PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

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1 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO QUITO ECUADOR MAYO 2012

2 PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO En el siguiente documento se podrá encontrar: 1. Las principales obligaciones derivadas de la normativa sobre prevención de lavado de activos emitidas por el Consejo Nacional de valores, la Superintendencia de Compañías y la Unidad de Análisis Financiero. 2. Funcionalidades del SICAV frente a las resoluciones emitidas. 3. Cuadro comparativo de concordancias 4. Gráfico de como aplicar a la práctica el análisis de vinculaciones en función del cuatro grado de consanguidad y el segundo de afinidad. PRINCIPALES OBLIGACIONES DERIVADAS DE LA NORMATIVA EMITIDA POR EL CONSEJO NACIONAL DE VALORES, LA SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Y LA UNIDAD DE ANÁLISIS FINANCIERO De la revisión efectuada a las Resoluciones expedidas por el Consejo Nacional de Valores y por la Unidad de Análisis Financiero, hemos identificado las principales obligaciones y responsabilidades derivadas de las Resoluciones emitidas las mismas que se pueden resumir de la siguiente manera: a. Contar con políticas y procedimientos internos para prevenir lavado de activos y financiamiento de delitos. b. Obtener ante la UAF un código de registro, para lo cual se debe proveer la documentación solicitada. c. Definir las acciones internas frente a factores de exposición al lavado de activos. d. Establecer lineamientos para el inicio de relaciones contractuales con clientes y procedimientos para identificación y aceptación de los mismos. e. Determinar categorías (perfiles) de riesgos para sus clientes. f. Establecer directrices para el monitoreo de operaciones en función de los perfiles de los clientes. g. Definir procedimientos para la selección y contratación de personal. h. Estructurar un Código de Ética para prevenir el Lavado de Activos y el financiamiento de delitos (Obligaciones y sanciones, procedimientos de conflicto de interés), este documento debe ser aprobado por el Directorio de la entidad. i. Estructurar un Manual Lavado de Activos y el financiamiento de delitos (políticas, procesos y procedimientos que deben aplicar para evitar que sean utilizadas o servir de medio para facilitar la realización de operaciones o transacciones de lavado de activos y de financiamiento de delitos), este documento debe ser aprobado por el Directorio de la entidad. j. Revisión de información de sus clientes en Listas de denegados nacionales e internacionales. k. Contar con sistemas de gestión de riesgos apropiados, para determinar si un potencial cliente es una persona políticamente expuesta, en cuyo caso, deberá establecer procedimientos más estrictos para el inicio de las relaciones comerciales y contractuales. DEPARTAMENTO LEGAL 2

3 l. Adoptar como parte de sus sistemas de gestión de riesgos, matrices de riesgos que les permita identificar el nivel de riesgo inherente a su actividad y los productos que ofrecen, así como de los factores exógenos y endógenos. m. Remitir los reportes requeridos por la Unidad de Análisis Financiero (UAF) y los resúmenes solicitados por la Superintendencia de Compañías. n. Enviar a la Superintendencia de Compañías, mensualmente y para fines estadísticos, la información sobre los reportes remitidos a la Unidad de Análisis Financiero UAF. o. Designar al Oficial de Cumplimiento (principal y suplente) (Requerimientos e inhabilidades) Este funcionario deberá ser calificado ante la Superintendencia de Compañías y ante la Unidad de Análisis Financiero. p. Conformar un comité de cumplimiento (Opcional) q. Elaboración del plan operativo anual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. r. Desarrollar un programa de capacitación anual s. Mantener archivos y registros por los períodos establecidos FUNCIONALIDADAES DEL SICAV FRENTE A LAS RESOLUCIONES EXPEDIDAS POR EL CNV Y LA UAF 1. Resolución CNV Esta herramienta brinda a las casas de valores un mecanismo de aplicación práctica de las disposiciones contenidas en la Resolución CNV , en el Manual Interno de Prevención, en el Código de Ética a ser desarrollado por cada casa de valores y en los procedimientos y acciones a ser desarrolladas. Entre las funcionalidades que el SICAV, en su modulo de prevención de lavado de activos contiene se puede desatacar: a. Permite registrar y controlar operaciones efectuadas en efectivo y otros medios monetarios de acuerdo a lo requerido en el Artículo 3 de la Resolución CNV b. Permite que antes y durante una relación comercial de las casas de valores se pueda conocer el cliente de una manera adecuada de acuerdo a lo requerido en los numerales 5.1, 5.2, 5.3 del Artículo 5 y de los numerales 11.1, , , 11.3 del artículo 11 de la Resolución CNV c. A través del libro de órdenes permite generar reportes en función de la frecuencia, volumen y características de las operaciones realizadas por cualquier cliente de acuerdo a lo requerido en el numeral 5.4 del Artículo 5 de la Resolución CNV d. Permite generar asignar perfiles de clientes en función del tipo de persona y de sus ingresos, para que de esta manera al momento de ejecutar una operación se pueda verificar si esta operación está o no dentro de los perfiles asignados a cada DEPARTAMENTO LEGAL 3

