BOLETÍN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA ÁREAS DE TESORERIA DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA

Transcripción

1 BOLETÍN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA ÁREAS DE TESORERIA DE LAS SOCIEDADES COMISIONISTAS DE BOLSA Los desafíos permanentes a los que se enfrentan las Sociedades Comisionistas de Bolsa permiten que factores como el establecimiento de controles tomen relevancia, y se genere una conciencia sobre la importancia de establecer controles robustos en las diferentes actividades que se desarrollan al interior de las firmas comisionistas. El Comité de Control Interno ha realizado una recopilación de algunos controles existentes sobre el área de Tesorería para compartir con la industria, en un esfuerzo permanente por robustecer las actividades de control e incrementar la eficiencia en los controles adoptados. Es importante resaltar la necesidad de generar conciencia en la industria que los procesos de control en las entidades deben corresponder al nivel máximo de eficiencia y eficacia para así mismo lograr los objetivos propuestos. La revisión permanente de los cambios en las actividades, la búsqueda de la sistematización de controles, así como la integración entre los sistemas operativos y el análisis profesional de los entes de control permiten que las actividades de las tesorerías se concentren en temas estratégicos, análisis de información y una continua mejora en los procesos. Marco de Control Interno En la búsqueda de la suficiencia y eficiencia de la información para la toma de decisiones por parte de la alta gerencia se requiere considerar los siguientes temas en el área de tesorería: * Segregación de funciones. * Descripciones claras de trabajo. * Definición y documentación precisa de procesos y controles. * Sistemas apropiados para la ejecución de procesos * Gobierno Corporativo adecuado Las tesorerías cada vez más requieren de un enfoque corporativo con administración de riesgos más avanzados con el fin de generar ventajas competitivas, administrar sus riesgos y reducir la volatilidad en sus ingresos y flujos de efectivo, lo cual genera valor para los accionistas. A continuación nos permitimos indicar algunos de los controles que se encuentran establecidos en las SCB, los cuales pretenden complementar y fortalecer los ya existentes en cada una de las entidades:

2 TESORERÍA SUBPROCESO No. A C T I V I D A D D E C O N T R O L CONTRATO DE COMISIÓN CARTERA COLECTIVA Giro y entrega de recursos (Clientes y 1 Realizar la Visación de firmas: Se debe validar la firma del autorizado contra la tarjeta de registro de firmas, dejando la evidencia del sello de visado 2 Confirmar telefónicamente con el cliente u ordenante. 3 Confirmar la información de la orden, por parte de los asesores o traders con los clientes en caso de presentar inconsistencia. 4 Revisar el reporte de cartera GENERAL e identificar a cuales clientes hay que realizarles pagos. 5 Validar la carta original o manifiesto de responsabilidad previo al giro de las ordenes impartida por el correo electrónico registrado. 6 Realizar consulta en listas restrictivas de los terceros beneficiarios de giros. 7 Verificar la existencia de medio verificable (grabación de llamadas) para traslados internos: Del cliente a la CC o de la Firma a la CC 8 Cruzar el valor y características del giro contra el comprobante de egreso contable, esta actividad la debe realizar un funcionario diferente al que realizó el giro. 9 Validar el valor y las características de los transados electrónicos contra la orden de giro del cliente, previo a la liberación en el portal bancario. 10 Los cheques serán firmados por una persona diferente al encargado del proceso de elaboración de cheques. Antes de la firma debe validar contra los soportes físicos enviados por el cliente. 11 Revisar el cuadre de tesorería diario para identificar saldo menores, saldos negativos, dineros para invertir y rechazos 12 Los funcionarios del front office deben realizar la revisión diaria de dineros para invertir, con el fin de garantizar el adecuado giro de los recursos. 13 Controlar el aplicativo de los giros de los recursos diarios para gestionar la liquidez de la cartera 14 Realizar seguimiento a los pagos exitosos y rechazados 15 Realizar seguimiento a vencimientos próximos 16 Verificar los recursos de la cuenta del aplicativo de la SCB vs Cuenta Deceval 17 Verificar la disponibilidad de los recursos del cliente previo a la realización del pago 18 Verificar el listado de pagos vs instrucciones de los movimientos en cartera solicitados u ordenes ejecutados por el canal de la SCB y traders 19 La entrega del cheque se debe realizar al beneficiario, previa presentación del documento de identificación original. 20 Verificar que la solicitud contenga la información necesaria y cumpla con las condiciones de tal forma para ser tramitada como: Nombre, Identificación, Tipo de operación, número de cuenta, tipo de cuenta, monto y moneda. Para las carteras colectivas (identificación de la cartera). 21 Verificar que la comunicación escrita o por fax tenga el sello de radicado de la SCB donde se indique claramente fecha y hora de recepción.

