Secretaría General OFICINA DE SISTEMAS. Sistema de Control de Viáticos MANUAL DE USUARIO (Jefe OAF)

Transcripción

1 OFICINA DE SISTEMAS Sistema de Control de Viáticos MANUAL DE USUARIO (Jefe OAF) Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 1 de 29

2 INFORMACION GENERAL DEL SISTEMA NOMBRE DEL SISTEMA: Sistema de Control de Viáticos AREA USUARIA: Presidencia del Consejo de Ministros VERSIÓN: 1.0 FECHA: ELABORADO POR: Guillén Alcántara, Percy Giancarlo Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 2 de 29

3 HOJA DE CONTROL DE VERSIONES VERSION FECHA DE CAMBIO ITEM CAMBIADOS DESCRIPCION DE LAS MODIFICACIONES REALIZADAS Documento Original Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 3 de 29

4 Tabla de contenido 1. ACCESO AL SISTEMA Acceso: 5 2. OPCIONES DEL SISTEMA Registros Plan de Viaje: Rendición Bandeja Rendición Consultas Plan de Viaje: Rendición de Cuenta: Reportes Rendiciones: ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO ANEXO Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 4 de 29

5 1. ACCESO AL SISTEMA Secretaría 1.1. Acceso: Para acceder al sistema, deberá abrir una página web y escribir el siguiente enlace: Se presenta la siguiente página de acceso al sistema, en la cual deberá ingresar con el mismo usuario y contraseña que utiliza para ingresar a su computadora. Seguidamente procederá a validar ambos datos, para ello deberá pulsar el botón Aceptar. Si las credenciales ingresadas son correctas, accederemos al menú de opciones del sistema, dependiendo del perfil que tenga el usuario, podrá acceder a una u otra opción. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 5 de 29

6 2. OPCIONES DEL SISTEMA 2.1. Registros En esta opción podemos registrar los planes de viaje y las rendiciones Plan de Viaje: En esta opción, se puede registrar un nuevo plan de viaje, editarlo, enviarlo al Jede de Oficina, eliminarlo, exportar en formato PDF (Plan de Viaje y Planilla), además de tener la opción de buscar otros planes de viaje registrados con anterioridad. A. Buscar: Permite hacer una búsqueda en un rango de fechas y N de Plan. B. Nuevo: Para registrar un nuevo plan de viaje, previamente se ha debido asociar una escala al comisionado (Consulte con el Administrador del Sistema), una vez hecho esto, pulsamos el botón, el cual nos llevara a una nueva página Nuevo Plan de Viaje, la cual nos mostrara los datos del comisionado. Agregar Lugares de Comisión: Para agregar los lugares de comisión pulsamos el botón, el cual nos abrirá una ventana emergente Lugar de Comisión, la cual contiene dos regiones. Salida: Donde se registrara el lugar de partida, de no encontrarse el lugar en las opciones, se llenara el nombre del lugar en el campo Otro Lugar, se debe seleccionar la fecha de partida, la hora, minutos y el medio de transporte. Llegada: Se debe seleccionar el lugar de llegada, de no encontrarse el lugar en las opciones, se llenara el nombre del lugar en el campo Otro Lugar, se debe seleccionar la fecha de llegada, la hora y minutos. Una vez ingresados todos los datos, pulsamos el botón cual se agregaran los registros al plan de viaje., con lo Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 6 de 29

7 Tiempo de Comisión: Depende del tiempo que se haya registrado en las fechas de salida y llegada. Objetivo de la Comisión: Se debe registrar el objetivo de la comisión. Actividades a Realizar: Se debe registrar las actividades a realizar en la comisión. Motivo del Viaje: Se debe registrar el motivo del viaje. Asignaciones: Aquí se deberá registrar el Impuesto TUUA de retorno, el total de los pasajes y otros gastos, si los hubiera. Banco y Cuenta: Se deberá ingresar el nombre del banco y N de cuenta. Una vez llenados todos los datos, pulsamos el botón, con lo cual se grabara el nuevo plan de viaje. Si se desea cancelar y regresar a la página anterior, pulsamos el botón. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 7 de 29

8 C. Enviar: Una vez creado y verificado el nuevo plan de viaje, aparecerá en el listado inferior, con el nombre de destino en blanco. Para poder enviarlo al jefe de la oficina, pulsamos el botón, el cual nos mostrara un mensaje de confirmación, de aceptar el mensaje, se enviara la solicitud y se actualizara el campo Destino, con el nombre de la oficina a la cual se envió la solicitud. D. Editar: Para poder editar el plan de viaje, se debe cumplir la condición que no haya sido enviado. Si cumple esta condición, entonces procedemos a pulsar el botón, nos aparecerá un mensaje de confirmación. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 8 de 29

9 Si se acepta el mensaje, nos cargara una nueva página Editar Plan de Viaje, con los datos del plan seleccionado cargados. Procedemos a editar los campos que se requieran y pulsamos el botón. Si se desea cancelar y regresar a la página anterior, pulsamos el botón. El procedimiento para editar los campos es el mismo que se utilizó para registrar un nuevo plan de viaje. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 9 de 29