4 cliente en función de sus ingresos, de acuerdo a lo requerido en el numeral 5.5 del Artículo 5 y al numeral 11.4 del artículo 11 de la Resolución CNV Esta posibilidad de utilizar perfiles permite a la casa de valores el segmentar a sus clientes y de esta forma dar cumplimiento al artículo 12 de la Resolución CNV Es necesario señalar que los perfiles son parametrizables. e. El sistema de alertas programadas en el SICAV permite detectar operaciones que puedan ser catalogadas como inusuales o injustificadas en función de los montos a ser negociados en relación al perfil asignado para cada cliente, de acuerdo a lo requerido por el numeral 5.9 del Artículo 5 de la Resolución CNV f. Permite controlar operaciones que superen los umbrales de conformidad con lo requerido por la Unidad de Análisis Financiero y por lo contenido en el artículo 6 de la Resolución CNV g. En el modulo de creación y administración de clientes la casa de valores puede ingresar los datos de los clientes y generar el formulario requerido en el artículo 13 de la Resolución CNV , tanto para personas naturales, como para personas jurídicas. h. Al momento de que la casa de valores crea el cliente en el sistema, automáticamente se genera una búsqueda en el sistema de listas de denegados contratado por la Bolsa de Valores de Quito, lo que permite que se generen las alertas pertinentes y se almacene en las bases de datos en el caso de que se detecte una coincidencia, por lo cual se daría cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 14 de la Resolución CNV i. El sistema de creación y administración de clientes y operaciones del SICAV permite a la casa de valores contar con un registro de sus clientes y de esta forma dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 15 de la Resolución CNV j. Permite catalogar a personas políticamente expuestas al momento de iniciar la relación comercial de conformidad con lo requerido en el artículo 16 de la Resolución CNV k. Es una herramienta que facilita el monitoreo de las transacciones de los clientes, a fin de determinar comportamientos inusuales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 de la Resolución CNV l. En el SICAV se pueden encontrar textos referenciales de aspectos generales relativos a las políticas de conozca su mercado, conozca a su empleado y conozca a su corresponsal, en aplicación de los artículos 20, 22 y 26 de la Resolución CNV m. Cuenta con un modulo en el cual se ingresa información de los empleados de la compañía a fin de aplicar parcialmente lo contenido en el artículo 22 de la Resolución CNV n. En concordancia con lo dispuesto en el artículo 27 de la Resolución CNV , el SICAV cuenta con un listado referencial de señales de alerta para las casas de valores aplicables al mercado de valores. o. El SICAV permite generar a las casas de valores los reportes requeridos por la Unidad de Análisis Financiero, entre los que se puede mencionar a: reporte de operaciones que superen el umbral en función de productos, clientes y transacciones; reporte de operaciones catalogadas como inusuales, reporte de no existencia de operaciones que superen el umbral; y, reporte de no existencia de operaciones inusuales. De esta forma permite dar cumplimiento a lo requerido en los artículos 28 y 29 de la Resolución CNV Es necesario señalar que los reportes pueden ser filtrados en función de fechas DEPARTAMENTO LEGAL 4

5 En este sentido el SICAV genera cuadros de las operaciones que no están de acuerdo a los perfiles definidos y de las operaciones que superan el umbral establecido. p. Todo reporte o cuadro generado por el SICAV puede ser exportado a Excel de tal manera que se pueden utilizar los filtros propios de esa herramienta. q. Todos los reportes, políticas procedimientos, etc. Contenido en el SICAV son parametrizables y por lo tanto su aplicación depende de las políticas de cada casa de valores. 2. Resoluciones UAF-DG y UAF-DG Esta herramienta brinda a las casas de valores un mecanismo de aplicación práctica de las disposiciones contenidas en las Resoluciones emitidas por la UAF. Entre las funcionalidades que el SICAV, en su modulo de prevención de lavado de activos contiene se puede desatacar: a. Registro de operaciones y transacciones a fin de dar cumplimiento al numeral 3.1 del artículo 3 de la Resolución 033. b. El módulo de creación de clientes permite dar cumplimiento a lo contenido en los numerales 3.2.1, 3.2.2, 3.2.3, del artículo 3 de la Resolución 033. c. Permite generar los reportes requeridos en el artículo 7 de la Resolución 033 d. El módulo de creación de clientes permite dar cumplimiento a lo contenido en el artículo 11 de la Resolución 033. CUADRO COMPARATIVO DE CONCORDANCIAS El siguiente cuadro muestra un análisis de concordancias entre la Resolución CNV expedida por el Consejo Nacional de Valores, las Resoluciones Nos. UAF- DG y UAF-DG expedidas por la Unidad de Análisis Financiero y la Resolución No. SC-DSC-G , mediante la cual la Superintendencia de Compañías expidió el Reglamento para la aplicación de sanciones por falta de envío de información prevista en la ley de prevención, detección y erradicación del delito de lavado de activos y financiamiento de delitos. El cuadro muestra gráficamente cuales son las normas relacionadas de cada uno de estos cuerpos normativos frente a los restantes y se ha incluido una columna de cometarios en la cual se han destacado los principales preceptos y diferencias. DEPARTAMENTO LEGAL 5