3 Verificar que antes de procesar en tesorería la instrucción recibida por los diferentes medios de recepción verificables, tenga el VoBo del Promotor o Comercial Consultar el extracto del cliente y verificar que la instrucción no haya sido realizada en días anteriores comprobando los siguientes datos de la operación: tipo de operación, monto y moneda contra los datos de la instrucción, asegurando que no se realice la operación por duplicidad. Para las instrucciones de clientes que sean recibidas por el canal de comunicación FA, se toma una copia de dicha instrucción con el fin de conservar los datos, evitando el deterioro de la instrucción a lo largo del tiempo. Validar que el correo electrónico del cual se están recibiendo ordenes, corresponda al registrado por el cliente en la apertura de cuenta. Verificar que las instrucciones sean entregadas en la tesorería a través de un medio verificable para la persona que recibe. Verificar que las instrucciones de giro para el pago de dividendos y/o intereses sobre los valores que sean de carácter permanente. No deben ser mayores a un año, Deben ser confirmadas. Verificar mediante comunicación telefónica con el cliente a través de una extensión grabada, la autenticidad de la solicitud confirmando los siguientes datos : tipo de operación, monto de la operación y moneda. Una vez se confirme la instrucción se estampa sello "Verificación Telefónica" indicando la fecha, hora y VoBo de quien confirma. Verificar que el área de tesorería se la encargada de responder por las chequeras de la SCB. Cuando no se estén utilizando deben permanecer en la caja fuerte. Igualmente al final del día, los cheques, chequeras, todos los sellos y la maquina protectora deben quedar guardados en la caja fuerte. Al momento de recibir las chequeras por parte de la entidad financiera y estas sean recibidas en la tesorería de la firma, el área de tesorería debe colocar el sello Páguese únicamente al primer beneficiario en caso de no tenerlo, antes de que sean guardados en caja fuerte. Validar que todos los cheques sean elaborados con cruce restrictivo. Para cambios de las condiciones iniciales del giro y pagos a terceros con cuentas que no estén inscritas en la apertura de cuenta, debe existir autorización previa escrita y firmada por parte del cliente u ordenante, a través del formato sugerido. En todos los casos el ordenante tiene poder amplio de firmar cualquier autorización para movimientos de dinero de un cliente siempre y cuando este haya sido autorizado previamente en la apertura; de esta manera el traslado a una cuenta del ordenante como único titular o traslado a su cartera para alguna inversión a su nombre no requiere de la autorización escrita por este. Verificar que los cheques anulados deben ser mutilados y se deben anexar al comprobante de egreso conservando el juego completo. 32 Validar cuando las condiciones iniciales de un cheque sean modificadas por el reverso, las firmas deben corresponder a quienes lo hicieron inicialmente, en caso contrario, el cheque se debe elaborar nuevamente.

