Presidencia de la República Oficina Nacional de Servicio Civil. Manual de Organización de Dirección Oficina Nacional de Servicio Civil

Transcripción

1 Presidencia de la República Oficina Nacional de Servicio Civil Manual de Organización de Dirección Oficina Nacional de Servicio Civil Guatemala, junio de 2012

2 PRESENTACIÓN La Oficina Nacional de Servicio Civil, por ser una Institución de servicio, necesita contar para el ejercicio de sus funciones con instrumentos técnicos que le permitan realizar una gestión eficaz y oportuna. Entre estas herramientas de carácter administrativo figuran los Manuales de Organización y de Procedimientos. Dichos documentos presentan una panorámica general de la Organización, conteniendo como parte toral la descripción de los puestos que detallan el que hacer de los mismos a lo interno de cada Unidad Administrativa de la Institución. Dentro de ese marco de referencia y en vista de la necesidad que se tiene en los diferentes Departamentos y/o Unidades de la Oficina, de contar con estos instrumentos administrativos, se ha elaborado el Manual de Organización de la Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil, con la finalidad de que el mismo contribuya a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño de las competencias que la ley le asigna. Es por ello que la Dirección de esta Institución, consciente del valor que reviste para una organización el contar con herramientas de esta naturaleza, autoriza a que el documento en referencia sea utilizado como un medio que facilite y coadyuve en la ejecución de las diversas actividades cotidianas que competen a la misma. Guatemala, junio de 2012 Licda. Patricia Margarita García Futch Directora Oficina Nacional de Servicio Civil

3 INTRODUCCIÓN El Departamento de Desarrollo Institucional de la Oficina Nacional de Servicio Civil, en aras de fortalecer el rol de la Institución a través de la correcta administración de los recursos humanos ha elaborado el Manual de Organización de la Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil, el cual es un documento técnico que contiene entre otros apartados, la estructura organizacional de la misma, las funciones de las unidades administrativas que la integran, así como los deberes y responsabilidades que corresponden a cada uno de los puestos de trabajo que dispone la Dirección, para el ejercicio de sus labores. El Manual, constituye un instrumento de suma utilidad para el personal de la Oficina, ya que contiene información real y objetiva sobre el accionar de la referida Unidad. Disponer de un documento administrativo que sirva de medio de consulta dentro de la Dirección y la Oficina en general. Definir con claridad las relaciones de autoridad y responsabilidad entre los diferentes puestos de trabajo de la Dirección. Describir con exactitud las funciones que corresponden a cada puesto de trabajo. Identificar los canales de comunicación a través de los cuales se realiza el proceso de comunicación formal. Delimitar el ámbito de acción de cada unidad administrativa. Disponer de un instrumento administrativo que facilite el proceso de reclutamiento y selección de personal. Dada la importancia que tiene el Manual de Organización en el funcionamiento de esta Unidad y en cumplimiento a las funciones del Departamento de Desarrollo Institucional, se considera necesario que el mismo sea actualizado periódicamente, con el fin de adaptarlo a los diferentes cambios que se realicen en el futuro como parte de la dinámica de administración de personal. - i -

4 CONTENIDO Introducción i I. Antecedentes Históricos de la Oficina Nacional de Servicio Civil 1 II. Estructura Organizacional de la Oficina Nacional de Servicio Civil 5 III. Organigrama Estructural Oficina Nacional de Servicio Civil 6 IV. Base Legal de la Dirección 7 V. Misión y Visión de la Dirección 8 Misión 8 Visión 8 VI. Objetivos de la Dirección 9 General 9 Específicos 9 VII. Estructura Organizacional de la Dirección 10 VIII. Organigrama de la Dirección 11 IX. Organigrama de Puestos de la Dirección 12 X. Funciones de la Dirección 13 XI. Descripción de cada Órgano 14 a) Dirección b) Subdirección c) Secretaría 14 d) Asesoría 14 XII. e) Descripción de Puestos 15 f) Directora de la Oficina 15 g) Subdirector de la Oficina 20 h) Secretaria de Dirección 24 Asistente de Dirección 28