6 CNV UAF-DG COMENTARIO ARTÍCULO 1.- Sujetos obligados.- Las presentes normas regulan las políticas y los procedimientos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, que deberán observar tanto las bolsas y casas de valores, como las administradoras de fondos y fideicomisos, entidades que para la aplicación de las disposiciones de este capítulo se denominarán sujetos obligados. Artículo 3.- Responsabilidad de las bolsas de valores, casas de valores y administradoras de fondos y fideicomisos.- Los sujetos obligados deben contar obligatoriamente con políticas y Art. 1.- El presente instructivo es aplicable a todos los sectores designados como sujetos obligados a informar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) de conformidad con lo dispuesto en el artículo innumerado posterior al Art. 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos. Para efectos de inicio de las obligaciones de reporte y disposiciones inherentes a dicha obligación con la Unidad de Análisis Financiero (UAF), cada sector deberá revisar las publicaciones de las respectivas resoluciones de notificación realizadas a través del Registro Oficial. En caso de que se presenten causas que lo justifiquen, la Unidad de Análisis Financiero (UAF) podrá emitir resoluciones reformatorias del plazo de inicio de los reportes de cada sector notificado como sujeto obligado. Art Los sujetos obligados a reportar deberán desarrollar un sistema de prevención de riesgos que permita detectar casos potencialmente relacionados con el lavado de activos o el financiamiento del El artículo innumerado posterior al Art. 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos determina: Art....- A más de las instituciones del sistema financiero y de seguros, serán sujetos obligados a informar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) a través de la entrega de los reportes previstos en el artículo 3 de esta Ley, de acuerdo a la normativa que en cada caso se dicte: las filiales extranjeras bajo control de las instituciones del sistema financiero ecuatoriano; las bolsas y casas de valores; las administradoras de fondos y fideicomisos; ( ) Mientras el CNV habla de políticas y procedimientos, la UAF también incluye lo que denomina sistemas de prevención de riesgos DEPARTAMENTO LEGAL 6

7 procedimientos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos de conformidad con lo establecido en el presente capítulo; y, adoptar medidas de prevención y control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que, en la realización de sus actividades, puedan ser utilizadas como instrumento para cometer el delito de lavado de activos y/o el de financiamiento de delitos. Las medidas de prevención abarcarán toda clase de productos o servicios, sin importar que la respectiva transacción se realice o no en efectivo. terrorismo para evitar involucrarse en estos delitos. Dicho sistema deberá considerar los riesgos que representan los clientes actuales y potenciales, de tal forma que puedan estar en la capacidad de tomar de decisiones de no iniciar relaciones comerciales o contractuales. Artículo 4.- Políticas.- Los sujetos obligados deberán adoptar como mínimo las siguientes políticas: 4.3 Impulsar la cultura organizacional de la empresa en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos. 4.4 Asegurar el conocimiento, acatamiento y aplicación de la normativa legal y reglamentaria, y demás disposiciones relacionadas con la prevención de lavado de activos y el financiamiento de delitos; y, especialmente las de la presente normativa, por parte de sus órganos internos de administración y de control, así como de todos los funcionarios y empleados. DEPARTAMENTO LEGAL 7

8 4.5 Minimizar el grado de exposición inherente al lavado de activos y al financiamiento de delitos. 4.6 Definir las acciones que adoptará la entidad frente a los factores de riesgo de exposición al lavado de activos y al financiamiento de delitos. 4.7 Establecer rigurosos lineamientos para el inicio de las relaciones contractuales y los procedimientos para la identificación y aceptación de clientes, de acuerdo a la categoría de riesgo definida por la compañía. 4.8 Determinar estrictas directrices para el monitoreo de operaciones de aquellos clientes que por su perfil, por las actividades que realizan o por la cuantía y origen de los recursos que administran puedan exponer a la entidad, en mayor grado, al riesgo de lavado de activos y de financiamiento de delitos. 4.9 Definir procedimientos para la selección y contratación de personal que contemplen, al menos, la verificación de antecedentes personales, laborales y patrimoniales. DEPARTAMENTO LEGAL 8

9 4.10 Garantizar la reserva de la información reportada, conforme lo previsto en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos Establecer sanciones para sus funcionarios y empleados por la falta de aplicación de las políticas, o inobservancia de los mecanismos establecidos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos; así como los procedimientos para su imposición. Priorizar el cumplimiento de las normas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, en la consecución de las metas comerciales de la empresa. Estas políticas deben estar contenidas en el Código de Ética y en el Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, previstos en el presente capítulo. Artículo 5.- Exigencias básicas para los procedimientos.- Los procedimientos adoptados por los sujetos obligados deben incluir las responsabilidades, deberes y facultades de los distintos órganos de dirección y administración para el adecuado cumplimiento del sistema de prevención para DEPARTAMENTO LEGAL 9

10 el lavado de activos y el financiamiento de delitos que permitan, como mínimo, lo siguiente: 5.1 Identificar al cliente antes de iniciar la relación comercial. 5.2 Verificar la información proporcionada por el cliente antes y durante la relación comercial. 5.3 Conocer adecuadamente las actividades económicas que desarrollan cada uno de sus clientes y las características básicas de las operaciones en que se involucran en forma habitual. 5.4 Establecer la frecuencia, volumen y características de las transacciones que realizan con el sujeto obligado. 5.5 Establecer si el volumen de las transacciones ejecutadas en el mercado de valores guarda relación con la actividad económica declarada y con el perfil levantado del cliente. 5.6 Evaluar periódicamente la aplicación de las normas y mecanismos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. DEPARTAMENTO LEGAL 10

11 5.7 Atender los requerimientos de información realizados por autoridad competente. 5.8 Sancionar a funcionarios y empleados por el incumplimiento de las normas para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. 5.9 Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas, para reportarlas oportunamente y con los sustentos del caso a la Unidad de Análisis Financiero (UAF). Artículo 6.- Control de transacciones.- Las políticas y procedimientos de control establecidos en los artículos anteriores, se aplicarán a las transacciones individuales, operaciones o saldos cuyas cuantías sean iguales o superiores a diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ ,00) o su equivalente en otras monedas; a las transacciones que siendo individualmente inferiores a diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ ,00) o su equivalente en otras monedas, igualen o superen dicho valor dentro de un período de un mes; y, a aquellas que siendo menores a dicho valor, se las considere operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas. DEPARTAMENTO LEGAL 11

