BIENVENIDOS A LA NUEVA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA MANUAL DE BIENVENIDA A LA OFICINA JUDICIAL

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1 BIENVENIDOS A LA NUEVA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA MANUAL DE BIENVENIDA A LA OFICINA JUDICIAL

2 BIENVENIDOS A LA NUEVA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA El cambio en la Administración de Justicia era inaplazable. La renovación es posible gracias a una nueva organización: las oficinas judiciales. Como profesional de la administración de justicia, tu papel es fundamental. Te ofrecemos unos nuevos métodos de trabajo y la aplicación de nuevas herramientas para que tu adaptación sea rápida y eficaz. Valoramos tu experiencia al servicio del ciudadano y necesitamos tu compromiso. Esta revolución está en continuo movimiento. Su éxito depende de tu participación, de tu implicación. Contamos contigo Dispones de un CD autoejecutable que completa la información recogida en el manual impreso. ENTRA

3 MANUAL DE BIENVENIDA A LA OFICINA JUDICIAL

4 Esta guía pretende servir de herramienta para facilitar tu trabajo diario y que logres un desempeño óptimo de tus funciones. Con la nueva organización que supone la Oficina Judicial las funciones a desarrollar en cada puesto y los procedimientos de trabajo han cambiado. Paralelamente se han definido nuevos protocolos de actuación, manuales de organización y otros materiales de trabajo relevantes. Por esta razón queremos ofrecerte toda la información necesaria para que puedas apreciar este cambio y lo que es más importante, para facilitar la incorporación a tu puesto de trabajo. Al ejecutar en tu PC el CD adjunto podrás encontrar el siguiente contenido. 2 Edita: Ministerio de Justicia Diseño e impresión: evol

5 Índice 1.1 carta de bienvenida BIENVENIDA 1. PRESENTACIÓN 1.1 Introducción 1.2 El Plan Estratégico para la Modernización de la Justicia La oficina judicial 1.4 Objetivos de la oficina judicial 1.5 Estructura de la oficina judicial 1.6 Ejes del cambio 2. CONTENIDO TÉCNICO JURÍDICO 2.1 Legislación vigente y reformas normativas 2.2 La Comisión Jurídica Asesora 3. CONTENIDO FORMATIVO 3.1 Introducción al Plan de Formación 3.2 Manuales de Formación Nueva Oficina Judicial El nuevo modelo de oficina judicial El funcionamiento de la nueva oficina judicial La implantación de la nueva oficina judicial 3

6 3.2.2 Reformas procesales Claves para entender la reforma del modelo organizativo y procedimental Cambios en la tramitación resultantes de la nueva distribución de competencias entre jueces y tribunales y los secretarios judiciales Cambios en la tramitación: el proceso de ejecución Cambios en la tramitación: la vía de apremio La reforma de la Ley de Enjuiciamiento Criminal La reforma de la Ley de Procedimiento Laboral La Reforma de la Ley de jurisdicción contencioso-administrativa Otros objetivos de la reforma Manuales técnico jurídicos por servicio Manual de las Unidades Procesales de Apoyo Directo Manual de las Secretarías de Gobierno Manual del Servicio Común General Manual del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento Manual del Servicio Común de Ejecución Manuales sobre organización Aplicación general del Manual de Puestos y Procedimientos Servicio Común de Ordenación del Procedimiento. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Secretaría de Gobierno. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. 4 Servicio Común de Ejecución. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Servicio Común General. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Unidad Procesal de Apoyo Directo. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Manual de Puestos. Manual de Procedimientos.

7 4. MODIFICACIONES TECNOLOGICAS 5. PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN 5.1 Protocolo Marco. 5.2 Esquemas de Tramitación Procesal 5.3 Manual de puestos de trabajo 5.4 Manual de procedimientos. 5.5 Protocolos de la sede. 6. SISTEMA DE CALIDAD 7. OPTIMIZACIÓN DE LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES: 7.1 Manual de Organización del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento. 7.2 Manual de Organización del Servicio Común General. 7.3 Manual de Organización del Servicio Común de Ejecución. 8. MANUAL TÉCNICO DEL PUESTO DE TRABAJO. 9. CONTENIDO DIVULGATIVO. 9.1 Manual de Introducción a la Oficina Judicial 9.2 Otros documentos de interés. 9.3 Enlaces de interés. 5

