PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE EDICIÓN, ENSOBRADO Y ENTREGA DE FACTURAS Y OTROS COMUNICADOS DE ALJARAFESA,

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE EDICIÓN, ENSOBRADO Y ENTREGA DE FACTURAS Y OTROS COMUNICADOS DE ALJARAFESA, CON Nº EXP. S: 65/

2 INDICE 1.- OBJETO DE LICITACION CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO A CONTRATAR LUGAR Y MEDIOS DE PRESTACION DEL SERVCIO ACCESO A LOS SISTEMAS DE INFORMACION DE ALJARAFESA MEDIOS HUMANOS CALIDAD DE LOS TRABAJOS FACTURACION Y PAGO... 9 ANEXO I.- PRESUPUESTO PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE EDICION DE FACTURAS Y COMUNICADOS DE ALJARAFESA ANEXO II.- MODELOS DE CONSUMIBLES

3 1. OBJETO DE LICITACION La presente licitación tiene por objeto contratar el servicio de edición de facturas y comunicados generados por ALJARAFESA con destino a sus clientes y usuarios, y sus actividades accesorias. Para ello, ALJARAFESA facilitará en soporte informático los datos de las facturas y/o comunicados, debiendo el adjudicatario confeccionar, plegar y ensobrar los documentos, así como entregarlos a la empresa encargada del reparto a sus destinatarios. Dentro del servicio se encuentra incluido, en su caso, la impresión del acuse de recibo anexo al sobre para aquellos casos en que los comunicados han de enviarse por correo certificado con acuse de recibo. ALJARAFESA emite aproximadamente facturas al año, correspondientes a la liquidación y facturación de los servicios que presta a sus clientes. El proceso de edición de facturas no está sujeto a una periodicidad específica, realizándose en cualquier caso un mínimo de una emisión semanal. Asimismo, emite comunicados de distinta naturaleza a sus clientes y/o usuarios del servicio. El número de estos comunicados emitidos anualmente, como cifra aproximada y sin que en ningún caso tenga la consideración de mínimo ni carácter vinculante, es de unidades, de las cuales un 25 % se estima con acuse de recibo. El proceso de edición de estos comunicados es prácticamente diario, si bien podrá variar dicha frecuencia durante el período de vigencia del contrato. Junto a cualquiera de las remesas de documentos, ALJARAFESA podrá entregar, cuando su actividad lo requiera, cualquier otro tipo de documento comercial para su plegado y/o ensobrado junto a la factura o comunicado. 2. CONDICIONES GENERALES DEL SERVICIO A CONTRATAR. ALJARAFESA proporcionará ficheros con la información a través del protocolo FTP, correo electrónico o bien en soporte CD por mensajería. Serán ficheros planos, de texto, con registros de tamaño predefinido. Cada registro, que consta de 350 campos, contiene los datos de una factura que deberá imprimirse sobre papel pre impreso y a doble cara. Para la impresión de facturas, ALJARAFESA proporcionará un fichero plano para su procesamiento e impresión conformes a las instrucciones e indicaciones de ALJARAFESA. 3

4 Para la impresión de comunicados, ALJARAFESA proporcionará un documento en cualquier formato PDF, Postscript o Word y compatibles, así como, en su caso, los archivos origen de datos para su combinación e impresión. O bien proporcionará un acceso a la red corporativa de ALJARAFESA para conectarse a la aplicación informática específica para la emisión de dichos comunicados, conforme a las especificaciones técnicas establecidas por ALJARAFESA. El adjudicatario se compromete a: 1. Impresión, ensobrado y entrega de facturas: Imprimir a doble cara, ensobrar y entregar en el operador postal encargado del reparto en la sucursal que éste tenga en Sevilla (o en ALJARAFESA en su defecto), las facturas cuya impresión ALJARAFESA le encargue, según las indicaciones que en cada momento se determinen, en un plazo de tiempo nunca superior a 2 días hábiles a contar desde la entrega del fichero. Junto con la factura, ALJARAFESA podrá requerir el ensobrado conjunto de comunicados o cualquier información comercial, en cualquier formato cuyo ensobrado sea automatizable (dípticos, trípticos, etc), ya sea propia o incluso de terceros con los cuales tenga relaciones de dependencia o colaboración, pudiendo una misma remesa incluir facturas con comunicados de acompañamiento en el sobre y otras no, sin tener que facilitar ALJARAFESA ficheros distintos, bastando para ello un identificador de la póliza seleccionada dentro del fichero único que se le envíe. El adjudicatario, por sus medios deberá organizar la impresión y ensobrado de los mismos junto con la factura. 2. Generación de facturas en pdf: Deberá generar el fichero pdf de las facturas impresas, identificando cada fichero con las especificaciones que ALJARAFESA establezca y enviárselas en la forma que se determine, bien por correo electrónico, mensajería con un DVD o bien mediante ftp al servidor que ALJARAFESA habilite para ese fin, en un plazo de tiempo nunca superior a 2 días hábiles a contar desde la entrega del fichero. 3. Impresión, ensobrado y entrega de duplicado de facturas: Imprimir a doble cara, ensobrar y entregar en el operador postal encargado del reparto en la sucursal que éste tenga en Sevilla (o en ALJARAFESA en su defecto), aquellos duplicados de facturas que ALJARAFESA les haga llegar, según las indicaciones que en cada momento se determinen, en un plazo de tiempo nunca superior a 2 días hábiles desde que se ordene la impresión. 4