5 Secretaria de Subdirección 32 Anexos 36

6 I. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Antes de la Constitución de 1945 las relaciones entre el Estado como patrono y los servidores públicos eran reguladas por diferentes leyes, lo que provocaba cierto desorden en su aplicación, además no se contaba con una reglamentación que garantizara a los empleados un mínimo de derechos y les asegurara estabilidad laboral y estímulo en su trabajo. A partir de 1947 las relaciones entre patronos y trabajadores del sector privado, han sido reguladas por el Código de Trabajo ; sin embargo, los empleados públicos no contaban con la misma protección y prerrogativas que otorgaba dicho instrumento, por lo que durante mucho tiempo estuvieron desprotegidos. En ese tiempo la administración de personal se realizaba en forma empírica y casuística y se padecía dentro del Sector Público en general, de una desorganización administrativa con relación al sistema de ingreso al servicio y una falta de normativos que regularan las acciones de personal y el régimen de retiro; lo cual permitía que las decisiones se tomaran en forma subjetivas e impregnadas de favoritismo político o conveniencias personales y no con criterios técnicos jurídicamente respaldados. De esa cuenta el 4 de febrero de 1955, a través de Acuerdo sin número, se creó la Oficina de Censo y Clasificación de Empleados Públicos con miras a emitir el Estatuto del Servidor Público. El 29 de febrero de 1956, por Decreto Presidencial número 584, se aprobó el Estatuto Provisional de los Trabajadores del Estado, el cual constituyó un primer avance en el intento por regular las relaciones mencionadas, aunque no con mucho éxito, ya que el recurso humano del Estado necesitaba de un macrosistema técnico de administración de personal. El 5 de abril de 1957, a través del artículo 1º. de Acuerdo sin número, el Presidente Constitucional de la República, crea como dependencia directa de la Secretaría General de la Presidencia de la República, el Departamento Nacional de Personal, el cual el 9 de enero de 1858 fue denominado Departamento de Servicio Civil y pasó a depender del Ministerio de Trabajo y Bienestar Social, su principal función era realizar estudios encaminados a la elaboración de un Plan de Clasificación de Puestos y el Registro de Acciones de Personal de los Empleados Públicos del Orden Civil

7 La Constitución Política de la República de 1965 en el título X de Disposiciones Transitorias y Finales, en el Capítulo Único, Artículo 2, señala que el Congreso de la República debía emitir la Ley de Servicio Civil, prevista en el artículo 120 de la referida Constitución, para establecer un sistema técnico, armónico, eficiente y dinámico de la Administración Pública. Con este objeto en el año 1967 se instaló una Comisión Bipartita conformada con representantes de los Organismos Ejecutivo y Legislativo, con el propósito de emitir el proyecto de Ley de Servicio Civil. En la exposición de motivos de dicho proyecto, se destacó como una necesidad impostergable poner orden jurídico y técnico en los aspectos de la Administración del Recurso Humano del Estado. Para el efecto se propuso el llamado Sistema de Servicio Civil, a fin de contar con un régimen laboral de derecho para regular las relaciones entre la Administración Pública y sus trabajadores, que constituyera el instrumento para garantizar dignidad y estabilidad laboral a quienes hacen carrera en el servicio público. Fue así como creo finalmente espacios el 02 de mayo de 1968 el Congreso de la República emitió la Ley de Servicio Civil, según Decreto 1748, misma que cobró vigencia el 01 de enero de Así se creó finalmente la Oficina Nacional de Servicio Civil, -ONSEC- cuya misión es constituirse en el órgano ejecutivo encargado de la aplicación y cumplimiento de esta Ley, en todo el territorio de la República de Guatemala. La misma debe estar integrada por un Director, un Sub-director y el personal indispensable para su funcionamiento; la cual puede a juicio del Presidente de la República crear oficinas regionales dependientes de la ONSEC. Sin embargo, con el fin de lograr los propósitos y principios para los cuales se promulgó la Ley de Servicio Civil, era necesario desarrollar sus preceptos, así como, precisar los procedimientos para su correcta aplicación, ya que durante varios años se regularon las relaciones entre el Estado y sus trabajadores, sin que existiera un reglamento específico que fijara las normas y especialmente los procedimientos para la aplicación de éstas. Esta ley ha sido de suma importancia para los trabajadores del Estado hasta la fecha, ya que integra en un solo cuerpo todos los elementos de un Sistema de, Administración de Personal, a efecto de garantizar a los empleados estabilidad laboral y establecer las normas para la aplicación

8 Su ámbito de aplicación se extiende a los servidores públicos del Organismo Ejecutivo y a algunas Entidades Descentralizadas del Estado que carecen de su propia Ley y Reglamento en materia de Recursos Humanos. La Oficina Nacional de Servicio Civil dispuso de Manual de Organización y Funciones, hasta el mes de abril de 1974, mediante Resolución DSC-1-74, a través de la cual se aprobó el Manual de Organización Interna de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Su estructura organizacional tuvo cambios progresivos que facilitaron el desarrollo de las funciones asignadas y el logro de los objetivos propuestos; al mes de enero de 1986 estaba integrada de la forma siguiente: Dirección Subdirección Departamentos Clasificación de Puestos y Salarios Jurídico Clases Pasivas Servicios Administrativos Nombramientos y Registros Reclutamiento y Selección de Personal Racionalización Administrativa La Ley de Servicio Civil, contiene en el capítulo I los Órganos Directores que deberán velar por su correcta aplicación, siendo ellos: Dirección Suprema: Presidente Constitucional de la República Órganos Superiores: Junta Nacional de Servicio Civil Oficina Nacional de Servicio Civil - 3 -

