INFORME DE AVANCE AL MONITOREO DEL PLAN DE SANEAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO

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1 Página 1 de 17 INFORME DE AVANCE AL MONITOREO DEL PLAN DE SANEAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO NIT RAFAEL ANTONIO GRANDA PEREZ GERENTE EBEJICO ANTIOQUIA Marzo 10 de 2015

2 Página 2 de 17 INFORME DE AVANCE AL MONITOREO DEL P.S.F.F. FECHA DE INICIO: Octubre 01 DE 2014 FECHA DE TERMINACION: DICIEMBRE 31 DE 2014 ASPECTOS INSTITUCIONALES Se hace un análisis, identificando las debilidades y amenazas que se traducen en las causas de los problemas que originan el riesgo determinado para la ESE; y, las fortalezas y oportunidades que podrán aprovecharse para diseñar medidas de saneamiento Identificación General de la ESE Localización La E.S.E. Hospital San Rafael del municipio de Ebéjico Nit se encuentra ubicada al Occidente del Departamento de Antioquia, en el municipio de Ebéjico a una altura de metros sobre el nivel del mar, con un clima promedio de 23 grados centígrados El municipio de Ebéjico, está conformado por 33 veredas y 4 corregimientos Tiene una distancia de 42 kilómetros de la ciudad de Medellín Limita al Norte con los municipios de Santa Fe de Antioquia y San Jerónimo, Al Este: San Jerónimo y Medellín, Al Sur: Heliconia y Armenia y al Oeste: Anzá

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4 Página 4 de 17 CUADRO 1 - IDENTIFICACION DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO ESE HOSPITAL SAN RAFAEL NOMBRE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL E.S.E. HOSPITAL SAN RAFAEL EBEJICO ESTADO NIT NIVEL DE ATENCIÓN 1 Baja complejidad CARÁCTER TERRITORIAL Municipal DEPARTAMENTO / DISTRITO Antioquia MUNICIPIO SEDE PRINCIPAL Ebéjico DIRECCION Y TIPO DE LA SEDE PRINCIPAL Vereda Fátima, Ebéjico Antioquia, zona rural MUNICIPIO, DIRECCION Y TIPO DE SEDES ADICIONALES Centro de salud ubicado en el Corregimiento Sevilla, municipio Ebéjico Antioquia CODIGO PRESTADOR REPS ACTO DE CREACION DE LA ESE Acuerdo 111 del 12/06/1994 ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCION DE ESTATUTOS ACTO ADMINISTRATIVO ADOPCIÓN PROGRAMA Puesto de salud ubicado en el Corregimiento El Brasil, municipio Ebéjico Antioquia Acuerdo 016 de Diciembre 27 de 2000, Reglamento Interno, Junta Directiva Acuerdo 004 de 14 de Agosto de 2013 "por medio del cual se adopta el plan de saneamiento fiscal y financiero de la EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPIAL SAN RAFAEL DE EBEJICO INFORMACIÓN GERENTE ACTUAL RAFAEL ANTONIO GRANDA PEREZ, Decreto 040, de abril 01 de 2012 El Hospital san Rafael de Ebéjico, cuenta con dos sedes, una en el corregimiento de Sevilla, el cual es el segundo mayor centro poblado de la localidad y tenemos el centro de salud Darío Ortiz, el cual atiende a una población de unos casi cuatro mil pobladores, y se

5 Página 5 de 17 prestan servicios de odontología, farmacia, consulta médica general, programas de PYP, procedimientos menores. En el corregimiento de Brasil contamos con el puesto de salud Emilia Acevedo, en el cual permanece una auxiliar de enfermería y se prestan servicios de PYP, medicina una vez por mes y transcripción de fórmulas médicas una vez por semana. CALIDAD MIEMBRO EN JUNTA DIRECTIVA CUADRO 1 A - INTEGRANTES JUNTA DIRECTIVA NOMBRES Y APELLIDOS TIPO Y NÚMERO DOCUMENTO IDENTIDAD ALCALDE O REPRESENTANTE Manuel Salvador Zapata Cuadros cc, SECRETARIO DE SALUD O REPRESENTANTE Mónica Patricia Ramírez Ciro cc, REPRESENTANTE DE LOS TRABAJADORES Yhon Mario cuadros Restrepo (ADMINISTRATIVO) cc, REPRESENTANTE DE LOS TRABAJADORES Juan Sebastian Osorio González (ASISTENCIAL) cc, REPRESENTANTE DE LOS USUARIOS Humberto Patiño cc, PERIODO NOMBRAMIENTO ENERO DICIEMBRE 2015 ENERO DICIEMBRE /FEB/ /FEB/ /OCT/ /OCT/ /MAY/ /MAY/2014 HISTORIA DE LA E.S.E Hospital San Rafael El ahora llamado Hospital San Rafael antes nombrado Hospital Benedicto XV(1908) funcionaba en un viejo caserón el cual tenía más funcionalidad como asilo que como institución prestadora de servicios de salud. Uno de sus gestores de desarrollo para que este funcionara realmente fue Rafael Arredondo, más tarde en el mismo sitio fue construido con fondos del municipio un edificio que sirvió como asiento hospitalario, pero fue realmente en el año de 1944 cuando empezó su función. Las dotaciones de este, se lograron gracias al aporte que hizo la nación y a su gestor que en ese entonces pertenecía al ámbito político. El sostenimiento económico estaba a cargo del municipio. En 1994 el Hospital se transforma en una Empresa Social del Estado con calidad de entidad descentralizada del orden municipal, dotada con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa.

