INFORME DE GESTIÓN ENERO JUNIO 2015 UNIDAD DE ESTADISTICA E INFORMATICA

Transcripción

1 INFORME DE GESTIÓN ENERO JUNIO 2015 UNIDAD DE ESTADISTICA E INFORMATICA

2 INDICE Pág. Presentación Estructura Funcional... 3 Estructura Organizacional... 3 Antecedentes... 4 Actividades de la Unidad... 4 Principales Logros... 9 Identificación de Fortalezas Dificultades y limitaciones Recomendaciones Actividades Pendientes Anexos

3 PRESENTACIÓN El siguiente es el Informe Gestión correspondiente al periodo de Enero - Junio 2015, de las gestiones y acciones realizadas por todo el equipo humano que conforma la Unidad de Estadística e Informática, cuyos resultados están acordes con las orientaciones generales emitidas por la Dirección Ejecutiva de la Institución. La Unidad de Estadística e Informática, es la unidad orgánica encargada de sistematizar la información estadística generada en los diferentes departamentos asistenciales de la Institución, haciendo uso de las herramientas de tecnologías de información y comunicación orientando a los usuarios que visitan nuestra página Web, (Instituciones públicas y privadas, estudiantes y la población en general), con el fin de dar a conocer el estado de salud de la población que concurre al nosocomio, así como la contribución académica en estudios de investigación. Esperamos que la información presentada en este documento, constituya una ayuda importante, como instrumento de información y gestión para la toma de decisiones necesarias por los encargados de la alta dirección. Agradezco a todo el equipo de trabajo que día a día se suman a éste gran esfuerzo, con su participación propositiva y responsable, haciendo un futuro mejor de nuestro Hospital Regional de Ayacucho. Lic. Raúl William López Herrera JEFE DE LA UNIDAD DE ESTADÍSTICA E INFORMÁTICA 2

4 1. ESTRUCTURA FUNCIONAL: MISION: Somos una Unidad encargada de recopilar producir, relacionar, procesar y analizar la información estadística obtenida de las diferentes unidades productoras de servicios del HOSPITAL REGIONAL DE AYACUCHO MAMLL, así como de generar sistemas y organizar el flujo de información. VISION: Ser una Unidad líder que apoye en la toma de decisiones con información estadística de alta calidad, que organice de manera óptima el flujo de información del HOSPITAL REGIONAL DE AYACUCHO MAMLL. 2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: 3

5 3. ANTECEDENTES: La Unidad de Estadística e Informática es un órgano de apoyo encargada de proveer la custodia de información estadística del hospital y del soporte informático, mecanización e integración de los sistemas de información requeridos para el proceso organizacional. 4. ACTIVIDADES DE LA UNIDAD: La Unidad de Estadística e Informática para llevar a cabo sus funciones esta estructurada de la siguiente manera: ESTADÍSTICA Área de Procesamiento Sr. Martin Huamán Prado Área de Admisión General Sr. Enrique Vargas Cancho Área de Admisión de Emergencia Sr. Pedro Huayhuameza Vilca Área de Archivo Activo/Pasivo Sra.Santa Bernardita Laura de la Cruz Área de Hospitalización Sra. Adela Mendoza Córdova INFORMÁTICA Área de Soporte y Mantenimiento Sr. Juan Manuel Chávez Prado Área de Comunicaciones y Redes Sr. Miguel León Lizarbe Área de Desarrollo Sr. Wilber Aguirre Landeo 4