9 El 15 de enero de 1998 mediante Acuerdo Gubernativo No , se aprobó el Reglamento de Ley de Servicio Civil, el cual ha sido modificado parcialmente en su articulado por los Acuerdos Gubernativos, , publicado en el Diario Oficial el 31 de agosto de 1998; , publicado el 8 de marzo del 2002; , publicado el 23 de abril del 2002; y, , publicado el 25 de abril del 2002, publicado el 3 de junio de 2008 y el publicado el 14 de junio de

10 II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL Por medio del Acuerdo Gubernativo No de fecha 12 de diciembre de 1995, se aprobó la reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil. En el Acuerdo Gubernativo No de fecha 17 de mayo de 1995, se instituyeron las unidades de Administración Financiera -UDAF- y Auditoría Interna -UDAI- en las entidades del Sector Público no Financiero y para atender los términos del mismo, se emitieron los Acuerdos de Dirección números D y D con la finalidad de establecer dentro de la estructura administrativa de la ONSEC, las unidades mencionadas. A través del Acuerdo de Dirección No. D del 12 de mayo de 2005, la Unidad de Cómputo fue trasladada del Departamento de Desarrollo Institucional, a la Dirección de ONSEC, como una dependencia adscrita a la misma. Cabe mencionar que de conformidad con lo establecido en el Decreto , de fecha 23 de septiembre de 2008, se establecen las Unidades de Información Pública en las Entidades del Sector Público, por lo que hace necesario crear la Unidad de Información Pública de la Oficina Nacional de Servicio Civil ONSEC, acción que se realizo mediante el Acuerdo de Dirección No. D de fecha 7 de abril de Asimismo a través del Acuerdo de Dirección No. D de fecha 27 de septiembre de 2010 se creó la Unidad de Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público. Dirección: Dirección Subdirección Departamentos: Asuntos Jurídico Laborales Administración de Puestos, Remuneraciones y Auditorías Administrativas Registros y Verificación de Acciones de Recursos Humanos Normas y Selección de Recursos Humanos Previsión Civil Desarrollo Institucional Administración Interna Unidades: Administración Financiera Auditoría Interna Cómputo Información Pública Formación y Capacitación Permanente del Servidor Público - 5 -

11 III. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL DIRECCIÓN DIRECCIÓN UNIDAD DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN PERMANENTE DEL SERVIDOR PÚBLICO* UNIDAD DE INFORMACIÓN PÚBLICA UNIDAD DE CÓMPUTO UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DESARROLLO DE INSTITUCIONAL DESARROLLO INSTITUCIONAL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN INTERNA DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTO DE DE ADMINISTRACIÓN PUESTOS, DE REMUNERACIONES PUESTOS, Y REMUNERACIONES AUDITORÍAS Y ADMINISTRATIVAS AUDITORÍAS ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO NORMAS Y DE SELECCIÓN NORMAS DE Y SELECCIÓN RECURSOS DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO REGISTROS Y DE VERIFICACIÓN REGISTROS DE Y VERIFICACIÓN ACCIONES DE DE RECURSOS ACCIONES DE HUMANOS RECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE ASUNTOS DEPARTAMENTO JURÍDICO- DE ASUNTOS LABORALES JURÍDICO- LABORALES DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO PREVISIÓN CIVIL DE PREVISIÓN CIVIL Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Fecha: junio de

12 IV. BASE LEGAL DEL DEPARTAMENTO La Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil fundamenta su gestión en las leyes y disposiciones siguientes: Constitución Política de la República de Guatemala del 3 de junio de Decreto No del Congreso de la República; Ley de Servicio Civil, publicado el 23 de mayo de Acuerdo Gubernativo No , Reglamento de la Ley de Servicio Civil y sus reformas. Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No del Congreso de la República. Acuerdo Gubernativo No ; Reestructuración de la Oficina Nacional de Servicio Civil, publicado el 21 de diciembre de

13 V. MISIÓN Y VISIÓN DE LA DIRECCIÓN MISIÓN Somos el órgano administrativo encargado de dirigir toda actividad técnica y administrativa de la Oficina Nacional de Servicio Civil y de supervisar a su personal, velando por la correcta aplicación de la Ley de Servicio Civil con fundamento en los principios de servicio, orientación a resultados, trabajo en equipo, honestidad, responsabilidad y compromiso. VISIÓN Ser el ente coordinador de las políticas y estrategias para la modernización y fortalecimiento de la Oficina Nacional de Servicio promoviendo la eficiencia, eficacia y calidad en los servicios que brindan los Departamentos y/o Unidades administrativas que la integran, a la población en general

14 VI. OBJETIVOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL Fortalecer a la Oficina y a las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas, en materia de administración y gestión de recursos humanos en la Administración Pública de Guatemala. ESPECÍFICOS Capacitar al personal de las instituciones de la Administración Pública, para coadyuvar a la profesionalización y mejoramiento de la función pública y gestión de recursos humanos. Mantener actualizados los procesos administrativos y la organización de las Instituciones Públicas, para mejorar la eficiencia en el funcionamiento del personal y la eficacia en la prestación de los servicios en concordancia con el programa de modernización del Estado. Brindar apoyo técnico-profesional a las Instituciones de la Administración Pública, en materia de organización y planificación, dirección y control del recurso humano institucional. Gestionar, implementar y evaluar acciones de capacitación y cooperación científica-técnica no reembolsable, que brinde soporte a los requerimientos tecnológicos que demanda la modernización del Servicio Civil, y el personal de la Oficina en general

