MANUAL DE MISION Y FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGANICA (modelo general)

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1 7.05 MANUAL DE MISION Y FUNCIONES Y ESTRUCTURA ORGANICA (modelo general) Dr. César Augusto Lerena Dr. Joaquín I. Lerena Assistance Food Argentina S.A. Copyright 2005 Rev:

2 ESTRUCTURA ORGANICA DEL DE CALIDAD Y DE LAS AREAS VINCULADAS DE LA EMPRESA A. ESTRUCTURA ORGANICA I. DIRECTORIO (Socios Gerentes) 1. Gerencia de Operaciones (Gerente) 1.1. Departamento de Producción (Jefe) Sección Depósitos (Encargado) Sección Admisión, Cámaras y Depósitos de Admisión (Supervisor) Sección Expedición, Cámaras y Depósitos de Expedición (Supervisor) Departamento de Elaboración (Encargado) Sección congelación y envasado (Supervisor) Sección de Limpieza (Supervisor) Departamento de Servicios (Encargado) Sección de Mantenimiento (Supervisor) Departamento de Seguridad en el Trabajo y M. Ambiente (Encargado) 1.2. Departamento de Administración (Encargado) Departamento de Compras (Encargado) Departamento de Ventas (Encargado) Departamento de Personal (Encargado) Sección Sistemas (Supervisor) 2. Jefatura de Calidad y Desarrollo (Jefe) 2.1. Comisión Ad-hoc HACCP 2

3 ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECTORIO GERENCIA DE OPERACIONES ASESORES EN SEGURAMIENTO ALIMENTARIO ENCARGADO DE ADMINISTRACIÓN DE PRODUCCIÓN CALIDAD COMPRAS VENTAS PERSONAL SEG. TRAB. ELABORACIÓN SERVICIOS SECCIÓN DEPÓSITOS SECCIÓN DEPÓSITOS SECCIÓN MANTENIMIENTO SECCIÓN LIMPIEZA Nota: es un ejemplo modelo que debe ajustarse a las particularidades de la Empresa, según complejidad y alcance. Dr. César Augusto Lerena Dr. Joaquín I. Lerena Assistance Food Argentina S.A. Copyright 2005 Rev:

4 B. MANUAL DE MISION Y FUNCIONES 1. GERENTE DE OPERACIONES Dependencia: Depende del Directorio. Relación: Mantiene relación directa con los Encargados, Jefes y Supervisores. Responsabilidad: Es responsable de la recepción, almacenamiento, elaboración y expedición de las materias primas y productos y de la administración de la unidad de negocio. Función: Su función es producir los alimentos en la cantidad y calidad que se requiera para cumplir en tiempo y forma con la producción y/o servicios que preste la Empresa Departamento de Producción Dependencia: Depende del Gerente de Operaciones. Relación: Mantiene relación directa con las áreas de su responsabilidad y con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Función: Su función es elaborar, enfriar, congelar o esterilizar, envasar, almacenar y prestar servicios en su caso, para cumplir en tiempo y forma con el plan de producción previsto Sección Depósitos Dependencia: Depende del Departamento de Producción. Relación: Mantiene relación con las áreas de su responsabilidad y con el Departamento de Compras y con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Función: Su función es controlar el ingreso y egreso de materias primas, insumos, etc. Velar por su conservación y controlar el stock en almacenes y cámaras de materias primas y productos Sección de Admisión, Cámaras y Depósitos de Admisión. Dependencia: Depende del Encargado de la Sección Depósitos. Relación: Mantiene relación directa únicamente con el Jefe de Producción, con el Jefe de Elaboración y con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Función: Su función es controlar el ingreso de los productos. Velar por su conservación y controlar el stock en cámaras y depósitos de materias primas. Es responsable, igualmente, de los vehículos de la Empresa y de terceros que se utilizan para el traslado y distribución de los productos Sección de Expedición y Cámaras y Depósitos de Expedición. Dependencia: Depende del Encargado de la Sección Depósitos. 4