8 BIENVENIDA El Ministerio de Justicia quiere darte la bienvenida a tu puesto de trabajo en la nueva Oficina Judicial. Nos sentimos honrados de contar con tu participación en este proceso histórico de modernización de la justicia española, muestra del compromiso compartido a favor de nuestra sociedad y de la responsabilidad que enfrentamos como agentes de la Administración de Justicia. Somos conscientes de la necesidad de transformar la Justicia en un servicio público moderno y de calidad, adaptado a la realidad actual. Por ello, el Ministerio de Justicia ha impulsado decididamente esta transformación de la Oficina Judicial cuyo propósito es la garantía de los derechos de los ciudadanos, y lograr una justicia más accesible y cercana, más eficaz y profesionalizada, más rápida y segura, tecnológicamente avanzada y vanguardista. También somos conscientes de que este es un reto difícil y ambicioso, cuya magnitud requiere el concurso y el esfuerzo de todos los profesionales que trabajan a diario en la Administración de Justicia. 6

9 Por esta razón, tu participación e implicación es imprescindible para el logro de los objetivos que nos hemos propuesto para garantizar al ciudadano un servicio público de calidad. En este contexto, el Ministerio de Justicia ha puesto en marcha un intenso programa de formación, comunicación y sensibilización, con el objetivo de formar e informar a todos los funcionarios y profesionales sobre las reformas acometidas y al mismo tiempo fomentar las habilidades requeridas para el desempeño de las funciones asignadas con arreglo a la nueva organización. Para facilitar tu incorporación al puesto de trabajo te hacemos entrega de este manual de bienvenida que esperamos sea de utilidad para el desempeño de tus funciones. 7

10 1 PRESENTACIÓN 1.1 Introducción La Administración de Justicia está inmersa en un profundo cambio para adaptarse a los avances tecnológicos y a las necesidades que demanda el desarrollo social y económico de una sociedad avanzada. Desde el Pacto de Estado para la Reforma de la Justicia de 2001 y la Ley Orgánica 19/2003, de reforma de la Ley Orgánica del Poder Judicial, el Ministerio de Justicia está llevando a cabo un importante esfuerzo para la progresiva modernización de la justicia, en colaboración y coordinación con el Consejo General del Poder Judicial y las demás administraciones públicas con competencias en materia de justicia. En el marco de este compromiso, el Plan Estratégico para la Modernización del Sistema de Justicia fija como uno de sus objetivos generales, lograr que esta administración esté dotada de una organización adecuada, de profesionales altamente cualificados y de los medios materiales y técnicos precisos para desempeñar su misión de modo ágil, efectivo, accesible y atento con la ciudadanía. 8

11 1.2 Plan Estratégico para la Modernización de la Justicia La nueva Oficina Judicial nace del consenso político y social sobre la necesidad de descongestionar y mejorar la calidad del servicio de la Administración de Justicia. Para alcanzar este objetivo, el Ministerio de Justicia aprobó el 18 de septiembre de 2009 el Plan Estratégico de Modernización del Sistema de Justicia que contiene el conjunto de medidas encaminadas a transformar, en los próximos 3 años, este servicio público. Los objetivos generales que orientan el desarrollo del Plan son los siguientes: Conseguir una Administración de Justicia que garantice una tutela judicial efectiva accesible, rápida y que asegure una adecuada defensa de los derechos de todos los ciudadanos. Lograr que la Administración de Justicia sea un servicio público de calidad, dotado de una organización adecuada, de profesionales altamente cualificados y de los medios materiales y técnicos precisos para desempeñar su misión de modo ágil, efectivo, accesible y atento con la ciudadanía. Consagrar un modelo de cooperación y coordinación eficaz con todas las instituciones que participan en el ámbito de la justicia y con la comunidad internacional en su conjunto. 9

12 1.2 El Plan Estratégico se sustenta en los siguientes ejes: Un servicio público de calidad Una Justicia profesional y altamente cualificada Una Justicia tecnológicamente avanzada Un servicio público orientado a las personas Con el compromiso de colegiar esfuerzos Fortaleciendo la dimensión jurídica internacional En el CD autoejecutable puede acceder al contenido íntegro Plan Estratégico para la Modernización del Sistema de Justicia

13 1.3 La oficina judicial La Ley Orgánica 19/2003 nace con vocación de modernizar la oficina judicial. Recoge así un nuevo modelo de oficina que pretende dar respuesta a las necesidades de los ciudadanos deslindando claramente lo jurisdiccional de lo organizativo y que, como define, el artículo 435 LOPJ debe configurarse como aquella organización de carácter instrumental que sirve de soporte y apoyo a la actividad jurisdiccional de jueces y tribunales. Se trata, por tanto, de una organización de carácter instrumental ; una estructura organizativa que sirve de medio para lograr el objetivo de garantizar los derechos de los ciudadanos y proporcionar seguridad jurídica. En este sentido se ha configurado como cualquier otra Administración, como una organización moderna y a ella se aplican los principios propios de cualquier estructura organizativa. Por ello, el apartado 2 del artículo 435 LOPJ dispone: 2. La estructura básica de la Oficina judicial, que será homogénea en todo el territorio nacional como consecuencia del carácter único del Poder al que sirve, estará basada en los principios de jerarquía, división de funciones y coordinación. 11

