijo estipulado por cantidad de Kilometros recorridos cuando la misión sea realizada con vehículos propios. Conceptos de uso del Sistema Tabla desplegable: Opciones que se desplegan de un item o campo, para ingresar campos con valores predeterminados. Se reconoce por que al final del campo exite una flecha hacia abajo. Guardar: Almacenar la informacion registrada Se reconoce con el icono con la imagen del Diskette. JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /2

3 Busqueda: Opcion para encontrar registros relacionados a una tabla o proceso, se identifica con el icono de una lupa, al presionarse desplega las tablas u opciones de busqueda resultantes, segun sea el caso. Aceptar: Confirmar que el registro seleccionado es el que se encuentra en busqueda, identificado con un tilde Registro: Incluye un registro en el sistema, se identifica con el icono de una hoja de papel Procesar: Realizar cálculo automático por el sistema, se identifica con el icono de engranaje Responsabilidades Parametrización del Sistema Unidad de viáticos: Analista de Nómina: Solicitud de viáticos Unidad solicitante: Unidad de viáticos: Cancelación de Viáticos Cuentas por pagar Tesoreria Configuración de ubicación geográfica Asignación tabla de viáticos al personal Elaboración y aprobación de la solicitud de viático Procesamiento y registro de la solicitud de viáticos Autoriza viáticos a pagar y emite orden de pago Elabora Transferencia o Cheque para cancelacioón de viáticos Solicita firma conforme en Solicitud a cancelar JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /3

4 Base Legal Decreto n 368, con rango y fuerza de ley de simplificación de trámites administrativos, Gaceta Oficial Extraordinario de fecha 22 de Octubre de 1999 Ley del estatuto de la función pública, Gaceta Oficial de fecha 06 de Septiembre de 2002 Ley organica de la administración financiera del sector publico. Gaceta Oficial de fecha 9 de Enero de 2003 Aumento a la unidad tributaria aprobada por la Asamblea Nacional, Gaceta Oficial , de fecha 12 de Enero 2007 Impuesto de salida aeroportuaria, Gaceta Oficial de fecha 29 de Noviembre de 2002 Tarifa de viáticos para viajes al interior y exterior del país, Gaceta Oficial 34,243 de fecha 16 de Junio de1989 Manual de políticas y procedimientos para viáticos nacionales e internacionales, aprobado por Consejo Directivo de la Fundación Centro Nacional de la Fotografia (CENAF) Politicas y Normas del proceso Toda solicitud de viáticos Internacionales debe estar aprobada por la maxima autoridad de la Institución y debe ser notificado al Ministerio del Poder Popular para la cultura, a fin de realizar las labores diplomáticas correspondientes. En el caso de eventos cuyos gastos son compartidos o cubiertos por otras instituciones, no se deben procesar los viáticos por las sumas completas de la política, debe ser revisado los gastos cubiertos por las demas instituciones En caso de que el funcionario o beneficiario dure menor tiempo al establecido en la misión, debe reintegrar a la institución el monto correspondiente a la diferencia, dentro de los cinco (5) días siguientes a la culminación de la misma. Al finalizar la misión el funcionario o beneficiario debe presentar un informe de justificación de los viáticos recibidos, el cual debe ser anexado a expediente de viático por persona en lel area administrativa de cada unidad solicitante. JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /4

5 Procedimiento A Parametrización del sistema de solicitud de viáticos Unidad de Tecnologia A.1. Configuración de Ciudades Permite ingresar las diferentes ciudades hacia donde se pueden tramitar viáticos o ciudades referenciales existentes en el manual de politicas de viáticos de la institución o Gaceta Oficial vigente. 1. El Personal encargado de la configuración del sistema debe ingresar al módulo Configuración 2. Configuración > Sigesp > Ubicación Geográfica > Ciudades 3. Seleccionar de la ventana de registro de ciudades el país de las tablas desplegables del cuadro. 4. Seleccionar de la ventana de registro de ciudades el estado de las tablas desplegables del cuadro. 5. Escribir la denominación de la ciudad a ingresar 6. Guardar A.2 Definición de parámetros del módulo control de viáticos Control de viáticos > Definiciones Permite crear los diferentes parámetros establecidos en las políticas de viáticos a fin de controlar la emisión y registro de las solicitudes de viáticos 1. Configuración Permite configurar el destino contable y presupuestario a donde se imputaran los movimientos registrados, como son cuenta viáticos nacionales, Cuenta viáticos internacionales y cuenta contable de beneficiario. Una vez seleccionada la cuenta a través de la opción de búsqueda, se debe guardar para actualizar la información. Esta Configuración debe ser realizada por la Unidad de Viatcios y Ratificada o revisada por JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /5

6 el encargado de la imputación presupuestaria y/o contable de la institución. Las cuentas de viaticos presupuestarias son Viáticos Nacionales Viáticos Internacionales 2. Categorias Permite que el encargado de la Unidad de Viáticos defina las diferentes categorias establecidas para el pago de viáticos en la institución de acuerdo a los rangos que se designen, como por ejemplo, por nivel de cargos. Se le asigna a cada personal del organismo 3. Rutas Permite que el encargado de la Unidad de Viáticos defina las diferentes rutas establecidas para el pago de viáticos en la institución 4. misiónes Permite que el encargado de la Unidad de Viáticos defina las diferentes misiónes establecidas para el pago de viáticos en la institución, que son las razones por las cuales se realizan las actividades, tales como: eventos, representación, seguimiento y control, capacitación, etc. 5. Regiones Permite que el encargado de la Unidad de Viático genere las regiones con el fin de agrupar diferentes estados por area geografica. A.3 Definición de Tarifas El sistema presenta varios tipos de asignaciones para viáticos, como son: tarifa de viáticos, tarifa de transporte, tarifa por distancia y otras asignaciones JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /6

