Proceso para avances de viáticos y compras

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1 Alcance Esta instrucción cubre desde la solicitud del avance para viáticos o compras, hasta la legalización del mismo. Distribución Área Administrativa * Contabilidad * Cuentas por pagar * Presupuesto * * Autorizador de la solicitud de avance * Directores y/o Asistentes de proyecto * Entidad bancaria * Jefes y/o Asistentes de dependencias * Ordenador del gasto * Responsable del avance * Propiedad Soporte QUIPU aclarará cualquier inquietud relacionada con este documento. Tel Ext Fax Jefes y/o Asistentes de dependencias, Directores y/o Asistentes de proyecto, Área Administrativa 1. Diligenciar la solicitud de avance Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 1 de 16 Rev 4

2 Avances>Operativo>Solicitud de avances Solicitud de avances Si requiere información detallada consulte el manual de usuario del módulo de avances y viáticos publicado en la página Web 2. Enviar el formato Autorización de descuento por avance no legalizado (bajarlo de la página Web o solicitarlo vía correo electrónico a la dirección firmado por el responsable del avance al Área Administrativa. Si no se envía el avance no será tramitado. Área Administrativa Esta actividad se debe realizar diariamente en el módulo de avances del sistema Financiero QUIPU en el horario de 8:00am a 9:00am y 1:00pm a 2:00pm 3. Verificar la información en el módulo de las solicitudes de avance registrada anteriormente al igual que las tarifas vigentes establecidas en la Resolución que para tal fin expide la Rectoría. Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 2 de 16 Rev 4

3 Avances>Consulta>Solicitudes Solicitud de Avances Nota: La solicitud debe encontrarse en estado GRABADA Si tiene errores, ir a tarea #4. Si no, ir a tarea #5. 4. Devolver la solicitud del Avance a la dependencia que la envió informando las inconsistencias presentadas mediante correo electrónico a la cuenta correspondiente y establecida para este fin. Ir a la tarea #1. 5. Enviar mediante correo electrónico a la cuenta correspondiente del Autorizador de la solicitud del avance (tener en cuenta las delegaciones realizadas para tal fin), relacionando el código de empresa, el número, fecha y valor de la solicitud correctamente diligenciadas. (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 9:00am a 9:30am y 2:00pm a 2:30pm) Autorizador de la solicitud de avance 6. Consultar en el correo electrónico las solicitudes de avances revisadas por el Área Administrativa y relacionadas. (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 9:30am a 10:00am y de 2:30pm a 3:30pm) 7. Autorizar la solicitud de avance relacionada en el correo electrónico del Área Administrativa, seleccionando el campo OK con un Vo.Bo ( ) y grabar la operación. Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 3 de 16 Rev 4

4 Avances>Operativo>Autorizar solicitud Autorización/Desautorización de solicitudes Presupuesto 8. Consultar las solicitudes de avance autorizadas. (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 10:00am a 11:00am y 3:30 a 4:00pm) Avances>Consultas>Bitácora de cambios Bitácora de cambios en solicitudes Nota: La solicitud debe encontrarse en estado AUTORIZADA Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 4 de 16 Rev 4

5 9. Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal a las solicitudes que se encuentran en estado autorizadas Presupuesto>Operativo>Registro de operaciones Documento de presupuesto 10. Autorizar el certificado de disponibilidad presupuestal Presupuesto>Operativo>Autorizaciones Autorización de documentos Área Administrativa (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 11:00am a 11:45pm.y de 4:00pm a 4:45pm) Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 5 de 16 Rev 4

6 11. Generar la resolución de avances, seleccionando el campo OK con un Vo.Bo ( ) y grabar la operación. Avances>Operativo>Resolución de avances Generar/anular resolución de avances Nota: El sistema solo relaciona las solicitudes que tienen asociadas certificado de Disponibilidad CDP. La solicitud debe encontrarse en estado CON DISPONIBILIDAD. 12. Completar la información de la Solicitud del Avance Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 6 de 16 Rev 4

7 Avances>Operativo>Impresión Resolución Impresión de Resolución de Avances Se debe adicionar el considerando, los artículos y parágrafos que se requieran. Oprimir el botón GRABAR para mantener la información adicionada Enviar a Word la información de la Resolución de avance presionando el botón Word En el programa Word, completar los datos de la plantilla de Avances mediante la función de combinación de correspondencia e imprimir la resolución para firma del ordenador del gasto 13. Enviar al ordenador del gasto la Resolución impresa para autorización y firma (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 11:45am. a 12:00pm y de 4:45pm a 5:00pm.) Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 7 de 16 Rev 4

8 Ordenador del gasto 14. Consultar y autorizar las resoluciones por aprobar (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 12:00pm a 12:30pm. y de 5:00pm a 5:30pm) Avances>Operativo>Aprobar resolución Autorización/desautorización de resoluciones 15. Firmar la resolución 16. Enviar la resolución al Presupuesto firmada para su registro presupuestal Presupuesto 17. Recibir las resoluciones firmadas por el ordenador del gasto y consultar las resoluciones de avances autorizadas Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 8 de 16 Rev 4