14 1.4 Objetivos de la oficina judicial La Oficina Judicial es el nuevo sistema de organización de los medios personales, materiales y tecnológicos al servicio de la Administración de Justicia. Su diseño se ha concebido para mejorar la eficacia, la eficiencia y la transparencia de las actuaciones judiciales, agilizar la resolución de trámites y procesos, y fomentar la cooperación y coordinación entre las distintas administraciones. Su puesta en funcionamiento responde, por lo tanto, al compromiso con un servicio público próximo y de calidad, conforme a los valores constitucionales y ajustado a las necesidades actuales de la ciudadanía. El Plan de Implantación de la Oficina Judicial, elaborado por el Ministerio de Justicia en su ámbito competencial, comprende el despliegue e implantación progresiva del nuevo modelo organizativo en el todo el territorio del Ministerio de Justicia. 12

15 1.5 Estructura de la oficina judicial La nueva Oficina Judicial supera el modelo tradicional de los antiguos juzgados formados por un juez, un secretario judicial y un determinado número de funcionarios que trabajan de modo independiente, para conformar una nueva organización que establece sistemas de trabajo racionales y homogéneos, con el fin de que la actividad judicial se desempeñe con la máxima eficacia y responsabilidad. Así, la nueva organización de Oficina Judicial está conformada por dos tipos de unidades procesales diferentes, atendiendo a su funcionalidad: Las Unidades Procesales de Apoyo Directo, que asisten a jueces y magistrados en el ejercicio de las funciones que les son propias, realizando las actuaciones necesarias para el exacto y eficaz cumplimiento de cuantas resoluciones dicten. Los Servicios Comunes Procesales que, bajo la dirección de un secretario judicial, asumen labores centralizadas de gestión y apoyo en actuaciones derivadas de la aplicación de las leyes procesales. Junto a estas unidades procesales, están las Unidades Administrativas que, sin estar integradas en la Oficina Judicial, dirigen, ordenan y gestionan los recursos humanos, los medios informáticos y los medios materiales. 13

16 14 1.5

17 1.6 Ejes del cambio El nuevo modelo organizativo que introduce la Oficina Judicial distingue claramente los tres tipos de actividad que se realizan en el ámbito de la Administración de Justicia: La jurisdiccional, que recae en jueces y magistrados La procedimental, que corresponde a los secretarios judiciales y a los servicios de apoyo y procesales La administrativa, que recae en el Ministerio de Justicia o en las Comunidades Autónomas con competencias asumidas. De esta forma se consigue: Liberar a jueces y magistrados de tareas no jurisdiccionales, para que puedan centrar todo su esfuerzo en la función que les atribuye la Constitución: juzgar y hacer ejecutar lo juzgado. Potenciar las atribuciones de los secretarios judiciales que, como directores de los Servicios Comunes, asumen nuevas competencias procesales. La especialización en las tareas que se realizan en los órganos judiciales. Una reestructuración más eficiente del trabajo y de los medios, así como un reparto más preciso y racional de funciones. El despliegue de la Oficina Judicial ha implicado actuaciones en el ámbito normativo, organizativo y tecnológico. 15

18 2 CONTENIDO TÉCNICO-JURÍDICO 2.1 Reformas normativas y legislación vigente 16 Al hablar de la nueva oficina judicial debemos distinguir tres hitos o momentos normativos que determinan su conformación. La primera de estas etapas sería la integrada por aquellas reformas que hicieron posible el diseño legal de su estructura y organización. A continuación, y también mediante las oportunas reformas en nuestro ordenamiento jurídico, se ha procedido a la necesaria adaptación de la legislación procesal al nuevo diseño de la oficina, con otra ordenación del proceso y otros responsables directos de su gestión. Y, por último, un tercer hito, lo constituye la efectiva creación de las nuevas unidades, proceso que ha requerido adaptaciones en materia de personal (constitución de las relaciones de puestos de trabajo, concursos y acoplamiento del personal) y de las infraestructuras judiciales. En el CD autoejecutable podrá acceder a la normativa más relevante relacionada con la Oficina Judicial: Ley Orgánica 19/2003, de 23 de diciembre, de modificación de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial. Ley Orgánica 1/2009, de 3 de noviembre, complementaria de la Ley de reforma de la legislación pro-