6 Página 6 de 17 ORGANIGRAMA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL SAN RAFAEL DEL MUNICIPIO DE EBÉJICO DSSA JUNTA DIRECTIVA DLS Comités GERENCIA Asesores Jurídico y Contable Subdirector Administrativo y Financiero Secretaria Subdirector Científico Técnico Operativo Sistemas Médico General Técnico OperativoContabilidad Odontología Auxiliar Área Administrativa y Financiera Auxiliar Administrativo Área de la Salud Auxiliar Administrativo Archivo de Gestión Auxiliar Administrativo Trabajador Oficial- Celador Trabajador Oficial- Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Mantenimiento Conductor Ambulancia Laboratorio Clínico Técnico Área de la Salud Farmacia Enfermaría Vacunación Auxiliar Administrativo Área de la Salud Auxiliar Administrativo Área de la Salud Auxiliar Administrativo Área de la Salud

7 Página 7 de 17 REQU ERIMI ENTO S Y NECE SIDA DES DE LA COM UNID AD Y PART ES INTE RESA DAS E S T R A T É GI MI C SI O OS N A L E S D E A P O Y O DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1. Gestión Ética 2. Administración del Riesgo 3. Revisión por la Gerencia ATENCIÓN AL USUARIO 1. Admisiones 2. Sistema de Información al usuario 3. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias 4. Referencia y Contrareferencia GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 1. Administración del Personal 2. Inducción, Reinducción y Formación 3. Bienestar Laboral 4. Evaluación del Desempeño GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS 1. Adquisición de Bienes y Servicios 2. Almacenamiento, distribución e Inventarios 3. Mantenimiento y Logística EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 1. Auditaría Interna de Calidad 2. Control Interno MAPA DE PROCESOS PLANEACIÓN DE LA OPERACIÓN 1. Planeación Institucional 2. Gestión Presupuestal APOYO EN SALUD 1. Laboratorio Clínico 2. Servicio Farmacéutico 3. Transporte Asistencial 4. Esterilización 5. Morgue DESARROLLO ORGANIZACIONAL 1. Promoción y Mercadeo 2. Contratación con Clientes. ATENCIÓN EN SALUD 1. Consulta Médica 2. Consulta Odontológica 3. P y P 4. Atención de Urgencias 5. Hospitalización 6. Sala de Partos 7. APS GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN 1. Comunicación e Información Pública 2. Gestión Documental 3. Sistemas de Información GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE 1. Facturación y Cartera 2. Sistema de Costos 3. Tesorería y Gestión Contable 4. Gestión Fiscal y Tributaria MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1. Planes de Mejoramiento 2. Seguimiento a Planes de Mejoramiento SATIS FACC IÓN DE LAS NECE SIDA DES DE LA COM UNID AD Y PART ES INTE RESA DAS