12 Las transacciones múltiples que en su conjunto sean iguales o superiores a diez mil dólares de los Estados Unidos de América (US $ ,00) o su equivalente en otras monedas, deben ser consideradas como una transacción única si son realizadas en beneficio de determinada persona, durante el día o en el transcurso de un mes. Se tomarán en cuenta para este propósito, las operaciones múltiples que se realicen bajo uno o varios nombres. CÓDIGO DE ÉTICA Y MANUAL PARA PREVENIR EL LAVADO DE ACTIVOS Y EL FINANCIAMIENTO DE DELITOS Artículo 7.- Del Código de Ética.- Los sujetos obligados deben contar con un Código de Ética, aprobado por el Directorio, que recoja las políticas relacionadas con las normas de conducta éticas y legales que sus accionistas, personal directivo y de administración, así como sus funcionarios y empleados deben observar en el desarrollo de los negocios de la entidad, a fin de evitar que esta sea utilizada para el lavado de activos y el financiamiento de delitos. Art Los sujetos obligados aprobaran e implementarán un código de ética y conducta Para asegurar el adecuado funcionamiento del sistema de prevención de riesgos que contenga, los principios rectores, valores y políticas que deben aplicarse para administrar el riesgo de exposición al lavado de activos y al financiamiento, del terrorismo. El código dé conducta deberá contemplar lo contenido en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento general, este instructivo, y demás normativa conexa e instrucciones impartidas por los distintos organismos supervisores y la Unidad de Análisis Financiero (UAF); y, especificar, de ser el caso, aquellos detalles particulares a los que se deberán regir los funcionarios y empleados de las sujetos obligados a reportar. El CNV determina que el código de ética recogerá las políticas relacionadas con las normas de conducta éticas y legales. La UAF menciona que este código de ética deberá contemplar lo contenido en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento general, este instructivo, y demás normativa conexa e instrucciones impartidas por los distintos organismos supervisores y la Unidad de Análisis Financiero (UAF) DEPARTAMENTO LEGAL 12

13 Artículo 8.- Contenido esencial del Código de Ética.- El Código de Ética deberá recoger, cuando menos, los siguientes preceptos: 8.1 El cumplimiento obligatorio de los procedimientos y mecanismos establecidos para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, de acuerdo con la normativa vigente sobre la materia. Se introduce en este Código de ética para prevención de lavado de activos la obligatoriedad de que el mismo contemple criterios y procedimientos para resolver conflictos de interés 8.2 Que cualquier incumplimiento a las normas vigentes, políticas, procedimientos y mecanismos para la prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, se considerará como falta y será sancionado en los términos establecidos por el sujeto obligado y recogidos en el Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos. 8.3 Los criterios y procedimientos necesarios para prevenir y resolver conflictos de interés que puedan surgir en el desarrollo de su objeto social. El Código de Ética debe ser distribuido, física o electrónicamente, en todas las dependencias del sujeto obligado, dejando evidencia de su recepción y lectura por parte DEPARTAMENTO LEGAL 13

14 de todos sus funcionarios y empleados, quienes, adicionalmente, deberán suscribir un documento mediante el cual asuman el compromiso de cumplir en el ejercicio de sus funciones con lo establecido en dicho código. Artículo 9.- Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos.- Los sujetos obligados, considerando su naturaleza jurídica, las características propias del negocio así como los productos y servicios que ofrecen a sus comitentes, partícipes e inversionistas en general, elaborarán un Manual para prevenir el lavado de activos y el financiamiento de delitos, que deberá ser aprobado por el Directorio de la entidad. En el citado manual se establecerán las políticas, procesos y procedimientos que las bolsas de valores, las casas de valores y las administradoras de fondos y fideicomisos deben aplicar para evitar que sean utilizadas o servir de medio para facilitar la realización de operaciones o transacciones de lavado de activos y de financiamiento de delitos. El alcance de los controles internos debe estar acorde con la dimensión, estructura, riesgo de exposición al lavado de activos y al financiamiento de delitos, y con la complejidad del sujeto obligado. Art Los sujetos obligados deberán aprobar e implementar un Manual de Prevención de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo, en el que deberán hacerse constar las obligaciones establecidas en la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento, este instructivo, las recomendaciones dirigidas a la prevención de estos delitos emitidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional - GÁFI o disposiciones emitidas por el Grupo de Acción Financiera de Sudamérica - GAFISUD, y demás normativa conexa e instrucciones impartidas por los distintos organismos supervisores y la Unidad de Análisis Financiero (UAF). El mencionado manual deberá ser de conocimiento de todo el personal y deberá ser actualizado periódicamente. ( ) Tanto el CNV como la UAF coinciden en que es necesario implementar un Manual para prevenir lavado de activos. El CXNV manda que este manual sea aprobado por el directorio de cada sujeto obligado. La UAF manda que en el manual se incluyan las obligaciones contenidas en: Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, su reglamento, este instructivo, las recomendaciones dirigidas a la prevención de estos delitos emitidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional - GÁFI o disposiciones emitidas por el Grupo de Acción Financiera de Sudamérica - GAFISUD, y demás normativa conexa e instrucciones impartidas por los distintos organismos supervisores y la Unidad de Análisis Financiero (UAF). Se deben contemplar actualizaciones periódicas del manual. DEPARTAMENTO LEGAL 14