19 1.1 carta de bienvenida 2.1 cesal para la implantación de la nueva oficina judicial, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial. Ley 13/2009, de 3 de noviembre, de reforma de la legislación procesal para la implantación de la nueva oficina judicial. Reglamento 2/2010 del Consejo General del Poder Judicial sobre criterios generales de homogeneización de las actuaciones de los servicios comunes procesales. Real Decreto 796/2005, de 1 de julio, por el que se aprueba el Reglamento general de régimen disciplinario del personal al servicio de la Administración de Justicia. Real Decreto 1451/2005, de 7 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Ingreso, Provisión de Puestos de Trabajo y Promoción Profesional del Personal Funcionario al Servicio de la Administración de Justicia (modificado por RD 748/2010, BOE 19/junio/2010). Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales. CORRECCIÓN de errores del Real Decreto 1608/2005, de 30 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales. Real Decreto 1033/2007, de 20 de julio, por el que se determinan los puestos tipo de las unidades que integran las oficinas judiciales y otros servicios no jurisdiccionales y sus correspondientes valoraciones, a efectos del complemento general de puesto de los funcionarios al servicio de la Administración de Justicia. CORRECCIÓN de errores del Real Decreto 1033/2007, de 20 de julio, por el que se determinan los puestos tipo de las unidades que integran las oficinas judiciales y otros servicios no jurisdiccionales y sus correspondientes valoraciones a efectos del complemento general de puesto de los funcionarios al servicio de la Administración de Justicia. 17

20 Real Decreto 2033/2009, de 30 de diciembre, por el que se determinan los puestos tipo adscritos al Cuerpo de Secretarios Judiciales a efectos del complemento general de puesto, la asignación inicial del complemento específico y las retribuciones por sustituciones que impliquen el desempeño conjunto de otra función. Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica. Real Decreto 467/2006, de 21 de abril, por el que se regulan los depósitos y consignaciones judiciales en metálico, de efectos o valores. Real Decreto 1184/2006, de 13 de octubre, por el que se regula la estructura, composición y funciones de la Comisión Nacional de Estadística Judicial. Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantación en la Administración de Justicia del sistema informático de telecomunicaciones Lexnet para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias y la realización de actos de comunicación procesal por medios telemáticos. Real Decreto 95/2009, de 6 de febrero, por el que se regula el Sistema de registros administrativos de apoyo a la Administración de Justicia Orden JUS/3244/2005, de 18 de octubre, por la que se determina la dotación básica de las unidades procesales de apoyo directo a los órganos judiciales. ORDEN JUS/52/2007, de 19 de enero, por la que se crea la Comisión de Implantación de la Nueva Oficina Judicial. Orden JUS/1741/2010 de 22 de junio por la que se determina la estructura y se aprueban las relaciones de puestos de trabajo de las oficinas judiciales y de las Secretarías de Gobierno incluidas en la primera fase del plan del Ministerio de Justicia para la implantación de la Oficina Judicial. Orden JUS/3388/2010, de 22 de diciembre, por la que se determina la estructura y se aprueban las relaciones de puestos de trabajo de las oficinas judiciales y de las secretarías de gobierno incluidas en la segunda fase del Plan del Ministerio de Justicia para la implantación de la Nueva Oficina Judicial.

21 2.2 Comisión Jurídica Asesora El 11 de enero de 2010 se constituyó en Madrid la Comisión Jurídica Asesora para la Implantación de la Nueva Oficina Judicial (CAJ-NOJ), de ámbito estatal, de la que forman parte cuatro Magistrados designados por el Consejo General del Poder Judicial y cuatro secretarios judiciales nombrados por el Ministerio de Justicia, y que cuenta con el apoyo de técnicos de ambas instituciones. Asimismo se ha acordado invitar a las Comunidades Autónomas con competencias en materia de Justicia para que designen un técnico que pueda participar en los trabajos de esta Comisión. Esta Comisión tiene como objeto principal la identificación de cuestiones técnicojurídicas y el establecimiento de propuestas de solución en relación con las distintas situaciones que hagan necesaria una coordinación entre jueces y secretarios judiciales para el adecuado funcionamiento de la Nueva Oficina Judicial. También le corresponde apoyar e impulsar los trabajos de los Grupos jurídicos para la implantación de la NOJ del territorio gestionado por el Ministerio de Justicia, así como en relación con las que se establezcan en las Comunidades Autónomas con competencias transferidas, garantizando en todo caso la coordinación de actuaciones. Por último, mantendrá un cauce de contacto y comunicación con los distintos grupos de trabajo existentes en materia de Nueva Oficina Judicial, fomentando el intercambio de información y documentación; sin perjuicio de las funciones que le puedan ser encomendadas en relación con el Reglamento de Homogeneización de Servicios Comunes Procesales. En este enlace podrá acceder al Compendio de Cuestiones sobre la Nueva Oficina Judicial 19

22 3 CONTENIDO FORMATIVO 3.1 Introducción En este proceso de cambio hacia la nueva Administración de Justicia es esencial la colaboración de todos los actores de la justicia: jueces, fiscales, secretarios judiciales, funcionarios y profesionales. Para ello, se han adaptado al nuevo modelo organizativo asumiendo nuevos métodos de trabajo, optimizando los recursos y recibiendo formación específica. En el marco del proceso de despliegue de la Nueva Oficina Judicial el Ministerio de Justicia ha puesto en marcha un ambicioso proyecto formativo dirigido a secretarios judiciales y funcionarios de la Administración de Justicia. 20 Este proyecto formativo contempla materias docentes de variada índole, no sólo normativas, que incidirán notablemente en la Gestión del Cambio. Determinadas tipologías de los cursos previstos no tienen precedentes en la Administración de Justicia y suponen un avance cualitativo para la implantación de la nueva organización judicial.