8 Página 8 de 17 MISIÓN La E.S.E Hospital San Rafael de Ebéjico - Antioquia, contribuye al mejoramiento de la calidad de vida de la comunidad Ebejicana mediante la prestación de servicios de salud de primer nivel de atención con énfasis en la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad, basados en los principios de humanización y calidad en la atención, a través de personal idóneo con actitud de servicio, caracterizados por ser una institución interesada en el bienestar de sus usuarios, que piensa en la rentabilidad social de la comunidad y la rentabilidad económica de la institución VISIÓN En el año 2016 la E.S.E Hospital San Rafael de Ebéjico, será la mejor empresa prestadora de servicios de salud de primer nivel de atención del Occidente de Antioquia, desarrollando actitudes y aptitudes que permitan ejercer liderazgo en su modelo de atención integral centrado en la promoción de la salud y prevención de la enfermedad, promoviendo la coordinación intersectorial bajo criterios y estándares de calidad que definirán el reconocimiento social hacia la institución PRINCIPIOS CORPORATIVOS - CALIDAD Voluntad de aprendizaje permite con actitud positiva frente al cambio para el óptimo desempeño individual e institucional. - ATENCIÓN HUMANIZADA Actuar con sensibilidad y empatía acompañando al usuario y su familia respetando sus derechos. - EQUIDAD Prestación de nuestros servicios sin distinción alguna teniendo como única medida la responsabilidad de solucionar integralmente los problemas de salud de nuestra población. - EFICIENCIA

9 Página 9 de 17 Mejor utilización económica y social del talento humano y de los recursos administrativos técnicos y financieros disponibles para prestar servicios de salud con calidad - TRABAJO EN EQUIPO Unión de esfuerzos para logro de beneficios VALORES CORPORATIVOS - RESPETO Actuar y dejar actuar aceptando la diferencia entre los demás. - SOLIDARIDAD Ser sensible frente a las dificultades procurando la solución de las mismas. - SENTIDO DE PERTENENCIA Apropiarse de las metas, compromisos y sentirse parte esencial e imprescindible de la entidad. - HONESTIDAD Es el simple respeto a la verdad en relación con el mundo de los hechos y las personas. - AMABILIDAD Entregar un trato cordial y cálido a nuestros semejantes. - RESPONSABILIDAD Permite mantener en orden la vida en comunidad, demostrando compromiso con las propias decisiones y las consecuencias que estas generan, tanto en la persona como en quienes lo rodean. POLÍTICA DE CALIDAD La Empresa Social del Estado Hospital San Rafael de Ebéjico, está comprometida con las condiciones de salud de sus usuarios y con el cumplimiento de los requisitos legales vigentes, respaldado en un Sistema de Gestión de la Calidad que busca mejorar continuamente en tecnología, infraestructura y talento humano. OBJETIVOS DE CALIDAD

10 Página 10 de 17 Ofertar excelentes servicios de salud de baja complejidad del municipio de Ebéjico. Mejorar el sistema de gestión institucional Administrar y gerenciar los recursos institucionales con eficiencia y eficacia. Procurar la integridad, eficiencia y transparencia en la gestión institucional Gerenciar el desarrollo del talento humano, basado en nuestros principios y valores éticos. Buscar el bienestar de nuestra población, ofreciendo soluciones en salud con calidad. OBJETIVOS ESTRATEGICOS En el marco de la misión institucional, la Empresa se propone como objetivos: Aumentar la cobertura en la prestación de servicios de salud a las personas. Priorizar la atención en programas de promoción de la salud y prevención de la enfermedad a nivel comunitario. Garantizar la autosostenibilidad institucional permanentemente. Lograr un alto grado de autocontrol en todos nuestros funcionarios. Disminuir la morbilidad y mortalidad evitable entre los grupos humanos de su área de influencia. Modernizar la gestión institucional en las áreas administrativa, financiera, tecnológica, humana y desarrollo de los sistemas de información. Lograr la excelencia en la atención integral a las personas y sus familias. Buscar el desarrollo, la atención integral y continua capacitación de sus funcionarios. Mejorar el clima organizacional Motivar la participación comunitaria para la gestión en salud y fortalecer el auto cuidado. 3.5 LINEAMIENTOS ESTRATEGICOS Fortalecer la planeación estratégica organizacional y liderar la empresa mediante una gestión participativa, con calidad y propendiendo por el mejoramiento continuo de la operación de sus procesos y la prestación de sus servicios.