15 Artículo 10.- Contenido esencial del manual.- El manual deberá contener disposiciones y procedimientos claros sobre la forma en que deben operar los mecanismos de prevención y control del lavado de activos y del financiamiento de delitos, e incluir al menos los siguientes aspectos: 10.1 Describir las funciones, responsabilidades y facultades de los administradores, funcionarios, oficial de cumplimiento y empleados de la entidad en relación a la prevención de lavado de activos y financiamiento de delitos, expresados de forma que permita el seguimiento y verificación de su cumplimiento Describir los procedimientos para la vinculación de nuevos clientes así como para la verificación y actualización de los datos e información aportada por sus comitentes, partícipes e inversionistas en general, señalando los niveles o funcionarios responsables de su ejecución Establecer el sistema de capacitación y evaluación en materia de prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos. Art ( ) Deberá contemplar las siguientes disposiciones mínimas: 22.1 Detalle de los procedimientos para el registro y verificación de la información relacionada con los procesos de debida diligencia, 22.2 Detalle de los responsables de realizar las actividades descritas en el punto anterior Descripción de los sistemas de capacitación y su periodicidad Las políticas y procedimientos para atender los requerimientos de información Las políticas y procedimientos para la conservación de los documentos EL detalle de los formularios que se aplicarán para dar cumplimiento a los procedimientos de debida diligencia. Tanto el CNV como la UAF coinciden en que en el manual se deberá incluir las responsabilidades y los responsables de cada actividad. Coinciden en la necesidad de definir esquemas de capacitación. La UAF menciona la elaboración de formularios para aplicar los procedimientos de debida diligencia. Cualquier modificación al manual deberá ser notificada a la Superintendencia de Compañías dentro del mes siguiente de introducida y puesta en vigencia. DEPARTAMENTO LEGAL 15

16 10.4 Definir las políticas y procedimientos para conservar, proteger y mantener copias de seguridad de todos los registros operativos, información y documentos relacionados con sus clientes Determinar los procedimientos para atender los requerimientos de información de la Superintendencia de Compañías y otras autoridades competentes Establecer canales de comunicación e instancias de reporte entre el oficial de cumplimiento y demás áreas de la entidad Definir los parámetros que se deben tener en cuenta para calificar una operación como inusual e injustificada Establecer los procedimientos para atender oportunamente los reportes periódicos Determinar el régimen sancionatorio en caso de inobservancia de las normas inherentes a prevención de lavado de activos y de financiamiento de delitos, así como por la falta de aplicación de los procedimientos y mecanismos de DEPARTAMENTO LEGAL 16

17 control instaurados por la entidad Establecer señales de alerta que consideren la naturaleza específica de los productos y servicios que ofrece el sujeto obligado, así como los niveles de riesgo y demás criterios aplicables. El manual debe mantenerse actualizado, contener la descripción y características de los productos y servicios que ofrezca la entidad y ser distribuido, física o electrónicamente, en todas las dependencias del sujeto obligado, dejando evidencia de su recepción y lectura por parte de todos sus funcionarios y empleados. Cualquier modificación al manual deberá ser notificada a la Superintendencia de Compañías dentro del mes siguiente de introducida y puesta en vigencia. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE LA DEBIDA DILIGENCIA Artículo 11.- Conocimiento del cliente.- Las políticas y procedimientos para conocer al cliente que establezca el sujeto obligado, propenderán a un adecuado conocimiento de todos los clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales, así como a la Art. 3.- Las medidas de debida diligencia que deben aplicar todos los sujetos obligados a informar, son las siguientes: ( ) 3.2 Respecto de la política "Conozca a su cliente": La política "conozca a su cliente" debe ser aplicada a todos los clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales. La UAF y el CNV concuerdan de que la política debe ser aplicada a clientes potenciales, actuales, permanentes y ocasionales. En ambos cuerpos legales se determina que las medidas de conocimiento deben ser aplicadas cuando se inicie la relación comercial o contractual o si existen cambios en la información del DEPARTAMENTO LEGAL 17

18 verificación de la información y soportes de la misma. Para asegurar la debida diligencia deberán prestar especial atención a los siguientes aspectos: 11.1 Identificar al cliente, lo que implica el conocimiento y verificación previos de todos los datos de la persona natural o jurídica, en los casos que a continuación se enumeran: Cuando se inicie la relación comercial o contractual Si existen cambios en la información de la base de datos del cliente Cuando se establezca el perfil del cliente sobre la base de la información obtenida, de la actividad económica, de los productos a los que accede, del propósito de la relación comercial y del análisis efectuado por el sujeto controlado Cuando el sujeto obligado tenga dudas acerca de la veracidad de la información del cliente o exista incongruencia con los datos que sobre el cliente, se haya obtenido con anterioridad. Para las personas jurídicas, el Tomar las siguientes medidas mínimas de identificación y verificación de la identidad del cliente, cuando: Se inicien las relaciones comerciales o contractuales. Existan cambios en la información del cliente. Se realicen operaciones, transacciones o trámites ocasionales. Se tenga dudas acerca de la veracidad o congruencia de la información de identificación del cliente Las medidas mínimas que deberán aplicar. Respecto a la "Política conozca a su cliente" son las siguientes: Identificar al cliente y verificar su identidad empleando documentos, datos e información de una fuente confiable y fidedigna. Identificar al beneficiario final de la operación o transacción. Obtener la información sobre el propósito y la naturaleza de la relación comercial o contractual. Realizar un proceso continuo de debida diligencia durante la relación comercial o contractual. cliente. En ambos cuerpos legales se determina que estas medidas de conocimiento se deberán aplicar dudas acerca de la veracidad de la información del cliente o exista incongruencia con los datos que sobre el cliente, se haya obtenido con anterioridad. La UAF ha introducido la concepción de identificación del beneficiario final de la operación o transacción. La UAF ha introducido el precepto de que los sujetos obligados a informar no podrán delegar a intermediarios o terceros dicha responsabilidad. El CNV ha determinado la obligación de efectuar: a. Perfiles de cliente sobre la base de la información obtenida, de la actividad económica, de los productos a los que accede. b. Para las personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone además que se debe llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad DEPARTAMENTO LEGAL 18

