PROCEDIMIENTO PARA LA OFERTA Y PREPARACIÓN DE PROPUESTAS DE EXTENSIÓN

Transcripción

1 Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora de Transferencia de Conocimiento Aprobó: Rector PROCESO EXTENSIÓN Fecha de aprobación: Abril 10 de 2014 Resolución. 645 Página 1 de 9 OBJETIVO Definir las actividades para la oferta y preparación de propuestas de extensión. ALCANCE El alcance de este procedimiento es desde la identificación de oportunidades para propuestas de extensión, hasta la preparación de la propuesta para presentar al ente externo o ejecutar la actividad en caso de ser de modalidad educación continuada NORMATIVIDAD Delegan algunas funciones en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Resolución Rectoría 037 de Por el cual se establecen los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada en la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 103 de Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la UIS, y se adoptan otras disposiciones. Resolución 2527 de Por la cual se modifica el artículo primero de la resolución N 2527 del 10 de diciembre de Resolución 807 de DEICIONES Y/O ABREVIATURAS COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión. DIEF: Director de Investigación y Extensión de la Facultad. DTC: Director de Transferencia y Conocimiento. INICIATIVA: Datos generales sobre lo que se desea realizar INICIATIVA SOLIDARIA: Propuesta orientada a contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población colombiana, en particular de los sectores más vulnerables. PROPUESTA TÉCNICO-ANCIERA: Documento que contempla el talento humano, los recursos técnicos, físicos, financieros, logísticos y cuando aplique, las actividades de mercadeo, necesarias para desarrollar la iniciativa. SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. UAA: Unidad Académico Administrativa UNIDAD GESTORA: Oficina que solicita la revisión de la propuesta, convenio o contrato. VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión. CONSIDERACIONES Semestralmente las Unidades gestoras envían a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión un informe sobre las actividades de Asesoría y Consultoría realizadas en el semestre. El Director del Proyecto es quien responderá por la administración técnico-científica del proyecto. En el caso de los programas de educación continua, el Director del Proyecto se llamará Coordinador.

2 PROCESO EXTENSIÓN Página 2 de 9 CONSIDERACIONES Se considera iniciativa de extensión solidaria a aquella propuesta orientada a contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población colombiana, en particular de los sectores más vulnerables. n embargo, si bien la Universidad puede contribuir al desarrollo social y económico del país, no deberá en tal sentido asumir mediante estas iniciativas, responsabilidades que correspondan a otras instituciones del Estado ni comprometer con su ejecución el equilibrio financiero de la institución. Los recursos de estas propuestas serán administrados en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión en el Fondo Presupuestal 3. Estos proyectos no serán conducentes a bonificaciones. Las propuestas de cuantía superior, independientemente de estar incluidas o no en el Portafolio de Servicios de Extensión, deberán ser objeto de dictamen o aval dela Dirección de la Transferencia de Conocimiento de la VIE antes de remitirla a la entidad interesada. La propuesta de media y baja cuantía deberán ser remitidas a la entidad interesada con copia a la dirección de transferencia de conocimiento para su presentación ante la entidad interesada.