5 Relación: Mantiene relación directa únicamente con el Jefe de Producción, con el Jefe de Elaboración, con el Encargado de Servicios en su caso y con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Función: Su función es controlar la salida de los productos. Velar por su conservación y controlar el stock en cámaras de productos. Es responsable, igualmente, de los vehículos de la Empresa y de terceros que se utilizan para el traslado y distribución de los productos Departamento de Elaboración. Relación: Mantiene relación directa únicamente con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología; con el Encargado del Departamento Depósitos, Departamento de Servicios (en su caso) y Departamento de Compras. Función: Su función es clasificar, lavar, descabezar, eviscerar, filetear, trozar, picar, dosificar, mezclar y agitar, homogeneizar, pre-calentar, cocinar, enfriar, congelar, pasterizar, esterilizar, etc. las materias primas en la calidad y cantidad conforme el plan de producción previsto Sección Congelado y Envasado. Dependencia: Depende del Jefe de Elaboración. Relación: Mantiene relación directa únicamente con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología; con el Encargado del Departamento Depósitos y el de Departamento de Servicios (en su caso). Función: Su función es enfriar, congelar y envasar adecuadamente las materias primas en los envases previstos de acuerdo al programa de producción Sección de Limpieza. Relación: Mantiene relación directa únicamente con el Departamento de Elaboración, el Departamento Servicios y el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Función: Su función es cumplimentar los programas de higiene, desinfección, desinsectación y de control de plagas de la empresa Departamento de Servicios Relación: Mantiene relación directa con el Encargado de Elaboración; Encargado de Depósitos, Encargado de Compras y el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Responsabilidad: Es responsable de la prestación de los servicios que preste la unidad de negocios. Interviene en la verificación de las materias primas e insumos compatibles a las condiciones mínimas de calidad y sanidad de las materias primas, productos y equipos, y en su caso conforme 5

6 los Pliegos de Condiciones o Contratos de Servicios. Controla la facturación y mantiene contactos para ampliar la red de proveedores. Función: Su función es programar y asegurar la adquisición y provisión de las materias primas, insumos y equipos conforme a los requerimientos de las distintas áreas, en las mejores condiciones de calidad, sanidad, cantidad y precio Sección Mantenimiento Relación: Mantiene relación directa con Jefe de Producción, Encargado de Compras y Jefe del Departamento de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Función: Su función es mantener en las mejores condiciones posibles todo el equipamiento, transporte e infraestructura de propiedad o uso de la Empresa Departamento de Seguridad en el Trabajo y Medio Ambiente Relación: Mantiene relación directa con Jefe de Producción y el Jefe del Departamento de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Responsabilidad: Es responsable de la seguridad en el trabajo y del cuidado del medio ambiente. Función: Su función es asegurar que todo el personal realice sus tareas sin riesgo, capacitándolos para tal cuestión; y realizando las acciones necesarias para que la infraestructura, equipamiento e instrumentos estén exentos de todo riesgo para el personal. Al mismo tiempo debe instrumentar las operaciones y procesos, para que éstos o las personas, no contaminen el medio ambiente Departamento de Administración Dependencia: Depende del Gerente de Operaciones. Relación: Mantiene relación directa con Jefe de Producción, Encargado de Depósitos, Encargado de Elaboración y Encargado de Servicios. Función: Su función es llevar la administración, la contabilidad, la compra y la venta Departamento de Compras Dependencia: Depende del Encargado de Administración. Relación: Mantiene relación directa con los Encargados de Elaboración; de Servicios; de Depósitos y con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Responsabilidad: Es responsable de comprar al más bajo precio y mejores condiciones de financiación de las materias primas e insumos compatibles a las condiciones mínimas de calidad y sanidad de las materias primas, productos y equipos, y en su caso conforme los Pliegos de 6