7 1. El encargado de la Unidad de viático llena la plantilla correspondiente a las diferentes tarifas de viáticos establecidas para cada concepto, como por ejemplo, el caso de tarifa de viáticos: 2. Guardar Concepto: viáticos sin Hospedaje Categoria: A Nómina: Personal Fijo Pais: 058 (Venezuela) Regiones: Andina Monto Pasaje 0,00 Movilización 46,00 Hospedaje, 198,00 Alimentación 92,00 Otros 34,00 Unidad de Recursos Humanos A.4. Asignación de viáticos al personal El Analista de Nómina selecciona la nomina donde se encuentra asignado el personal Nómina > Procesos > Seleccionar Nómina >Aceptar 1. Dentro de la nómina, edita las fichas del personal Definiciones > Asignación del personal 2. Busca al personal que se le desea asignar la tabla de viático, lo selecciona, una vez editada la ficha del personal busca el campo de Clasificación de viáticos, selecciona la categoría que le corresponde Búsqueda > Selección > Clasificación de viáticos 3. Procede a actualizar el registro del personal, presionando guardar JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /7

8 B. Solicitud de viáticos Unidad Solicitante 1. El administrador del proyecto ingresa y solicita el viático correspondiente Control de viáticos > Procesos > Solicitud de viáticos 2. Selecciona los campos de identificación de la solicitud a procesar (Fecha, misión, Ruta, Unidad Solicitante, Fecha de Salida, Fecha de Retorno) 3. Ingresa en observaciones breve descripción de la solicitud de viáticos a procesar 4. Selecciona los conceptos para la tramitación de las asignaciones de los viáticos a. Agregar asignaciones > (Tarifa de viáticos, transporte, tarifas de distancia, otros) b. Agrega el numero de dias o Kms segun sea el caso c. Selecciona agregar detalle 5. Selecciona el persona a ser beneficiado por la asignación. a. Agregar Personal > Personal o Foraneo Indica si el personal es de la institucion (personal) o es un beneficiario (Foraneo) externo, procede a buscar al personal y lo selecciona. Pueden incluirse varios beneficiarios por solicitud. b. Selecciona agregar detalle, para inluir el registro en la solicitud. 6. Registra la solicitud de viático en el sistema, a través de la opción guardar. 7. Imprime solicitud de viático JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /8

9 Responsible del Proyecto 8. Presenta al encargado del proyecto, la solicitud de Viático para su aprobación, de acuerdo a los niveles de aprobación. C. Cálculo de viáticos Unidad de Viaticos La unidad de viáticos recibe la solicitud de viáticos, procede a buscarla y procesarla en el sistema 1. Registra Solicitud de viático en el sistema Control de viáticos > Procesos > Calculo de viáticos > Registro 2. Selecciona la solicitud a calcular del catalogo de solicitud de viáticos 3. Selecciona el tipo de documento a utilizar (Compromete y causa) 4. Procesa y graba la solicitud 5. Imprime el reporte de solicitud de pago de viáticos o el reporte de solicitud de viático Encargado del Proyecto 6. Presenta al encargado del proyecto la solicitud de viático procesada a fin de autorizar la imputación presupuestaria de la misma en el sistema. JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /9

10 D. Proceso cancelación de viáticos La unidad de Pago aprueba la solicitud de pago de viáticos y procede a cancelar el mismo. Presidencia / responsible del Proyecto 1. Aprobación de la Solicitud de viáticos Cuentas por pagar > Recepción de documentos > Aprobación 2. Selecciona Destino > Beneficiario > Selecciona al Beneficiario del viático > Presiona el icono de busqueda 3. Selecciona la solicitud a aprobar y presiona el icono de procesar. Unidad de Cuentas por pagar 4. La unidad de orden de pago continua con el proceso de emisión de la orden de pago y cancelacion de la solicitud. 5. Solicita la firma de conforme del Beneficiario del viático para su cancelación. Unidad de Tesorería 6. Se le envia a la Unidad de tesoreria para la tramitación del pago JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /10

11 Evaluación de Contingencias P#1 No pueden existir dos solicitudes de viáticos de una misma persona en proceso S#1 Culminar el proceso de emisión de cheque de la solicitud a fin de iniciar la siguiente solicitud P#2 El formato de Solicitud de pago de viáticos, sale sin montos S#2 Esperar para su uso, que el departamento de OTI soluciones el problema en el reporte, para su implantación, mientras no se corriga esta falla, emitir la solicitud de viático y al recibir en cuentas por pagar solicitar la orden de pago para su cancelación por parte del beneficiario, en este soporte. P#3 El Sistema no contempla la aprobación de las solicitudes de viáticos S#3 Desarrollar en el sistema el paso de aprobación para la emisión de la solicitud y de la imputación presupuestaria correspondiente, antes de ser imputada a la ejecución presupuestaria y contable. P#4 Las tablas de ciudades deberían estar predefididas en el sistema para Venezuela S#4 Cargar por defecto de las tablas de Ipostel el catálogo de tablas a nivel nacional de ciudades e importarlo a todas las bases de datos JORGE DOS RAMOS CENAF PRESUPUESTO /11

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