RECOMENDACIONES PARA EL RECIBO DE LA AUDITORÍA

Transcripción

1 RECOMENDACIONES PARA EL RECIBO DE LA AUDITORÍA

2 Qué busca el auditor CONTENIDO Cómo prepararme para la auditoría Certificación del sistema de gestión Proceso de análisis de documentos para preparación de documentos de trabajo y realización de auditorías insitu Secuencia de la entrevista de auditoría Auditoría al sistema de gestión Qué se audita en cada proceso Evaluación de conformidad Calificación de los hallazgos

3 QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE GESTION? Definir los procesos que hacen parte del SGC Realizar el hacer de acuerdo con los documentos definidos para el SGC Revisar, verificar que lo documentado se haga conforme a lo definido La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. Documentar (procedimientos, guías, protocolos, registros, etc., que expresa el que hacer del SGC Perfeccionar algo, haciéndolo pasar de un estado bueno a otro mejor

4 QUÉ BUSCA UN AUDITOR? CUMPLIMIENTO del desarrollo de sus procesos y procedimientos 1. Cómo se documento 2. Cómo se implementación 3. Cómo se le da cumplimiento 4. Si su resultado es eficaz, eficiente y efectivo 5. Se mantiene y 6. Cómo se mejora

5 CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA? Comprender bien la misión, visión y en especial la política y objetivos de calidad (Promesa de valor). Estudia tu caracterización de procesos, procedimientos, e instrucciones de trabajo para que no tengas que decir: no sé, no conozco el proceso, nunca se me ha dicho, etc.

6 CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA? Debes estar listo para explicar tu proceso de trabajo según tus procedimientos. No trates de contestar de memoria, consulta tus documentos. Muestra un buen manejo de la documentación, esto resalta el involucramiento y compromiso con el SGC. Identifica tus responsabilidades, autoridad e interrelación y en dónde está documentado.

7 TU PROCESO? CARACTERIZACION PROCESO... Código: Versión: Fecha aprobación: Objetivo del Proceso: Responsable del proceso nivel nacional PROVEEDORES GRUPOS DE INTERES ENTRADAS INSUMOS ACTIVIDADES SALIDA (PRODUCTO / SERVICIO) CLIENTES GRUPOS DE INTERES P H V A RIESGOS REQUISITOS INDICADORES DOCUMENTOS Y REGISTROS

8 (Preguntas claves) a) Cuántos procesos integran el sistema de gestión de la calidad? Mapa de procesos b) Explicar la interacción y secuencia de los procesos del SGC? Manual de calidad c) Como se planifican las actividades de los procesos? d) Cómo se aseguran los recursos necesarios para los procesos? Presupuesto asignado e) Cómo se realiza el seguimiento, medición y análisis de procesos? plan de calidad del proceso f) Cómo se toman las acciones derivadas de los procesos? Procedimiento de acciones correctivas y preventivas

9 CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA? Antes de responder, asegúrate de comprender bien las preguntas. Sé sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo más concreto posible. Sólo responde a lo que te pregunten. No discutas no conformidades, sólo básate en los hechos y demuestra con evidencias. Procura que no haya interrupciones de gente o teléfono. No te presiones, si no puedes encontrar algún documento o registro solicitado, pide un poco de tiempo, pida ayuda. No dejes que te invada el nerviosismo, tú sabes más del proceso que el auditor.

10 CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA? Las personas siguen y se apegan a los procesos y procedimientos e instrucciones de trabajo. El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados. Las personas saben lo que deberían hacer. Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se autorizan y documentan. Las descripciones y explicaciones de los entrevistados concuerdan con las definiciones escritas. Las condiciones observadas concuerdan con los procedimientos e instrucciones corresponden a los estándares definidos a nivel nacional e institucional.

11 CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORÍA? ES MUY IMPORTANTE RECORDAR LA AUDITORÍA SÓLO ES UNA MUESTRA, EL AUDITOR NO TIENE TIEMPO DE VER TODOS LOS REGISTROS Y AUDITAR A TODO EL PERSONAL. NO OBSTANTE, LE PUEDE PREGUNTAR A CUALQUIERA: LA PARTE QUE LE CORRESPONDA. Pero nuestro SGC, si está bien implementado, debe poder ser demostrado por cualquier persona que participe en el.

12 CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA? Identifica y organiza el lugar donde archiva tus registros y documentos.

