Plan Anual de Desarrollo Archivístico Tabla de contenido

Transcripción

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2 Tabla de contenido 1. Presentación 2. Marco de Referencia 3. Justificación 4. Objetivos 5. Planeación 5.1. Requisitos 5.2. Alcance, Entregables y Actividades 5.3. Recursos Humanos Materiales 5.4 Tiempo de implementación 5.5 Cronograma de Actividades

3 1. Presentación LICONSA, S.A. de C.V. a través de la Dirección de Administración, la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios generales y el Departamento de Activo Fijo y Archivo Documental, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Federal de Archivos y a su Reglamento publicados el 23 de enero del 2012 y el 13 de mayo de 2014 respectivamente en el Diario Oficial de la Federación, dónde se establece la obligatoriedad de las dependencias del Gobierno Federal de integrar un Programa Anual de Desarrollo Archivístico donde se instituyan los objetivos y el plan de actividades para dar cumplimiento a la normativa en la materia, lo que permitirá administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos. Se presenta el Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2017, el cual contempla las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos.

4 2. Marco de Referencia El Plan Anual de Desarrollo Archivístico, tiene fundamento en el artículo 12, fracción VI de la Ley Federal de Archivos, Elaborar y someter a autorización del Comité de Información o su equivalente los procedimientos y métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de los sujetos obligados, con base en la integración de un Plan Anual de Desarrollo Archivístico y de conformidad con lo establecido en esta Ley..., así como en la fracción VI Elaborar y presentar al Comité de Información o equivalente el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, en el que se contemplen las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos.... Así como en el Reglamento de la citada Ley que en su artículo 2, fracción IV, lo define como Instrumento elaborado por el Área Coordinadora de Archivos que contempla las acciones a emprender a escala institucional para la actualización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos, el cual, una vez aprobado por el Comité de Información deberá ser publicado en el sitio de Internet de cada Dependencia y Entidad.

5 3. Justificación Para poder desarrollar un modelo de gestión documental inserto en el Sistema Institucional de Archivos (SIA) de conformidad con él artículo 18 de la LFA, se tiene la necesidad de implementar estrategias que aseguren la aplicación y homologación de los procesos técnico- archivísticos, desde la producción de un documento en un archivo de trámite, pasando por su conservación precautoria en un archivo de concentración, hasta su destino final, con lo cual se contribuye al ejercicio del derecho de acceso a la información. Es así que el PADA se convierte en la herramienta para dar solución a la problemática planteada: continuar con la sistematización de los archivos de LICONSA a través de la determinación de acciones concretas, con estrategias, subprocesos o actividades que de forma integral permitan la consecución de los objetivos de este plan y las finalidades específicas de cada una de las acciones.

6 4. Objetivos Objetivo General Establecer el Plan Anual de Desarrollo Archivístico, a través del marco normativo, que permita alcanzar niveles óptimos de eficacia, transparencia y seguridad estableciendo una filosofía de modernización, orden, control, optimización de recursos, así como la concientización del personal en la cultura archivística. Objetivos Específicos. Mantener el Sistema Integral de Archivos implementado por la Institución, fortaleciendo los trabajos en materia de archivo de trámite, concentración y destino final, impulsar la adecuada gestión del ciclo vital de los archivos documentales. Asesorar al personal involucrado con el manejo de los archivos en el uso de los instrumentos de consulta archivística, la identificación de expedientes y las normas aplicables en materia de archivos.

7 5. Planeación Como ya se expuso en la introducción y en el marco de referencia, es primordial que el SIA funcione en fase activa y semiactiva, sin embargo es indispensable encaminarlo a la mejora continua, mediante acciones programadas para que, toda la documentación generada o recibida, fluya sistemáticamente desde su creación hasta su destino final. Por lo anterior, es necesario realizar las siguientes acciones y estrategias que constituirán las actividades planificadas para llevar a cabo los objetivos planteados:

8 5.1 Requisitos Con la finalidad de cumplir con los objetivos del PADA, se definen las necesidades para el mejoramiento de los archivos y la ejecución de las actividades contempladas: Elaborar los instrumentos de Consulta Archivística Versión 2017 Participar en el Desarrollo e Implementación del Sistema Informático de Archivos Dar seguimiento a las actividades de archivísticas conforme a la normatividad aplicable. 5.2 Alcance, Entregables y Actividades: Alcance: Elaborar los instrumentos de Consulta Versión 2017 Entregable: Cuadro General de Clasificación Archivística, Catálogo de Disposición Documental, Fichas de Valoración de Procesos. Actividades: Tomar como base los procesos de la entidad, para llevar cabo reuniones con las áreas generadoras de documentación de Oficina Central, de las Gerencias Metropolitanas que tengan procesos sustantivos, en las cuales se realizarán entrevistas, y análisis de las funciones que generan documentos, así como de la conformación de los expedientes, con la intención de formalizar y validar cada una de las secciones, series documentales, sub-series, valores Documentales, información, plazos de conservación, observaciones y técnicas de selección, los cuales quedarán registrados en fichas de valoración documental.

9 Alcance: Contribuir con el Desarrollo e Implementación del Sistema Informático de Archivos (Diagnostico) Entregable: Diagnostico de los procesos archivístico de Liconsa para la elaboración del Sistema Informático de Archivos. Actividades: Continuar con las reuniones de trabajo entre las Subdirecciones de Recursos Materiales y Servicios Generales, y de Informática; para integrar el diagnostico de detección de procesos en materia de archivos en Liconsa, incluyendo los alcances y parámetros definitivos, para proceder así, a la primera etapa de desarrollo del Sistema Informático en cuestión. Alcance: Dar seguimiento a las actividades de archivísticas conforme a la normatividad aplicable. Entregable: Guía Simple de Archivo, Inventario General de Expedientes, capacitaciones en materia de archivos. Actividades: En coordinación con los responsables de archivo de trámite y concentración se continuará con la integración del inventario general de expedientes, mediante los reportes mensuales de apertura de expediente de la entidad; se actualizará la Guía Simple de Archivos en su versión 2017 integrando la información correspondiente a las 41 unidades administrativas; se continuará con las asesorías y capacitaciones con forme al calendario correspondiente.

10 5.3 Recursos Los recursos mínimos para la operación de los archivos son los que se enlistan a continuación: Humanos. Función Descripción Responsabilidad Personas Asignadas Garantizar el adecuado funcionamiento del Coordinar los trabajos en materia Área Coordinadora de Archivos Sistema Institucional de Archivos de la 6 de archivos de la entidad Entidad Responsables de los Archivos de Trámite Responsable del Archivo de Concentración Materiales. Administrar los expedientes de archivo en la etapa activa Administrar los expedientes de archivo en la etapa semi-activa Coordinar los trabajos de apertura de expedientes de archivo y transferencias primarias de las áreas generadoras de la documentación. Coordinar los trabajos de custodia de la información y préstamos de expedientes Material Equipos de Computo con paquetería Office y servicio de Internet e impresoras Equipos de oficina Espacio físico para el uso exclusivo del Archivo de Concentración.

11 5.4 Tiempo de Implementación Derivado de las actividades en materia archivista de la entidad, el presente PADA describe a continuación cada una de ellas, así como los tiempos de ejecución: Cronograma de Actividades No. FUNCIÓN ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ACTUALIZAR LOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA ARCHIVÍSTICA. SEGUIMIENTO OPERATIVO DE LA ADUANA DOCUMENTAL. Y CENTRO DOCUMENTAL LICONSA. SEGUIMIENTO DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. ELABORAR EL INFORME DEL INVENTARIO GENERAL DE EXPEDIENTES. ELABORAR INFORME PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA ACTUALIZAR LA GUÍA SIMPLE DE ARCHIVOS X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 7 DAR CUMPLIMIENTO A LO SEÑALADO EN LAS METAS Y COMPROMISOS DEL PROGRAMA PARA UN GOBIERNO CERCANO Y MODERNO. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

12 No. 8 9 FUNCIÓN ASESORAR AL PERSONAL DE OFICINA CENTRAL Y CENTROS DE TRABAJO INVOLUCRADOS CON EL MANEJO DE ARCHIVOS CAPACITAR AL PERSONAL EN OFICINAS CENTRALES Y CENTROS DE TRABAJO EN EL MANEJO DE LOS ARCHIVOS INSTITUCIONALES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X