15 VII. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA DIRECCIÓN La Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil, para el cumplimiento de sus funciones se integra de la siguiente manera: Dirección Subdirección Asesoría

16 VIII. ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN Dirección Asesoría Subdirección Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Relación de asesoría= Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: La Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Fecha: junio de

17 IX. ORGANIGRAMA DE PUESTOS DE LA DIRECCIÓN Director Asesores de Dirección Secretaria de Dirección Profesional II Asistente de Despacho Secretaria Ejecutiva V Subdirector Secretaria de Dirección Secretaria Ejecutiva III Simbología Centro de Autoridad y Responsabilidad Relación de línea = Relación de apoyo = Relación de asesoría= Elaborado Por: Departamento de Desarrollo Institucional Autorizado Por: La Dirección de la Oficina Nacional de Servicio Civil Fecha: junio de

18 X. FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN De acuerdo a la estructura organizacional, de la Dirección esta divida en: Dirección, Asesoría y Subdirección, con el propósito de mantener un equilibrio en el desarrollo de sus funciones y con ello alcanzar los objetivos planteados, a continuación se describen las funciones que se ejecutan en la Dirección: Revisar firmar y aprobar acuerdos que elaboran los Departamentos y/o Unidades de la Oficina que son de carácter oficial. Revisar y aprobar la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto, e informes institucionales que solicita la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia de la República -SEGEPLAN-. Revisar y aprobar los acuerdo de liquidación y autorización de liquidaciones emitidos por el Departamento de Previsión Civil que solicitan los ex servidores públicos. Suscribir convenios de apoyo con otras instituciones gubernamentales o no gubernamentales, así como la búsqueda para donación de equipo y de fuentes de financiamiento para la ejecución de proyectos institucionales con organismos internacionales y países amigos, para el fortalecimiento de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Elaborar y/o actualizar documentos y estudios técnicos y legales ios para proveer a las Instituciones y usuarios en general de información relacionada con el Sistema de Servicio Civil, Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado del Sector Público guatemalteco. Ser el vínculo de información de la Oficina Nacional de Servicio Civil ante la Junta Nacional de Servicio Civil, la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia de la República -SEGEPLAN-, INAP, con el Presidente de la República de Guatemala, y otras Instituciones

19 XI. DESCRIPCIÓN DE CADA ÓRGANO DIRECCIÓN Coordinar y verificar toda actividad técnica y administrativa de la Oficina Nacional de Servicio Civil, velando por el desempeño del recurso humano como lo establece la Ley de Servicio Civil. SUBDIRECCIÓN Brindar apoyo administrativo en la supervisión, dirección y control del personal que integra los Departamentos y/o Unidades de la Oficina, así como la revisión autorización y firma de documentos oficiales delegados por la Dirección. SECRETARÍA Brindar apoyo a la Dirección y Subdirección en actividades secretariales, específicamente en la recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos de correspondencia oficial, así como atender al público que requiere información o audiencia con la Directora o el Subdirector, realizar los procedimientos establecidos para llevar el control de documentos y expedientes internos de la Dirección. ASESORÍA Proporcionar orientación y asesoría para la elaboración, integración, evaluación y seguimiento de los documentos técnicos (planes y programas de trabajo) de la Oficina Nacional de Servicio Civil, así como todos aquellos que revelen resultados de gestión, asimismo brindar asesoría y apoyo en la formulación de estudios administrativos, diagnósticos, proyectos y programas de trabajo encaminados al fortalecimiento de la Oficina

20 XII. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Contiene una panorámica general y específica de cada una de las funciones de los puestos y los requisitos mínimos que debe llenar la persona para ocuparlos. I. IDENTIFICACIÓN DIRECTOR DE LA OFICINA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: DIRECTOR DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL CÓDIGO: TÍTULO FUNCIONAL: NÚMERO DE PLAZAS: JEFE INMEDIATO: PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA SUB-ALTERNOS: EL PERSONAL DE LA OFICINA UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE LA OFICINA HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: UNA ESPECIALIDAD: SIN ESPECIALIDAD FECHA: JUNIO 2012 II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO El Director, como Jefe Administrativo de la Oficina Nacional de Servicio Civil, planifica y dirige toda actividad técnica y administrativa de la misma, así como velar por el eficiente desempeño de las funciones que realiza el recurso humano que tiene a su cargo, en base a la potestad que la Ley de Servicio Civil le designa. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Velar por la correcta aplicación de la Ley de Servicio Civil y su reglamento, organizando un sistema de administración de personal al servicio de la Administración Pública, de acuerdo con los principios que señala la ley. Organizar la Oficina Nacional de Servicio Civil, nombrar y remover al personal del Servicio por Oposición de la misma, de acuerdo con la ley. Reclutar, seleccionar y proponer a los candidatos elegibles para integrar el personal comprendido en el Servicio por Oposición, de conformidad con los preceptos de la ley