4 Verificar que los cheques de los clientes no se han entregados a los funcionarios del área comercial. Solo cuando se trate del cónyuge o los hijos del funcionario, la entrega deberá ser aprobada por el Gerente Comercial, para el caso de otros funcionarios debe ser autorizado por la Gerencia de Operaciones, en ambos casos deberán validar la carta de autorización del cliente y la respectiva firma. Verificar que todo costo generado por consignaciones de otras plazas, consignaciones nacionales, elaboración de cheques de gerencia y giro mayor de 5 cheques por día, sean asumidos por el cliente y ser cargado mediante nota contable. Para su identificación el Tesorero debe realizar diariamente la revisión. El costo de los cheques que se cobra a partir del sexto (6) giro debe, incrementarse anualmente con el valor del IPC; así mismo cuando un cliente solicite el giro de cheques y solicite una posterior anulación y reexpedición de estos, el costo debe ser cargado al cliente. Verificar que los cheques para cobro por ventanilla con restricción al primer beneficiario pueden ser enviados al cliente previo envío de la instrucción firmada por parte del cliente u ordenante, donde especifique el tipo de sello, dirección de envío, nombre y cedula de quién recibe. Los cheques girados con tipo de cruce Páguese por ventanilla y sin restricción deben ser reclamados en las oficinas de la SCB. En caso que éstos sean reclamados por un tercero, debe tener carta de autorización donde exima a la Comisionista de la responsabilidad. En cualquier caso, el cliente debe presentar cédula, y dejar firma y huella en el comprobante de egreso. Validar que Las notas contables sean utilizadas solo en caso de ajustes, cobro Gravamen al movimiento Financiero, gastos bancarios, cargue de divisas, cruces de cartera y correcciones, esta última solo puede ser autorizadas por el Tesorero de la SCB el cual debe recibir un correo electrónico con la solicitud de corrección para realizar la respectiva verificación. Así mismo, cuando la realización de una nota contable requiera autorización escrita por parte del cliente, esta debe llevar el número de la nota contable, y será archiva en carpeta por fecha. Previo a la aprobación de los giros, el asistente encargado debe verificar que la nota contable o el comprobante de egreso generados; contenga todos los datos de la orden. Realizar la generación de saldos de clientes para su validación al final del día, en caso de presentar algún saldo en contra se dará aviso inmediato al asistente de la mesa y al comercial para su debido tramite. Verificar que el asistente de pagos realice la revisión de los cheques girados, validando el valor, persona a quien se gira, sello protectografo, sello seco y lo entrega para firmas. El Auxiliar de Tesorería se encargara de hacer la entrega final del cheque y verificar que existan las dos firmas en cada uno de estos. El Tesorero debe ingresar diariamente al sistema y genere el extracto de bancos que contiene la relación de los cheques generados durante el día y debe realizar el cruce de esta información vs los cheques generados y los comprobantes de egreso de los mismos, con el objetivo que es garantizar que los valores generados queden en la caja fuerte y posteriormente sean entregados. Verificar la definición y pruebas de planes de continuidad y contingencia; con el fin de activar el plan en caso de ocurrencia de un evento que interrumpa el desarrollo de las actividades del procedimiento de giro de recursos a clientes.

5 En el momento de entregar el cheque, el Auxiliar de Tesorería debe verificar el documento de identidad de la persona que ha sido autorizada para reclamarlo, y la carta de autorización de recibo del valor enviada por el ordenante. Verificar diariamente las transacciones que generen GMF validando el cobro correcto, en caso de encontrar diferencias se realizan las correcciones pertinentes. Verificar al finalizar el día el paquete documental que se constituye ante la solicitud de un giro por parte del cliente contra el reporte generado por el sistema, adicionalmente revisar que el paquete documental quede custodiado bajo llave durante una semana tiempo después del cual es entregado al área de archivo. Generar diariamente el reporte de transferencias ACH, con el objetivo de evidenciar cuáles fueron rechazadas e identificar la causal para efectuar la respectiva gestión. Verificar el cumplimiento de los horarios definidos para realizar los giros por transferencia y giro de cheque: 1. Las órdenes de giro para pagos por transferencia que se reciban después de las 2:30 p.m. a excepción de los giros entre cuentas de la misma SCB, se ejecutaran al día siguiente a las 8:30 a.m. 2. Las órdenes de giro para la elaboración y entrega de cheques en las instalaciones de la SCB o cruces de cartera entre clientes se reciben hasta las 5:30 p.m. 3. Las instrucciones para constitución o devolución de garantías en cuentas de margen serán recibidas hasta las 4 p.m. y la autorización de devolución por parte del área de riegos para el giro a clientes o cruces de cartera se reciben hasta las 5.30 p.m. Se debe tener en