9 Avances>Consultas>Bitácora de cambios Bitácora de cambios en solicitudes Nota: La solicitud debe estar en estado CON RESOLUCIÓN 18. Diligenciar el registro presupuestal de las resoluciones autorizadas (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 2:30pm a 3:30pm y de 8:00am a 9:00am) Presupuesto>Operativo>Registro de operaciones Documento de presupuesto El documento que se debe elaborar en el caso de avances es el RAG 19. Autorizar el registro presupuestal. Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 9 de 16 Rev 4

10 Presupuesto>Operativo>Autorizaciones Autorización de documentos 20. Firmar el registro presupuestal y enviar para la liquidación de la orden de pago la Resolución firmada por el ordenador del gasto. Cuentas por pagar 21. Recibir la resolución firmada y Liquidar la orden de pago (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 3:30pm a 4:00pm y de 9:30am a 10:00am) Cuentas por pagar>liquida orden pago Órdenes de pago 22. Enviar la orden de pago anexando la Resolución firmada por el ordenador del gasto para su autorización y pago respectivo. 23. Recibir, revisar y autorizar la orden de pago (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 4:00pm a 4:30pm. y de 10:00am a 10:30am) >Operativo>Autoriza Ord. Pago Autorización de órdenes de pago 24. Elaborar comprobante de egreso (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 4:30pm a 5:00pm y de 10:30am a 11:00am) >Operativo>Movimiento> Egresos Egresos Si es pago con cheque, ir a tarea #25. Si no, (abono en cuenta) ir a tarea # Impresión del cheque Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 10 de 16 Rev 4

11 >Operativo>Movimiento> Imprimir cheques Impresión de cheques 26. Colocar sellos (restrictivo, seco y húmedo) y firmar el cheque Ir a tarea # Generar archivo plano y enviar al banco informando el abono en cuenta 28. Realiza y confirma la operación. Entidad bancaria Responsable del avance 29. Reclamar el cheque o retirar de la cuenta bancaria 30. Efectuar el gasto (viáticos y/o compras), aplicando tributarios. Toda factura debe solicitarse a nombre de la Universidad Nacional de Colombia con el NIT Si hay reintegros, ir a tarea #31. Si no, ir a tarea # Efectuar el reintegro, es decir realizar consignación en el banco que informe el área de, de los gastos no ejecutados y de retenciones, e informar al área de. 32. Diligenciar manualmente el formato de legalización del avance (tesorería) con sus respectivos soportes Ver formato de legalización de avance en la página Web: solicitarlo vía correo electrónico a la dirección Nota: Se debe tener en cuenta que las facturas soportes de la legalización deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto tributario: Estar denominada expresamente como factura de venta Apellidos y nombre o razón y número de identificación tributaria NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, (a nombre de la Universidad Nacional de Colombia con el NIT ) junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 11 de 16 Rev 4

12 Valor total de la operación El nombre o razón y el NIT del impresor de la factura, e Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 33. Entregar el formato de legalización con sus soportes a tesorería 34. Recibir y revisar el formato de legalización y sus soportes Si tiene errores, ir a tarea #35. Si no, ir a tarea # Devolver el formato de legalización y sus soportes al responsable del avance Ir a tarea # Registrar el ingreso a bancos si hubo algún reintegro. >Operativo>Movimiento> Reintegro Reintegro 37. Remitir a contabilidad el formato de legalización y sus soportes Contabilidad 38. Realizar la legalización en el sistema de gestión financiera QUIPU Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 12 de 16 Rev 4

13 Avances>Operativo>Legaliz. Contable Legalizaciones Fin de la actividad. Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 13 de 16 Rev 4