21 Establecer y mantener un registro de todos los empleados comprendidos en el Servicio por Oposición y en el Servicio sin Oposición, de conformidad con los reglamentos respectivos. Desarrollar programas de mejoramiento técnico para aspirantes a ingresar al Servicio Civil y de adiestramiento para los servidores públicos. Investigar, informar y proponer soluciones respecto a la aplicación y efectos de la Ley de Servicio Civil y su reglamento, al Presidente de la República y a la Junta Nacional de Servicio Civil. Resolver consultas que se le formulen en relación con la administración de personal y la aplicación de la ley y su reglamento. Investigar los hechos, hacer comparecer testigos, tomar declaración jurada y solicitar la presentación de cualquier prueba para los efectos de la aplicación de la ley, y su reglamento. Asistir a las reuniones de la Junta Nacional de Servicio Civil, cuando ésta requiera su presencia y cuando así este establecido por la ley y su reglamento. Rendir al Presidente de la República y a la Junta Nacional de Servicio Civil informe de las labores realizadas durante el año. Los demás deberes y atribuciones que le impone la Ley de Servicio Civil y su reglamento. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Participar en reuniones con autoridades de Gobierno. Participar en reuniones de Jefes de Departamento y/o Unidades de la Oficina. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Presidente de la República

22 IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la Dirección, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión, sobre el personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal de la Dirección, así como del manejo de información y documentos confidenciales. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina privada en Dirección. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivel institucional

23 d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en la Oficina. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal que integra el Despacho de Dirección. Dentro de la Institución con el personal de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Externamente con las Instituciones del Estado. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA Ser persona de reconocida honorabilidad y: Ser guatemalteco de los comprendidos en el artículo 5º. de la Constitución de la República, mayor de 30 años de edad y ciudadano en ejercicio de sus derechos; Acreditar conocimientos técnicos en administración de personal o experiencia en Administración Pública. De preferencia, poseer título universitario

24 VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente la Dirección para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual

25 I. IDENTIFICACIÓN SUBDIRECTOR DE LA OFICINA INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: SUBDIRECTOR DE LA OFICINA NACIONAL DE SERVICIO CIVIL CÓDIGO: TÍTULO FUNCIONAL: NÚMERO DE PLAZAS: JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE LA OFICINA SUB-ALTERNOS: PERSONAL DEL DESPACHO DE DIRECCIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE LA OFICINA HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. CÓDIGO DE ESPECIALIDAD: UNA ESPECIALIDAD: SIN ESPECIALIDAD FECHA: JUNIO 2012 II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO El Subdirector es el Subjefe Administrativo de la Oficina Nacional de Servicio Civil, que realiza un trabajo profesional de apoyo a la Dirección de la Oficina, en la planificación, organización, coordinación, dirección y supervisión de las actividades que ejecuta el personal de la Oficina, sustituyéndolo en caso necesario. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Sustituir al Director en casos de licencia, enfermedad y ausencia temporal por cualquier causa. Apoyar en la revisión y aprobación de acuerdos, resoluciones, liquidaciones de los expedientes de pensiones que elabora el Departamento de Previsión civil. Firmar acuerdos y otros documentos oficiales que se emiten en el Despacho de Dirección

26 b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Participar en reuniones con autoridades de Gobierno y funcionarios de otras Entidades Públicas y Privadas. Participar en reuniones de Jefes de Departamento y/o Unidades de la Oficina. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director de la Oficina. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la Dirección, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto ejerce supervisión, sobre el personal del Despacho de Dirección. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las tareas propias y de las que desarrolla el personal de la Dirección, así como del manejo de información y documentos confidenciales. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina privada en Dirección

27 b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de emisión, revisión, análisis y aprobación de los documentos que se emiten en la Oficina. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal que integra el Despacho de Dirección. Dentro de la Institución con los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. Externamente con las Instituciones del Estado

28 VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA Ser persona de reconocida honorabilidad y: Ser guatemalteco de los comprendidos en el artículo 5º. de la Constitución de la República, mayor de 30 años de edad y ciudadano en ejercicio de sus derechos; Acreditar conocimientos técnicos en administración de personal o experiencia en Administración Pública. De preferencia, poseer título universitario. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal e instrumentos técnico-administrativos que utiliza internamente la Dirección para el desarrollo de sus funciones, los cuales se especifican en el anexo No. 1 de este manual