5 4. Impresión, ensobrado y entrega de comunicados: Imprimir a simple o doble cara, ensobrar y entregar en el operador postal encargado del reparto en la sucursal que éste tenga en Sevilla (o en ALJARAFESA en su defecto), aquellos comunicados que ALJARAFESA le haga llegar, según las indicaciones que en cada momento se especifiquen, en un plazo de tiempo nunca superior a 2 días hábiles desde que la empresa le ordene la impresión. En aquellos casos en que los comunicados sean del tipo con acuse de recibo, se incluirá la impresión del referido acuse, así como la generación de toda la información complementaria para su entrega en el operador postal, y la informatización de los propios acuses de recibo. 5. Impresión de comunicados sin ensobrar: Imprimir a simple o doble cara y entregar en el operador encargado del reparto en la sucursal que éste tenga en Sevilla (o en ALJARAFESA en su defecto), aquellos comunicados que ALJARAFESA le haga llegar, según las indicaciones que en cada momento se especifiquen, en un plazo de tiempo nunca superior a 2 días hábiles desde que la empresa le ordene la impresión. 6. Impresión de plantillas de factura: Imprimir y entregar a ALJARAFESA para la emisión de duplicados de factura en sus oficinas, plantillas preimpresas con el formato de factura vigente en cada momento, según las indicaciones que esta empresa les haga, en un plazo de tiempo nunca superior a 2 días hábiles a contar igual que en los casos anteriores. Si durante el período de vigencia del contrato, ALJARAFESA modificase el modelo de factura, comunicado o sobre, el adjudicatario habrá de adaptarse al mismo siendo por su cuenta los costes de adaptación al nuevo formato. Idéntica obligación y régimen se aplicará a cualquier adaptación que haya de hacerse respecto del procedimiento a seguir para las entregas en el operador postal. El adjudicatario deberá facilitar toda la ayuda necesaria a ALJARAFESA para la realización de las pruebas previas que se requieran en caso de nuevo diseño de factura y/o comunicado, hasta su confección final y definitiva. ALJARAFESA indicará el operador postal al que habrá que entregar toda la correspondencia explicitada en este apartado, debiendo el adjudicatario ajustarse a las exigencias y requisitos que se establezcan tanto por ALJARAFESA como por el mencionado operador postal, debiendo para ello enviar a ALJARAFESA diariamente los albaranes de entrega sellados por dicho operador. 5

6 Dada la importancia que para ALJARAFESA tienen los documentos a imprimir, objeto del presente pliego, el adjudicatario debe explícitamente garantizar la integridad de la información (correspondencia exacta entre los datos facilitados por ALJARAFESA en ficheros con la información y los datos impresos por el adjudicatario). En este sentido igualmente, el adjudicatario se obliga disponer de un completo plan de contingencias de forma que se garantice la total prestación del servicio contratado en caso de eventualidades, asegurándose en todo momento la calidad y los plazos de entrega. Las características de los consumibles afectos al servicio son: 1. Facturas: papel formato Din A4 de 90 grs. para impresión láser, con el logotipo ya impreso. Impresión a 4 tintas al frente con un cambio de diseño y cuatricromía al dorso, con hasta 6 cambios de diseño a lo largo del año (Mod. 1). 2. Comunicados: papel carta Din A4 de 90 grs. con anagrama 3 tintas (Mod. 2). 3. Comunicados: papel carta Din A4 de 90 grs. con anagrama 3 tintas y señal de corte (Mod. 3). Para comunicaciones de suspensión de suministro, este modelo presenta la variante de sustituir el dibujo de puntos por un perforado. 4. Impresos: papel carta Din A4 de 90 grs. con anagrama 3 tintas (Mod. 4). 5. Sobre americano blanco de ALJARAFESA, 115 x 225 mm, ventanilla derecha 100x45 mm, solapa humectante para ensobradora, impresos a 3/0 tintas. Interior impreso según diseño con logo de ALJARAFESA. Se usarán en comunicados, sean o no conjuntos con factura (Mod. 5). 6. Sobre americano blanco de ALJARAFESA, 115 x 225 mm, ventanilla derecha tamaño 90x25 mm, solapa humectante para ensobradora, impresos a 3/0 tintas. Interior impreso según diseño con logo de ALJARAFESA. Se usarán en facturas y duplicados de factura (Mod. 6). Copia de estos consumibles figuran en el Anexo II, con su respectiva numeración. Los consumibles corren por cuenta del adjudicatario. Si durante la vigencia del contrato, ALJARAFESA modificara las características de los mismos (cambio de logo, impresión de logo adicional, etc., a salvo de lo ya contemplado para el modelo 1), el adjudicatario deberá adaptarse a las nuevas especificaciones, las cuales serán comunicadas con un mes de antelación. Si este cambio supusiese incremento de los precios de adjudicación, el licitador deberá someter los nuevos precios contradictorios a la aprobación de ALJARAFESA. 6