6 ESTADISTICA 4.1. Área de Procesamiento: Es el área encargada de : Codificar y digitar los códigos CIE-10 registrados en la hoja HIS, emitida por los médicos de la Consulta Externa, SEM, SIEN, F-239-IQX-INR-Productividad, H. Vital., Ind Hospital, Servicio Hospitalario. Programar y ejecutar la recolección, validación, consistencia, procesamiento de datos, consolidación, análisis y difusión de la información estadística de salud a los usuarios internos y externos, según las normas establecidas. Producir los indicadores estadísticos de salud para la toma de decisiones y la generación de datos de acuerdo a las necesidades y prioridades de las unidades orgánicas del Hospital. Analizar e interpretar la información estadística para facilitar el proceso de toma de decisiones Área de Admisión General: Es el área encargada de: Brindar una atención oportuna y de calidad a los pacientes que requieren un servicio de salud en las distintas ventanillas para los pacientes SIS, particulares, SOAT, INPE Y FOSPOLI. Aperturar el número de historias clínicas nuevas para la atención ambulatoria de pacientes SIS, particulares, INPE, SOAT Y FOSPOLI. Generar ticket de atención a los pacientes SIS, particulares, INPE, SOAT Y FOSPOLI, a través del Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria (GALENHOS PLUS) Generar fichas de atención ambulatoria (FUA) a los pacientes SIS Área de Admisión de Emergencia: Es el área encargada de: Brindar una atención oportuna y de calidad a los pacientes que requieren un servicio de salud en las distintas ventanillas para los pacientes SIS, particulares, INPE, SOAT Y FOSPOLI, a través del Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria (GALENHOS PLUS) Apertura del número de historias clínicas nuevas para la atención ambulatoria de pacientes SIS, particulares, INPE, SOAT Y FOSPOLI, a través del Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria (GALENHOS PLUS) Generar ticket de atención a los pacientes SIS, particulares, INPE, SOAT Y FOSPOLI, a través del Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria (GALENHOS PLUS) Generar fichas de atención ambulatoria (FUA) a los pacientes SIS. 5

7 4.4. Área de Archivo (Activo/Pasivo): Es el área encargada de: Brindar una atención de calidad al paciente proporcionando la entrega oportuna de las historias clínicas a los diferentes consultorios externos de la Institución. Salvaguardar la integridad y custodia de las historias clínicas. Clasificar y archivar las historias clínicas por terminales del (0 al 9). Recabar ticket de Admisión General de los diferentes consultorios externos para la entrega de historias clínicas. Recoger las historias clínicas de los consultorios externos finalizada la atención. (Turno mañana y tarde). Prestar las historias clínicas para docencia e investigación, según lo solicitados por los diferentes departamentos Área de Hospitalización: Es el área encargada de: Realizar el censo diario de pacientes hospitalizados. Realizar el movimiento hospitalario. Codificación de historias clínicas de pacientes de alta. (SIS, Particulares y SOAT). Registras los pacientes hospitalizados en el Sistema Galenhos Plus Entregar las historias clínicas al Archivo Central según corresponda. 6

8 INFORMATICA 4.6. Área de Soporte y Mantenimiento: Es el área encargada de: Administrar la página Web de la Institución. Gestionar el servicio de correo electrónico. Gestionar el manejo de usuarios, plataforma virtual y mensajería instantánea. Administrar la red telefónica institucional. Ejecutar políticas en el servicio de Internet tanto inalámbrico como de red de datos. Apoyar a usuarios en operaciones de implementación o adecuación de servicios informáticos. Detección y eliminación de virus y/o programas espías. Instalación y mantenimiento de software propio o programas comerciales. Instalación y configuración de componentes internos o externos. Recuperación de datos eliminados o destruidos. Realización y control de copias de seguridad de la información Inventario y control de Hardware y software. Control de la red. Desarrollo de políticas de uso de Equipos informáticos. Formación de los usuarios. Desarrollo de planes de mantenimiento. Establecer criterios de seguridad Área de Comunicaciones y Redes: Es el área encargada de: Diseñar, instalar, operar, supervisar, mantener y fiscalizar la Infraestructura Física de la Red del HRA (cableado, equipos de red, WIFI, etc.) y sus enlaces a los proveedores de Internet Operar, Mantener y Actualizar los Servicios de: Correo Electrónico Institucional, Servidores Web, Servicio DNS, entre otros Mejorar continuamente la implementación/instalación de la infraestructura de la red con el objetivo de incrementar la confiabilidad de la Red Proponer e Implementar nuevos proyectos del área de tecnología Mantener el sitio web Institucional en correcto servicio. Elegir la Tecnología (Hardware y Software) a ocupar para prestar un servicio Confeccionar la Política sobre la Instalación y Operación de los puntos de Red 7