10 E. Plan: Permite exportar el Plan de Viaje en formato PDF, para ello pulsamos el botón, del registro correspondiente (Ver Anexo 1). F. Planilla: Permite exportar la Planilla con el Itinerario en formato PDF, para ello pulsamos el botón, del registro correspondiente (Ver Anexo 2). G. Eliminar: Para poder eliminar un plan de viaje, la primera condición que se debe cumplir, es que no haya sido enviado. Si cumple esta condición, entonces, pulsamos el botón, del plan que se desea eliminar, nos pedirá una confirmación, de aceptar este mensaje, se eliminara el plan de viaje. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 10 de 29

11 Rendición En esta opción se registra la rendición de cuentas del viaje realizado, para posteriormente ser enviado a Control Previo, adicionalmente se puede exportar en formato PDF, el formato de Rendición, la Declaración Jurada y la Asignación. Si por alguna razón la rendición fuese observada por Control Previo, también se puede visualizar la observación hecha. Por último se cuenta con una búsqueda de rendiciones, filtrada en un rango de fechas y por N de Plan de Viaje. A. Buscar: Permite hacer una búsqueda de las rendiciones en un rango de fechas y por N de Plan, una vez ingresados los filtros de búsqueda, pulsamos el botón, y el resultado se mostrara en la parte inferior de la página. B. Registrar: Para registrar la rendición de un viaje, pulsamos el botón, el cual nos llevara a una nueva página Rendición de Cuentas de Viáticos y Gastos de Viaje, la cual nos mostrara los datos del comisionado. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 11 de 29

12 Agregar Doc. De Venta: Para agregar todos los documentos de venta como Facturas y Boletas, procedemos a pulsar el botón, el cual nos mostrara una ventana emergente Agregar Documento de Venta, en la cual debemos ingresar los datos del Proveedor, el Tipo de Documento, N de Documento, Fecha de Emisión, Monto Total, y adjuntar el documento físico. Una vez ingresados todos los datos, procedemos a agregar el documento a la rendición, para ello pulsamos el botón. Editar Documento de Venta: Para editar un documento de venta, pulsamos el botón, nos mostrara una ventana emergente, con los datos del documento cargados, listos para ser editados. Una vez editados los datos, procedemos a agregar el documento a la rendición, para ello pulsamos el botón. Adjuntar una Declaración Jurada: Para agregar una declaración jurada, elegimos la opción SI ante la pregunta:, nos mostrara un botón Agregar, el cual pulsamos y nos mostrara una ventana emergente Declaración Jurada, en la cual debemos ingresar la Descripción del Gastos, la Fecha y el Importe Total. Una vez ingresados todos los datos, procedemos a agregar la Declaración Jurada a la Rendición, para ello pulsamos el botón Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 12 de 29

13 Rendición de Pasaje: Para agregar una rendición de pasajes, elegimos la opción SI ante la pregunta:, nos mostrara un botón Agregar, el cual pulsamos y nos mostrara una ventana emergente Rendición de Viáticos y Gastos de Viaje - Pasaje, en la cual debemos ingresar la Descripción, la Fecha, Tipo Documento, N de Documento, Importe Total y Adjuntar el Documento Físico. Una vez ingresados todos los datos, procedemos a agregar los gastos a la Rendición, para ello pulsamos el botón Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 13 de 29

14 Eliminar: Si se desea eliminar algún documento, pulsamos el botón, nos mostrara un mensaje de confirmación si se acepta, se eliminara el documento. Grabar: Una vez ingresados y verificados todos los documentos, procedemos a grabar la rendición, para ello pulsamos el botón, con lo cual se grabara la rendición, Si se desea cancelar y regresar a la página anterior, pulsamos el botón C. Enviar: Una vez ingresada la rendición, aparecerá en el listado inferior el botón, que al pulsarlo, nos mostrara un mensaje de confirmación, de aceptar el mensaje, se enviara la rendición a Control Previo. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 14 de 29

15 D. Imprimir: Muestra una ventana emergente, en la cual contiene 3 formatos que se pueden exportar en PDF. (Ver Anexos 3, 4 y 5 Respectivamente) E. Observación: Si al enviar la rendición, la oficina de Control Previo, hizo una observación en la rendición, esta observación se podrá visualizar al pulsar el botón, el cual mostrara una ventana emergente con la observación hecha por Control Previo. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 15 de 29

16 2.2. Bandeja Rendición Pendientes: En esta opción podemos visualizar un listado de las rendiciones pendientes enviadas por Jefe de OGA. Una vez la rendición sea revisada, será enviada a Tesorería Se puede hacer una búsqueda de rendiciones pendientes, en un rango de fechas, por N de Plan y Oficina. A. Buscar: Permite hacer una búsqueda de las rendiciones pendientes de envió en un rango de fechas, N de Plan y Oficina. B. N Plan: Al pulsar sobre el N de Plan, nos muestra una ventana emergente, la cual contiene 3 formatos que se pueden exportar en PDF. (Ver Anexos 3, 4 y 5 Respectivamente) Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 16 de 29