14 Inicio Jefes y/o Asistentes de dependencias, Directores y/o Asistentes de proyecto, Área Administrativa Diligenciar la solicitud de avance (1) > Solicitud de avances A Jefes y/o Asistentes de dependencias, Directores y/o Asistentes de proyecto, Área Administrativa Enviar el formato Autorización de descuento por avance no legalizado (bajarlo de la página Web gerencia_finad/ tesoreria/ index.html) o solicitarlo vía correo electrónico a la dirección d i v n firmado por el responsable del avance al Área Administrativa. Si no se envía el avance no será tramitado. (2) Área Administrativa Verificar la información en el módulo de las solicitudes de avance registrada anteriormente al igual que las tarifas vigentes establecidas en la Resolución que para tal fin expide la Rectoría. (3) > Solicitud de Avances Tiene errores? N A S Área Administrativa Devolver la solicitud del Avance a la dependencia que la envió informando las inconsistencias presentadas mediante correo electrónico a la cuenta correspondiente y establecida para este fin. (4) A A Área Administrativa Enviar mediante correo electrónico a la cuenta correspondiente del Autorizador de la solicitud del avance (tener en cuenta las delegaciones realizadas para tal fin), relacionando el código de empresa, el número, fecha y valor de la solicitud correctamente diligenciadas. (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 9:00am a 9:30am y 2:00pm a 2:30pm) (5) Autorizador de la solicitud de avance Consultar en el correo electrónico las solicitudes de avances revisadas por el Área Administrativa y relacionadas. (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 9:30am a 10:00am y de 2:30pm a 3:30pm) (6) Autorizador de la solicitud de avance Autorizar la solicitud de avance relacionada en el correo electrónico del Área Administrativa, seleccionando el campo OK con un Vo.Bo (v) y grabar la operación. (7) > Autorización/ Desautorización de solicitudes Presupuesto Consultar las solicitudes de avance autorizadas. (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 10:00am a 11:00am y 3:30 a 4:00pm) (8) > Bitácora de cambios en solicitudes Presupuesto Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal a las solicitudes que se encuentran en estado autorizadas (9) > Documento de presupuesto B Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 14 de 16 Rev 4

15 B Presupuesto Área Administrativa Ordenador del gasto Ordenador del gasto Autorizar el certificado de disponibilidad presupuestal (10) > Autorización de documentos Área Administrativa Generar la resolución de avances, seleccionando el campo OK con un Vo.Bo (v) y grabar la operación. (11) > Generar/anular resolución de avances Completar la información de la Solicitud del Avance (12) > Impresión de Resolución de Avances Área Administrativa Enviar al ordenador del gasto la Resolución impresa para autorización y firma (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 11:45am. a 12:00pm y de 4:45pm a 5:00pm.) (13) Consultar y autorizar las resoluciones por aprobar (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 12:00pm a 12:30pm. y de 5:00pm a 5:30pm) (14) > Autorización/ desautorización de resoluciones Ordenador del gasto Firmar la resolución (15) Enviar la resolución al Presupuesto firmada para su registro presupuestal (16) Presupuesto Recibir las resoluciones firmadas por el ordenador del gasto y consultar las resoluciones de avances autorizadas (17) > Bitácora de cambios en solicitudes C C Presupuesto Presupuesto Cuentas por pagar Diligenciar el registro presupuestal de las resoluciones autorizadas (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 2:30pm a 3:30pm y de 8:00am a 9:00am) (18) > Documento de presupuesto Presupuesto Autorizar el registro presupuestal. (19) > Autorización de documentos Firmar el registro presupuestal y enviar para la liquidación de la orden de pago la Resolución firmada por el ordenador del gasto. (20) Cuentas por pagar Recibir la resolución firmada y Liquidar la orden de pago (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 3:30pm a 4:00pm y de 9:30am a 10:00am) (21) > Órdenes de pago Enviar la orden de pago anexando la Resolución firmada por el ordenador del gasto para su autorización y pago respectivo. (22) Recibir, revisar y autorizar la orden de pago (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 4:00pm a 4:30pm. y de 10:00am a 10:30am) (23) > Autorización de órdenes de pago Elaborar comprobante de egreso (Esta actividad se debe realizar diariamente en el horario de 4:30pm a 5:00pm y de 10:30am a 11:00am) (24) > Egresos Es pago con cheque? S D N E Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 15 de 16 Rev 4

16 D B Impresión del cheque (25) > Impresión de cheques Colocar sellos (restrictivo, seco y húmedo) y firmar el cheque (26) A E Generar archivo plano y enviar al banco informando el abono en cuenta (27) Entidad bancaria Realiza y confirma la operación. (28) A Responsable del avance Reclamar el cheque o retirar de la cuenta bancaria (29) Responsable del avance Efectuar el gasto (viáticos y/o compras), aplicando tributarios. Toda factura debe solicitarse a nombre de la Universidad Nacional de Colombia con el NIT (30) Hay reintegros? S Responsable del avance Efectuar el reintegro, es decir realizar consignación en el banco que informe el área de, de los gastos no ejecutados y de retenciones, e informar el área de. (31) N B Responsable del avance Diligenciar manualmente el formato de legalización del avance (tesorería) con sus respectivos soportes (32) Responsable del avance Entregar el formato de legalización con sus soportes a tesorería (33) G Recibir y revisar el formato de legalización y sus soportes (34) F F Tiene errores? S N Remitir a contabilidad el formato de legalización y sus soportes (37) Devolver el formato de legalización y sus soportes al responsable del avance (35) G Contabilidad Realizar la legalización en el sistema de gestión financiera QUIPU (38) > Legalizaciones Registrar el ingreso a bancos si hubo algún reintegro. (36) > Reintegro Fin Efectivo a partir de 01/02/2005 Página 16 de 16 Rev 4

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