PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE ESCOLAR PAF-23

Transcripción

1 VERSIÓN: 2 PROCEDIMIENTO DE TRANSPORTE ESCOLAR PAF-23 Fecha de Aplicación Descripción del Cambio 29/07/ Se incluye el control hacia los vehículos en las salidas pedagógicas Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por Coordinador de Calidad Director Administrativo Y Financiero Director General

2 Página: 2/8 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y controles para realizar el proceso de transporte escolar. 2. ALCANCE Aplica al servicio de transporte escolar del Colegio Internacional los Cañaverales, para estudiantes, docentes y administrativos. Inicia con la convocatoria para la selección del proveedor de transporte y finaliza con el seguimiento y control del servicio. 3. POLITICAS 3.1 POLITICAS GENERALES A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte del sistema de gestión de calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el presente procedimiento por las personas del Colegio Internacional los Cañaverales. No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye formatos, instructivos, entre otros. Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los procedimientos, se debe contar con la versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente (ver procedimiento Control de documentos (PGC-05). Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y dependiendo de la magnitud del caso, los Directivos del Colegio y líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación de un reporte de Acción Correctiva y/o Preventiva conforme el procedimiento Acción correctiva, preventiva y de mejora (PGC-03). Los registros mencionados en el presente documento deben controlarse según lo establecido en el procedimiento Control de Registros (PGC-06). Toda información referente a los estudiantes, se considera de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino a sus padres de familia y/o personas autorizadas o acudientes.

3 Página: 3/8 3.2 POLITICAS ESPECÍFICAS Antes de iniciar el año escolar, se debe entregar a los padres de familia, el reglamento de transporte escolar en el cual se especifiquen las responsabilidades de los padres de familia, estudiantes, colegio y empresa transportadora. Es responsabilidad del Coordinador de Transporte, efectuar revisiones aleatorias y sin previo aviso a cada uno de los vehículos que prestan el servicio de transporte en el Colegio (incluyendo las rutas para salidas pedagógicas), mínimo dos veces en el año lectivo, no obstante, si se evidencia una posible falla en algún vehículo, la revisión se realizará antes de los programado, dicha información se registra en el formato Revisión técnica y documental de vehículos (FAF-55). La salida de los estudiantes por fuera de las instalaciones del Colegio (horario diferente al habitual y salidas pedagógicas) debe contar con la respectiva autorización por parte del padre de familia y/o acudiente. Las novedades presentadas durante el recorrido de los vehículos debe ser registrado en la Bitácora que deben llevar las acompañantes: Manejo de Bitácora: - Cada bitácora debe estar debidamente identificada con el número de ruta, nombre del conductor, nombre de la acompañante y número del celular. - La bitácora es de uso exclusivo de la acompañante, por ningún motivo deber ser manipulado por los estudiantes. - En la bitácora debe permanecer anexo el listado actualizado de la Ruta, tanto del recorrido de la mañana como el de la tarde. - Reportar hora de inicio y finalización del recorrido tanto de la mañana como de la tarde. - Relacionar la hora de recogida de cada estudiante, así como también, la hora de retorno a sus casas. Dado el caso de que el estudiante no ingrese a la ruta (mañana), colocar el motivo (en caso que se conozca), caso contrario dejar constancia de que la ruta llego al sitio de recogida y reportarlo en la bitácora. - Para el recorrido de la tarde, cada acompañante debe revisar el formato Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56), y reportar en la bitácora los cambios presentados en la ruta. - Cualquier anomalía durante el recorrido (varada, llegadas tarde, trancones) deberá ser reportada. - Cualquier acto de indisciplina debe ser reportada de manera clara y concisa, para tomar los correctivos del caso. - La bitácora debe dejarse en la recepción del Colegio para su revisión y firma del coordinador de la empresa.

4 Página: 4/8 4. VOCABULARIO Bitácora: Cuaderno que tiene cada acompañante de ruta para registrar las novedades e incidentes que puedan ocurrir durante el recorrido. Acompañante: Persona adulta (mujer) que permanece durante el recorrido, controlando la disciplina, haciendo cumplir los reglamentos tanto del colegio como legales. Reconocimiento de Rutas: Recorridos previos que se hacen antes de establecer una ruta en forma definitiva. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PROCEDIMIENTOS PGC-03 Acción Correctiva, Preventiva y de mejora PGC-05 Control de Documentos PGC-06 Control de Registros PAF-15 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores FORMATOS FAF-55 Revisión técnica y documental de vehículos FAF-56 Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes FAF-58 Autorización salidas en grupo FAF-68 Solicitud de transporte FAF-71 Control de llegada y salida de busetas - Portería FAF-72 Permiso salida del colegio FAF-73 Solicitud transporte eventual FTH-33 Lista de asistencia a capacitación OTROS Contrato de transporte escolar Información de rutas Autorización de los padres para la salida de los estudiantes Bitácora (transporte)

5 Página: 5/8 6. DESARROLLO No ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Antes de finalizar el año lectivo se realiza una convocatoria de empresas prestadoras de servicio para transporte escolar conforme a lo establecido en el procedimiento selección, evaluación y reevaluación de proveedores (PAF-15). En el momento de matricular al estudiante, los padres de familia que requieran el servicio de transporte escolar, deben firmar el respectivo contrato con la empresa prestadora del servicio. El contrato entre la empresa transportadora y los padres de familia debe ser previamente revisado por las directivas del colegio. La empresa transportadora debe entregar al coordinador de transporte, un documento en el cual presenten: - Nombre del estudiante, grado escolar y hora de recogida. - Nombre del conductor del vehículo y de la acompañante. - Especificaciones del vehículo Antes de iniciar el año escolar, el coordinador de transporte realiza una reunión con los transportadores a fin de brindar la inducción necesaria y las respectivas recomendaciones relacionadas con: - Horarios de recogida - Control para cambios de estudiantes de la ruta asignada - Normas generales - Primeros auxilios y contenido del botiquín de cada vehículo - Entre otros - Contrato de transporte escolar - Información de las rutas - Lista de asistencia capacitación (FTH-33) - Director administrativo y financiero - Coordinador de transporte - Padres de familia - Empresa de transporte - Empresa de transporte - Coordinador de transporte - Auxiliar de enfermería.