7 3. LUGAR Y MEDIOS DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO El adjudicatario deberá indicar en su oferta la localización y características de las instalaciones desde donde se prestará el servicio objeto del presente pliego, tanto en régimen normal como en régimen de posibles contingencias. El servicio se realizará con los medios materiales y personales aportados por el adjudicatario y bajo la dirección, control y supervisión de Aljarafesa. Si los medios técnicos del adjudicatario, tuvieran que ser adaptados o adquiridos para la conexión con los sistemas de información de ALJARAFESA, los costes originados serán por cuenta del adjudicatario. El adjudicatario prestará el servicio objeto del presente contrato dentro del más amplio marco de libertad de organización y trabajo de su propia empresa, si bien ALJARAFESA podrá supervisar los trabajos y procedimientos del adjudicatario en sus oficinas en relación con el servicio objeto de este contrato, por el personal y en la forma que estime conveniente, por lo que dicho personal, debidamente acreditado, tendrá libre acceso al lugar donde el mismo se esté prestando. El adjudicatario se compromete a mantener sus medios materiales necesarios para la realización del servicio objeto del presente pliego en perfecto estado de uso, evitando la obsolescencia de los medios para que no se afecte en modo alguno a la correcta prestación de los trabajos encomendados. Si fuera necesario que equipos informáticos del adjudicatario se conectasen a la red corporativa de ALJARAFESA, éstos deberán disponer de protección antivirus con un sistema antivirus activo y con actualizaciones automáticas, correspondiendo a ALJARAFESA dar la conformidad al mismo. 4. ACCESO A LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ALJARAFESA En caso de ser necesario acceder a los sistemas de información de ALJARAFESA, ésta pondrá a disposición del adjudicatario los medios necesarios para realizar la conexión de uno o varios equipos informáticos a su red, con el fin de cumplir con lo especificado en este pliego. Será atribución de ALJARAFESA la definición de las características y capacidad de la conexión, que podrá ser mediante usuarios de acceso remoto o poniendo a disposición en la sede del adjudicatario un punto de red para la interconexión. 7

8 El adjudicatario podrá disponer, si así lo decide, de un cortafuego en este punto, en cuyo caso será necesaria la adaptación y coordinación con la infraestructura y técnicos de ALJARAFESA. En todo caso será necesario definir y restringir los accesos desde los dispositivos del adjudicatario a la red de ALJARAFESA para su implementación en los cortafuegos corporativos. Una vez terminado el proceso de licitación la empresa que resulte adjudicataria deberá solicitar a ALJARAFESA la instalación de la conexión, y ésta definirá la fecha estimada de entrega. Si la fecha de comienzo del servicio contratado es anterior a la de instalación de la conexión, será el adjudicatario el que deba disponer de los medios necesarios para realizar los trabajos objeto de licitación. Una vez recibida la solicitud, la empresa adjudicataria nombrará un interlocutor técnico para la coordinación de todas actividades de instalación, pruebas y puesta en explotación de la conexión. La entrega del servicio puede depender de la localización de la sede, admitiéndose la posibilidad extrema de que la falta de infraestructuras de telecomunicaciones de operadoras en la zona imposibilite la instalación de la conexión. En este caso será el adjudicatario el que deba disponer de los medios necesarios para realizar los trabajos objeto de licitación. Los equipos informáticos del adjudicatario conectados con la red corporativa de ALJARAFESA, deberán disponer de Protección antivirus con un sistema antivirus activo y con actualizaciones automáticas. Asimismo, pondrá los medios necesarios para evitar intrusiones no autorizadas desde su red a la de ALJARAFESA. En el caso de no disponer de protección antivirus, los equipos conectados deberán ser cargados y actualizados con el antivirus corporativo de ALJARAFESA, corriendo a cargo del adjudicatario los costes. ALJARAFESA se reserva el derecho de inspeccionar sin previo aviso las condiciones de seguridad en las comunicaciones con su red de datos, pudiendo exigir medidas correctoras de las mismas. El adjudicatario se compromete asimismo a aceptar las auditorias que ALJARAFESA estime convenientes, tanto a este respecto como en lo referente al cumplimiento de la Ley de Protección de Datos. 8

