BLANCO DELGADO Y ASOCIADOS, S.L.P. Gestoría Administrativa. Gestión Hipotecaria

Transcripción

1 BLANCO DELGADO Y ASOCIADOS, S.L.P. Gestoría Administrativa Gestión Hipotecaria

2 G E S T I Ó N H I P O T E C A R I A Presentación comercial Blanco Delgado y Asociados, S.L.P. Urb. Pueblo Hinojosa calle c 114 La Laguna (SC Tenerife) gestoria@gestoriadelgado.com i

3 Tabla de contenido

4 C A P Í T U L O 1 Quiénes somos? 3 Recursos Humanos 4 C A P Í T U L O 2 Servicios 5 Prefirma 5 Cancelaciones 5 Defectos 5 Control saldos provisiones 6 Postfirma 6 C A P Í T U L O 3 Modelos de colaboración 7 Modelo de Gestión Standard 7 Modelo de Gestión Territorial 8 Modelo de Gestión Plena 8 Diagrama de flujo Colaboración Plena 9 Objetivos del modelo de colaboración Plena 10 A N E X O S Anexo 1 Simulador gastos escrituras Anexo 2 Tarifas Servicios Varios Anexo 3 Convenio Gestores - Notarios Anexo 4 Certificación Calidad Anexo 5 Seguro Responsabilidad Civil Anexo 6 Escritura de Constitución Anexo 7 CIF de la empresa Anexo 8 Datos de inscripción Registro Mercantil Anexo 9 Boletines periódicos enviados por La Gestoría - 2 -

5 Capítulo 1 Quiénes somos? Gestores administrativos desde 1994 N uestra actividad como Gestoría Administrativa comenzó en En aquellos años desarrollábamos la actividad bajo el nombre de nuestra gestora administrativa (Colegiada nº 337 por el Colegio de Gestores Administrativos de Santa Cruz de Tenerife), Lilia Esther Delgado García. Las tareas que se desempeñaron en los primeros años fueron: Tráfico (matriculación de vehículos, traspasos ), Registro Mercantil, verificaciones registrales y gestiones a particulares (licencias de caza, tarjetas de transporte, etc.). En 1998 se amplió la oferta de servicios y se comenzó a gestionar escrituras notariales, desde Grupo Chaher, en dónde Lilia Esther Delgado era la gestora administrativa. En el año 2003 se cerró un acuerdo para tramitar las escrituras notariales vinculadas a operaciones hipotecarias de la Caixa, zona Sur y La Gomera, prestando servicios a casi 20 oficinas y habiéndose producido un incremento importante en el número de nuestros empleados para satisfacer la demanda de servicios que dicha Entidad nos requería. Los ratios de calidad y satisfacción obtenidos refrendan nuestra gestión. Además de entidades como la Caixa, desde 2003, y el Banco Popular, desde 2007, prestamos servicio de asesoramiento en la formalización de escrituras notariales a varios promotores inmobiliarios ubicados en la isla de Tenerife. Independientemente de la atención al cliente Banca, seguimos realizando el resto de actividades típicas de una Gestoría Administrativa, actividades que se verán ampliadas en cumplimiento del Plan Estratégico en vigor hasta el 31 de diciembre de Grosso modo, los objetivos principales que se propone Blanco Delgado y Asociados, S.L.P. haber cumplido para dicha fecha son: Obtener certificado de calidad UNE-EN ISO 9001:2000. El cual ya se encuentra en trámite, y adjuntamos en el anexo 4 la copia de la aceptación de la oferta. Desarrollar una nueva web para la consulta on-line de expedientes, así como la petición de provisiones de fondos, verificaciones registrales, etc

6 Gestionar, ya sea con Gestión Standard, Gestión Territorial o Gestión Plena (centros hipotecarios) a 4 entidades financieras Incrementar la plantilla en un 100%, estando más de la mitad del personal dedicados a labores de prefirma, cancelaciones y defectos. Gestión extrajudicial de clientes morosos Gestión ayudas/subvenciones Consultoría Medioambiental Recursos Humanos Contamos con una amplia plantilla distribuida al 50% entre prefirma y postfirma. De esta plantilla, el 75% son personas con licenciatura universitaria en Económicas, Derecho y Administración de Empresas, además de contar también con un exdirectivo de banca, que es la persona que más ha orientado los servicios de la Gestoría al cliente Banca. Como hemos dicho anteriormente, nuestra actual plantilla de 7 personas se espera incrementarla en más de un 100%, a fin de satisfacer la demanda que previsiblemente se producirá en la captación de nuevos clientes. El incremento de plantilla se producirá básicamente en el área de prefirma, porque como observarán en el Anexo 3 de esta presentación, el Convenio entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Gestores Administrativos, va a facilitar enormemente las labores postfirma, debido al fuerte descenso del desplazamiento de documentos entre Notarías y Registros