cuenta que las constituciones de garantías de cuentas de margen no se gestionarán, si el cliente no presenta saldo disponible en cartera o no se tiene claridad de donde se generarán los recursos. Verificar que de acuerdo con el monto, los cheques pagados por ventanilla deben ser autorizados según el siguiente nivel: *Asistente Tesorería hasta 10' *Tesorero hasta 10' a 30' *Director Validar que Operaciones los comprobantes de 30' a de 50' egreso sean elaborados siempre que se efectúa un pago (giro), tanto cheques como transferencias, serán r elaboradas con base en una orden de giro que se debe registrar solo por la intranet, o en su defecto solicitar con una carta firmada por el cliente, de tal manera las ordenes Verificar que deben los contener giros a terceros la información que requieran necesaria ser para ejecutados realizar nuevamente el pago como por (origen cambios de los en fondos, algunos de sus datos iniciales como el nombre, valor, número de cuenta, tipo de cuenta, número de identificación o nombre de entidad bancaria, deben tener de nuevo una autorización escrita por parte del cliente donde se informe dichas modificaciones. Los pagos que son propiamente del mismo cliente solo requiere el nuevo registro de una orden por la intranet o autorización si obedece a error operativo. Verificar que los comprobantes de egreso tengan las firmas de quien elabora, revisa y aprueba, para ello, se remitirá a la parte de Aprobación de comprobantes y cheques. Validar diariamente por el sistema OYD que todos los comprobantes de egreso hayan sido impresos. Este control es ejecutado por el Asistente de Tesorería. Firmar todo cheque por parte de al menos dos de las personas autorizadas y el protector, así como cantidad en números y letras. Los cheques deben contar siempre como mínimo con una firma tipo A. Es decir, que pueden tener una firma tipo A y una tipo B, o dos firmas tipo A. Por ningún motivo se pueden firmar cheques con dos firmas tipo B. Realizar la verificación de los cheques girados y pendientes por entregar (causas ajenas a la SCB). Esta tarea se realizará al finalizar cada semana, donde se informará por escrito al funcionario comercial que debe gestionar su entrega, en caso contrario deben ser anulados dos semanas después de su elaboración.

6 Registrar la firma de revisión y autorización en todos los comprobantes de egreso, los comprobantes que no presenten dichas firmas, deben ser devueltos por el aprobador en sucursales virtuales o firmas autorizadas para el caso de los cheques. Asegurar que todos los cheques girados por la SCB sean elaborados por el área de Tesorería.Se debe identificar de qué cuenta se girará cada orden de pago (por administración o Deceval), si corresponde a la cuenta de Deceval o de físicos. Los valores girados siempre deben ser verificados contra el respectivo soporte, por parte del Tesorero, Asistente de Tesorería y el Director de Operaciones. Diligenciar una orden de mensajería, para todos los envíos correspondientes a la entrega de cheques a una dirección según solicitud del cliente. La entrega deberá ser realizada por el mensajero directamente al cliente quien deberá firmar la copia del comprobante de egreso en forma legible con número de documento de identidad o sello, en caso que la entrega del título debe realizarse a un tercero el cliente debe haber autorizado por escrito. El mensajero debe entregar el comprobante de Egreso debidamente firmado al coordinador de mensajería. Elaborar el comprobante de egreso verificando previamente en la cartera del cliente el concepto que origina el pago. Si la cuenta destino se encuentra matriculada en OyD con el fin de determinar la forma de pago para su ejecución mediante la aplicación Generación de Archivos Planos, teniendo en cuenta además las normas definidas en este procedimiento. Esta labor será realizada por el Auxiliar de Tesorería. Revisar y aprobar los documentos soportes de los lotes, constatando que la información ingresada en el proceso de complementación corresponda a la registrada en las respectivas ordenes de giro y las cartas suministradas por parte del funcionario comercial y clientes. Se debe dejar constancia de la revisión a través de la firma de cada uno de los comprobantes. Esta labor será ejecutada por el Tesorero y la Asistente de Tesorería Generar los archivos planos para subir a las sucursales virtuales, realizando nuevamente la verificación para constatar que la cantidad de y valores de los pagos esten conforme a los ejecutados en el proceso de generación. El Auxiliar de Tesorería realizará esta labor. Verificar la cantidad total de pagos así como del valor total de la plantilla suministrada por el cliente y realizar la aprobación, se deja como constancia de la revisión, la firma en el comprobante de egreso que soporta el pago a realizar. La labor será realizada por el Tesorero o el Asistente de Tesorería Revisar todas las condiciones de giro indicadas por el cliente y realizar su aprobación. Es un control efectuado por el Director de Operaciones, quien deberá dejar constancia de su ejecución a través de la firma del comprobante de egreso.

