INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE MICROSOFT OFFICE. 3. Cargos : Gerente de Sistemas (e) Analista de Sistemas Gestor de Proyectos

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1 INFORME TÉCNICO PREVIO DE EVALUACIÓN DE SOFTWARE MICROSOFT OFFICE I-OS Nombre del Área : Oficina de Sistemas 2. Responsables de la Evaluación : Eduardo Vasquez Díaz Ronald Mallqui Meza 3. Cargos : Gerente de Sistemas (e) Analista de Sistemas Gestor de Proyectos 4. Fecha : 24 de febrero del Justificación El Organismo Supervisor de la Inversión en Energía y Minería (Osinergmin), ha definido como estándar un determinado producto debido a que todo el personal elabora documentos, planes de trabajo o cronogramas, presentaciones y además hace uso de las hojas de cálculo para lo cual es necesario que tanto el software para edición de texto, uso de hojas de cálculo y elaboración de presentaciones tengan las herramientas que brinda MICROSOFT OFFICE. Los módulos que viene desarrollando el Osinergmin son compatibles al 100% con MICROSOFT OFFICE, permitiendo realizar la exportación/importación de los datos sin presentar ningún inconveniente. 6. Alternativas Considerando los requerimientos de Osinergmin, se ha buscado alternativas de software en el mercado local que cumpla con dichos requerimientos y disponga de soporte local. Por lo tanto, la herramienta seleccionada debe permitir manejar de manera clara, sencilla y sobre todo que sea una herramienta segura. Se ha procedido a evaluar las siguientes alternativas en el mercado: Microsoft Office ConceptDraw Office3 7. Análisis Comparativo Técnico El análisis técnico ha sido realizado en conformidad con la metodología establecida en la Guía Técnica sobre evaluación de software e la administración pública (R.M. Nº PCM) tal como exige en el reglamento de la Ley Nº Propósito de evaluación Validar que las alternativas seleccionadas sean las más convenientes para el uso en Osinergmin Identificar el tipo de producto Software Ofimática 1

2 7.3. Identificación del modelo de calidad Para la evaluación técnica del software ofimática se va utilizar la guía de evaluación de software aprobado por Resolución Ministerial Nº PCM Selección de métricas Las métricas fueron seleccionadas en base al análisis de los requerimientos del área usuaria y a la información técnica de los productos de software ofimática señalados en el punto 6 Alternativas. Del análisis realizado, se han determinado las siguientes características técnicas mínimas y sus respectivas métricas. Ítem Características Descripción Puntaje Atributos Internos 1 Funcionalidad El Software se adecua plenamente para las funciones requeridas 10 2 Compatibilidad El Software cuenta con experiencia en el mercado local y en Osinergmin 3 Portabilidad - Existencia Deberá coexistir con otros productos de software dentro del mismo entorno 4 Operabilidad Atributos Externos Adaptabilidad a trabajos específicos sin necesidad de conocimientos previos avanzados de software 5 Usabilidad Sistema de fácil entendimiento, aprendizaje, operabilidad, atracción (amigable al usuario) y conformidad de uso. 6 Eficiencia 7 Productividad Eficacia Atributos de Uso 9 Facilidad Alcanzar las metras con exactitud e integridad Alcanzar los objetivos a menores costos Seguridad para el acceso al equipo, para evitar que personas no autorizadas puedan manipular la información. Facilidad de uso, facilidad de pruebas y mantenimiento Conocimiento Conocimiento del software en el mercado y por los usuarios del Osinergmin 11 Productividad Aumenta la productividad de los usuarios. 2

3 12 Disponibilidad de soporte directo del fabricante Capacidad de acceder en forma inmediata al soporte online o vía telefónica con los fabricantes Luego de determinar las características técnicas mínimas y las métricas aplicables, se procedió al análisis comparativo técnico, para lo cual se aplicó el Modelo de Calidad de Software descrito en la Parte I de la Guía Evaluación de Software por Resolución Ministerial No PCM. Ítem Características Descripción MICROSOFT OFFICE CONCEPTDRAW OFFICE3 Puntaje Máximo Atributos Internos 1 Funcionalidad El Software se adecua plenamente para las funciones requeridas Compatibilidad El Software cuenta con experiencia en el mercado local y en Osinergmin 3 Portabilidad - Existencia Deberá coexistir con otros productos de software dentro del mismo entorno Operabilidad adaptabilidad a trabajos específicos sin necesidad de conocimientos previos avanzados de software Atributos Externos 5 Usabilidad 6 Eficiencia 7 Productividad Eficacia Atributos de Uso 9 Facilidad 10 Conocimiento 11 Productividad Sistema de fácil entendimiento, aprendizaje, operabilidad, atracción (amigable al usuario) y conformidad de uso. Alcanzar las metras con exactitud e integridad Alcanzar los objetivos a menores costos Seguridad para el acceso al equipo, para evitar que personas no autorizadas puedan manipular la información. Facilidad de uso, facilidad de pruebas y mantenimiento Conocimiento del software en el mercado y por los usuarios del Osinergmin Aumenta la productividad de los usuarios