29 I. IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DE DIRECCIÓN INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: PROFESIONAL II CÓDIGO: 5030 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO SECRETARIA DE CÓDIGO DE 0006 FUNCIONAL: DIRECCIÓN ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES FECHA: JUNIO 2012 PLAZAS: SECRETARIALES JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE LA OFICINA SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE LA OFICINA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Brindar apoyo al Director de la Oficina en actividades secretariales, específicamente en la recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos y expedientes oficiales, así como atender al público que requiere información o audiencia con el Director. Hacer las requisiciones y distribución de materiales y suministros, así como mantener un control de existencias de los mismos. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Elaborar oficios, providencias, circulares y otros documentos oficiales relacionados con las funciones del Director, llevando su control en orden correlativo. Atender llamadas telefónicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefónicas oficiales a solicitud del Director. Atender a las personas que requieren audiencia con el Director o personal de Asesoría. Recibir correspondencia interna y externa dirigida a la Dirección, clasificándola para orientar su trámite

30 Transcribir los documentos específicos que le son asignados por el Director y elaborar proyectos de oficios, providencias, circulares y transcribir informes circunstanciados, emitidos por el Director. Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos por la Dirección. Notificar vía telefónica o personal requerimientos de las Instituciones del Organismo Ejecutivo a los Departamentos y/o Unidades correspondientes. Elaborar requisiciones de útiles de oficina, imprenta y compras del Despacho de Dirección. b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Reportar a la Unidad de Recursos Humanos del Departamento de Administración Interna, la inasistencia eventual del personal de la Dirección. Solicitar la reparación de mobiliario y/o equipo que se encuentra en mal estado. Proporcionar información a los usuarios de la oficina ya sea personalmente o vía telefónica. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director de la Oficina. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la Dirección, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto

31 c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique la Directora de la Oficina. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Dirección. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes. c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus funciones

32 ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal de la Dirección. Dentro de la Institución se relaciona con las secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Externamente con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, seis meses de experiencia como Profesional II en la misma especialidad y ser colegiado activo. OPCIÓN B: Acreditar título universitario a nivel de licenciatura en la carrera profesional que el puesto requiera, dieciocho meses de experiencia profesional en labores relacionadas con el puesto y ser colegiado activo. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones

33 I. IDENTIFICACIÓN ASISTENTE DE DIRECCIÓN INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: SECRETARIO EJECUTIVO V CÓDIGO: 6220 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO ASISTENTE DE DIRECCIÓN CÓDIGO DE 0006 FUNCIONAL: ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES FECHA: JUNIO 2012 PLAZAS: SECRETARIALES JEFE INMEDIATO: DIRECTOR DE LA OFICINA SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE LA OFICINA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Trabajo de oficina que consiste en asistir en la Dirección a la realización de las actividades secretariales, apoyando los procedimientos establecidos para el registro, archivo, custodia y traslado de documentos y la elaboración de otros documentos que le sean solicitados, así como llevar un registro y control de la agenda personal del Director. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Apoyar en la elaboración de oficios, providencias, circulares y otros documentos oficiales relacionados con las funciones del Director llevando su control en orden correlativo. Atender llamadas telefónicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefónicas oficiales a solicitud del Director. Atender a las personas que requieren audiencia con el Director o personal de Asesoría. Apoyar en la recepción de correspondencia interna y externa dirigida a la Dirección, clasificándola para orientar su trámite

34 b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Proporcionar información a los usuarios ya sea personalmente o vía telefónica. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Director de la Oficina. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la Dirección, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique el Director de la Oficina. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Dirección. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes

35 c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y que esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, exige concentración constante, utilizando conocimientos generales y legales, para aplicarlos en el proceso de control de documentos que se emiten en la Dirección. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico, ya que la mayor parte del tiempo permanece sentado. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal de la Dirección. Dentro de la Institución con el personal de los Departamentos y/o Unidades que integran la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC-. VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo IV

36 OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y tres años de experiencia en labores secretariales. En el caso que se requiera, dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones

37 I. IDENTIFICACIÓN SECRETARIA DE SUBDIRECCIÓN INFORMACIÓN GENERAL DEL PUESTO TÍTULO OFICIAL DEL PUESTO: SECRETARIA EJECUTIVO III CÓDIGO: 6200 HORARIO: 08:00 a 16:00 hrs. TÍTULO SECRETARIA DE CÓDIGO DE 0006 FUNCIONAL: SUBDIRECCIÓN ESPECIALIDAD: NÚMERO DE UNA ESPECIALIDAD: ACTIVIDADES FECHA: JUNIO 2012 PLAZAS: SECRETARIALES JEFE INMEDIATO: SUBDIRECTOR DE LA OFICINA SUB-ALTERNOS: NINGUNO UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE LA OFICINA II. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PUESTO Brindar apoyo al Subdirector de la Oficina en actividades secretariales, específicamente en la recepción, control, redacción, transcripción y archivo de documentos de correspondencia oficial, así como atender al público que requiere información o audiencia con el Subdirector, realizar los procedimientos establecidos para llevar el control de documentos y expedientes internos, así como llevar control de la agenda del Subdirector. III. DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA DE LAS FUNCIONES DEL PUESTO a) PERMANENTES Atender llamadas telefónicas, recibir mensajes y realizar llamadas telefónicas oficiales a solicitud del Subdirector. Atender a las personas que requieren audiencia con el Subdirector. Recibir correspondencia interna y externa dirigida a la Subdirección, clasificándola para orientar su trámite. Entregar a los Departamentos y/o Unidades de la Oficina los documentos oficiales que son emitidos por el Subdirector

