WEB SUPPLIERS. Manual Usuario

Transcripción

1 Manual Usuario 1

2 Tabla de contenido OBJETIVO... 3 INGRESO A LA APLICACIÓN... 4 PLANILLAS... 6 HISTÓRICO DE FACTURAS SALIR DE LA APLICACIÓN ERRORES COMUNES

3 1 Objetivo: El objetivo de este manual es ayudar al proveedor para que pueda enviar las facturas correspondientes a las recepciones hechas a RENAULT ARGENTINA S.A. Se juntaran todas las recepciones realizadas para el proveedor durante la semana, las cuales, serán publicadas en planillas. 3

4 Ingreso a la aplicación Este portal permite a los proveedores el envío de facturación. Para acceder a la aplicación debe hacerlo a través de la siguiente url: Tener en cuenta para poder ingresar las siguientes características básicas en su equipo: 4

5 Para iniciar sesión en la aplicación debe hacerlo ingresando con el usuario y contraseña asignado: A continuación se muestra la siguiente interfaz de inicio; la aplicación cuenta con un menú superior en el que se habilitan las opciones según al rol del usuario en sesión, para los proveedores que tienen acceso a planillas se visualiza de la siguiente manera: 5

6 2 Planillas. La planilla es un detalle de todas las recepciones aprobadas que pueden ser facturadas por el proveedor. Para ingresar a esta opción debe pulsar en el menú superior la opción Se listan las planillas que han sido previamente liberadas, correspondientes al proveedor, en la parte superior derecha se muestra el total a facturar de los pedidos listados. 6

7 Podrá visualizar: TOTAL A FACTURAR SIN I.V.A y la MONEDA en la cabecera, y visualizar en el cuerpo el detalle o la composición de la planilla: Según la fecha seleccionada, la página mostrará los datos correspondientes a la misma. Tendrá en el margen superior derecho un ícono y adjuntar el pdf correspondiente. que le permitirá cargar los datos de la factura 7

8 En la cabecera se mostrara la planilla que se identifica con la fecha y hora en que fue publicada. Se deberá cargar una o varias facturas (una por pedido), todas deben sumar el total de la planilla: ,80: Se podrá cargar una factura por pedido, por el monto total sin IVA del mismo: -190,44 pesos A continuación se cargan los datos de la factura: El sistema completa la fecha, el total de la planilla sin IVA y moneda automáticamente: 8

9 Se deberá completar el número de factura, Total de la factura con impuestos, Ingresos Brutos (Seleccionar Provincia, % de Percepción y monto), impuestos y CAI/CAE si corresponde: PARA CARGAR CADA UNO DE LOS VALORES ANTERIORES TENER EN CUENTA: 1. Fecha de factura: Se carga de manera automática y corresponde a la fecha actual sin posibilidad de modificar. El sistema registra la fecha de carga de factura, fecha de factura, fecha de recepción, fecha de contabilización etc., para realizar el análisis que sea necesario. Todas estas fechas se cargaran de manera automáticas. 2. Tipo documento: Se carga automáticamente según corresponda NC: Nota de Crédito / FA: Factura, sin posibilidad de modificar. 3. Número de Factura: El número de factura ingresado debe corresponder al formato permitido XXXX: 4 dígitos que indica sucursal emisora, X: Carácter de impresión que puede ser: A, B, C, E, M NNNNNNNN Campo numérico de 8 posiciones El sistema validara que no se cargue más de una vez el mismo número de factura. Ejemplo: 0001A Total sin IVA se carga automáticamente, sin posibilidad de modificar. NO SE CARGA EL TOTAL DE IVA 5. Moneda: No Modificable. La moneda de la factura que se carga deberá ser igual a la moneda de la planilla. Si está en pesos en pesos, si está en dólares en dólares, o la moneda que corresponda. 6. El total con Impuesto: Lo completará el proveedor en la misma moneda indicando el total de la factura (incluyendo todos los impuestos que tuviera, retenciones, percepciones, impuestos internos, etc.) Se completa sin separador de miles, con coma y dos decimales como se muestra a continuación: 7. % Percepción IVA / Monto Percepción IVA: Si el proveedor tiene Percepción de IVA, deberá completar ambos campos indicando el porcentaje y el monto de Percepción. (TENER EN CUENTA EL PUNTO 4. TOTAL SIN IVA). 9

10 8. Percepción Ingresos Brutos, Porcentaje, provincia, Monto: Si el proveedor tuviese percepciones Ingresos Brutos, deberá completar los datos correspondientes (es obligatorio que complete los 3 casos y si tuviese este adicional para varias provincias deberá indicar en cada línea los datos correspondientes. 9. ITC/ Gasoil e Tasa Hídrica / Tasa Vial /Impuestos Internos: Si el proveedor tuviera alguno de estos impuestos internos deberá colocar el monto correspondiente. 10. CAI/CAE: Campo obligatorio que deberá ser completado por el proveedor de la siguiente forma: Número completo + vencimiento: Ejemplo: Luego, en la parte inferior de la misma pantalla se deberá seleccionar a que pedido/s corresponde la factura que se está cargando: 10