9 4.8. Área de Desarrollo: Es el área encargada de: Participar en el establecimiento de estrategias y criterios metodológicos para el diseño y desarrollo de sistemas. Determinar las características de los prototipos de cada proyecto. Validar los prototipos, formatos y sistemas funcionales como las soluciones viables a las necesidades informáticas de la institución, mediante la continua interacción con las áreas usuarias. Coordinar y desarrollar los proyectos y sistemas en proceso, mediante planes de trabajo que consideren las necesidades de información de las áreas, de conformidad con los principios técnicos y metodológicos que dicta la administración de proyectos. Establecer un plan de mantenimiento y actualización de los sistemas y proyectos en producción. Participar en la definición de infraestructura e insumos informáticos necesarios para satisfacer las necesidades de Sistemas (Plataforma, equipo, comunicaciones, teleproceso, herramientas de desarrollo, etc.). Diseñar y desarrollar mecanismos de auditoría de la información de los sistemas, para garantizar su consistencia e integridad. Brindar asesoría y asistencia técnica permanente a los usuarios, sobre los sistemas implantados. 8

10 5. PRINCIPALES LOGROS: ESTADISTICA Área de Procesamiento En mayo del 2015, se ha instalado el Galenhos Plus en las PC de los Consultorios Externos, lo cual permite obtener la información estadística HIS. Retroalimentación de información estadística a los diversos Departamentos y Servicios médicos y no médicos del Hospital Regional de Ayacucho. Reubicación del ambiente de la Jefatura de Estadística e Informática. Habilitación de una mampara de aluminio en el pasadizo de la unidad de Estadística e Informática, con la finalidad de incrementar la infraestructura, permitiendo ordenar y generar un pequeño almacén- taller para el área de informática. Se viene elaborando productos estadísticos el cual se puede visualizar en la Web institucional para que sirva como instrumento en la toma de decisiones e investigación docente Área de Admisión General Incremento del número de ventanillas en el área de Admisión General (de 03 a 05). Disminución de tiempo de espera en las ventanillas del área de Admisión (no mayor de 10 minutos) Incorporación de nuevas especialidades médicas al Sistema de citas Se ha implementado el FUA virtual (Formato Único de Atención) para los pacientes seguro SIS Se ha logrado equipar con nuevas PCs, sillas giratorias y material, impresoras ticketeras para la impresión de cupos, impresoras láser para impresión de FUA Atención de ventanillas de admisión desde las 06:00 am hasta las 12:00 am de manera continúa Rehabilitación de las ventanillas de Admisión; mejorando los tiempos de atención. Área de Archivo Activo/Pasivo Para mejorar la distribución de las historias clínicas en el archivo activo se habilitó 10 estantes de metal, con ello permitió mejorar el ordenamiento de las Historias Clínicas. 9

11 El archivo general de historias clínicas almacena actualmente 600,000mil historias, en el archivo activo un aproximado de 500,000 y en el archivo pasivo unas 100,000 mil, excediendo la capacidad de la infraestructura del área física y la estantería metálica, por ello se contrató 07 personas para la digitalización y procesamiento de 100,000 historiad clínicas del archivo pasivo, el cual se encuentran en el servidor principal del hospital. Se aprobó la conformación del Comité de Historias Clínicas del Hospital Regional de Ayacucho MAML, el cual normará el manejo de las Historias Clínicas de Hospital. Disponibilidad de historias clínicas para la atención de pacientes en Consulta Externa del HRA de 50% a 90% Se elaboró la directiva interna para el manejo de Historias Clínicas. Seguimiento virtual del retorno de historias clínicas de pacientes atendidos por consultorio externo; así como de las distintas Oficinas. INFORMATICA Área de Soporte y Mantenimiento Mantenimiento de preventivo y correctivo a todos los equipos de cómputo, impresoras láser, impresoras de tinta, laptops, etc. de la institución. Implementación del correo institucional del hospital (Nombrados, CAS ); así como de la Guía de Acceso Correspondiente. Actualización permanente de la Página Web institucional. Instalación de antivirus corporativo ESET NOT ANTIVIRUS en las estaciones de trabajo. Capacitación en el correcto uso de los equipos de cómputo a los usuarios nuevos. Área de Comunicaciones y Redes Los equipos terminales (teléfonos) se han instalado en cada una de las áreas y departamentos del Hospital Regional de Ayacucho según la demanda, y permite actualmente un enlace único con el exterior y líneas secundarias con un mayor número de atenciones simultáneas. Instalación de nuevos puntos de red en los servicios que los requieren. Configuración de un servidor proxy para la gestión y protección de la red informática para de esa manera restringir y autorizar el acceso a la intranet de solo usuarios autorizados. Capacitación en el correcto uso de los sistemas de comunicación como es la internet y los intercomunicadores. 10