19 conocimiento del cliente supone además que se debe llegar hasta el nivel de personas naturales en la estructura de propiedad, es decir, la identidad personal de los accionistas o socios, especialmente aplicando una mayor diligencia a aquellos que tengan directa o indirectamente el 25% o más del capital suscrito de la empresa Para el cumplimiento de las medidas detalladas en el presente artículo, los sujetos obligados a informar no podrán delegar a intermediarios o terceros dicha responsabilidad Determinar el propósito y naturaleza de la relación comercial Establecer el perfil financiero del cliente para lo cual deberá: Conocer el volumen e índole de los negocios del cliente o cualquier otra actividad económica declarada al inicio de la relación comercial Conocer el tipo y características de las operaciones que el cliente realiza usualmente en el mercado, considerando como montos, monedas, cuentas involucradas, lugares de realización, fechas, periodicidad y otra información que se considere relevante. Los procedimientos implementados por los sujetos obligados para conocer al cliente deben facultar a estos el recaudo de información que les permita comparar las características de las DEPARTAMENTO LEGAL 19

20 operaciones y/o transacciones con la actividad económica del cliente Monitorear permanentemente las operaciones de su cliente con el fin de: Establecer el perfil operativo del cliente, incluyendo el origen de los fondos, la frecuencia, volumen, características y destino de las transacciones, de ser posible Determinar que el volumen y movimiento de fondos guarden relación con las actividades declaradas por el cliente y su capacidad económica Detectar operaciones o transacciones económicas inusuales e injustificadas Otros que disponga la Superintendencia de Compañías. Artículo 12.- Clasificación y aceptación.- Las políticas y procedimientos aprobados por los sujetos obligados deben posibilitar una clasificación de sus clientes, considerando sus características singulares o especiales de acuerdo a la información que se señala en el artículo siguiente. En aquellos casos en los que, luego de obtenida y evaluada la información DEPARTAMENTO LEGAL 20

21 correspondiente, existiera una duda razonable para la aceptación de una persona natural o jurídica como cliente, el sujeto obligado deberá tomar la decisión de no iniciar de una relación comercial o contractual, en unos casos, o de someterlos a una debida diligencia mejorada o de mayor profundidad, en otros. Artículo 13.- Formulario de información.- Para el inicio de la relación comercial o contractual, los sujetos obligados deberán llenar un formulario que permita identificar al cliente, conocer la actividad económica que desarrolle y que contenga al menos la siguiente información: 13.1 Para las personas naturales: Nombres y apellidos completos, así como de sus representantes y apoderados, de ser el caso Número de identificación: cédula de ciudadanía, cédula de identidad o pasaporte vigente Nombres y apellidos completos del cónyuge Dirección y número de teléfono del domicilio; y, dirección del correo electrónico, de ser el caso. Si el cliente reside en el exterior, se consignará el país y lugar de residencia Actividad económica principal y detalle Art Sin perjuicio de la información específica que se establezca en las respectivas estructuras de reporte emitida para cada sector, y conforme a lo dispuesto en numeral 3.1 del artículo 3 de este instructivo, los sujetos obligados deberán registrar y validar de forma obligatoria la siguiente información mínima respecto de: 11.1 Todos sus clientes: En el caso de ser una persona natural Nombres y apellidos completos Cédula de identidad o ciudadanía, o pasaporte para el caso de extranjeros Género Nacionalidad En el caso de ser una persona jurídica: Razón social Número de Registro Único de Contribuyentes Nacionalidad Información del representante legal Nombres y apellidos completos. Ambas normas emitidas por la UAF y por el CNV son concordantes y complementarias. El CNV ha detallado mayormente cuales son los requerimientos de información en función de si se trata de personas naturales o personas jurídicas; mientras que la UAF también ha determinado requerimientos adicionales en función del de beneficiario final de la transacción y en función de la transacción. Con este antecedente la casa de valores deberá requerir información de: Personas (naturales o jurídicas) Beneficiarios Transacción DEPARTAMENTO LEGAL 21

22 de ingresos que provengan de la misma Detalle de ingresos diferentes a los originados en la actividad económica principal Información financiera que incluya valor de los ingresos y egresos mensuales, patrimonio y origen de los recursos empleados en las operaciones Cuentas que posea o maneje en instituciones del sistema financiero Firma del cliente y del funcionario que recepta la información. Si el cliente depende económicamente de un tercero, deberá suministrar los datos de la persona de quien provienen los recursos utilizados Para las personas jurídicas: Razón social o denominación y número del Registro Único de Contribuyentes (RUC) Objeto social y actividad económica Dirección y número de teléfono de la oficina principal, sucursales y agencias, de ser el caso; y, dirección de correo electrónico Nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección del domicilio y número de teléfono de su(s) representante(s) legal(es) y apoderado(s) Cédula de identidad o ciudadanía, o pasaporte para el caso de extranjeros Género Nacionalidad Los beneficiarios finales de la operación o transacción, de ser el caso: Nombres y apellidos completos o razón social del cliente Género Nacionalidad 11.4 Cédula de identidad o ciudadanía, o pasaporte para el caso de extranjeros En el caso de la transacción: Valor de la operación o transacción económica realizada Fecha en que se realizó la operación o transacción económica Moneda en la que se realizó la operación o transacción económica , Ciudad y fecha de pago, de ser el caso. Finalmente, la Unidad de Análisis Financiero (UAF) requerirá para el registro y reporte de las operaciones y transacciones que igualen o superen el umbral información adicional de conformidad con la estructura emitida para cada sujeto obligado a informar. DEPARTAMENTO LEGAL 22