7 Capítulo 2 Servicios Prefirma, cancelaciones de hipotecas y gestión de defectos; tres servicios de vital importancia para el cliente Banca H asta ahora, la gestión de escrituras notariales se ha limitado a la realización de una provisión de fondos, y a la posterior recogida de la escritura firmada en notaría, para proceder a su consolidación, pago de impuestos y presentación en el Registro de la Propiedad. Pero en dicha operativa apenas se ofrece valor añadido; el auténtico valor añadido de la gestión hipotecaria lo encontramos los siguientes puntos: Prefirma Es el proceso por el cual la sucursal solicita provisión de fondos de la operación y, dependiendo del modelo de colaboración que la Gestoría tenga con la Entidad Bancaria, se comienza a gestionar, desde la simple revisión previa de la escritura por parte de la Gestoría para que el apoderado cuando llegue a la notaría tenga la escritura impresa correctamente y preparada para la firma, o bien llegando al modelo por el cual la Gestoría toma el control de la documentación desde el momento de la concesión de la operación, hasta el momento de la inscripción en el Registro de la hipoteca. Cancelaciones Otro servicio muy valorado por nuestros actuales clientes. Consiste en que la Gestoría, con la autorización debidamente firmada por el titular de la operación a cancelar, se ocupa de todo, es decir, desde encargar el certificado de deuda, hasta hacer los seguimientos oportunos para su cancelación registral. La oficina bancaria no se debe preocupar de perder su tiempo en una labor de muy poco labor añadido, pudiendo dedicarse a la labor comercial que se les exige. Defectos Aunque la prefirma reduce enormemente la aparición de defectos (tenemos un ratio de defectos en la Gestoría del 1,66%, con una resolución media de 23 días - 5 -

8 hasta que se presenta la subsanación en el Registro), éstos se producen por diversos motivos. Pero ello no debe implicar que el personal de la oficina se dedique a la solución de los mismos, sino que es nuestra Gestoría la que se encarga de todo el proceso de subsanación, requiriendo la ayuda estrictamente necesaria del personal de la sucursal. Control saldos provisiones de fondos Se encuentra en desarrollo la nueva página web de la gestoría donde nuestros clientes, desde el particular que ha firmado su hipoteca hasta la dirección territorial de una entidad bancaria, con sus diferentes niveles de acceso, pueden consultar la situación global de todos los expedientes, los de un expediente concreto, etc.. Con dicha aplicación es fácilmente conciliable el saldo de la cuenta de provisiones de fondos, con el saldo vivo de las provisiones de fondos en trámite. Postfirma Somos escrupulosos en el cumplimiento de los plazos y para ello contamos con aplicaciones informáticas que, de forma automatizada, generan listados de alerta por plazos próximos a vencer, etc. Asimismo, verificamos, una a una, todas las escrituras que gestionamos a fin de chequear que se inscriben tal como se prevén, poniendo especial atención en la aparición de cargas o anotaciones no previstas

9 Capítulo 3 Modelos de colaboración Modelos que se adaptan a las exigencias de nuestros clientes Y a que cada Entidad bancaria tiene su forma de entender la externalización de sus servicios, requiriendo algunas más servicios de sus gestorías que otras, dependiendo de su propia dinámica y organización interna, en Blanco Delgado y Asociados, S.L.P. hemos desarrollado tres modelos de colaboración que pueden ser implementados en la gestión de cada Entidad cliente. Estos modelos son: Modelo de Gestión Standard Pensada para gestionar un volumen determinado de sucursales o bien una dirección de zona concreta. La Gestoría entra en juego desde el momento en que la oficina bancaria solicita la provisión de fondos y ya ha fijado fecha para la firma; los pasos que se siguen en este modelo son: 1. El día antes de la firma (o antes si la nota del registro ya ha llegado, y la notaría tiene el borrador preparado), la Gestoría revisa la operación en notaría, comprueba que están todos los datos y en caso de faltar algo se lo requiere a los clientes o a la oficina 2. Una vez revisado y conforme, se procede a su impresión en papel notarial 3. Cuando llega la hora de la firma, el apoderado de la Entidad procede a revisar la escritura antes de ser firmada para comprobar que todo se ha hecho según sus instrucciones. 4. En el momento de la firma hay personal de la Gestoría presente por si se necesita realizar alguna gestión no prevista, o bien proceder a recabar la autorización de clientes con cargas a cancelar. 5. Después de firmada se procede a la liquidación de impuestos y presentación en el registro de la Propiedad