12 Área de Desarrollo Implementación del sistema de dominio Interno de la Institución. Adquisición y renovación de equipos informáticos (servidores, computadoras, etc.) según demanda el buen funcionamiento de los sistemas de información soportados en la institución. El desarrollo del sistema SisGalenPlus se cuenta con un avance al 90 % de desarrollado, encontrándose muchos módulo en la etapa de prueba, y listos para su implementación. El Sistema SisGalenPlus es un sistema Integrado de Gestión Hospitalaria que permite tener una herramienta de alta tecnología para la Gestión y para mejorar la toma de decisión.. Capacitación y soporte a los especialistas en salud en el uso del sistema SisGalenPlus. 11

13 6. IDENTIFICACION DE FORTALEZAS: Área de Procesamiento Se trabaja en coordinación con la Oficina de Planeamiento Estratégico, en la elaboración de las Metas Físicas e indicadores de Proceso, Productividad y Rendimiento. Se consolida la información de Salud de las diferentes áreas y departamentos en coordinación con los encargados de éstas, lo cual permite cumplir con remitir la información a la DIRESA en las fechas establecidas La información solicitada por la Dirección Regional de Ayacucho y el Ministerio de Salud se remite en las fechas de acuerdo al cronograma establecido. Cada mes se retroalimenta con información estadística de morbilidad e indicadores a los diversos departamentos y áreas del Hospital Regional de Ayacucho. Identificación y compromiso del recurso humano con la Institución. Capacidad de diálogo y comunicación permanente entre las diferentes areas de la Oficina. Uniformidad de criterios en el trabajo mediante consenso. Área de Admisión General Se ha logrado disminuir el tiempo de espera en el área de admisión con respecto a los trámites en ventanilla gracias a que contamos con mayor cantidad de recurso humano aptos para la atención al público. Horario de atención en ventanillas de Admisión de 06:00 a.m. a 12:00 horas. Equipo de orientadores, que se encargan de brindar información a los diferentes usuarios externos e internos tenemos 3 personas en el turno mañana. Contamos con personal idóneo para poder atender la demanda de atención en la consulta externa dándole un mejor trato al paciente. Área de Archivo Activo/Pasivo El area de archivo cuenta actualmente con andamios nuevos que sirven para mejorar el archivamiento de historias clínicas. También cuenta con personal con experiencia (en el archivo) distribuido internamente según las funciones asignadas Equipamiento de equipos informáticos para mejorar la atención de calidad y eficacia al paciente. 12

14 Contar con dos turnos para la atención oportuna de las historias clínicas de los pacientes y/o médicos que solicitan Historias Clínicas durante los turnos de la mañana y tarde. Área de Soporte y Mantenimiento El personal de dicha área cuenta en su mayoría con personal altamente calificado para realizar sus funciones. Se está renovando equipos informáticos con equipos modernos de última generación. Implementación con base de datos Microsoft SQL, controlador de dominio, web, correo, proxy, dns, firewall, aplicaciones. Se cuenta con página Web y correo institucional. Área de Comunicaciones y Redes Contamos con un equipo de aire acondicionado para mantener en buen funcionamiento los servidores, los gabinetes de cableado y las tarjetas internas. Contamos con las normas y estándares de informática y telecomunicaciones establecidas por el Ministerio de Salud, que rige el Hospital. Área de Desarrollo Equipo humano joven con capacidad para trabajar en equipo sin miedo al cambio. Disponibilidad de recurso humano, distribuidos uniformemente en las diferentes areas de la Oficina. Personal capacitado para actuar ante medidas de contingencia. 13