23 3.2 Manuales de formación En esta sección del CD puede acceder a todos los Manuales de formación impartidos en los diferentes cursos del Ministerio de Justicia 3.2 Manuales de formación Nueva Oficina Judicial El nuevo modelo de oficina judicial. El funcionamiento de la nueva oficina judicial. La implantación de la nueva oficina judicial Reformas procesales Claves para entender la reforma del modelo organizativo y procedimental Cambio en la tramitación resultante de la nueva distribución de competencias entre jueces y tribunales y los secretarios judiciales Cambios en la tramitación: el proceso de ejecución Cambios en la tramitación: la vía de apremio La reforma de la Ley de Enjuiciamiento Criminal La reforma de la Ley de Procedimiento Laboral La reforma de la Ley de jurisdicción contencioso-administrativa Otros objetivos de la reforma 21

24 3.2 Las diferentes funciones y tareas a realizar por el personal de las Unidades de la Oficina Judicial (Upad, Servicio Común General, Servicio Común de Ordenación del Procedimiento y Servicio Común de Ejecución) aconsejaban diversificar la actividad formativa. Por otra parte, el establecimiento de distintos módulos formativos en el marco del Plan de Formación obedece también a la consideración de los distintos roles o responsabilidades que asume el personal adscrito a la Unidad. Esta formación es de carácter multidisciplinar y está dirigida a los secretarios judiciales y a los funcionarios al servicio de la Administración de la Justicia en las ciudades en las que se implanta la Oficina Judicial. Cada uno de los secretarios judiciales y funcionarios recibe una formación común en tanto integrante de la Unidad a la que pertenezca dentro de la Oficina Judicial, y una formación diferenciada determinada por el puesto que vaya a ocupar dentro de dicha organización y más ajustada a las funciones específicas para el mismo descritas en el Manual de Puestos. 22 En esta sección del CD puede acceder a los siguientes Manuales de Formación: Manuales Técnico jurídicos por servicio Manual de las Unidades Procesales de Apoyo Directo Manual de las Secretarías de Gobierno Manual del Servicio Común General Manual del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento Manual del Servicio Común de Ejecución

25 Manuales organizativos Aplicación general del Manual de Puestos y Procedimientos. Servicio Común de Ordenación del Procedimiento. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Secretaría de Gobierno. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Servicio Común de Ejecución. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Servicio Común General. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. Unidad Procesal de Apoyo Directo. Aplicación por servicios del Manual de Puestos y Procedimientos. También se ha puesto a disposición de los secretarios judiciales y funcionarios de la Administración de justicia una formación online a través de la plataforma e-learning a la que podrá acceder en cualquier momento. 23

26 4 MODIFICACIONES TECNOLÓGICAS 4.1 Introducción Para la modernización de la Administración de Justicia y el funcionamiento efectivo de la Oficina Judicial, los sistemas informáticos procesales constituyen un pilar fundamental El Ministerio de Justicia es consciente de que el adecuado despliegue de la Oficina Judicial, requiere la existencia de herramientas informáticas adecuadas que, principalmente, hagan posible la itineración telemática de los expedientes entre las diferentes unidades que componen la Oficina. Para ello se está trabajando intensamente en una serie de aplicaciones informáticas, entre ellas, las más relevantes: 4.2 Minerva NOJ 24 Un hito fundamental para la modernización del servicio público de la justicia, ha sido la implantación del sistema Minerva-NOJ que soporta la tramitación de la información relativa a los procedimientos judiciales, de forma que cualquier órgano judicial implicado en la tramitación de un determinado procedimiento pueda acceder a la información asociada al mismo con las garantías de reserva, control y confidencialidad requeridas.