10 6. Simultáneamente, se presenta copia simple en el departamento de Plusvalías del Ayuntamiento donde radique la finca a fin de pagar el impuesto correspondiente y el cambio de titular catastral. 7. Una vez registrada la escritura, revisamos la calificación del registrador y procedemos a liquidar el expediente. Modelo de Gestión Territorial Pensada para gestionar el servicio de Gestión de escrituras de una entidad determinada en una dirección regional o dirección territorial. Además de los comentado en el modelo de Gestión Standard, y teniendo en cuenta la dimensión territorial de la zona a cubrir, este modelo incluye además la posibilidad de coordinar la gestión de las distintas Gestorías con que trabaja la Entidad Bancaria, desde unificar criterios de actuación, homogeneizar el producto, etc., hasta llevar un control periódico de la conciliación de la cuenta de provisiones de fondos de cada Gestoría con el saldo de las provisiones de las escrituras en trámite. Modelo de Gestión Plena Es el modelo que en algunas entidades financieras denominan Centro Hipotecario. Este modelo implica que Blanco Delgado y Asociados, S.L.P. ubique, en las dependencias de la Entidad Financiera a una o o dos personas, dedicadas exclusivamente a la coordinación del proceso formalizador, desde el momento de la concesión de la operación hasta su firma. En este modelo la Gestoría toma el control de cada expediente desde el mismo momento en que se concede por el comité de riesgos competente. Los pasos básicos que se siguen en este modelo son: 1. La oficina remite al Centro Hipotecario el expediente a formalizar (lo puede hacer incluso antes de la concesión, a fin de ir agilizando los trámites de comprobación de suficiencia de los intervinientes, situación jurídica de la finca, etc.) 2. La gestoría encarga la petición de nota simple a la notaría y le facilita los datos de los intervinientes, así como la minuta de hipoteca a utilizar y qué documentos previos se deben formalizar. 3. La Gestoría se pone en contacto con los clientes a fin de coordinar lugar y día de firma (se puede ajustar a un circuito preestablecido o no, a unos días y horas preferidos por los apoderados, etc.). 4. Si procede, la Gestoría se encarga de recabar el certificado de deuda de cargas a cancelar

11 5. Gestoría notifica al apoderado de firma el día y hora de firma fijado con el cliente, así como medios de pago a preparar. 6. El día antes de la firma, la Gestoría revisa la operación en notaría, comprueba que están todos los datos y en caso de faltar algo se lo requiere a los clientes o a la oficina 7. Una vez revisado y conforme, se procede a su impresión en papel notarial 8. Cuando llega la hora de la firma, el apoderado de la Entidad procede a revisar la escritura antes de ser firmada para comprobar que todo se ha hecho según sus instrucciones. 9. En el momento de la firma hay personal de la Gestoría presente por si se necesita realizar alguna gestión no prevista, o bien proceder a recabar la autorización de clientes con cargas a cancelar. 10. Después de firmada se procede a la liquidación de impuestos y presentación en el registro de la Propiedad. 11. Simultáneamente, se presenta copia simple en el departamento de Plusvalías del Ayuntamiento donde radique la finca a fin de pagar el impuesto correspondiente y el cambio de titular catastral. 12. Una vez registrada la escritura, revisamos la calificación del registrador y procedemos a liquidar el expediente. Este último modelo de colaboración se puede observar en el siguiente flujograma: Oficina remite expediente Gestoría revisa suficiencia y situación jurídica de la finca Se llama a los clientes para coordinar lugar y hora de firma Notificación apoderado de firma lugar y día de firma Firma de las escrituras Impresión de escrituras para su firma Revisión borradores Gestión postfirma - 9 -

12 Objetivos de los distintos modelos de colaboración: 1. Liberar a las oficinas de labores administrativas de bajo valor añadido, permitiéndoles destinar más tiempo a labores comerciales 2. Mayor seguridad jurídica 3. Controlar suficiencia de los intervinientes 4. Mejorar el servicio al cliente de la Entidad 5. Reducir gastos directos e indirectos 6. Reducir los plazos de tramitación (firmar en el menor plazo posible) 7. Reducir el índice de defectos 8. Standarización de procesos de formalización 9. Controlar el volumen cedido a cada notario, facilitando información periódica a la Entidad sobre volumen cedido, índice de defectos por notario, etc

13 ANEXO 1 Se adjunta la impresión de la hoja de cálculo que facilitamos a las Entidades para que puedan calcular, rápidamente y con el cliente delante si lo desean, los gastos reales inherentes a las escrituras a formalizar. Adaptamos dicha hoja de cálculo a las variables que cada entidad aplica para el cálculo de la responsabilidad hipotecaria, ya que ésta depende de los tipos máximo, de demora, años de intereses ordinarios y de demora a garantizar y costas y gastos. ANEXO 2 Además de la gestión de escrituras, ofrecemos diversos servicios de los cuáles facilitamos nuestras tarifas en el anexo 2. ANEXO 3 Convenio entre el Consejo General del Notariado y el Consejo General de Gestores Administrativos ANEXO 4 Aceptación oferta proceso de Certificación de Calidad ANEXO 5 Copia del Seguro de Responsabilidad Civil suscrito con MAPFRE desde 2003 ANEXO 6 Escritura de constitución de Blanco Delgado y Asociados, S.L.P. ANEXO 7 CIF de Blanco Delgado y Asociados, S.L.P. ANEXO 8 Datos de inscripción en Registro Mercantil