Aliados Estratégicos para alcanzar nuestras metas. Noviembre 17 de 2011

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1 Aliados Estratégicos para alcanzar nuestras metas Noviembre 17 de 2011

2 Qué es un Centro de Servicios Compartidos Unidad independiente. Servicios definidos. organizativa claramente Corporativo Políticas Corporativas Responsable en costos, calidad y oportunidad de los servicios. Con recursos propios Acuerdos de nivel de servicio con sus clientes Flexibilidad y escalabilidad para operar nuevos clientes. Directrices Estratégicas Resultados Negocios Prestación Servicios Demanda de Servicios Prestación Servicios Centro de Servicios Compartidos

3 Qué estamos construyendo? Dimensión Gobierno Responsabilidad Enfoque al Cliente Orientación del Servicio Flexibilidad Monitoreo del Desempeño Gestión de costos y gastos Enfoque basado en Servicios Compartidos Existen áreas de Gobierno que crean políticas y directrices. En el Centro de Servicios Compartidos. Las áreas definen prioridades, cantidad y calidad requerida. Servicios ajustados y estandarizados. Flexibilidad para especializar servicios a la medida del cliente. Frente a buenas prácticas externas. Máxima eficiencia a menor costo y distribución transparente y acordada.

4 Etapas de un Centro de Servicios Compartidos Creación e implementación de Servicios Compartidos Implementación Temprana Fortalecimiento de la presencia de Servicios Compartidos al interior de la empresa Maximización del Valor y Crecimiento Servicios Compartidos como prestador de servicios de proyección mundial Optimización, Consolidación y Fidelización Madurez HOY t

5 Nuestro compromiso Innovación, Competitividad y Excelencia en el Servicio a nuestros Clientes Nos apalancamos en Estandarización para mayor agilidad y eficiencia Especialización de funciones para facilitar el crecimiento Eficiencia que genera reducción de costos Aseguramiento de prácticas de gestión para minimizar riesgos Satisfacción del cliente basada en la mejora continua e innovación de servicios 5

6 Nuestro Portafolio de Servicios SERVICIOS COMPARTIDOS DE PERSONAL SERVICIOS COMPARTIDOS DE OPERACIONES FINANCIERAS 38 Servicios 111 Subservicios 5 Servicios Selección de talento humano Gestión de novedades Gestión de nómina Gestión de pensiones Gestión de beneficios 8 Servicios Data maestra de acreedores y deudores Cuentas por pagar Gestión contable Gestión de activos fijos Otra facturación Informes especiales y análisis de valor Tesorería compartida Tributario compartido 14 Servicios SERVICIOS COMPARTIDOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Asesoría al grupo empresarial Asesoría especializada en habilitadores de procesos de negocio Servicios de información Evaluación e implementación de nuevas soluciones de información Soluciones de infraestructura de TIC Gestión del Contact center Gestión documental SERVICIOS COMPARTIDOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN SERVICIOS COMPARTIDOS INMOBILIARIOS Y ADMINISTRATIVOS Mejoras sobre las soluciones de información Provisión al usuario final 6 Servicios Datos maestros de proveedores Datos maestros de bienes y servicios Gestoría de compras y contratación Gestión administrativa de contratos Logística y comercio exterior de materiales 5 Servicios Alimentación Gestión de viajes y Transporte al personal Gestión de eventos Administración y mantenimiento de las instalaciones no industriales Provisión locativa Servicios de colaboración Servicios por demanda (adicionales) Habilitar soluciones tecnológicas de procesos negocio Geomática Asesorías Gestión de derechos inmobiliarios

7 Múltiples formas de acceder a los servicios Pozos Colorados Barranquilla Cartagena Cartagena - Mamonal Coveñas Cantagallo Casabe Barrancabermeja El Centro Medellín Cali Dina Neiva Bogotá Puerto Salgar Tibú Cúcuta Provincia Bucaramanga Piedecuesta Villavicencio Apiay Castilla Cupiagua Yopal Centros de Atención Local y diferentes canales para acceder a los servicios Autogestión Intranet Orito Línea única Bogotá Nacional Recepción de Facturas

8 Compras y Contratación

9 Tendencias globales y su impacto en abastecimiento Problemas económicos Redes de abastecimiento global Foco en sostenibilidad Mas regulación y gobierno corporativo Riesgo del proveedor Interrupción en el abastecimiento de bienes y servicios Incremento en las preocupaciones de calidad Desempeño bajo del proveedor Visibilidad del gasto Información del gasto disperso Información de proveedores limitada Taxonomías y categorías del gasto inconsistentes Capacidades de análisis bajas Control del costo Volatilidad en el precio Vínculo contractual pobre y relación muy transaccional Gasto no gestionado por abastecimiento Uso de procesos de manera ineficiente No aprovechamiento de sinergias ni economías de escala

10 Las presiones y prioridades se están moviendo con foco en abastecimiento Presión esta llevando a maximizar los ahorros en los costos y minimizar el riesgo de los proveedores Asegurar operaciones livianas, esbeltas y cumpliendo normas Habilitar el liderazgo en la gestión del gasto y gestión de proveedores Rol de abastecimiento cobrando una importancia estratégica. Procesos integrados de compras y abastecimiento. Mejora de la ejecución estratégica y operativa de contratos. Alineación con las megas y focos estrategicos del negocio 10

11 Mega de Ecopetrol Capacidades Distintivas Abastecimiento Abastecimiento Una Cadena de Abastecimiento Confiable y Sostenible, apalancada en proveedores competitivos que permita generar valor y contribuir al aseguramiento del plan de negocio. Calidad Principios de la Contratación Transparencia Economía Responsabilidad Optimización de Costos Control Agilidad / Oportunidad 11