27 Su despliegue hace posible la itineración telemática en la Oficina Judicial y suponen un primer paso hacia el expediente electrónico. Eliminar el papel supondrá, además de una Administración más comprometida con el medio ambiente, incrementar la rapidez y agilidad en los múltiples trámites procesales, y hacer realidad una Administración de Justicia más accesible y cercana. 4.3 Lexnet Es el sistema de comunicaciones electrónicas que permite la comunicación bidireccional de las Oficinas Judiciales con los distintos operadores jurídicos. Dentro del marco funcional que comprende la realización de actos de comunicación, la presentación de escritos con traslado de copias y de escritos iniciadores, el sistema Lexnet posee las siguientes funcionalidades: Presentación de documentos y adjuntos al órgano judicial Envío de notificaciones por parte del órgano judicial Emisión de acuses de recibo Acceso autenticado y seguro mediante navegador WEB Acceso e intercambio de documentos mediante Web Services Gestión de carpetas de usuario Búsqueda y traza de mensajes Gestión de usuarios y perfiles por parte de administradores del sistema LexNet se ha convertido en un instrumento de trabajo habitual para procuradores y demás profesionales competentes en la gestión de las notificaciones. 25

28 4.4 EJIS Las instituciones con responsabilidades en la Administración de Justicia - el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado y las Comunidades Autónomas con competencias transferidas -, han convenido en la necesidad de crear un marco de colaboración para el funcionamiento armónico y cohesionado de sus distintos sistemas y aplicaciones tecnológicas, orientado a la prestación de un servicio público de justicia más ágil y eficiente. Así surge el Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad (EJIS), que suscribieron el 10 de diciembre de 2009 el Ministerio de Justicia, el Consejo General del Poder Judicial, la Fiscalía General del Estado y las Comunidades Autónomas. Su objetivo es el establecimiento de un Esquema Judicial de Interoperabilidad y Seguridad que permita, a través de las plataformas tecnológicas necesarias, el funcionamiento integrado de todas las aplicaciones informáticas al servicio de la Administración de Justicia. 26 Con el Esquema EJIS se busca facilitar el máximo aprovechamiento de las tecnologías de la información y de comunicaciones en la actividad judicial, garantizando el trabajo en red de los sistemas informáticos del Estado y las Comunidades Autónomas, permitiendo a juzgados y tribunales operar entre sí y con el Ministerio Público. Con la conexión de los sistemas de información se consigue: Sincronizar la información en los sistemas que sean interoperables, evitando la toma de decisiones errónea por no tener información o porque no esté actualizada. Mejorar la eficiencia de los procesos, automatizando el traslado de la misma información entre sistemas distintos y evitando duplicidad de tareas. Compartir la información necesaria para evitar que el ciudadano tenga que realizar trámites en distintas Administraciones.

29 4.5 Grabación digital de vistas La instalación de sistemas de grabación digital con firma electrónica en las salas de vistas de los juzgados y tribunales de nuestro país es un hito importante dentro del proceso de modernización de la justicia que ha emprendido el Ministerio. Esta actuación, que implica la sustitución de la presencia del secretario judicial en la sala por la grabación digital de la vista o del juicio, se irá acometiendo de forma progresiva en las diferentes sedes judiciales. De esta forma, se cumple con el mandato normativo de la Ley Orgánica 13/2009 que establece que cuando la vista se haya realizado sin la presencia del secretario judicial, el documento electrónico que sirve de soporte a la grabación constituye el acta a todos los efectos, que se incorporará al procedimiento una vez el secretario judicial haya garantizado su autenticidad e integridad con su firma electrónica. El sistema integra una aplicación de alertas por sms, para garantizar en todo momento que el secretario judicial pueda intervenir en caso de producirse una incidencia en la sala. El secretario judicial podrá, en cualquier caso, visualizar la vista en remoto desde su despacho. Desde el punto de vista funcional, estos sistemas de grabación seguirán el flujo de trabajo predefinido, al final del cual el vídeo constituirá el acta de la vista y será accesible por las partes, estando integrado en el sistema de gestión procesal Minerva-NOJ a través de la agenda de señalamientos centralizada. La grabación autenticada de las vistas permitirá potenciar las garantías de los ciudadanos y liberará al secretario judicial de esta tarea, que en el nuevo modelo corre a cargo del auxilio judicial. Para su implantación, el Ministerio ha diseñado un plan de renovación de equipos e instalaciones obsoletos o que no cumplan con los requisitos técnicos del nuevo sistema que promueve la Oficina Judicial. 27

30 5 PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN Introducción Uno de los objetivos del nuevo modelo es garantizar la homogeneidad y uniformidad de las actuaciones en las Oficinas Judiciales. Para ello, se ha definido el Protocolo Marco de Actuación Procesal, una herramienta clave para la organización de esta nueva estructura de la actividad judicial. Este documento fija normas de actuación y pautas de procedimiento, garantizando así una unidad de actuación en las Oficinas Judiciales de todo el territorio. 28