4 12 Disponibilidad de soporte directo del fabricante Capacidad de acceder en forma inmediata al soporte online o vía telefónica con los fabricantes 7 6 Total Análisis Comparativo de Costo Beneficio A. Licenciamiento A continuación se ha realizado un análisis de costos referencial (en dólares americanos, no incluye el IGV) de los productos y complementos necesarios para cumplir con la evaluación técnica realizada. El análisis se ha realizado para el periodo de 1 año por las actuales licencias de software de ofimática marca MICROSOFT que dispone Osinergmin y que son comparadas con el software de ofimática marca CONCEPTDRAW. Productos MICROSOFT OFFICE CONCEPTDRAW OFFICE3 Costo Referencial $ $ Total sin IGV $ $ Para el análisis de beneficios se ha comprobado: Costo de la Licencia del producto. Para el software MICROSOFT e CONCEPTDRAW, se considera el costo de lista de dichos productos los cuales, ya incluye el pago del soporte por un año. (Ver Anexo 01 y Anexo 02) B. Hardware necesario para su funcionamiento El software Microsoft Office, actualmente operan en las estaciones de trabajo de Osinergmin. C. Soporte y Mantenimiento externo Se va contar con el soporte y actualizaciones durante el primer año; posteriormente se renovará el servicio de soporte y actualizaciones cada año. D. Personal y Mantenimiento Interno El personal del Osinergmin será capacitado en el software adquirido, para el apoyo en sostenimiento del software ofimática ante cualquier inconveniente. E. Capacitaciones Los representantes de los productos evaluados cuentan con el personal calificado para brindar las capacitaciones. F. Otros puntos 4

5 En general, si se cambiara el software MICROSOFT OFFICE, esto implicaría un alto impacto en la actual plataforma tecnológica de Osinergmin, pues sería necesario migrar a los usuarios y el potencial riesgo en este proceso, de perder funcionabilidad ya incorporada en las actuales aplicaciones de información. Por otro lado, se deberían modificar y actualizar todos los manuales técnicos y de usuario que hacen referencia específica al software MICROSOFT OFFICE. Así mismo, el uso de un nuevo software ofimática obligaría a remplazar las licencias del software MICROSOFT OFFICE con que ya se cuenta Osinergmin, con la consecuencia pérdida de la inversión realizada para su adquisición. 9. Conclusiones Las conclusiones de la evaluación realizada son las siguientes: El software MICROSOFT OFFICE en el análisis comparativo técnico obtienen el mayor puntaje, los factores han sido definidos para la evaluación. En el análisis comparativo de Costo Beneficio, el costo del software MICROSOFT OFFICE, es de menor costo para Osinergmin. Se recomienda mantener los productos de software MICROSOFT OFFICE, para las operaciones de los usuarios internos y externos de Osinergmin, con el fin de asegurar la continuidad de las operaciones y los proceso de negocios de las áreas usuarias de Osinergmin. Finalmente, se recomienda realizar la estandarización del software MICROSOFT OFFICE por los beneficios técnicos y económicos. 10. Firmas: Ronald Mallqui Meza Analista de Sistemas Eduardo Vasquez Diaz Gerente de Sistemas (e) EVD / Hfc 5

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7 ANEXO 01 COTIZACION DE PRODUCTO MICROSOFT Lima, 26 de enero de 2015 COTIZACIÓN Señores: ORGANISMO SUOPERVISOR DE LA INVERSIÓN EN ENERGÍA Y MINERÍA - Osinergmin Estimado Señores: A través de la presente, presentamos nuestra cotización concerniente a la solicitud realizada al respecto de los bienes a continuación descritos: MICROSOFT OFFICE: NRO. CANTIDAD PART NUMBER DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO (US$) PRECIO TOTAL (US$) OfficeStd 2013 OLP NL Gov US$ US$ Condiciones Comerciales: El precio total INCLUYE IGV.1% y está expresado en DÓLARES AMERICANOS. Tiempo de Entrega: 15 días calendario. Incluye el servicio de Instalación Atentamente, Jorge Luis Román Vargas COSAPI DATA S.A. DNI N

8 ANEXO 02 COTIZACION DE PRODUCTO CONCEPTDRAW Los precios son referenciales y se encuentran en la Web de CONCEPTDRAW, fueron cotizados el lunes 26 Enero del