11 Para finalizar la carga de la factura, deberá cargar la factura en formato PDF: Seleccione: EXAMINAR para cargar el archivo: Las facturas cargadas se verán de la siguiente manera: en el siguiente caso, la planilla poseía 3 pedidos, de los cuales, se facturaron 2 con facturas diferentes y resta facturar uno: Selecciono GUARDAR SIN ENVIAR y la factura se habrá guardado, o mostrara si existiesen errores. En la cabecera se podrá selecciona la/s facturas cargadas: SE PODRA: MODIFICAR O ELIMINAR CADA FACTURA CARGADA ANTES DE ENVIAR: Podrá seleccionar una factura modificarla y volver a GUARDAR SIN ENVIAR. También se podrá seleccionar una factura, borrarla y volver a cargar una nueva. SIEMPRE Y CUANDO NO HAYAN SIDO ENVIADAS. 11

12 Al seleccionar la factura, automáticamente aparecerá la opción de ELIMINARLA: Cuando se cargue la última factura un mensaje dará aviso para que pueda enviar la planilla: Automáticamente aparecerá en la parte inferior de la pantalla la opción de enviar la planilla: Al presionar esta opción el sistema solicitara una nueva confirmación: Luego de ser enviada la planilla, se podrá consultar por esta y su detalle pero no podrá acceder a cargar los datos ya enviados, debido a que desaparecerá la opción de carga : 12

13 3 Histórico de facturas. En esta opción puede visualizar las facturas que han sido previamente enviadas, pulse la opción de El status de cada factura podrá ser: ENVIADO: Cuando la factura fue ya enviada a SAP. CONTABILIZADO: Cuando la factura ya fue ingresada y contabilizada en SAP A continuación el sistema muestra el listado de las facturas que han sido enviadas según la fecha: 13

14 A continuación el sistema muestra el listado de las facturas que han sido enviadas según la fecha: En caso de que requiera filtrar la información listada, despliegue los campos de filtro pulsando A continuación se muestran los campos de filtro Número de factura, Fecha factura, Pedido, Proveedor, diligencie los filtros necesarios y pulse el botón Buscar: 14

15 El sistema permite visualizar el anexo de la factura enviada, pulsando el ícono registro. correspondiente a Una vez que la factura fue contabilizada en esta misma consulta se verá un nuevo status CONTABILIZADO y podrá también ver la fecha de contabilización. La información de PAGO se seguirá viendo por la opción PAGOS como actualmente.para imprimir la información del histórico de facturas pulse el ícono derecha: ubicado en la parte superior Se abre una ventana que muestra el detalle de la planilla, pulse la opción Imprimir ubicada en la parte superior derecha: 15

16 A continuación parametrice la impresión según la impresora asociada: Para exportar la información del histórico pulse el ícono derecha: ubicado en la parte superior Se exporta la información de la planilla a un archivo de Excel, con extensión.xls 16

17 4 Salir de la aplicación. Para salir de la aplicación debe finalizar la sesión a través de la opción en el menú superior. ubicada El sistema finaliza la sesión y muestra la interfaz de autenticación para que ingrese nuevamente, en caso de que así lo requiera: 17

18 El sistema finaliza la sesión y muestra la interfaz de autenticación para que ingrese nuevamente, en caso de que así lo requiera: 18

19 5 ERRORES MÁS COMUNES 1) % Percepción IVA / Monto Percepción IVA: Si el proveedor tiene Percepción de IVA, deberá completar ambos campos indicando el porcentaje y el monto de Percepción. SOLO SI POSEE PERCEPCIONES DE IVA, EL IVA DEL PEDIDO SE CALCULARA AUTOMATICAMENTE. 2) Total sin IVA: se carga automáticamente según la suma de cada uno de los pedidos, sin posibilidad de modificar. NO SE CARGA EL TOTAL DE IVA 3) EL número de factura deberá tener el siguiente formato con la letra que corresponda en MAYUSCULA: Ej.: 0001A El sistema validara que no se cargue 2 veces el mismo número de factura. 4) CAI/CAE: Campo que deberá ser completado por el proveedor de la siguiente forma: Número completo + vencimiento: Ejemplo: ) La carga incorrecta de datos generara que queden en estado de error hasta que sean regularizados, por tal motivo tardaran en contabilizarse. Por este motivo se recomienda buscar respuestas en el manual a la hora de cargar cada campo. 6) Se deberá cargar solo por el monto total de la planilla, cualquier diferencia ya sea de precio, falta de remito, cantidad, etc., se deberá tratar aparte, con el sector que corresponda. Cualquier carga de factura con diferencias en referencia a la planilla, y al valor de los pedidos publicados, no podrá ser contabilizada. 19