7 Condiciones o Contratos de Servicios. Controla la facturación y mantiene contactos para ampliar la red de proveedores. Función: Su función es programar y asegurar la adquisición y provisión de las materias primas, insumos y equipos conforme a los requerimientos de las distintas áreas, en las mejores condiciones de calidad, sanidad, cantidad y precio Departamento de Ventas Dependencia: Depende del Encargado de Administración. Relación: Mantiene relación directa con los Encargados de Elaboración; de Servicios; de Depósitos y con el Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Responsabilidad: Es responsable de la venta de los productos o servicios al mejor precio y condiciones de la unidad de negocio, compatibles a las condiciones mínimas de calidad y sanidad de las materias primas, productos y equipos, y en su caso conforme los Pliegos de Condiciones o Contratos de Servicios. Elabora costos y mantiene contactos con potenciales clientes y usuarios. Función: Su función es programar y asegurar la promoción de nuevos negocios en las mejores condiciones de calidad, sanidad, cantidad y precio Departamento Personal Dependencia: Depende del Encargado de Administración. Relación: Mantiene relación directa con los Jefes y Encargados de todos los Departamentos y Secciones. Responsabilidad: Es responsable de la administración del personal y que éstos realicen sus tareas dentro del marco de la ley, las Convenciones Colectivas de Trabajo y las normas internas de la Empresa. Función: Efectúa las tareas relativas al manejo de los recursos humanos. Búsqueda de personal, selección, formación de legajos, aplicación de las normas legales laborales. Controla la asistencia, aplica las sanciones disciplinarias, licencias etc. Supervisa y controla la liquidación de haberes. Representa a la unidad de negocio ante los organismos afines al área, incluso sindicatos Sección Sistemas Dependencia: Depende del Encargado de Administración. Relación: Mantiene relación directa con los Jefes y Encargados de todos los Departamentos y Secciones. Responsabilidad: Es responsable del mantenimiento de todos los sistemas de información. Dirige todo el procesamiento de Datos y efectúa las programaciones necesarias para optimizar los controles, estadísticas y demás tareas productivas y administrativas. Mantiene a la Gerencia, a los Jefes, Encargados y Supervisores en conocimiento de los avances y posibilidades de 7

8 implementación de nuevas tecnologías, sobre la base mejoras operativas o económicas, mediante la instrumentación de cambios a los sistemas vigentes. Función: Su función es asegurar una red de informática ágil y segura que permita a todos los sectores encontrarse inter-relacionados, con la información indispensable para el cumplimiento de sus tareas y mediante mecanismos que eviten la duplicación de tareas o la demora administrativa por el asentamiento manual en formularios etc. Capacita a todo el personal en el uso de los sistemas, programas y procesos. 2. Jefatura de Calidad, Desarrollo y Tecnología Dependencia: Depende del Directorio. Relación: Mantiene relación directa con el Gerente de Operaciones y con los Jefes, Encargados y Supervisores. Responsabilidad: Es responsable de la calidad y sanidad de las materias primas y de los productos en todas sus etapas y del desarrollo de productos y de tecnología aplicable. Función: Su función es asegurar que los alimentos que se adquieran como los que se expendan con destino al consumo reúnan las condiciones de calidad y sanidad acorde a las exigencias del mercado, contratos o pliegos de condiciones, y las normas sanitarias de la República Argentina y del país importador en su caso. A su vez instrumenta los planes de desarrollo de productos y los tecnológicos acorde a los planes comerciales previstos. Efectúa las verificaciones analíticas de los alimentos, insumos, equipamiento y personal. Ejecuta las acciones necesarias para la obtención de las certificaciones de calidad (tipo HACCP, etc.), su aplicación y validación periódica Comisión Ad-hoc HACCP Dependencia: Depende del Jefe de Calidad, Desarrollo y Tecnología. Relación: Está integrado por los Gerentes, Jefes, Encargados y Supervisores y por tanto mantiene relación con todos ellos. Función: Su función es elaborar, instrumentar y ejecutar a través de los distintos Departamentos y Secciones los planes de acción para la obtención de las certificaciones de calidad (tipo HACCP etc.) y su validación periódica. Dr. César Augusto Lerena Dr. Joaquín I. Lerena Assistance Food Argentina S.A. Copyright 2005 Rev:

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