11 Página 11 de 17 Desarrollar la estructura y capacidad operativa de la Empresa mediante la aplicación de principios y técnicas gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de los recursos, capacidad de competir en el mercado y rentabilidad social y financiera. Administrar de manera eficiente los recursos físicos, financieros, de información y humanos de la ESE, con honestidad y sin detrimento de la prestación del servicio, para garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa a través del tiempo, en equilibrio con una creciente rentabilidad social. Mejorarlos procesos de gestión de información y comunicación informativa y organizacional, con el fin de Generar con responsabilidad, información veraz y oportuna que oriente la toma de decisiones de una manera participativa. Disponer de personal competente para el logro de los objetivos organizacionales, dentro de un adecuado clima laboral, bajo los criterios éticos institucionales. Prestarserviciosdesaludeficaces,eficientesyefectivosdeformaintegralque cumpla con las expectativas de las EAPB, las partes interesadas, los usuarios y sus familias, con adecuados estándares de calidad, que propendan por el mejoramiento de la calidad de vida de la población; con una reducción progresiva de su morbimortalidad, fomentando la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad, de tal manera que se conserve un equilibrio en la rentabilidad social y financiera a la E.S.E. Contribuirconelmejoramientodelaprestacióndeserviciosdesaludatravés del seguimiento de protocolos de vigilancia y el adecuado manejo de los residuos hospitalarios. Contribuir con el mejoramiento de las condiciones de salud pública del municipio a través de procesos educativos, la participación activa en control de los eventos epidemiológicos de acuerdo a directrices nacionales y departamentales y el uso racional de los recursos, causando el menor impacto ambiental posible, buscando la conservación y protección del medioambiente.

12 Página 12 de 17 Promover la coordinación interinstitucional e intersectorial que permita un trabajo conjunto confines de impacto social. Transparencia: El comportamiento de todos los empleados públicos del hospital, no dejara bajo ninguna circunstancia cabida a la duda y ambigüedad y estará sujeto a la rendición de cuentas cada vez que la comunidad y/o los entes de control lo requieran. Servicio: El desempeño de las funciones de los empleados públicos de la ESE, está orientado a satisfacer las necesidades de los usuarios y sus familias. Confianza: El actuar con rectitud de los funcionarios de la E.S.E, generara un juicio de tranquilidad, asumiendo los como personal competente, e interesado en el bienestar de los demás. Imparcialidad: Todo el personal de la ESE asumirá en el quehacer del día a día una posición imparcial frente a las diferentes situaciones que le corresponde afrontar, sin designio anticipado a favor o en contra de personas o cosas, permitiéndoles un proceder con rectitud. El informe de Red del Departamento de Antioquia, Servicio Seccional de Salud, es acorde con lo que la E.S.E. Hospital San Rafael, presenta, pretende y sustenta en el presente informe, por lo cual se solicita la viabilidad por parte del MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, por la coherencia de del programa de SANEAMIENTO FISCAL Y FINANCIERO, LA ARTICULACIÒN DE LA ESE, CON EL PROGRAMA TERRITORIAL, DE REORGANIZACIÒN, REDISEÑO Y MODERNIZACIÒN DE EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, definido por la DIRECCIÒN SECCIONAL DE SALUD DE ANTIOQUIA y

13 Página 13 de 17 viabilizado por el MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÒN SOCIAL, según las normas legales vigentes. 4. Oferta de servicios por la E.S.E. Hospital San Rafael Ebéjico La E.S.E Hospital san Rafael busca consolidarse como una de las principales instituciones en la prestación de los servicios y tener consolides tanto en los mejores momentos como en los críticos En nuestro esfuerzo por ser mejores en calidad y servicios buscamos la excelencia para total satisfacción de nuestros usuarios brindándoles seguridad y calidad de nuestros procedimientos, logrando no solo el reconocimiento de la entidad si no también la del municipio. Superando las limitaciones y plantear objetivos a largo plazo y corto plazo buscando un equilibrio en todos los ámbitos (fiscal, financiera)

14 Página 14 de 17 INFORME DE AVANCE AL MONITOREO DEL PLAN DE SANEAMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO REORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA: Implementación de la solución de HCE en la Unidades hospitalaria y centros de salud No se ha logrado ningún avance por los resultados del período y por no acceder a los recursos asignados para el saneamiento de pasivos, que permita este tipo de negociación. Tablas elaboradas y socializadas al interior de la institución Se avanza en este proceso y se mejora administrativamente el manejo de la información de la empresa. Se disminuyo el porcentaje de glosas y mejoro el recaudo de cartera con las diferentes EPS. Disminución del porcentaje al 1% del valor de nómina para asignar al comité de bienestar social. Ya se realizó el ajuste correspondiente por medio de un acuerdo de junta que reglamenta el 1 % como aporte para el comité de bienestar social de la empresa. Mejorar la calidad y oportunidad de los servicios Se inicia con renovación tecnológica biomédica en laboratorio y en urgencias y hospitalización y se espera que para el año 2015 se pueda completar. Se mejoro la calidad y la oportunidad en la entrega de resultados y en la eficiencia en el uso de insumos y reactivos de laboratorio.

