PROPUESTA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DE DISTRIBUCIÓN DE ALPURA ECATEPEC, ESTADO DE MÉXICO.

Transcripción

1 Capítulo III PROPUESTA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL DE DISTRIBUCIÓN DE ALPURA ECATEPEC, ESTADO DE MÉXICO.

2 Capítulo III Propuesta de capacitación para el personal de distribución de Alpura Ecatepec, Estado de México. A partir del diagnóstico de la problemática encontrada en el personal de distribución del depósito Alpura Ecatepec, Estado de México, se detectó la necesidad de capacitación en el sentido de la funcionalidad del curso Ventas y su Documentación que es impartido al personal de distribución y se encuentra contemplado en el programa de desarrollo para el personal de ventas, el cual no cumple con las necesidades del caso en particular, es decir, del Depósito Alpura Ecatepec. Por tal motivo, se realiza ésta propuesta de capacitación para el personal de distribución de Alpura Ecatepec, Estado de México. 3. Propuesta de capacitación. A partir de la detección de los problemas en el área administrativa ocasionados por el personal de distribución, se llegó a la conclusión que estos son de carácter administrativo específicamente en documentación y para incidir en su solución y mejoramiento de los objetivos y misión de dicho departamento se presenta la siguiente propuesta de capacitación para así mejorar el desempeño y calidad del personal en sus funciones de distribución y comercialización. 62

3 3.1 La propuesta la componen los siguientes programas: Taller de razón social Curso de inducción a manejo de precio. Taller de facturación. Taller de manejo de vales provisionales. Taller de manejo de comprobantes de gastos. Taller de desglose del impuesto sobre el valor agregado (IVA) y bonificación del 4%. 3.2 Taller de Razón social. En este sentido resulta importante proveer al personal de distribución las herramientas necesarias para la obtención de óptimos resultados en ese rubro, de tal manera que cuando el personal remisione el producto en la remisión factura no tenga problema de errores en sucursales y clientes para su posterior liquidación. Acciones: Para lograr el objetivo es necesaria la compilación en un solo documento dividido por secciones, de tal manera que contenga todos los clientes que son necesarios para cada canal de distribución, este material sería entregado en un taller diseñado para el depósito con ejemplos reales así el personal de ventas podrá desarrollar las habilidades para dicha función. 63

4 3.3 Curso de inducción al manejo de precio. El objetivo es que si bien existe una lista de precios que se divide en Autoservicio y Mayoreo, se anexara a ésta lista los precios especiales, así como los clientes a los que les pertenecen, de tal manera que en un curso sea definida ésta diferencia, así como una explicación del porqué se le ofrece precio especial a ese cliente. Acciones: En el mismo curso se puede llevar a cabo la entrega de dicho material con el fin de que el personal de distribución cuente inmediatamente con ésta herramienta de trabajo y evitar así problemas posteriores que le costarían monetariamente a la empresa, o al vendedor mismo. 3.4 Taller de facturación. Evitar equivocaciones por el desconocimiento de clientes no atendidos antes por cierto personal, en este rubro, se pretende evitar la mala utilización y el desperdicio de facturas, ya que tienen que ser canceladas o en su defecto ser sustituidas por otras debido a haber sido utilizadas invertidamente, de tal manera que en ocasiones es difícil conseguir que el cliente acepte una sustitución resultando de esto un retraso en la expedición de la factura por parte de la empresa Alpura y a su vez ocasionando el retraso del pago del cliente a falta de dicha factura. 64

5 Acciones: Mediante un taller de facturación, dejar bien definido quien es un cliente de crédito y quien uno de contado, así como las diferencias entre ambos a partir de su definición, porque aunque parezcan cuestiones obvias, no se debe dar por supuesto este tipo de detalles ya que no se sabe a ciencia cierta si realmente el departamento de distribución tiene las herramientas para detectar la diferencia entre ambos. 3.5 Taller de manejo de vales provisionales. Estos documentos no tienen valor fiscal, pero sí valor monetario según por qué razón se haya solicitado, de tal manera que se debe de dar la importancia que requiere, por ésta cuestión el objetivo es que el personal de distribución aprenda la responsabilidad que es realizar un vale provisional y en conjunto dejar claro que es necesario aportar todos los datos correctamente para el buen funcionamiento del departamento administrativo. Acciones: Para lograr dicho objetivo, se propone un taller con ejemplos reales y problemas reales, dar a conocer al personal de distribución la importancia de aportar todos los datos que el documento exige, de tal manera que planteando los problemas de falta de información que enfrenta en ocasiones el área administrativa para su óptima labor, 65