15 7. DIFICULTADES Y LIMITACIONES: Área de Procesamiento La información de consulta Externa tiene como fuente la Hoja HIS, a partir de la cual se ingresan los registros de atenciones realizados para obtener los reportes necesarios. Sin embargo, aún persiste el llenado inadecuado de la Hoja HIS por parte del personal responsable de las atenciones. El personal asistencial de Emergencia presenta deficiencia en cuanto al llenado de las Cortas breves de Emergencia. Dentro de la información que se tiene que enviar a la DIRESA de los diferentes servicios no contamos con el apoyo de Referencias y Epidemiologia, ya que su información la envía fuera de fechas establecidas. Área de Admisión General Pacientes del SIS mal referidos. Médicos programados no respetan su rol en consultorios externos. Deserción de pacientes citados. Protección inadecuada del trabajador ante el contacto directo con el paciente. Falta de material visual como gigantografias, avisos, letreros que guíen y orienten a los pacientes Falta de implementación de TRIAJE, para la selección de pacientes Inicio tarde de la atención medica en consultorios externos Área de Archivo Activo/Pasivo Durante el año 2015 el área de archivo ha presentado muchas dificultades, una de ellas es la constante retención de las historias clínicas en los consultorios por parte de los médicos. Las historia clínicas solicitadas para investigación no entregan oportunamente por lo que dificulta la entrega de las HC de pacientes con cita. En el archivo Pasivo, actualmente los techos se encuentran en estado deficiente, carcomidos, con fisuras y serios desprendimientos que amenazan con caer por bloques hay problemas de corrosión Personal administrativo y asistencial insuficiente Recursos Humanos no se ajustan a los requisitos mínimos que establece el MOF Área de Soporte y Mantenimiento No se cuenta con todas las licencias del software propietario que se utilizan en el hospital a nivel de estaciones de trabajo, servidores y aplicaciones. 14

16 Falta de equipos informáticos para integrar todas las áreas a la red data del hospital. Falta de equipamiento y ambiente adecuado para las áreas de Informática. No se cuenta con un plan de capacitación y actualización al personal de informática sobre TiCs Rápido avance tecnológico que genera desgaste de equipos. El cambio de autoridades y lineamientos del plan estratégico Aumento de riesgo en la seguridad informática (delitos informáticos) Área de Comunicaciones y Redes Debido al crecimiento poblacional y que realiza llamadas al hospital, muchas veces insatisfechas, tenemos servicios que no cuentan con anexos agravando esta situación por falta de interés o porque no se tomaron en cuenta el avance importante en la actualidad de este medio de comunicación. Otro punto importante es que no contamos con los radios enlaces para poder comunicarse desde la central de radios con las ambulancias y a su vez comunicación con el Hospital. La central telefónica con la que actualmente cuenta el hospital es obsoleta, y las tarjetas requeridas están discontinuadas. Básicamente lo que queremos es optimizar costos en el transporte de voz e integrar las diversas formas de comunicación, utilizando la red del hospital. Área de Desarrollo Lentitud en respuesta a los problemas reportados al área de soporte del Ministerio de Salud en cuanto a los problemas funcionales del sistema SisGalenPlus. Falta de un programador para la implementación de los módulos que faltan implementarse en el sistema SisGalenPlus como el módulo de mamografía, densitometría, etc. Personal insuficiente para cubrir los horarios de la noche y fines de semana y feriados para dar soporte al sistema SisGalenPlus. Lentitud en los procesos de renovaciones de tecnologías. Seguridad de información Equipos de comunicación de datos no uniformes (Diferentes marcas, capacidades y año de fabricación) 15