23 Información financiera relativa al patrimonio e ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones Cuentas e inversiones que mantenga en entidades financieras Firma del representante legal y del funcionario que recepta la información. Artículo 14.- Documentación anexa.- Como complemento de la información que se debe consignar en el formulario establecido en el artículo anterior, se deberá anexar, al inicio de la relación comercial o contractual, la siguiente documentación: La UAF no ha emitido una norma en la cual se establezca el listado de requerimientos en función del tipo de persona Personas naturales: Copia del documento de identificación Copia de la visa o permiso de ingreso y permanencia temporal para el caso de extranjeros no residentes en el cuador Referencias bancarias y/o comerciales Copia de al menos un recibo de cualquiera de los servicios básicos Declaración de origen y destino lícito de recursos. En los casos de clientes con dependencia económica de un tercero, se deberá anexar la documentación de la persona de quien provengan los recursos utilizados para efectuar las operaciones o transacciones. DEPARTAMENTO LEGAL 23

24 14.2. Personas jurídicas: Certificado de existencia legal con fecha de expedición no mayor a un mes Copia de la escritura de constitución y sus reformas Copia de los estatutos sociales vigentes Nómina actualizada de socios o accionistas en la que consten los montos de acciones o participaciones y certificado de cumplimiento de obligaciones, otorgados por el organismo de control correspondiente Copia certificada del nombramiento del representante legal o apoderado Copia del documento de identificación de otras personas que se encuentren autorizadas a representar a la empresa; de ser aplicable Copia del documento de identificación de las personas que sean firmas autorizadas de la empresa Estados financieros auditados, mínimo del año anterior, si aplica Certificado de pago del impuesto a la renta del año inmediato anterior o constancia de la información publicada por el Servicio de Rentas Internas a través de la página web, en caso de ser aplicable Copia de al menos un recibo de DEPARTAMENTO LEGAL 24

25 cualquiera de los servicios básicos. Adicionalmente, el sujeto obligado dejará constancia, en el expediente del cliente, del resultado de la revisión interna que realice de listas de información nacionales e internacionales a las que tenga acceso. En caso de que el potencial cliente, o el cliente con el cual ya se inició la relación comercial, no cuenten con alguno de los datos que integran la información solicitada, se deberá consignar tal circunstancia en el formulario referido en el artículo anterior. Si la actividad de un potencial cliente involucra transacciones en divisas, el formulario deberá contener espacios para recolectar al menos información relativa a: I) Tipo de operaciones en divisas que normalmente realiza; y, II) Productos financieros que posea en divisas internacionales, especificando como mínimo: tipo de producto o servicio, identificación del producto o servicio, entidad, monto, ciudad, país y moneda. El sujeto obligado debe prevenir al cliente de su obligación de actualizar, por lo menos anualmente, los datos que tengan variaciones, según el producto o servicio de que se trate, suministrando los antecedentes correspondientes. DEPARTAMENTO LEGAL 25

26 Artículo 15.- Registro de clientes.- Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que se realizan a través suyo, los sujetos obligados deberán llevar un registro de clientes, para cuyo efecto las casas de valores y las administradoras de fondos observarán las normas correspondientes previstas en esta codificación. Para el caso de las sociedades administradoras de fondos y fideicomisos, en su actuación como fiduciarias, el registro de cada cliente deberá incluir, como mínimo, nombres y apellidos completos, número de identificación, dirección domiciliaria, número de teléfono, actividad económica, representantes o apoderados de los constituyentes y beneficiarios de los negocios fiduciarios y monto mensual de transacciones de ser el caso, clasificados de la siguiente forma: 15.1 Instituciones del sistema financiero Compañías del sector societario Entidades del sector público Personas jurídicas no inscritas en el Registro de Mercado de Valores Personas naturales Entes que no correspondan a las categorías anteriores. Para efectos de lograr un mayor control sobre las personas que toman parte en la ejecución de una operación, los sujetos obligados deberán adoptar los mecanismos adecuados DEPARTAMENTO LEGAL 26