7 Verificar que los pagos queden aplicados correctamente. Una vez se aprueba el pago se debe ingresar a la sucursal Virtual y verificar que el pago haya sido aplicado. En caso de rechazo se debe verificar el motivo del rechazo e informar mediante correo electrónico al funcionario comercial la causal de rechazo para proceder a realizar las correcciones pertinentes, cuando este rechazo de lugar a modificaciones en la información inicial del giro, deben suministrar nuevamente la autorización por escrito del cliente con las modificaciones respectivas si el giro corresponde a un tercero. Cuando este sea para el mismo cliente, el funcionario comercial debe elaborar nuevamente la orden de intranet. Así mismo cuando el comprobante se deba anular directamente en el sistema o con una nota contable, el documento debe llevar sello húmedo de anulado y en la parte inferior la causa de la anulación, así como el soporte de la sucursal virtual donde se pueda evidenciar y evitar duplicidades en los pagos. Este control será ejecutado por el Tesorero, Asistente, o Auxiliar de Tesorería, Realizar el retiro en el sistema luego de que el Auxiliar de Tesorería Carteras Colectivas, reciba la solicitud y la prepare para realizar el retiro, deberá verificar si el encargo indicado dispone de la cantidad de dinero suficiente para el retiro o la cancelación. En caso de que el suscriptor no disponga del dinero, debe informarle al funcionario comercial que atendió a este. Si el dinero está en canje se debe consultar si el cheque fue devuelto o no con la persona encargada de realizar las conciliaciones de los bancos. Si el cheque no fue devuelto entonces consultar con el Tesorero la viabilidad de liberar el canje de acuerdo a las condiciones de la consignación. Verificar que coincida el # de encargo del cliente con el documento de identidad y con el nombre. Luego de la verificación se procede a realizar el retiro. Se debe confirmar que el valor sea el correcto, que salga de la cuenta bancaria asignada y que este dirigida a la cuenta correcta asignada por el cliente; al igual que el GMF esté siendo cobrado. Se debe agregar el retiro y luego guardar, de lo contrario no quedará aplicado. Verificar que la instrucción haya sido ejecutada de acuerdo a la orden, el Auxiliar de Tesorería Carteras Colectivas debe colocar en el comprobante de egreso la firma de elaborado. Procede a pasar los lotes físicos de pago para que el Tesorero o los Asistentes de Tesorería firma e inversiones carteras colectivas revisen el movimiento frente a los comprobantes físicos y coloquen la firma de revisado en el documento, este proceso también aplica para los giros en cheque y propende por mitigar todas aquellas probabilidades de error en la parte de contabilización, es decir, que sea girado y pagado por el mismo banco, que los recursos solicitados se contabilicen en el encargo de la instrucción y que los valores y beneficiarios sean los detallados en la solicitud. Verificar en el portal del banco luego de la aprobación, si el pago fue exitoso o rechazado, si este último es el caso, se debe realizar la nota crédito inmediatamente para reintegrar los recursos, incluyendo el GMF si se hubiera presentado este tipo de cobro; posteriormente se le informa al comercial y cuando este corrija los datos se procederá a realizar de nuevo el retiro. Este control es ejecutado tanto por el preparador como por el aprobador. Plasmar para el caso de los cheques dos de las firmas autorizadas junto con el sello protector y sello húmedo. En el caso de las cuentas Bancolombia los cheques siempre llevaran una condición inicial de cruzado con restricción al primer beneficiario, cualquier otro tipo de cambio en esta condición deberá estar autorizada mediante carta firmada.

