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1 MUNICIPIO DE OVEJAS- SUCRE M A N U A L D E I N D U C C I O N

2 PRESENTACION El Manual de Inducción busca dar una orientación al servidor publico recién vinculado a la Administración Municipal, facilitándoles asi el proceso de integración a la cultura organizacional existente. La inducción a los nuevos servidores se encuentra consagrada en la Normatividad vigente, es asi que l Artículo 64 de la Ley 190 de 1995 y el Artículo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998, contempla que toda Institución Publica debe implementar programas de Inducción a todo el personal que ingresa y de Re inducción o actualización por lo menos cada dos años o en el momento en el que se produzcan cambios sustanciales en el funcionamiento de la Entidad. Al realizar el proceso de inducción se garantiza una inmersión inmediata del servidor a sus actividades, con productividad y calidad en sus labores, satisfacción personal del servidor y disminución del riesgo de que el cliente externo se encuentre insatisfecho por una gestión lenta y deficiente del nuevo servidor. Los programas de inducción, deben traer como beneficios a la Alcaldia, el hecho de que los nuevos servidores reducen su nivel de ansiedad, logran un aprendizaje mas rápido y mejor de las funciones a realizar, se hacen mas productivos y disminuye la rotación de los empleos. La Secretaria de Gobierno, encargada de las políticas de desarrollo humano al interior de la Alcaldia, propenderá por que la inducción a los nuevos servidores sea en forma inmediata a su ingreso, desarrollo completo del programa, realizada técnicamente y participativa.

3 OBJETIVOS 1. Familiar a los nuevos servidores con la estructura de la Alcaldía y con su Misión, asi como motivarlos para que participen en la construcción de la visión institucional, de manera que se garantice su compromiso para lograrlo. 2. Instruir a los servidores sobre todos los asuntos relacionados con su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y sus Derechos. 3. Negociar con los nuevos servidores sus expectativas, redefinir y precisar con con el Jefe inmediato sus conocimientos y habilidades, evaluar su potencial e iniciar el acercamiento a los compañeros con miras a que se integren a los equipos de trabajo. 4. Informar a los servidores acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir la corrupción, asi como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos.

4 FASES DEL PROCESO DE INDUCCION VINCULACION Y RECIBIMIENTO DEL SERVIDOR Todo ingreso laboral a una organización trae consigo para el nuevo funcionario, una serie de temores y expectativas alrededor de su desempeño laboral y aceptación por parte de sus compañeros y de los Usuarios en general. Al ingresar a una nueva Organización, se produce un impacto entre dos vivencias, la vivencia personal obtenida hasta ese momento, con sus capacidades y conocimientos desarrollados previamente sus valores y creencias fortalecidos por el largo tiempo y una serie de expectativas y temores alrededor de su desempeño y gestión en esta nueva etapa de su vida y el nuevo mundo que presenta la cultura organizacional existente en la Entidad a la que ingresa, con mundos diferentes en cada uno de sus funcionarios, valores y principios propios, normatividad interna, costumbres diferentes, y de igual forma una serie de expectativas sobre el desempeño de ese nuevo funcionario. Este impacto entre las dos vivencias descritas, inciden directamente en el buen desempeño laboral del nuevo servidor y por ende en la gestión institucional. Por ello, en esta primera fase el proceso de inducción, se debe propender por calmar la ansiedad y mitigar los errores de principiante. La Alcaldia Municipal de ovejas, consiente de la importancia del talento humano que posee y del desarrollo del mismo, recibirá a sus nuevos servidores, sin distinguir su tipo de vinculación, en forma seria cuidadosa y responsable, presentando d e esta forma una Entidad organizada, con calidad y con principios, que imprima en el nuevo servidor el sentido del respeto, de seriedad y compromiso que debe contar hacia la Alcaldia y su gestión, aportando toda su capacidad y dedicación.

