Manual Recepción de Facturas Proveedores MANUAL RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES

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Silvia Prado Espinoza
hace 5 años
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1 MANUAL RECEPCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES 1

2 Tabla de contenido 1.0 CONSIDERACIONES DE USO ACCESO AL PORTAL ACCESO AL SISTEMA DE RECEPCION DE FACTURA DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS DE CFDi MANAGER RECEPCION LINCOLN ELECTRIC 4.1 Pantalla de Bienvenida Login Pantalla principal Cambiar Password Menús: Buscar... 9 Cargar: Facturas Notas de Crédito CON Orden de Compra Facturas Notas de Crédito SIN Orden de Compra MENSAJE QUE RECIBE AL SER AUTORIZADO SU FACTURA MONITOREO DE ESTATUS Y SU SIGNIFICADO OBTENER COMPROBANTE DE FACTURA INGRESADA AL PORTAL 19 2

3 1.0 CONSIDERACIONES DE USO Deberá contar con Adobe Reader para visualización de archivos PDF - Se recomienda versión 8 de Adobe Reader - Evitar usar la versión 10 de Adobe Reader, ya que pudieran existir problemas de compatibilidad. 1. Se recomienda utilizar las versiones 8 y 9 de Internet Explorer, en donde será necesario hacerlo en modo de compatibilidad. La versión 6 de Internet Explorer, no es compatible con la aplicación. Al utilizar un explorador diferente como Google Chrome o Mozilla pudieran perderse algunas funcionalidades. Le recomendamos limpiar los archivos temporales de su equipo y tener siempre activa la opción Vista Compatibilidad de su navegador. 3

2.0 ACCESO AL PORTAL 2.1 La URL para accesar al portal es: http://www.lincolnelectric.

4 2.0 ACCESO AL PORTAL 2.1 La URL para accesar al portal es: En la sección de Nuevos Productos, en la sección de Acceso a Clientes y Proveedores. NOTA: La sección de Nuevos productos es dinámica, debe esperar a que se despliegue la sección de Acceso a Clientes y Proveedores o puede dar clic sobre la flecha de avance. 4

5 3.0 ACCESO AL SISTEMA DE RECEPCION DE FACTURAS LINCOLN 3.1 Ubique la sección de Acceso a Proveedores. Esta sección cuenta con 2 botones, deberá accesar al botón de acuerdo a la empresa de Lincoln a la cual le está facturando. 4.0 DESCRIPCIÓN DE LAS PANTALLAS DE CFDi MANAGER RECEPCION LINCOLN ELECTRIC Pantalla de Bienvenida Pantalla de bienvenida al sistema. 5

6 Login Para entrar a la aplicación deberá ingresar sus credenciales y dar clic en Aceptar. Estos datos le serán proporcionados por su contacto de Lincoln. 6

Pantalla Principal Pantalla principal del Recepción de Facturas de Lincoln Electric en donde podrá ver los menús de los diferentes accesos o funcionalidades para los proveedores En esta pantalla

7 Pantalla Principal Pantalla principal del Recepción de Facturas de Lincoln Electric en donde podrá ver los menús de los diferentes accesos o funcionalidades para los proveedores En esta pantalla deberá seleccionar si desea cargar algún comprobante o si desea realizar una consulta del historial de comprobantes cargados. Cambiar Password Dentro de la pantalla de inicio podremos encontrar el botón de Cambiar Password, ubicado en la parte inferior izquierda de nuestra pantalla. Al seleccionar este botón nos permitira el poder cambiar nuestro password, se nos presentara la siguiente pantalla en donde tendras que teclear el nuevo password para despues confirmarlo. Por ultimo clic en el boton aceptar, para confirmar el cambio de password. 7

8 Menús La pantalla principal cuenta con un menú el cual se compone de diferentes opciones; para operar el sistema, solo debe seleccionar con el puntero la opción requerida. Sobre la barra de menús encontrara las siguientes opciones, las cuales se detallan en las siguientes secciones: 8

busqueda. Habra que darle clic en el boton de buscar para que se lleve a cabo esta busqueda.