6 provocados por la carencia de dichos datos. En este sentido es más viable que el personal de distribución entienda y tome acciones en este aspecto. 3.6 Taller de manejo de comprobantes de gastos. Parecido al caso anterior, es necesario que el personal de distribución aprenda a llenar estos documentos, ya que son de vital importancia para la comprobación de gastos generados por distintas razones, de tal manera que resulta imprescindible que este documento al momento de ser entregado se encuentre completado correctamente. Acciones: Para tal problemática, con la realización de un taller diseñado especialmente para el depósito en cuestión, se pueden ejemplificar estos documentos con descripciones reales de posibles situaciones a las que se pueden enfrentar en el desempeño de sus labores, de tal manera que el personal de distribución cuente con las herramientas necesarias para reaccionar en cada caso y así comprobar los gastos realizados. 66

7 3.7 Taller de desglose de IVA y bonificación del 4%. Existen algunos productos que generan impuesto sobre el valor agregado, si bien es cierto, el personal contratado para el departamento de distribución debe de contar con ciertas características como el grado de escolaridad, esto no garantiza que sepan realizar ciertas operaciones como el desglose del impuesto (IVA) de tal modo que el objetivo es que todos y cada uno de los trabajadores desarrollen la habilidad de realizar dicho desglose. Así mismo que el personal de distribución conozca qué es la bonificación del 4%, a qué se debe, a qué cliente se le otorga y realizar el desglose de impuesto sobre el valor agregado (IVA) a productos que ya cuentan una bonificación del 4%. Acciones: Para lograr el objetivo en este sentido, es necesario un taller en donde se especifique qué es el Impuesto sobre el valor agregado (IVA), qué productos lo generan, porqué lo generan y aplicar ejercicios en este sentido de tal manera que al personal no le quede ninguna duda de cómo realizar el desglose para evitar errores posteriores. Aunado a lo anterior, hacer una explicación de la bonificación y el cliente a quien se otorga, así como una breve explicación de la misma, igual que el problema anterior, aplicar ejemplos de las operaciones y revisar que el personal realmente esté aprendiendo a realizar este desglose 67

8 combinado con el IVA, anexar a este taller un pequeño documento en dónde se puedan apoyar posteriormente. 3.8 Recursos. Capacitación como inducción al puesto polivalente debido a la necesidad que todo el personal de dicha área conozca las actividades generales de cada ruta independientemente a la tripulación a la que pertenezca previendo posibles cambios. Condiciones para la capacitación: Recursos Materiales: Un área amplia y cómoda en donde el personal tenga una estancia cómoda debido al tiempo estimado para cada curso y así adquirir los conocimientos impartidos en dicha sesión Recursos Humanos: Un instructor con las habilidades necesarias, tales como conocimiento del tema con el fin de que los conocimientos impartidos tengan influencia en el personal a capacitar. Con el fin de lograr el éxito de dicha propuesta, se contempló uno de los inconvenientes como la falta de tiempo y la necesidad de incorporación inmediata al personal de nuevo ingreso, pero si se analiza la importancia de contar con personal debidamente capacitado la organización obtiene beneficios en este sentido. Otra ventaja de la capacitación en el Depósito Alpura Ecatepec, es que el personal a capacitar no tiene que salir de dicho depósito para adquirir estos conocimientos, así mismo, la necesidad de homogeneizar, como se comentó anteriormente, es necesario que todo el personal sepa realizar todas las labores pertinentes de dicho departamento, esto 68

9 con el fin de que no se concentre en ciertas personas los conocimientos para operar las distintas rutas Retroalimentación: Es importante las acciones posteriores a la capacitación o en dichos talleres, es decir, que sean evaluados a plazo fijo en el caso de los cursos y talleres propuestos, la información no es extensa, de tal manera que resulta viable realizar la evaluación, en el caso de los talleres, con la aplicación de una pequeña evaluación exponiendo casos concretos el instructor podría saber si el curso arrojó resultados satisfactorios o es necesario reforzar los conocimientos y las técnicas. 69

10 La propuesta realizada tiene como objetivo principal cubrir con las necesidades de capacitación detectadas anteriormente para ser atendidas con el programa descrito, atendiendo necesidades propias de cada organización independientemente que se dediquen a lo mismo y pertenezcan a la misma empresa. La capacitación es entendida como acción determinada a desarrollar las aptitudes del trabajador con el propósito de prepararlo para desempeñar eficientemente una unidad de trabajo específica 1 De tal manera que al llevar a cabo la propuesta descrita con cursos y talleres se atendería al personal de distribución en las deficiencias que presentan en su trabajo en materia de documentación. Así mismo se desarrollarían aptitudes que en muchas ocasiones no han sido explotadas. 1 UCECA Guía técnica para a detección de necesidades de capacitación y adiestramiento en la pequeña y mediana empresa, México, Secretaría del trabajo y previsión social p

11 Bibliografía, citas y notas del capítulo III. 1. UCECA Guía técnica para a detección de necesidades de capacitación y adiestramiento en la pequeña y mediana empresa, México, Secretaría del trabajo y previsión social p. 50. Citado por MENDOZA, Núñez, Alejandro. 71