17 8. RECOMENDACIONES: Para la atención con mayor rapidez en el área de archivo se debe tener un número adecuado de personal motivado, capacitado y sensibilizado y tener un mejor ambiente de trabajo, de acuerdo a los requisitos mínimos que establece el MOF. Implementar el sistema de citas en consultorios externos en el turno tarde para los diferentes servicios Implementación de un sistema de citas previas tanto personales como telefónicas Implementar con insumos logísticos e informativos para el cumplimiento de las actividades del área. Contar con adecuado presupuesto para el adecuado desarrollo del área. Asesoría y capacitación permanente a todo el personal respecto al manejo de Historias Clínicas, HIS Codificación CIE10 SIS, SOAT, SIS. Realizar cursos y/o talleres de sensibilización. Promover el intercambio de experiencias entre las oficinas de estadística de los diferentes hospitales de Lima Metropolitana, que permitan el fortalecimiento de las funciones en la coordinación de los respectivos sistemas estadísticos nacionales. Inseguridad física y alto riesgo de siniestro en: ARCHIVO GENERAL / ARCHIVO PASIVO Cuando se termine de instalar totalmente las PCs y el Sistema de gestión Hospitalaria Galenhos Plus en los diferentes servicios de atención médica, se podrá obtener información estadística en tiempo real y el medico podrá acceder al diagnóstico histórico virtual del paciente. Se debe continuar con las digitalizaciones de las Historias Clínicas, esta vez del archivo activo y de esta manera tener en tiempo real las historias clínicas en consultorios externos a través del sistema Galenhos Plus. A través del comité del manejo de historias clínicas del hospital se debe realizar la ejecución de la depuración selectiva de historias clínicas del archivo activo y pasivo. Se debe implementar el desayuno y almuerzo a todo el personal del área de Archivo, ya que por motivo de contaminación del ambiente de trabajo ( hongos y bacterias),el personal está expuesto a contraer cualquier tipo de virus. Se recomienda realizar el cambio del sistema de iluminación existente en el área de archivo por uno de mayor potencia Asesoría y capacitación permanente a todo el personal respecto a los procesos de atención en la consulta externa. Realizar cursos y/o talleres de sensibilización, relaciones humanas, CIEX. A medida que crece la demanda de equipos de cómputo en todos los servicios del hospital, se hace necesario contar con un recurso humano más, especializado en informática. 16

18 9. ACTIVIDADES PENDIENTES: Recursos Humanos Incrementar el número de profesionales. Implementación de las historias clínicas electrónicas en el archivo activo Se solicita la participación y selección, de personal capacitado, idóneo y proactivo para las diversas áreas de la unidad. Infraestructura Reubicación de un nuevo ambiente del Archivo Pasivo. Reubicación de un nuevo ambiente del área de admisión general Equipamiento Adquisición y renovación de equipos informáticos (servidores, computadoras, etc.) Mejoramiento del Sistema de Colas. Seguimiento del retorno de historias clínicas de pacientes atendidos por consultorio externo; así como de los distintos departamentos. El abastecimiento en gran cantidad del material de bioseguridad (mascarillas, guantes, alcohol, papel toalla, etc), ya que el ambiente de trabajo siempre está expuesto a cualquier tipo de contaminación perjudicando directamente al personal de ARCHIVO. Mantenimiento y soporte de los equipos informáticos (computadoras, impresoras, ticketeras, fotocopiadora). Capacitación Capacitación del recurso humano en cursos de actualización (Ofimática, CIE X, Buen Trato, etc.) capacitación constante (1 por mes), con tema de relaciones interpersonales, relaciones humanas, estrés, ansiedad, etc. Actualización de cursos sobre archivamiento, conserjería, atención al usuario entre otros, que ayuden al personal en la eficiencia y calidad en su desempeño, maximizando los estándares de la productividad laboral. 17

19 ANEXO 18

20 ARCHIVO PASIVO (ANTES) 19

21 Se han digitalizado 100,000 historias clínicas y actualmente se encuentran en el servidor principal del Hospital Regional de Ayacucho expeditos para ser enlazados al módulo de Consultorio Externo del Sistema SisGalen Plus. (DESPUES) 20