9 4.1 MENÚ BUSCAR FACTURA Al dar clic en el menú buscar factura podrá ir a la sección de consulta. En la cual por medio de filtros ubicados en la parte derecha de su pantalla podra marcar rangos de busqueda. Habra que darle clic en el boton de buscar para que se lleve a cabo esta busqueda. Al realizar la búsqueda arrojara un listado de comprobantes, resultantes a los filtros colocados por el usuario. 9

En esta sección se pueden hacer distintas funciones, como descargar XML y PDF seleccionando los botones: Ver XML y PDF, al dar clic derecho a algún comprobante te aparecerán las siguientes opciones:

10 En esta sección se pueden hacer distintas funciones, como descargar XML y PDF seleccionando los botones: Ver XML y PDF, al dar clic derecho a algún comprobante te aparecerán las siguientes opciones: Por último podemos exportar a Excel todos nuestros registros. Primero le recomendamos seleccionar los registros que desea exportar, puede ser usando selección masiva, activando el cuadro que está a un lado del Id. Y después seleccionando el icono derecha de esta pantalla. que se localiza en la parte inferior 10

4.2 MENÚ CARGAR XML Las modalidades de carga de documentos son: 4.2.1 Facturas o Notas de Crédito CON Orden de Compra. Utilice esta opción si cuenta con Orden de Compra. 4.2.2 Facturas o Notas de Crédito SIN Orden de Compra.

11 4.2 MENÚ CARGAR XML Las modalidades de carga de documentos son: Facturas o Notas de Crédito CON Orden de Compra. Utilice esta opción si cuenta con Orden de Compra Facturas o Notas de Crédito SIN Orden de Compra. Utilice esta opción si NO cuenta con Orden de Compra. NOTA: Es importante ubicar cuál de las 2 opciones debe seleccionar, porque en caso de error, no hay formar de reversar el proceso y la UNICA solución es la refacturación FACTURAS O NOTAS DE CRÉDITO CON ORDEN DE COMPRA Seleccione esta opción si cuenta con un número de Orden de Compra. a. Capture el número de la Orden de compra asociada con la factura a cargar. b. Seleccione el tipo de documento a cargar, ya sea FACTURA O NOTA DE CREDITO. c. De clic en el botón ACEPTAR. 11

12 d. En el mensaje que se despliega, El comprobante tiene una referencia Orden de Compra?, de clic en YES. e. En la pantalla que se despliega Cargar archivos Anexos, los campos son obligatorios y deberá capturar lo siguiente: CFD CFDI: Anexe el archivo PDF de su factura Documento complementario: Anexe el archivo PDF de la Orden de Compra Nota: Todas las cargas deberán ser en formato.pdf con un tamaño menor a 1.5MB, si el tamaño es MAYOR no se podrá subir el archivo. f. De clic en Aceptar. 12

13 g. Se desplegara el mensaje de Archivo almacenado correctamente. Valide su factura en el portal, el estatus en que debe de quedar es en Valido Fiscal, en caso que no sea así debe de informarlo a su contacto de Lincoln. Este es el estatus en que debe de quedar la factura 13

Seleccione el tipo de documento Factura ó Nota de Crédito. b.

14 4.2.2 FACTURAS O NOTAS DE CRÉDITO SIN ORDEN DE COMPRA. Seleccione esta opción si NO cuenta con número de Orden de Compra. a. Seleccione el tipo de documento Factura ó Nota de Crédito. b. En el campo Archivo, agregue su archivo XML de la factura. c. De clic en el botón de Aceptar. d. En el mensaje que se despliega El comprobante tiene una referencia Orden de Compra?, seleccione NO. 14

Correo. f. Una vez ingresado los archivos de clic en el botón de Aceptar. g. Se despliega la pantalla para seleccionar al autorizador.