38 b) PERIÓDICAS O EVENTUALES Solicitar la reparación de mobiliario y/o equipo que se encuentra en mal estado. Proporcionar información a los usuarios ya sea personalmente o vía telefónica. Realizar otras funciones que le sean asignadas por el Subdirector de la Oficina. IV. CONDICIONES ORGANIZACIONALES a) UBICACIÓN ADMINISTRATIVA El puesto se ubica en la Dirección, Oficinas Centrales de ONSEC. b) SUPERVISIÓN El puesto no ejerce supervisión sobre otro puesto. c) RESPONSABILIDAD ATRIBUCIONES Es responsable por el debido cumplimiento de las funciones asignadas al puesto y las que le indique el Subdirector de la Oficina. BIENES Y EQUIPO DE OFICINA Debe velar por el buen uso y cuidado de los bienes y equipo que utiliza, para realizar su trabajo, que tiene a su cargo en la tarjeta de responsabilidad registrada en el inventario de la Oficina. V. CONDICIONES DE TRABAJO a) LUGAR DE TRABAJO El trabajo se realiza en oficina compartida con el personal de la Dirección. b) JORNADA DE TRABAJO La jornada de trabajo del puesto es de 08:00 a 16:00 horas, de lunes a viernes

39 c) RIESGOS Los riesgos en el proceso administrativo se pueden dar por el incumplimiento de sus funciones y esto no permita alcanzar las metas y los objetivos planteados a nivel institucional. d) CONSECUENCIAS Las que se derivan por el incumplimiento de los procedimientos administrativos y que esto afecte los intereses de la Oficina, provocando desconfianza y falta de credibilidad en el desarrollo de las funciones que son de su competencia. e) ESFUERZOS ESFUERZO MENTAL El tipo de trabajo que realiza requiere de un 95% de esfuerzo mental, debido a que necesita poner en práctica los conocimientos secretariales que posee, así como manejar procesos administrativos para el desarrollo de sus funciones. ESFUERZO FÍSICO Se requiere de un 5% de esfuerzo físico ya que la mayor parte del tiempo permanece sentada. f) RELACIONES DE TRABAJO A nivel interno con el personal de la Dirección. Dentro de la Institución se relaciona con las secretarias de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil - ONSEC-. Externamente con las Instituciones del Organismo Ejecutivo y Entidades Descentralizadas

40 VI. ESPECIFICACIONES EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA OPCIÓN A: Acreditar título o diploma de nivel de educación media y seis meses de experiencia como Secretario Ejecutivo II. OPCIÓN B: Acreditar título o diploma de Secretaria Oficinista o Secretaria Bilingüe y dos años de experiencia en labores secretariales. En el caso de que se requiera dominio de un idioma. VII. DOCUMENTOS QUE UTILIZA PARA REALIZAR SU TRABAJO Todo documento legal, manuales e instrumentos técnico-administrativos que orientan el desarrollo de sus funciones

41 ANEXO No

42 Disposiciones Legales e Instrumentos Utilizados Constitución Política de la República de Guatemala Digesto de la Administración de Personal del Sector Público Documentos Conexos (Acuerdos Gubernativos, Decretos del Congreso de la República, Acuerdos de Dirección, etc.) Documentos internos elaborados en la Oficina (oficios, providencias, otros) Código de Trabajo Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado y su reglamento Ley de Servicio Civil y su Reglamento Normas Generales de Control Interno Gubernamental Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto No del Congreso de la República, su reglamento y su reforma Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Sector Público de Guatemala, Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas 4ta edición Manual de Nomenclatura Gubernamental Manuales de Normas y Procedimientos de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- Manuales de Organización de los Departamentos y/o Unidades de la Oficina Nacional de Servicio Civil -ONSEC- Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo entre ONSEC y SONSEC