3 PROCESO EXTENSIÓN Página 3 de 9 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Archivo Interno Conector de página Conector DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 1. Identifica las necesidades, difunde y recepciona. 1. Identifica las necesidades y oportunidades de gestión detectadas. Se busca y difunde a las Unidades Gestoras las convocatorias relativas a los servicios tecnológicos de Asesoría y Consultoría, también se recepcionan las solicitudes externas que llegan por demanda directa. Jefe de la Unidad Gestora Unidad de Apoyo a la Formulación de Proyectos Docentes adscritos a la UAA. Acuerdo 103 de Artículo 22. A 2. Plantea la iniciativa 2. Plantea la iniciativa. Jefe de la Unidad Gestora Docentes adscritos a la UAA. Acuerdo 103 de Artículo 6, numeral 1, inciso a. 3. Somete a consideración de DTC 3. Somete a consideración de la Dirección de Transferencia de Conocimiento, la pertinencia de la formulación de la propuesta, en aras de evaluar la pertinencia académica en el tema o realizar alianzas. Jefe de la Unidad Gestora Acuerdo 103 de 2010: - Artículo 6 numeral 1, inciso a. - Artículo 1 y 2. Iniciativa Viable? Es necesario replantear? Puede suceder que la iniciativa sea viable o no. 4. Define el Director del proyecto 1 4. la iniciativa es viable, define el Director del proyecto. De lo contrario pregunta si es necesario replantearla, en caso afirmativo plantea de nuevo la iniciativa. ta: El Director deberá ser una persona de vinculación de planta, bien sea profesor o profesional administrativo. Cuando la naturaleza y las características del proyecto así lo exijan, el Jefe de la Unidad Gestora deberá solicitar a la Dirección de Transferencia de Conocimiento de la VIE aval para que la dirección del proyecto sea desempeñada por una persona que no pertenezca a la planta de personal. Jefe de Unidad Gestora Acuerdo 103 de 2010: - artículo 6, numeral 2. - artículo 7, 8 y 12. Acuerdo 065 de 2003

4 PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO EXTENSIÓN JURÍDICO Página 4 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO 1 5. Elabora y presenta la Memoria Técnica al Consejo de Escuela. Acta de reunión Consejo de Escuela El concepto es favorable? A Pág.3 5. Elabora la Memoria Técnica del Proyecto, en la cual se deberán valorar los siguientes aspectos: capacidad institucional en talento humano, infraestructura y logística, disponibilidad para comprometerla en los alcances y tiempos establecidos en la propuesta y la evaluación de los riesgos asociados a la ejecución de la misma. Presenta la Memoria Técnica a consideración del Consejo de Escuela. ta: El consejo de Escuela deberá sesionar y emitir su concepto frente a la iniciativa. el concepto es favorable: Director del Proyecto. Acuerdo 103 de Artículo 5. - Artículo 15 inciso a,b,c,d. 6. Registra la iniciativa 6. Registra la iniciativa en el módulo de extensión de la VIE. Director del Proyecto. Jefe de la Unidad Gestora. Acuerdo de 103 de Artículo 20. Módulo de extensión. Existe duplicidad? B Pág.5 En caso de duplicidad entre las Unidades Académico Administrativas: 7. Dirime situación de duplicidad 7. El Vicerrector de Investigación y extensión dirime la situación, de acuerdo con la política de extensión institucional. ta: Se presenta al COIE. 1-5 Jornadas (Actividades 7 y 8) Vicerrector de Investigación y Extensión Acuerdo de 103 de Artículo 11, Parágrafo 2

5 PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO EXTENSIÓN JURÍDICO Página 5 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO 2 8. Comunica decisión. 8. Por medio de documento firmado por el Vicerrector de Investigación y Extensión se comunica la decisión a la Unidad Académico Administrativa. Profesional VIE Es posible continuar? Sí es posible continuar, de acuerdo con la decisión respecto a la duplicidad de iniciativas, se sigue con el procedimiento, ya sea porque se define, quien lidera la propuesta entre las unidades que desean presentarla, realizando una alianza entre ellas, o se elije una de las dos (o más) UAAs para continuar el proceso. Por esto, para la(s) UAA(s) no elegida(s), se termina el procedimiento. B Se considera iniciativa solidaria? D Pág.6 se considera iniciativa solidaria: C 9. Solicita el aval a la VIE 9. Solicita el aval para la iniciativa a la VIE. Jefe de la Unidad Gestora Acuerdo 103 de Artículos 13, Parágrafo 10. Revisa solicitud de aval. 10. Revisa la solicitud de aval. 1-5 Jornadas COIE Iniciativa avalada? D Pág.6 la iniciativa no es avalada, se pregunta si es necesario realizar ajustes: 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO EXTENSIÓN JURÍDICO Página 6 de 9 3 Es necesario realizar ajustes? 11. Realiza ajustes C Pág es necesario realiza ajustes y procede a ejecutarlos. Director del proyecto Acuerdo 103 de Artículos 13, Parágrafo Es posible desarrollar la propuesta sin sentido solidario? no es necesario realizar ajustes, se analiza la posibilidad de desarrollar la propuesta sin sentido solidario. En caso de que sea posible realizarla sin sentido solidario, se realizan los ajustes pertinentes, de lo contrario se termina el procedimiento D 12. Elabora la propuesta Técnico-Financiera El servicio esta registrado en el portafolio? F Pág Elabora la Propuesta Técnico-Financiera para el caso de los proyectos de extensión en la modalidad de asesoría, consultoría y servicios tecnológicos o de la Propuesta Académico-Financiera en los programas de educación continuada. ta: Para educación continuada se realiza propuesta académicofinanciera. el servicio se encuentra registrado en el portafolio: Director del proyecto Acuerdo 103 de Artículos 12, 13 y 14. 4