31 5 Los artículos 454 y 457 de la LOPJ atribuyen a los secretarios judiciales competencias en orden a la organización, gestión, inspección y dirección del personal integrante de la oficina judicial en aspectos técnicos procesales, debiendo a tal efecto ordenar su actividad e impartir las órdenes e instrucciones que estime pertinentes en el ejercicio de esta función. Así mismo, los secretarios judiciales deberán hacer cumplir en el ámbito organizativo y funcional que les es propio, las órdenes y circulares que reciba de sus superiores jerárquicos. El artículo 8 del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales dispone que para el ejercicio de estas funciones técnico procesales, deberán atenerse al protocolo de actuación que deberá elaborar el Secretario Coordinador Provincial y que deberá ser aprobado por el respectivo Secretario de Gobierno. Es en aplicación del referido artículo y con la finalidad de mantener la unidad de criterio y pautas de actuación uniformes en todo el territorio por el que se dicta el Protocolo que: Fija sus objetivos. Establece normas de actuación para la estandarización de tareas procesales y de gestión y utilización de documentos normalizados. Define mecanismos de actuación y comunicación entre las distintas unidades que forman parte de las oficinas judiciales radicadas en la provincia. 29

32 5 Identifica los proveedores y receptores de la actividad de los distintos servicios Establece las relaciones internas y externas de dichas unidades, fijando aquellas que tienen por objeto la resolución de discrepancias. Identifica las responsabilidades de los distintos puestos de trabajo. Establece los criterios de prelación que han de seguirse en la tramitación de los procedimientos Delimita los mecanismos de control de la calidad de la oficina judicial. En la elaboración del Protocolo se ha respetado el Reglamento 2/2010, sobre criterios generales de homogeneización de las actuaciones de los servicios comunes procesales aprobados por el Consejo General del Poder Judicial. En esta sección del CD podrá encontrar la siguiente información: Protocolo Marco. Esquemas de Tramitación Procesal Manual de puestos de trabajo Manual de procedimientos. Protocolos de la Oficina Judicial en cada sede (en caso de estar aprobados). En su defecto podrá acceder a los mismos en el Centro de documentación de la Web de Oficina Judicial: 30

33 6 SISTEMA DE CALIDAD JUDICIAL Introducción El objetivo del Sistema de Calidad es establecer, desarrollar, mantener y mejorar, de forma continua, la calidad en las Oficina judiciales a través de la continua vigilancia de los procesos operativos, con el fin de entregar productos y servicios que satisfagan las necesidades y expectativas de los usuarios. Tiene como objetivo último elaborar un Plan de Calidad para cada Oficina Judicial con el propósito de: 1. Establecer las bases operativas del Sistema de Gestión de la Calidad en las OJ. 2. Definir los objetivos específicos de Calidad para cada OJ y realizar la valoración de las necesidades de los recursos necesarios para su efectivo cumplimiento. 31

34 6 3. Identificar y planificar iniciativas de calidad, de acuerdo con las prioridades y necesidades de cada OJ. 4. Planificar el despliegue e implantación de las actividades de calidad propuestas para controlar, mejorar y consolidar los servicios prestados por la OJ. La implementación del sistema de calidad se basa en una arquitectura institucional compleja, que ha sido consensuada con el CGPJ, FGE y CCAA con competencias transferidas en materia de Justicia. Está basada en la constitución de: 1. Comisión Estatal de Calidad. 2. Comisión Territorial de Calidad. 3. Equipos de función calidad. La documentación relativa al sistema de calidad está en constante evolución, por esa razón, puede acceder a las versiones más actualizadas de la misma en el Centro de Documentación de la Web de Oficina Judicial: 32

35 7 OPTIMIZACIÓN DE LOS SERVICIOS COMUNES PROCESALES Con el Proyecto de Optimización de los Servicios Comunes puesto en marcha por el Ministerio de Justicia se persigue organizar la actividad a desarrollar, la distribución del trabajo, y definir los criterios de distribución de funciones en las distintas Secciones y Equipos del Servicio Común General (SCG), del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento (SCOP) y del Servicio Común de Ejecución (SCEJ), de la Oficina Judicial en cada sede. Para ello se han elaborado los Manuales de Organización para cada uno de los Servicios Comunes: SCG, SCOP y SCEJ. 33