15 Página 15 de 17 RACIONALIZACIÓN DEL GASTO Operativizar el módulo de costos del software, para que se alimente con la información contable de la empresa, en el mismo software. Se avanza en la implementación del sistema de costos que permita generar información para la toma de decisiones en un módulo integrado al sistema contable. Se redujo en un 57% los gastos por cuenta del contrato de oxigeno y concentradores, lo que paso de pagar 95 millones de pesos, a pagar 55 millones en el año. Reducir el pago de horas extras y mejorar la atención Se contrata un médico para laborar fines de semana que disminuye la carga laboral extra del personal de planta. Generación de estrategias que permitan reducir los tiempos de consolidación de la facturación y su respectiva entrega a las EPS. Se logra implementar tiempos de entrega de facturación antes del día 9 de cada mes, logrando disminuir su radicación y posterior pago, que se verá reflejado a mediano plazo Auditorias de la pertinencia en remisiones Se inicia con la construcción y seguimiento a guías de atención que mejoren los sistemas de atención y en especial el de referencia y contrareferencia. Reducir la probabilidad de demandas. Se implementa política de seguridad del usuario con el fin de disminuir la posibilidad de demandas y desarrollar una gestión adecuada de eventos adversos Reasignación de funciones en el área de la vacante. Se han reasignado funciones de empleados que han renunciado, para recortar costos por cargo a deuda laboral.

16 Página 16 de 17 Desarrollar la autoevaluación para preparación de la acreditación y definir un plan de mejoramiento para su logro. Se realiza periódicamente la autoevaluación para la acreditación en el sistema obligatorio de calidad. REESTRUCTURACION DE LA DEUDA Gestionar recursos que permitan reestructurar deudas. Se están realizando conciliaciones con las diferentes EPS y a través de la Supersalud, circular 30 SANEAMIENTOS DE PASIVOS Conciliación de cartera, glosas y cuentas por pagar que permita ajustar a la realidad es estado de cartera desde el Comité de Sostenibilidad Financiera de la ESE. Plan de Saneamiento Fiscal y Financiero Estamos a la espera de los recursos del PSFF que permitan el normal funcionamiento de la empresa, donde a la fecha no se ha podido cumplir con este pago a pasivos debido a que los recursos del plan de saneamiento que fueron proyectados para cumplir con estas obligaciones no han sido desembolsado a la fecha, lo que está causando graves dificultades a la empresa, ya que estamos recibiendo demandas por no pago de dichas obligaciones, poniendo en riesgo la sostenibilidad de la empresa. Tenemos un grave problema, ya que luego de ir hasta el ministerio de salud y protección social con los paquetes de los pasivos para ser revisados, no fue autorizado en pago de un crédito de tesorería con una cooperativa, el cual fue solicitado y usado para pagar deuda laboral atrasada de casi tres meses y poder traer liquidez, dicho crédito no fue aprobado para su pago con los recursos del PSFF por la razón que no era una entidad bancaria de primer piso, sabiendo que el instructivo lo dice muy claro que se pagaban deudas con entidades públicas o privadas, todo esto poniendo en graves problemas el cumplimiento del plan de saneamiento y la dificultad para sacar al hospital de la crisis.

17 Página 17 de 17 FORTALECIMIENTO DE LOS INGRESOS DE LA ESE Mantener el control de compromisos versus reconocimiento y recaudos Control de compromisos y recaudos es una de nuestras metas inmediatas. Monitorear y tomar correctivos a las causas de glosa para generar condiciones de liquidez y superar los indicadores de riesgo financiero. Garantizar el cumplimiento del reglamento de cartera para la generación de ingresos efectivos Gestionar ante la Superintendencia Nacional de Salud, acciones efectivas que permitan mejorar el recaudo Inicio de procesos ejecutivos en contra de los deudores que incumplen los términos de ley y/o los acuerdos de pago Requerimiento de la Entidad Territorial a las EPS_S que han incumplido en el flujo de los recursos. Implementación de la estrategia APS y Salud pública y gestionar campañas publicitarias a nivel municipal para incentivar a particulares a utilizar los servicios de la ESE. Conciliación con cada uno de los fondos de pensiones, cesantías. Salud y ARL, con el fin de establecer saldos que favorezcan los ingresos de la ESE Disminuir los saldos por cobrar en la cartera de Deudores