8 Controles sobre recaudo y recepción de recursos. (Partidas conciliatorias). 68 Revisar los cheques girados validando el valor, persona a quien se gira, sello protectógrafo, sello seco y lo entrega para firmas. 69 Verificar el documento de identidad de la persona que ha sido autorizada para reclamar el cheque y la carta de autorización de recibo del valor, enviada por el ordenante con firma y huella de autorizado. 70 Verificar la existencia de control dual para validar las condiciones de giro solicitadas por el cliente, dejando constancia con firma en el comprobante de la persona que realizo el control. 71 Verificar que el pago se haya realizado correctamente de acuerdo a las instrucciones. El control es ejecutado por el área de Tesorería. 72 Verificar las características del cheque a consignar en la firma o en las CC. 73 Confirmar que el cheque con la entidad bancaria de forma previa a la consignación en las cuentas bancarias de CC o de la firma. 74 Verificar que exista la instrucción del comercial vía correo electrónico contra el cheque entregado. 75 Verificar en los traslados, las condiciones de la carta contra lo ingresado en las cuentas a través de los portales bancarios. 76 Verificar la existencia de la declaración de efectivo para consignaciones superiores a $10 millones. 77 Generar el extracto de bancos que contiene la relación de los cheques generados durante el día y cruzar esta información con el sistema interno. 78 Realizar diariamente las conciliaciones bancarias y dejar evidencia de las mismas. Verificar y analizar las partidas conciliatorias (aplicativos internos, externos y contabilidad). 79 Enviar diariamente a los comerciales, las partidas conciliatorias sin identificar. 80 Verificar el soporte de la consignación contra los datos del cliente a abonar. 81 Restringir el acceso al área de caja. 82 Verificar por control dual, los saldos en depósitos de forma previa a la aprobación de las órdenes recibidas. 83 Visar la firma del cliente en las órdenes recibidas. 84 Verificar la disponibilidad de recursos del cliente previo al giro del cheque. 85 Revisar el cuadre Tesorería diario para identificar saldos menores, saldos negativos, dineros para invertir y rechazos 86 Revisar los documentos físicos contra los registros del sistema. 87 Adjuntar como soporte de los comprobantes de egreso y recibos de caja generados por traslados S.E.B.R.A de la SCB, la primera copia de la carta enviada con el sello de recibido por parte del banco. 88 Remitir al finalizar el proceso de pagos del día vía correo electrónico, todos los soportes de pagos realizados a personas jurídicas y generar de acuerdo a sus funciones, el listado detallado por fechas para comprobantes de egreso y recibos de caja según sea el caso. Esto permitirá ejecutar diariamente sin excepción la validación diaria de los registrado en el aplicativo de OyD, constatando toda la información contenida en las órdenes de giro e ingreso físicas frente al reporte generado. Como constancia los funcionarios responsables del proceso firman el reporte en la parte superior, haciendo entrega al Tesorero o Asistente de Tesorería. Los auxiliares son los en cargados de ejecutar el control. 89 Verificar antes de finalizar la jornada laboral que las órdenes o soportes recibidos a través de correos electrónicos hayan sido ejecutados.

9 Seguridad (física y LOG). 90 Restringir y monitorear el área de caja (tarjeta de proximidad y monitoreo por cámaras 7 24). 91 Custodiar los cheques en la caja fuerte. Las claves deben ser administradas por un funcionario diferente al que gira los cheques. 92 Generar perfiles de autorizador para el giro e impresión de cheques en el sistema. 93 Custodiar los tokens en tulas con candado y en la caja fuerte. 94 Realizar arqueos mensuales de cheques, títulos, sellos, tokens, etc. 95 Realizar monitoreo y revisión de cámaras e instrumentos de seguridad. 96 Controlar el acceso de personal a las áreas funcionales. 97 Realizar seguimiento a la grabación de los medios utilizados para comunicación. 98 Asignar perfiles de usuario de acuerdo a los requerimientos del cargo y su responsabilidad. 99 Asignar a cada persona autorizada un token independiente y quien es el responsable de su uso. 100 Aprobar con participación dual la transferencia de recursos. 101 Incluir en los cheques mínimo dos firmas autorizadas.