13 CERTIFICACIÓN DE SISTEMAS DE GESTIÓN PROCESO DE CERTIFICACIÓN INICIAL EN 2 ETAPAS ETAPA 1 Determinar la conformidad del sistema documentado con los criterios de auditoría Facilitar la preparación del Plan Definir el alcance, planificar la auditoría de certificación (etapa 2) y para permitir el entendimiento del auditor sobre la entidad. ETAPA 2 Conclusiones Información para otorgamiento Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión del cliente. Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría. Reunir información para apoyar las actividades de auditoría

14 PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIÓN DEL TRABAJO Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS IN-SITU Identificar requisitos de partes interesadas Usuarios Identificar el proceso Ubicación dentro del mapa de procesos y su función principal Entender el proceso Entender la gestión del proceso Objetivos Interacciones Actividades (PHVA) Servicios Planes estructurados para la gestión Controles establecidos Documentos Registros Resultados de la gestión (indicadores) Acciones tomadas frente a resultados

15 SECUENCIA DE LA ENTREVISTA EN LA AUDITORÍA Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría y que es verificable. Criterios Evidencia Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Hallazgo Objetivo Verificar la conformidad de los requisitos del SGC. Resultado de una auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Conclusión

16 AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN Clientes y partes interesadas Entorno a la entidad Normas y leyes aplicables a la entidad Funcionarios Proveedores Otros PLANES, PROGRAMAS, POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD SEGUIMIENTOS, MEDICIONES, INDICADORES, EVALUACIÓN DE LOS PROCESOS, AUDITORÍAS PREVENCIÓN DE NO CONFOR- MIDADES SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y DE OTRAS PARTES INTERESADAS PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR

17 Enfoque al Cliente Determinar Requisitos Planificar Servicio Medición del servicio Control de la prestación del servicio MISION VISION Objetivos Estratégicos Política de la Calidad Objetivos de la Calidad DOCUMENTACION Procesos CD CR AI CSNC AC AP Documentación Obligatoria D/ Necesaria Procedimientos Guías Instructivos Manuales Protocolos Otros Medición Satisfacción del cliente Mano de obra Auditoría Interna Seguimiento y medición procesos VARIABLES PARA CONTROLAR EL PROCESO Seguimiento y medición servicio Control servicio no conforme Corrección Acción correctiva Acción preventiva Medición Análisis de Datos Materiales Maquinaria Visión DE M PQR Métodos Medio Ambiente S Objetivo Recursos Adquisición B y S Talento Humano Infraestructura Ambiente de trabajo Indicadores Misión Revisión por la Dirección

18 QUÉ SE AUDITA EN CADA PROCESO? Proveedores Requisitos CLIO Recursos e Infraestructura Talento Humano Entradas o Insumos Requisitos PROCESOS Salidas Servicios / Productos Políticas de operación Seguimientos Mediciones Controles Riesgos Clientes o partes interesadas CORRESPONDE A LAS CARACTERIZACIONES DE LOS PROCESOS

19 EVALUACION DE LA CONFORMIDAD Cumplimiento de un requisito Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Cumple requisitos del cliente Cumple requisitos legales Cumple requisitos ISO Cumple requisitos definidos por la organización C L I O NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

20 CALIFICACION DE LOS HALLAZGOS Criterios de la auditoría. Vs. Evidencia de la auditoría. Conjunto de políticas Procedimientos Requisitos HALLAZGO DE LA AUDITORÍA + Aspectos relevantes Fortalezas - Requisito incumplido * Evidencia - Impacto La Excelencia un Compromiso de Todos!

21 INFORMACION PARA LA AUDITORÍA Para el ciclo de la auditoría se debe tener lista la siguiente información: Conocimiento y aplicación de la política y objetivos de calidad a través de los procesos Documentos del proceso: caracterización y procedimientos (ubicación y manejo, de acuerdo a lo establecido en su documentación y por la entidad Registros que evidencien los resultados de los procesos y procedimientos Resultados de los indicadores actualizados con sus respectivos análisis de datos Resultados sobre los controles a los riesgos identificados y analizados Manejo del procedimiento de control y registro de los servicios no conformes Resultados de las acciones de mejora, correctivas y preventivas trabajadas en cada proceso Conocimiento sobre los resultados de la evaluación de la percepción de la satisfacción de estudiantes Conocimiento sobre los resultados de la revisión del sistema de gestión Resultados de las peticiones, quejas y reclamos que presentan los estudiantes Adecuaciones y mantenimientos sobre la infraestructura locativa donde se presta el servicio