6 Página: 6/8 No ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE Servicio de transporte escolar Cada secretaria de sección, envía todos los días aproximadamente a la 1:00 p.m. una relación de los estudiantes que no asistieron, los cambios de transporte y los permisos de salida a la recepción del Colegio a través del formato Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56). La recepcionista lleva un folder con los reportes diarios. Cada acompañante llega a la recepción del Colegio y revisa el folder de los reportes, para tener conocimiento de aquellos estudiantes que se retiraron o tienen permiso para ingresar a su ruta. - Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56). - Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56). - Secretaria de sección - Secretaria recepcionista Cada acompañante debe llevar un cuaderno (bitácora) en el que escribe diariamente la asistencia (recogida y repartida de estudiantes) e informa las novedades del día. Cuando la novedad registrada se relaciona con un incidente disciplinario, el coordinador de transporte entrega la bitácora al Director de sección correspondiente, para tomar las medidas pertinentes. En portería se debe diligenciar el formato Control salida y llegada de busetas - portería (FAF-71). - Bitácora - Control salida y llegada de busetas - portería (FAF- 71) - Acompañant e del vehículo - Portero

7 Página: 7/8 CASOS ESPECIALES CASOS ESPECIALES Salida de estudiantes en horas diferentes a la jornada escolar, cambios de Rutas o salidas en vehículos particulares. Salidas pedagógicas El docente se retrasa en la hora de salida de los estudiantes El estudiante no llega a tiempo a la ruta. La acompañante no verifica que estén todos y la buseta deja al estudiante. PROCEDIMIENTO 1. El padre/madre/acudiente envía a la secretaria de la Sección la autorización por escrito, fax ó vía hasta las 12:45pm. 2. La secretaria elabora un permiso de salida del colegio(faf-72) y adicionalmente se registra la situación en el formato Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56) 3. El permiso es aprobado por el Director(a) de Sección a la que corresponda el estudiante quien firma el permiso de salida del colegio (FAF-72). 4. El estudiante deberá presentar el permiso de salida al acompañante (cambio de ruta) quien debe entregarlo a portería; así mismo, el estudiante debe entregar el formato a portería cuando salga del colegio en vehículo particular. 5. El portero, debe entregar semanalmente al Coordinador de Transporte los permisos de salida de estudiantes (FAF- 72). 1. El docente debe diligenciar el formato Solicitud de transporte (FAF-68) y remitirlo al Coordinador de Transporte con mínimo una semana de antelación, a fin de organizar el transporte requerido. 2. El coordinador de transporte escolar debe solicitar a la empresa de transportadora el vehículo para la salida, verificando que cumpla con la revisión previa, dado el caso que el vehículo no cuente con dicha actividad, el coordinador de transporte debe realizar la revisión técnica y documental (FAF-55) antes de la salida. 3. El día de la salida, el docente debe diligenciar y entregar a portería el formato Autorización salidas en grupo (FAF-58). Adicionalmente, debe anexar el listado de estudiantes. 4. El portero debe revisar las firmas del documento anterior a fin de permitir la salida de los estudiantes. En este caso el docente debe permanecer en el Colegio con el estudiante y se hará responsable del medio por el cual se transportará el estudiante. El estudiante deberá llamar a su casa para que lo recojan sus padres, a través del Director(a) de Sección. La empresa de transporte deberá hacerse responsable enviando otro vehículo o enviándolo en otra ruta.

8 Página: 8/8 Diagrama de flujo procedimiento de Transporte Escolar INICIO 1. Antes de finalizar el año lectivo se realiza una convocatoria de empresas prestadoras de servicio para transporte escolar conforme a lo establecido en el procedimiento selección, evaluación y reevaluación de proveedores 2. En el momento de matricular al estudiante, los padres de familia que requieran el servicio de transporte escolar, deben firmar el respectivo contrato con la empresa prestadora del servicio. - Contrato de transporte escolar 3. La empresa transportadora debe entregar al coordinador de transporte, un documento en el cual presenten: - Nombre del estudiante, grado escolar y hora de recogida. - Nombre del conductor del vehículo y de la acompañante. - Especificaciones del vehículo - Información de las rutas 4. Antes de iniciar el año escolar, el coordinador de transporte realiza una reunión con los transportadores a fin de brindar la inducción necesaria y las respectivas recomendaciones. - Lista de asistencia a capacitación (FAF-33) 5. Servicio de transporte escolar Cada secretaria de sección, envía todos los días aproximadamente a la 1:00 p.m. una relación de los estudiantes que no asistieron, los cambios de transporte y los permisos de salida a la recepción del Colegio a través del formato Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes. - Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56) 6. La recepcionista lleva un folder con los reportes diarios. - Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56) 7. Cada acompañante debe verificar el formato de Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes y diligenciar el formato Control de llegada y salida de rutas. - Reporte de inasistencia, cambios y permisos de estudiantes (FAF-56) - Bitácora 8. En portería se debe diligenciar el formato Control de llegada y salida de busetas - portería, el cual se debe entregar junto con los permisos de salida de estudiantes al Coordinador de transporte. - Control de llegada y salida de busetas - portería (FAF-71) - Permiso de salida de estudiantes (FAF-72) FIN