9 5.- MEDIOS HUMANOS El personal que el adjudicatario dedique a la prestación de este contrato no tendrá vinculación laboral o de ninguna otra naturaleza con ALJARAFESA. Por lo que al personal que preste el servicio, el adjudicatario viene obligado a: 1. Respetar el buen nombre y prestigio de ALJARAFESA. 2. Respetar y exigir a sus empleados el más estricto secreto en cuanto a datos sean conocidos como consecuencia de la relación de servicios a prestar a ALJARAFESA, ya sean datos propios de ALJARAFESA o de sus clientes, responsabilizándose el adjudicatario, de manera expresa, de cuantos daños pudieran ocasionar como consecuencia del incumplimiento o simple negligencia de esta obligación. El adjudicatario designará un supervisor con el que ALJARAFESA pueda ponerse en contacto en el horario de oficinas a efecto de poder recabar información sobre la evolución de los trabajos e incidencias, en su caso, así como transmitir instrucciones con el objeto de optimizar el servicio. 6.- CALIDAD DE LOS TRABAJOS Dada la importancia que para esta empresa tiene el servicio objeto del presente pliego, durante la prestación de los mismos ALJARAFESA controlará permanentemente la calidad de su desempeño, tanto en lo referente a la calidad de los documentos (facturas, comunicados, etc.) como al cumplimiento de los plazos de entrega señalados en el apartado tres de este Pliego, así como la integridad de la información. La reiterada falta de calidad o retraso en los plazos de entrega facultará a ALJARAFESA para resolver el contrato sin derecho a indemnización alguna, y en su caso con pérdida de la fianza. 7.- FACTURACIÓN Y PAGO En las facturas constará el importe total de los trabajos efectuados, detallándose en la misma el costo de cada uno de ellos y el nº de pedido. Las facturas, en su caso, una vez conformadas, serán abonadas por el procedimiento establecido en el Pliego de Condiciones Particulares que rige el presente Servicio. 9

10 ANEXO I PRESUPUESTO PARA LA CONTRATACION DEL SERVICIO DE EDICION DE FACTURAS Y COMUNICADOS DE ALJARAFESA. 1. IMPRESIÓN, ENSOBRADO Y ENTREGA DE FACTURAS UDS AÑO ESTIMADAS MODELOS PRECIO UNITARIO TOTALES /SIN IVA Modelo 1 Modelo 6 0, ,00 2. FACTURAS EN PDF 0, IMPRESIÓN, ENSOBRADO Y ENTREGA DE DUPLICADOS DE FACTURAS 4.a IMPRESIÓN, ENSOBRADO Y ENTREGA DE COMUNICADOS 4.b. IMPRESIÓN ENSOBRADO (EN SOBRES CON ACUSE DE RECIBO IMPRESOS) Y ENTREGA DE COMUNICADOS 5. IMPRESIÓN DE COMUNICADOS SIN ENSOBRAR 6. IMPRESIÓN DE PLANTILLAS DE FACTURAS 7. IMPRESIÓN, ENSOBRADO Y ENTREGA DE CONJUNTO DE FACTURA Y COMUNICADO 8. POR CADA COMUNICADO ADICIONAL EL PRECIO ANTERIOR SE INCREMENTARÍA EN Modelo 1 Modelo 6 0,043 64, Modelo Modelo Modelo 5 Modelo 3* Modelo 5 Modelo 4 0, ,00 0, ,00 0,01 50, Modelo 1 0,015 30, Modelo1 Modelo 4 Modelo 5 o 6 0, , Modelo 2 0, ,30 PROPUESTA PRESUPUESTO PARA 1 AÑO ,80 PRESUPUESTO DE LICITACIÓN ,60 PROPUESTA PRESUPUESTO PARA 3,5 AÑOS ,80 20% ADICIONAL PARA EVENTUALIDADES ,76 VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO ,56 Modelo 3*: Incluye perforado. Las unidades estimadas en la tabla anterior son meramente orientativas y están calculadas en base a datos de años anteriores, no responsabilizándose ALJARAFESA de cualquier variación al alza o a la baja que pudieran experimentar. Los precios tipo unitarios que figuran en la tabla anterior incluyen los consumibles. 10

11 ANEXO II MODELOS DE CONSUMIBLES 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

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