15 e. En la pantalla que se despliega Cargar archivos Anexos, los campos son obligatorios y deberá capturar lo siguiente: CFD CFDI: Anexe el archivo PDF de su factura Documento complementario: Anexe el archivo PDF de algún documento donde se autorizó la compra, por ejemplo Correo. f. Una vez ingresado los archivos de clic en el botón de Aceptar. g. Se despliega la pantalla para seleccionar al autorizador. Seleccione al autorizador correspondiente. Si tiene duda de a quien seleccionar, pregunte al Comprador correspondiente. De clic en Aceptar. 15

16 h. Se despliega el mensaje informando que La recepción definitiva depende de la revisión del autorizador Valide su factura en el portal, el estatus en que debe de quedar es en Por Revisar, en caso que no sea así debe de informarlo a su contacto de Lincoln. Este es el estatus en que debe de quedar la factura Una vez que su factura es autorizada el estatus cambia a APROBADO Este es el estatus en que debe de quedar la factura una vez autorizada 16

5.0 MENSAJE QUE RECIBE AL SER AUTORIZADO SU FACTURA. Cuando la factura es aprobada recibirá un correo informando que su factura ha sido aprobada. 6.

17 5.0 MENSAJE QUE RECIBE AL SER AUTORIZADO SU FACTURA. Cuando la factura es aprobada recibirá un correo informando que su factura ha sido aprobada. 6.0 MONITOREO DE ESTATUS En la pantalla principal del sistema, en el campo de Estatus le permite monitorear si las facturas han sido aprobadas. STATUS DE LAS FACTURAS Y SU CORRESPONDIENTE SIGNIFICADO: Valido Fiscal: Que la factura con referencia a OC, se subio de forma correcta al portal y lista para ser tomada por el área de Cuentas por Pagar de Lincoln. Por Revisar: Que la factura SIN referencia a Oc, se subio de forma correcta al portal y en espera de que sea autorizada por el personal de Lincoln. Aprobado. Que la factura SIN referencia a Oc, fue Autorizada por el personal de Lincoln, por la persona responsable de recibir el producto y/o servicio. Anexar PDF. El proceso no se completó de forma correcta, falto incluir el PDF. Lo que debe realizar es: Seleccionar la factura, dar clic derecho y del menú que se despliega debe seleccionar la opción de Anexar PDF, y realice lo indicado en el punto inciso e. 17

Rechazado Comercialmente. El Autorizador rechazo la factura. Lo que debe realizar es: Contactar a su contacto de Lincoln para que le informe el motivo del rechazo de la factura. Consolidado.

18 Pendiente Autorizador. El proceso no se completó de forma correcta, falto asignar el Autorizador. Lo que debe realizar es: Seleccionar la factura, dar clic derecho y del menú que se despliega debe seleccionar la opción de Captura Autorizador, y realice lo indicado en el punto inciso g. Rechazado Comercialmente. El Autorizador rechazo la factura. Lo que debe realizar es: Contactar a su contacto de Lincoln para que le informe el motivo del rechazo de la factura. Consolidado. Indica que la factura fue tomada a Revisión para Pago por el área de Cuentas por Pagar. 7.0 OBTENER COMPROBANTE DE FACTURA INGRESADA AL PORTAL. El comprobante del ingreso de la Factura/Nota de Credito al portal de Lincoln, se genera y se envia vía correo electronico de forma automatica a la dirección de correo que tiene definido en su perfil de usuario. Si por cualquier razón no se genera este correo, podrá obtener la validación realizando lo siguiente: 7.1 Busque su factura. 7.2 De clic derecho sobre la factura y del menu que se despliega seleccione Ver PDF Validación. 18

19 Se abrirá su archivo de la validación, este debe guardar o imprimir; de acuerdo a como se lo solicite su contacto en Lincoln. Cerrar Sesión Para salir de la aplicación deberá dar clic en cerrar sesión, ubicado en la parte superior derecha. 19

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