27 que permitan identificar plenamente al ordenante de la misma, a su comitente, al beneficiario(s) final(es), al funcionario de la firma que inició el contacto con el cliente y a quien la ejecuta. Los datos mínimos que se deberán recopilar y quedar plasmados en el archivo correspondiente son: nombres y apellidos completos, número de identificación, domicilio, teléfono y actividad económica. Artículo 16.- Personas políticamente expuestas.- Los sujetos obligados deben contar con sistemas de gestión de riesgos apropiados, para determinar si un potencial cliente es una persona políticamente expuesta, en cuyo caso, deberá establecer procedimientos más estrictos para el inicio de las relaciones comerciales y contractuales. Así mismo, deberán implementar procedimientos de control y monitoreo más exigentes respecto de las operaciones o transacciones que realicen estos clientes. Para el caso de quienes ostenten cargos públicos, la aplicación de estos procedimientos se hará a partir del grado 4 determinado en la Escala de remuneración mensual unificada del nivel jerárquico superior del Ministerio de Relaciones Laborales. El inicio y continuación de la relación comercial con clientes que sean identificados como personas políticamente expuestas, RESOLUCIÓN UAF-DG Art. 3.- Las medidas de debida diligencia que deben aplicar todos los sujetos obligados a informar, son las siguientes: ( ) Prestar especial atención a las relaciones comerciales ó contractuales con personas naturales o jurídicas que presenten las siguientes características, debiendo aplicar los respectivos procedimientos de debida diligencia ampliados que correspondan: Personas Expuestas Políticamente (PEP's). Estén domiciliados o provengan de jurisdicciones que presentan deficiencias estratégicas en la lucha contra el lavado de activos y contra el financiamiento del terrorismo, y, en general en el cumplimiento de las recomendaciones de GAFI. Estén domiciliados o provengan de La UAF ha determinado que, adicionalmente a los procedimientos especiales que se deban aplicar para PEPs, los mismos se deberán aplicar cuando los clientes: - Estén domiciliados o provengan de jurisdicciones que presentan deficiencias estratégicas en la lucha contra el lavado de activos y contra el financiamiento del terrorismo, y, en general en el cumplimiento de las recomendaciones de GAFI. - Estén domiciliados o provengan de países catalogados en la lista de paraísos fiscales, emitida por el Servicio de Rentas Internas. La UAF determina que PEP será aquella que haya desempeñado sus funciones en el sector público hasta los dos años anteriores, mientras que de acuerdo con el CNV se considerará DEPARTAMENTO LEGAL 27

28 deben contar con la autorización del gerente general o del funcionario que tenga la representación legal de la compañía. La persona calificada por el sujeto obligado como políticamente expuesta será considerada tal, como mínimo, hasta cuatro años después de haber cesado en las funciones que desempeñaba. países catalogados en la lista de paraísos fiscales, emitida por el Servicio de Rentas Internas. Art Con la finalidad que los sujetos obligados a informar puedan identificar a las personas expuestas políticamente, así como a sus familiares o asociados cercanos, de tal forma que se pueda general una base de datos de dichos funcionarios a nivel nacional, la Unidad de Análisis Financiero (UAF) emitirá el Instructivo para Definir la Lista Mínima de Cargos Públicos a ser Considerados Personas Expuestas Políticamente (PEP's). Los sujetos obligados a informar además de implementar las medidas sobre los procedimientos de debida diligencia normales, deberán: 26.1 Contar con sistemas de prevención de riesgos apropiados para determinar si el cliente es una persona expuesta políticamente Obtener la aprobación de los directivos de mayor jerarquía para establecer relaciones comerciales con esos clientes Tomar medidas razonables para determinar cuál es el origen de los fondos Llevar a cabo una vigilancia permanente más exhaustiva de la relación comercial. hasta cuatro años después de haber cesado en las funciones que desempeñaba. La UAF expedirá una lista de cargos mínimos a ser considerados como Personas Expuestas Políticamente (PEP's) Se debe ejecutar de acuerdo con la UAF y con el CNV procedimientos de debida diligencia ampliada. La UAF determina que se debe suscribir una declaración de que es una PEP. Ambas entidades requieren que para iniciar relaciones comerciales o contractuales con una PEP se debe requerir autorización de la alta gerencia del sujeto obligado. La UAF determina que se deberá hacer una diligencia ampliada también con relaciones comerciales o contractuales que involucren a: - Cónyuge o a las personas unidas bajo unión de hecho reconocida legalmente. - Familiares comprendidos hasta el cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; - Personas naturales o jurídicas de cualquier naturaleza, con las cuales una Persona Expuesta Políticamente (PEP), se encuentre asociada o relacionada, en cualquier calidad. DEPARTAMENTO LEGAL 28

29 RESOLUCIÓN UAF-DG Art. 1.- Definición de Personas Expuestas Políticamente (PEP's).- Se considera como persona expuesta políticamente, a todas aquellas personas naturales, nacionales o extranjeras, que desempeñan o hayan desempeñado, hasta los dos años anteriores, funciones públicas destacadas en el Ecuador o en el extranjero, o a quienes se les haya confiado una función prominente en una organización internacional. Art. 2.- Lista de Personas Expuestas Políticamente (PEP's).- Sobre la base de la definición precedente, la Unidad de Análisis Financiero (UAF) publicará en el sistema de descarga e interacción en línea de su página web institucional una lista de cargos mínimos a ser considerados como Personas Expuestas Políticamente (PEP's), sin perjuicio de que los sujetos obligados a reportar a la Unidad de Análisis Financiero (UAF), puedan ampliar sus controles de debida diligencia ampliada a otras personas que, sin estar incluidos en la referida lista, coincidan con la definición del artículo 1. La Unidad de Análisis Financiero (UAF), de ser necesario, realizará actualizaciones anuales de la lista. En caso de que los sujetos obligados identifiquen otros cargos que no estén incluidos en la lista mínima emitida por No se determina que se considera como persona relacionada. Las casas de valores deberán identificar entre todos sus clientes, socios, requirentes, donantes o aportantes, según sea el caso, a aquellos que reúnen la condición de Personas Expuestas Políticamente (PEP's), antes del 1 de enero del año DEPARTAMENTO LEGAL 29

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