5 PASOS A DESARROLLAR EN ESTA FASE: a. Posesionar a los servidores, cualquiera sea el nivel en el que vallan a quedar ubicados, ante las personas mas representativas de la Alcaldía: Alcalde y Secretarios de Despacho. Esto permite un recibimiento formal e institucional, una impresión positiva de la Alcaldia y de su equipo directivo, el conocimiento de primera mano sobre sus jefes. Expresar mediante comunicación escrita y personal al nuevo servidor, los buenos deseos por su desempeño, que redunde en el mejoramiento personal, familiar y profesional. PRESENTACION DEL CONTEXTO DE LA ALCALDIA Ubicar al nuevo servidor en el contexto de la Alcaldia, paso de gran ayuda para integrar al nuevo servidor a la cultura organizacional de la Entidad. POLITICAS ADMINISTRATIVAS 1. DESARROLLO ORGANIZACIONAL Constante formación de los servidores públicos en procura de fortalecer el talento Humano, la cultura y cambio organizacional. Permanente actualización de los sistemas de información y de las comunicaciones para satisfacer los requerimientos del momento. Desarrollo de practicas de trabajo que favorezcan la seguridad y la salud ocupacional de todos los servidores públicos. 2. PROCESOS INTERNOS

6 La administración se centrara en la implementación, mantenimiento y mejoramiento del SGC, MECI y en el Planeamiento estratégico, con el fin de mejorar los procesos y por ende el servicio a la comunidad Ovejera. La Administración municipal de Ovejas Sucre, debe propiciar espacios de participación Comunitaria, para garantizar y fortalecer la prestación de los servicios de manera efectiva, conforme a la normatividad Legal vigente y con un manejo de los recursos humanos, físicos y financieros, buscando el mejoramiento continuo tendiente al fortalecimiento de la calidad de vida de la comunidad. 3. FINANCIERA Optimizar la administración de los activos de la administración para obtener mayor rentabilidad, orientada al saneamiento fiscal del Municipio. 4. COMUNIDAD Prestar un servicio con calidad, justo y oportuno que responda a las expectativas y necesidades de los Ovejeros acorde a las capacidades de la Administración. PRINCIPIOS ETICOS LIDERAZGO: Ejercer las funciones laborales con criterio ejemplar, iniciativa organización, con los demás funcionarios y con la comunidad. y capacidad de

7 PARTICIPACION : Intervenir de manera activa y entusiasta en todas las actividades de laa administración Municipal, bien sean laborales o de otra índole. FLEXIBILIDAD: Los servidores públicos deben procurar actuar con elasticidad frente a los inconvenientes que se presenten en el diario desarrollo de sus funciones; y siempre tender hacia la armonía en pro del buen funcionamiento de la Administración Municipal y sus relaciones con la comunidad. CORRESPONSABILIDAD: El ejercicio de las funciones administrativas en cualquier cargo, debe hacerse en equipo y cooperación con una misión conjunta. INTEGRALIDAD: Los Funcionarios de la Administración Publica, desempeñan sus funciones bajo la perspectiva de un conjunto articulado y no como la suma de individuos aislados. Cada acción de un funcionario esta íntimamente relacionado con la del otro compañero BUENA FE: Es la confianza, el respeto y la credibilidad en otras personas, para que las libertades de ambos se den en sentido de restaurar lo publico como el espacio de interacción Social y no de conflicto. IMPARCIALIDAD: Se debe actuar de manera justa, en coherencia con parámetros prestablecidos, sin tener consideraciones personales.

8 CELERIDAD: Consiste en actuar con rapidez, velocidad, y sentido de oportunidad dentro de los términos que señala la constitución Politica, las leyes y reglamentos. IGUALDAD: Establece que todas las personas deben tener las mismas oportunidades de vida, sin discriminación en razón de genero, edad, raza, creencias religiosas o filiación política. DISCRECION: Es obrar con buen y tacto y evitar la generación y difusión de comentarios que puedan ocasionar perjuicios. ORDEN: Es la organización de todos los recursos administrativos, financieros, humanos, físicos y demás, para garantizar un buen servicio a la comunidad y obtener resultados exitosos de gestión. PROCESOS ADMINISTRATIVOS PROCESOS ESTRATEGICOS Dirección Administrativa: permite hacer la gestión integral con el animo de lograr el bienestar de la población y el desarrollo económico, social, ambiental del Municipio, garantizando la mejora en el sistema. Planeación Municipal: permite realizar toda la planeación financiera, administrativa, de programas y servicios a través de la elaboración de diferentes planes y proyectos como el plan de desarrollo, plan de acción, plan financiero, entre otros.