43 ANEXO No

44 DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE PUESTOS A través del análisis del puesto se logra identificar la importancia relativa de cada puesto dentro de la institución y las características físicas, psicológicas y cognoscitivas que debe poseer la persona que lo ocupe, permitiendo, al mismo tiempo, que el personal conozca claramente sus deberes y responsabilidades. La descripción técnica de puestos proporciona beneficios tales como: Facilidad para la administración del recurso humano Mayor objetividad en la evaluación del desempeño Asignación de puestos de trabajo atendiendo el marco legal aplicable La administración de recursos humanos conoce su ubicación física, las funciones que cumple y el perfil que debe llenar la persona que lo ocupe Sin embargo, cabe aclarar que las descripciones de puestos son enunciativas y no limitativas de las funciones que cada miembro de la institución debe desempeñar; siendo necesario comprender que las actividades indicadas para cada puesto son las mismas responsabilidades que debe cumplir. En esta técnica organizacional es importante la constante actualización de las descripciones de puestos, para facilitar la inducción y entrenamiento del personal de nuevo ingreso. La descripción de puestos está dividida en varias partes y pueden mencionar las siguientes: entre ellas se Información general Descripción general Descripción específica o analítica Condiciones organizacionales: Ubicación administrativa Tipo de responsabilidad (atribuciones y bienes) Condiciones físicas necesarias para la realización del trabajo Especificación del puesto (educación y experiencia requerida) En lo que se refiere a los requisitos mínimos para optar a los diferentes puestos, fueron establecidos por esta Oficina en la Resolución número D del 16 de enero de 1997, la cual constituye una modificación a lo establecido en el Plan de Clasificación de Puestos y Salarios del Organismo Ejecutivo

45 Para realizar la actualización de la descripción de puestos contenidos en este manual, se utilizó la información contenida en el Manual de Organización y Puestos del Departamento de Desarrollo Institucional, elaborado en octubre de 2005, así como la obtenida por medio del cuestionario para la actualización del manual de organización, proporcionado a cada uno de los empleados que actualmente desempeñan los puestos correspondientes

46 ANEXO No

47 GLOSARIO DE SIGLAS ONSEC Oficina Nacional de Servicio Civil. POA Plan Operativo Anual. SEGEPLAN Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia. SONSEC Sindicato de Trabajadores de la Oficina Nacional de Servicio Civil

48 ANEXO No

49 GLOSARIO DE TÉRMINOS ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO Es el instrumento programático que refleja los requerimientos financieros necesarios para desarrollar el Plan Operativo Anual -POA- de la Oficina Nacional de Servicio Civil. Es elaborado de acuerdo a los lineamientos estratégicos aprobados por el Presidente de la República y a la metodología definida por la Dirección Técnica del Presupuesto del Ministerio de Finanzas Públicas. COMUNICACIÓN La comunicación Investiga el conjunto de principios, conceptos y regularidades que sirven de base al estudio de la comunicación como proceso natural. COOPERACIÓN TÉCNICA-CIENTÍFICA Esta actividad consiste en gestionar, negociar, verificar, ejecutar y evaluar proyectos de cooperación técnica de recursos no reembolsables, con países, organismos nacionales e internacionales; con el fin de fortalecer la capacidad técnico-científica del personal de la Oficina Nacional de Servicio Civil, incorporando técnicas modernas en la administración de personal y del sistema de servicio civil. Esta cooperación se obtiene a través de la participación en cursos, seminarios, pasantías o bien con el apoyo de consultorías, asesoría de expertos, documentos y la donación de equipo. EFICIENCIA Consiste en realizar el desempeño de sus actividades en forma eficiente y adecuada en el menor tiempo y utilizando el mínimo de recursos. ESFUERZO Energía que se necesita dedicar para lograr una meta. ESPECIFICACIONES Requisitos mínimos que debe cumplir una persona para poder optar a desempeñar un puesto de trabajo. ESTRUCTURA ORGÁNICA Forma como la organización establece interrelaciones operacionales y administrativas sobre individuos y grupos de trabajo, relacionado con niveles, procesos y sistemas

50 ESTRUCTURA ORGÁNIZACIONAL Estructura que descompone la labor de la Institución en tareas especializadas, asigna éstas a personas y Departamentos y coordina las tareas mediante la definición de vínculos formales entre personas y Departamentos, estableciendo línea de autoridad y comunicación. FUNCIÓNES Serie de actividades que deben de realizar los colaboradores de la Oficina. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Instrumento administrativo y de procedimientos en el cual se describen los puestos de trabajo y sus funciones. METAS Finalidad que se persigue mediante el desarrollo de las funciones atribuidas al cargo, la cual será expresada a través de un enunciado que contenga un verbo de acción conjugado en infinitivo, que habrá de referirse a cantidades y periodos de duración determinados de manera semestral o anual. OBJETIVO Lo que se desea realizar para alcanzar las metas propuestas a corto y mediano plazo. ORGANIGRAMA Representación gráfica de la organización de una institución o empresa. ORGANIZACIÓN Forma de distribución de las actividades que debe realizar un grupo social. SECTOR PÚBLICO Es el conjunto de organismos administrativos mediante los cuales el Estado cumple, o hace cumplir la política o voluntad expresada en las leyes fundamentales del país. SUPERVISIÓN Actividad referida a verificar la ejecución de determinadas actividades asignadas a un puesto de trabajo. TAREAS O FUNCIONES PERIÓDICAS O EVENTUALES Son las que se ejecutan cada determinado período de tiempo (mensual, trimestral, etc.) o que se deben realizar ocasionalmente