36 7 Disponer de un Manual de Organización ofrece una ventaja que impacta directamente en el mejor funcionamiento de la organización, permitiendo: Establecer criterios generales y específicos de organización y distribución del trabajo. Conocer los recursos humanos y materiales necesarios para asegurar la correcta prestación de los diferentes servicios. Definir normas que garanticen un funcionamiento óptimo de los servicios prestados. Determinar criterios básicos y recomendaciones para el arranque, la gestión y el seguimiento y control de los diferentes servicios prestados. Integrar y orientar al personal, facilitando la incorporación a su unidad correspondiente. 34 De esta forma, cada Manual de Organización ofrece una serie de criterios, normas y recomendaciones que permitirán al Servicio Común respectivo optimizar tanto la organización y distribución de sus recursos, como el propio funcionamiento de los servicios prestados. Estos Manuales son, a su vez, un documento explicativo para el Director del SC que, previo al arranque y puesta en marcha de los servicios deberá - él mismo o delegando en los Jefes de Sección si lo considera oportuno complementar una serie de información adicional requerida en las Fichas de Grupos Funcionales que componen el Manual, atendiendo a las particularidades propias del Servicio Común, de cara a garantizar el correcto funcionamiento y prestación de los servicios. El Manual de Organización se configura además como una herramienta de apoyo para los funcionarios en la prestación de servicios, junto con los Manuales de puestos y de procedimientos, así como la base documental para la optimización

37 7 de la Oficina Judicial, al presentar el modelo operativo del Servicio y Secciones que define la organización y distribución del trabajo y la actividad a desarrollar, criterios básicos para el arranque, así como recomendaciones de funcionamiento. En el CD autoejecutable podrá acceder a los siguientes Manuales de organización: Manual de Organización del Servicio Común de Ordenación del Procedimiento. Manual de Organización del Servicio Común General. Manual de Organización del Servicio Común de Ejecución. En función de su puesto dentro de la nueva organización de la Oficina Judicial tendrá que acceder al Manual de Organización del servicio respectivo y dentro del mismo a cada ficha funcional. Las Fichas recogen de forma estructurada todos los criterios, normas y recomendaciones que permitirán, en diferentes niveles, optimizar tanto la organización y distribución del trabajo, como el propio funcionamiento de los servicios prestados por el SC respectivo, como el siguiente ejemplo: 35

38 8 MANUAL TÉCNICO DEL PUESTO DE TRABAJO En esta sección del CD encontrará el Manual Técnico del Puesto de Trabajo. Este Manual tiene como finalidad: Informar a los usuarios de la Oficina Judicial de las distintas directivas que les afectan. Proporcionar información sobre el nuevo modelo de identificación personal de los usuarios de la NOJ. Proporcionar información sobre la localización de la documentación y manuales de uso común por parte de los usuarios de la OJ. Dar a conocer el criterio que se seguirá a la hora de dotar de material microinformático (PC, impresora, escáner, teléfonos) a cada uno de los usuarios de la OJ. 36

39 8 Informar sobre el servicio ofrecido por el CAU-MJUS, procedimiento y métodos de contacto. Proporcionar información sobre el uso de carpetas compartidas. Conocer las unidades de disco disponibles en los PCS de los usuarios de la OJ y la finalidad de cada una de ellas. Informar sobre los procedimientos de solicitud de equipos y servicios. Conocer el procedimiento a seguir para solicitar los distintos servicios y equipamientos (cuentas de correo, peticiones de formación, teclados, etc.). Información sobre el uso del correo y listas. Informarse sobre el servicio de correo electrónico, listas de correo y sobre su uso. Proporcionar información sobre la nueva estrategia del Ministerio en materia de Formación. Conocer la nueva estrategia formativa en el ámbito tecnológico, y las novedades introducidas (nuevo modelo de capacitación por competencias, planificación anual, catálogo formativo, etc.) Proporcionar una serie de consejos de seguridad. Conjunto de recomendaciones y buenas prácticas complementarias a las medidas de seguridad establecidas en las aplicaciones OJ. 37

40 9 CONTENIDO DIVULGATIVO El Ministerio de Justicia ha puesto en marcha un intenso programa de información y sensibilización con el objetivo de informar a los profesionales que trabajan a diario en la Administración de Justicia, pero también a la ciudadanía como destinatarios último del servicio público de la justicia. En esta sección ponemos a su disposición algunos de los materiales publicados hasta la fecha. Manual de Introducción a la Oficina Judicial y al Nuevo Modelo Procesal. Guía didáctica sobre la Oficina Judicial Folleto de Prestigio sobre la Oficina Judicial. Folleto desplegable sobre la Oficina Judicial 38

41 ENLACES 9 Por último, el Ministerio ha puesto a disposición de los funcionarios, profesionales del sector y ciudadanos en general diversos canales de información a los que puede acceder para seguir puntualmente el proceso de implantación de la Oficina Judicial y las novedades en general que se están llevando a cabo para la modernización de la Administración de Justicia. Web del Ministerio de Justicia: Web de Oficina Judicial: Facebook: Twitter: 39

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43 Te presentamos esta información en dos soportes: Manual impreso y CD interactivo, para que tengas acceso fácil y rápido a toda la información que necesitas conocer sobre la oficina judicial. COMPATIBLE CON PC / Macintosh SISTEMA OPERATIVO MÍNIMO Windows 98 / Mac OS 9

44 oficinajudicial.justicia.es