12 Principales Cambios del Proceso de Abastecimiento Transformación Simplificación del servicio. Centralización de la administración de contratos y convenios. Anticipación de la demanda. Nuevo proceso de evaluación de Proveedores. En busca de: Transparencia y Trazabilidad. Reducción de costos. Reducción de capital de trabajo. Mejora el control sobre el inventario. Mejora en la confiabilidad. Mejora en el nivel de servicio. 12

13 Matriz de Ejecución Bienes y Servicios. CONTRATACIÓN ANTICIPADA CONTRATACIÓN Necesarios Política de inventario Puntos de repedido Impacto alto en la operación Necesario Critico Críticos Impacto alto en la operación Estrecha relación con los proveedores Inventario manejado por el proveedor Consumibles CERO inventario Abastecimiento no interviene en compra y recepción Autoservicio (Carrito de compras) Consumible Habilitador Habilitadores Nuevos bienes y servicios Innovación Contratación 13

14 El Proceso de Abastecimiento punta a punta Planificación del Servicio Nivel 0 Planeación estratégica Proyección de Egresos y Anticipación de la Demanda Gestión del Abastecimiento Proyección de egresos Planeación de ejecución de egresos operativos Gestión de Abastecimiento Verificación de la Estrategia de Abastecimiento Verificación y Análisis Empresarial P P P H V y A Nivel 1 Formulación / revisión de la estrategia Despliegue de la estrategia Planeación de compras y contratación Anticipación de la demanda Contratación Incorporación de materiales y servicios Desincorpora ción de materiales y servicios Verificación de la Gestión Organizacional Procesos de soporte de abastecimiento 14

15 Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios Lineamientos Corporativos Plan plurianual de Compras y Contratos Planear SEG VIF DHS ICP VTH VIJ Monitoreo de variables Análisis del gasto Análisis de mercado Consolidar planes Análisis de riesgo Estructura estrategia ABA Definición Estándares Contractuales Validación Estrategia COMITÉ De la Planeación del Abastecimiento se obtiene.. El Modelo de Abastecimiento corporativo. Estrategias para la generación de Beneficios y Optimización de Costos Esquemas de Control y Transparencia Modelo Logístico Fuentes de Aprovisionamiento Modelo de Gerencia de Proveedores Estándares para la catalogación de bienes y servicios Gobierno Servicios Compartidos Áreas de Negocio 15

16 Catalogar bienes y servicios Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios Hacer Solicitar Compras y contratación Definición Proceso de Selección* Publicar Proceso Evaluar ofertas Crear contrato Logística de Materiales Administración Contratos Gestoría Técnica Gestión Administrativa Liquidación y cierre Recibir ofertas * definición del proceso de selección específico para cada contratación en particular Defina el modelo de atención regional y local. Cumpla la estrategia de fuentes de abastecimiento definidas por el Corporativo. Dirija la ejecución del modelo de gestión y administración de contratos. Implemente la estrategia de gestión de proveedores. Opere la logística de distribución en inventarios y bodegas. Administre la data maestra de información de proveedores y de bienes y servicios. Gobierno Servicios Compartidos Áreas de Negocio 16

17 Proceso de Abastecimiento de Bienes y Servicios Verificar y Asegurar Gestión de Riesgos Planes de Mejoramiento Segregación de Funciones Definición de Controles Evaluación del Proceso Control, visibilidad y transparencia a través de.. Encuestas de satisfacción de clientes Seguimiento al desempeño de los proveedores Formulación planes de mejoramiento Métricas para evaluar el desempeño de los procesos Aseguramiento del cumplimiento de las regulaciones internas y externas Gobierno Servicios Compartidos Áreas de Negocio 17

18 Millardos de Pesos Estadísticos de contratación Ecopetrol Histórico Número de Procesos Plan Monto DSC Monto Propósito Específico Procesos DSC Procesos Propósito Específico 18 Fuente: SAP Fecha de corte: OCTUBRE de 2011

19 Desde 2006 hemos invertido $22,073 millones en el Programa Desarrollo de Proveedores Locales Algunos de nuestros socios: En 2011 estamos desarrollando 10 convenios con mas de 930 beneficiarios Cámara de comercio Villavicencio Cámara de comercio Cartagena Hemos impactado a empresarios locales con acciones de desarrollo de proveedores desde

20 Convenios desarrollo de proveedores 2011 Convenios de Desarrollo de Proveedores 2011 Aportes Ecopetrol Beneficiarios Apoyo de proveedores para implementación y certificación con OHSAS y RUC $ Apoyo para implementación de Norma ISO $ Desarrollar y fortalecer procesos de operaciones logísticas de bienes $ Convenios con Cámaras de Comercio $ Convenio Cámara de Comercio de Cúcuta $ Convenio Cámara de Comercio de Barranquilla-Confecámaras $ Expogestión $ Capacitación y acompañamiento para el examen de la Metodología PMI a empresarios de Barrancabermeja (en perfeccionamiento) $ Capacitación y acompañamiento para el examen de la Metodología PMI a empresarios de Cartagena (en perfeccionamiento) $ Proceso de desarrollo territorial con grandes empresas contratistas de Magdalena Medio y Meta (en perfeccionamiento) $ Total Convenios $

21 Nuestro reto VALOR DE LA EMPRESA EN EL BILLONES USD ACCIDENTES INCIDENTES AMBIENTALES NORMALIDAD LABORAL ARMONÍA CON LOS GRUPOS DE INTERÉS y Sostenible TRES DIMENSIONES: ECONÓMICA, AMBIENTAL Y SOCIAL

22 Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de Ecopetrol S.A.

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