9 PROCESO DE APOYO Gestión de talento humano: contribuye al fortalecimiento de las capacidades, habilidades, destrezas, conocimientos y competencias del talento humano de la Administración Municipal de Ovejas-sucre. Gestión del recurso físico e informática: proporciona los recursos físicos y de informática necesarios a los funcionarios de la administración y asegura el mantenimiento de los mismos, para facilitar la prestación efectiva de los servicios. CONTRATACION ADMINISTRATIVA: Establecer los lineamientos para la realización{on de los Contratos establecidos en los estatutos de Contratación Municipal. FINANZAS MUNICIPALES: Permite controlar la ejecución presupuestal de los ingresos del Municipio, el adecuado control de los ingresos y egresos. PROCESOS MISIONALES MANEJO DE DESARROLLO ECONOMICO Asegurarar el desarrollo económico Municipal, dando cumplimiento a la normatividad vigente, a los requisitos de la comunidad, incrementando el desarrollo municipal, se atiende los servicios de educación: Garantizar e impartir la educación básica integral: Prescolar, básica primaria, secundaria y media, con calidad dando cumplimiento a los requisitos de la normatividad vigente y del cliente, usuario sector o población, para lograr la satisfacción de sus necesidades de educación en el Municipio y construir una ciudadanía democrática con cultura participativa.. SALUD: El aseguramiento de la salud; acceso, servicio,promoción y gestión ambiental, acorde con su competencia, dando cumplimiento a los requisitos de la normatividad vigente

10 y del cliente, usuario, sector o población para lograr la satisfacccion de sus necesidades en la prestación de los servicios en el Municipio. SOCIAL: Lograr el desarrollo y fortalecimiento de las capacidades físicas, económicas e intelectuales para los grupos especiales ( niñez, juventud, tercera edad, mujer y familia). cumpliendo, los requisitos de Ley y los requisitos de la comunidad, para lograr la satisfacción de sus necesidades. OBRA DE DESARROLLO FISICO Y MUNICIPAL: Lograr el desarrollo físic o con visión estratégica, dando cumplimientos a los requisitos de Ley y de la comunidad, para lograr la satisfacción de sus necesidades y expectativas. PROCESO DE EVALUACION: PROCESO AUDITORIA: Evalúa los diferentes procesos y procedimientos del SGC del Municipio, verificando el cumplimiento de los requisitos respectivos, realizando auditorias de calidad cada seis meses. GESTION DOCUMENTAL: permite administrar técnicamente el patrimonio documental de la administración Municipal de acuerdo a la normatividad vigente. NORMOGRAMA DE LA ALCALDIA DE OVEJAS SUCRE Exposición de las principales normas que rigen el desarrollo de la alcaldía, en especial las atinentes a la Dependencia donde va a estar ascrito el nuevo servicio.

11 PRESENTACION DE LA PLANTA FISICA En estos momentos llegamos a la parte difícil, presentación de las instalaciones que corresponden al Palacio Municipal, donde notamos el deterioro en toda su infraestructura, siendo un peligro inminente tanto para funcionarios como para visitantes o cualquier persona que llegue. EXPLICACION DE LA FORMA DE VINCULACION Descripción al nuevo servidor de la forma de vinculación, tipo de Contrato, duración de la vinculación, salario y prestaciones sociales a que tiene derecho, seguridad social, beneficios adicionales en la Administración Municipal. PLANES Y PROGRAMAS Presentación al nuevo servidor del alineamiento estratégico que ha trazado la Administración a cargo del Municipio. Partiendo de la base que ya se le había presentado la visión, misión, objetivos y los objetivos de los diferentes sectores, plantear la política de Gobierno y realizar un esbozo General del plan indicativo del Cuatrienio, plan operativo anual de inversiónes y plan de acción de la Dependencia de adscripción. De igual forma presentar el nuevo servidor los indicadores de gestión que permitirán medir su desempeño laboral. PRESENTACION PERSONAL DEL SERVIDOR Es importante para lograr una rápida interacción, desarrollando la presentación del servidor a cada uno de sus nuevos compañeros de trabajo, jefe inmediato y subordinados en caso de tenerlos.

12 DESIGNACION DE UN TUTOR PARA EL APRENDIZAJE Como apoyo al proceso de aprendizaje, la designación de un tutor responsable de que este proceso permita mejor adaptación al ambiente d e trabajo y el entendimiento de las tareas y actividades solicitadas. EVALUACION DEL PROCESO DE INDUCCION Al finalizar el proceso de inducción, es procedente evaluar los pasos realizados para observar el entendimiento de la organización por parte del servidor y el estado de integración desarrollado.

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