7 DIAGRAMA DE FLUJO 4 PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO EXTENSIÓN JURÍDICO Página 7 de 9 La propuesta es de cuantía superior? E 13. Visa la propuesta para firma de la carta de presentación. Propuesta de extensión a presentar 13. la propuesta no es de educación continuada, el Director del proyecto visa la propuesta para pasar a firma de la carta de presentación por parte del representante legal. ta: De acuerdo a la solicitud del ente externo se elabora la carta. Ver PEX.06. Director del Proyecto. PEX.06 Procedimiento para la gestión de trámites jurídicos de las actividades de extensión. F 14. Revisa la propuesta La propuesta es avalada? 14. Revisa la propuesta en el modulo de extensión de la VIE. el servicio se encuentra registrado en el portafolio, se pregunta sí es de cuantía superior. es de cuantía superior, se revisa la propuesta. 3 Jornadas (Actividades 14 y 15) Director (a) de transferencia de conocimiento. Profesional VIE Acuerdo 103 de Artículo Comunica los ajustes necesarios 15. la propuesta no es avalada, comunica los ajustes necesarios. Director (a) de transferencia de conocimiento. Profesional VIE 16. Realizar ajustes 16. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta. Director del Proyecto. 5

8 PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO EXTENSIÓN JURÍDICO Página 8 de 9 DIAGRAMA DE FLUJO 5 Es una propuesta de educación continua? E Pág.7 la propuesta es avalada, se pregunta si es de educación continuada o no. 17. Ejecuta la actividad 17. la propuesta es de educación continuada, ejecuta la actividad. Director del Proyecto.

9 PROCESO EXTENSIÓN PROCESO - CONSULTORIO EXTENSIÓN JURÍDICO Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Abril 10 de 2014 Creación del Documento 02 viembre 23 de 2015 Modificación del alcance. Actualización de la normatividad: eliminación de la Resolución Rectoría 249 del 2004 e inclusión de la Resolución 2527 de 2014 y la Resolución 807 de 2014 Organización de las definiciones por orden alfabético. Modificación de las actividades: 1 y 7. Modificación de las descripciones: 1, 7, 8, 9, 10, 11, 13 y 16. Modificación de los s en la actividades 9, 12, 13 y 14. Unión de las actividades 5 y 6. Cambio de la forma de la actividad 7, 13 y 15. Inclusión de la actividad 10. Eliminación del Módulo de Extensión como documento de referencia en la actividad 2 e inclusión en la actividad 6. Eliminación del documento de referencia guía en la actividad 11. Inclusión del Procedimiento de extensión PEX. 06 como documento de referencia en la actividad 16. Cambio en la numeración de las actividades 11, 12, 13, 14, 15 y 16 por los números 12, 11, 14, 15, 16 y 13 respectivamente Inclusión de la columna de Tiempo Estimado. Modificación de la numeración de los conectores por letras del alfabeto. Inclusión de las definiciones de 1 Jornada y ½ Jornada en el pie de página.