17 C. Enviar: Una vez verificada la rendición y corroborar que todo este correcto, procedemos a enviar la rendición a Tesorería, para ello pulsamos el botón, el cual nos mostrara un mensaje de confirmación, si se acepta el mensaje, se enviara la rendición y desaparecerá de la Bandeja de Pendientes y pasara a la Bandeja de Remitidos Remitidos: En esta opción podemos visualizar un listado de las rendiciones remitidas, además de poder retornar la rendición si es que aún no ha sido archivada por Tesorería. También se puede hacer una búsqueda de rendiciones remitidas, en un rango de fechas y N de Plan. A. Buscar: Permite hacer una búsqueda de las rendiciones en un rango de fechas y por N de Plan. B. Retornar: Para retornar una rendición, se debe de cumplir la condición que la rendición no haya sido archivada por Tesorería, de lo contrario no se podrá retornar la rendición. Si se cumple con la condición, procedemos a pulsar el botón, el cual mostrara un mensaje de advertencia, que de ser aceptado, retornara la rendición a la Bandeja de Pendientes y desaparecerá de la Bandeja de Remitidos. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 17 de 29

18 2.3. Consultas En esta opción podemos consultar el flujo de las solicitudes y el flujo de las rendiciones Plan de Viaje: En esta opción podemos visualizar las solicitudes, el flujo que sigue dicha solicitud, exportar en formato PDF el Plan de Viaje y la Planilla. Adicionalmente se puede hacer un filtro por un rango de fechas, N de Plan u Oficina. A. Buscar: Permite hacer una búsqueda de las solicitudes en un rango de fechas, por N de Plan y Oficina. B. Detalle: Para poder ver el flujo de la solicitud, pulsamos el botón, el cual nos mostrara una nueva página Detalle de Flujo de Planilla, en la que se detalla los datos del comisionado, el flujo que ha recorrido la solicitud y la opción de exportar en formato PDF el flujo recorrido, pulsando el botón (Ver Anexo 6). C. Plan: Permite exportar el Plan de Viaje en formato PDF, para ello pulsamos el botón, del registro correspondiente (Ver Anexo 1). Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 18 de 29

19 D. Planilla: Permite exportar la Planilla con el Itinerario en formato PDF, para ello pulsamos el botón, del registro correspondiente (Ver Anexo 2) Rendición de Cuenta: En esta opción podemos visualizar un listado de rendiciones y el flujo que sigue dicha rendición. Adicionalmente se puede hacer un filtro por un rango de fechas, N de Plan y N de Planilla. A. Buscar: Permite hacer una búsqueda de las solicitudes en un rango de fechas, por N de Plan y N de Planilla. B. Detalle: Para poder ver el flujo de la rendición, pulsamos el botón, el cual nos mostrara una nueva página Detalle de Flujo de Rendición, en la que se detalla los datos del comisionado, el flujo que ha recorrido la rendición y la opción de exportar en formato PDF el flujo recorrido, pulsando el botón (Ver Anexo 7). Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 19 de 29

20 2.4. Reportes Rendiciones: Esta opción nos permite exportar en formato PDF, las solicitudes que un no tienen rendición y están por vencer (Ver Anexo 8 y 9 respectivamente). o ya vencieron Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 20 de 29

21 Anexo 1 PLAN VIAJE: Es un documento que contiene, los datos del comisionado, el o los lugares de comisión (Salida y Llegada), el tiempo que tomara la comisión, el objetivo, actividades a realizar. Por ultimo contiene el itinerario y medio de transporte, el banco y número de cuenta de dicho banco. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 21 de 29

22 Anexo 2 PLANILLA: Contiene el detalle del plan de viaje y los costos asociados a cada actividad. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 22 de 29

23 Anexo 3 RENDICION: Documento en el cual se detalla la rendicion de los gastos hechos en la comision. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 23 de 29

24 Anexo 4 DECLARACION JURADA: Documento que en el cual se detallan los gastos que se hicieron sin un documento de sustento. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 24 de 29

25 Anexo 5 ASIGNACION: Documento que detalla los gastos hechos en el viaje de comision, incluidos los pasajes. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 25 de 29

26 Anexo 6 FLUJO DE PLAN: Reporte que detalla el flujo que ha recorrido el plan de viaje. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 26 de 29

27 Anexo 7 FLUJO RENDICION: Reporte que detalla el flujo que ha recorrido la rendición de cuentas. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 27 de 29

28 Anexo 8 SOLICITUDES SIN RENDICIÓN POR VENCER: Muestra las solicitudes que aún no tienen rendición, y que están por vencer. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 28 de 29

29 Anexo 9 SOLICITUDES SIN RENDICIÓN VENCIDAS: Muestra las solicitudes que no tienen rendición y además ya venció el tiempo de rendición. Manual de Usuario del Sistema de Control de Viáticos Pág. 29 de 29