Centro de Capacitación en Informática

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2 Operación Microsoft Access 97 Página 2

3 Administración Nacional de Educación Pública Consejo Directivo Central Gerencia de Recursos Humanos Éste material fue desarrollado por el Centro de Capacitación en Informática de la Gerencia de Recursos Humanos de Co.Di.Cen., específicamente para ser utilizado en los cursos que dicho centro imparte. Operación Microsoft Access 97 Versión CapInfo Página 3

4 Índice Introducción a Microsoft Access Generalidades Elementos de una Base de Datos Access Descripción del ambiente de trabajo Entrar y salir de la aplicación Partes de la pantalla de Access Ayuda en Microsoft Access Contenido e índice...18 Sugerencias en pantalla...19 Operaciones básicas con Base de datos Crear una Base de datos Crear una Base de datos usando un Asistente...21 Crear una Base de datos en blanco sin usar un Asistente...25 Abrir una Base de datos Trabajar en la ventana Base de datos Ocultar o mostrar objetos...29 Cambiar la apariencia de los objetos...30 Guardar objetos y datos de una Base de datos Eliminar objetos de una Base de datos Cambiar de nombre a objetos de una Base de datos Copiar objetos de una Base de datos Reglas para nombrar campos, controles y objetos Diseño de una Base de datos Cómo diseñar una Base de datos? Pasos para diseñar una Base de datos...35 Trabajar con Tablas Conceptos y características sobre las Tablas Vistas de una Tabla Crear una Tabla Crear una tabla usando el Asistente para tablas...42 Crear una tabla sin un asistente en la vista Diseño...44 Definir campos en una Tabla Tipos de datos Propiedades de campos Crear un campo de búsqueda...59 Modificar el diseño de una Tabla Agregar un campo a una Tabla...64 Cambiar el tipo de datos de un campo...65 Mover un campo en la Tabla...66 Cambiar el nombre de un campo...66 Página 4

5 Eliminar un campo de una Tabla Trabajar con claves e índices...68 Clave Principal Establecer o cambiar la clave principal...69 Trabajar con Indices Crear un índice de campo único...71 Crear un índice de campos múltiples...72 Impedir que se introduzcan valores duplicados en un campo...73 Eliminar un índice...73 Relaciones entre Tablas...75 Tipos de relaciones Definir relaciones entre Tablas Integridad referencial Modificar o eliminar una relación existente Importar o vincular datos...85 Importar o vincular datos desde otros programas Importar o vincular tablas desde otra base de datos de Access Eliminar el vínculo con una tabla vinculada Optimizar el rendimiento con tablas vinculadas Trabajar con Datos Modos de trabajar con datos...93 Desplazarse entre registros...93 Seleccionar campos o registros...94 Introducir datos nuevos en una Tabla...96 Entrada de datos Restringir o validar datos Validar o restringir la entrada de datos en tablas...98 Requerir que se introduzcan datos en un campo...99 Definir reglas de validación Impedir que se introduzcan valores duplicados Definir una máscara de entrada Diferencias entre un formato y una máscara de entrada Modificar los datos de un campo Guardar un registro Eliminar un registro Copiar o mover datos Cambiar la apariencia de una Hoja de datos Mover columnas Cambiar el tamaño de columnas y filas Inmovilizar y liberar columnas Ocultar y mostrar columnas Cambios en el fondo y la fuente Modificar datos en un entorno multiusuario Editar datos en un entorno multiusuario Modificar los objetos de la base de datos Buscar y ordenar datos Buscar datos Página 5

6 Buscar un registro por número de registro Buscar instancias específicas de un valor en un campo Buscar datos utilizando filtros Diferencias y similitudes entre las consultas y los filtros Tipos de métodos de filtrado Crear un filtro en una tabla, una consulta o un formulario Usar Filtro por selección Usar Filtro por formulario Usar Filtro por entrada de datos Usar la ventana Filtro u orden avanzado Modificar la cuadricula de diseño de un filtro u orden avanzado Alternar entre ventanas de filtros Aplicar, modificar, quitar y eliminar un filtro Ordenar datos en tablas, consultas y formularios Consideraciones para ordenar registros Ordenar registros Eliminar un criterio de ordenación Trabajar con Consultas Características de las consultas Tipos de consultas Vistas de una consulta Crear una consulta Consulta de selección Crear una consulta de selección en la vista Diseño Crear una consulta de selección utilizando un asistente Consulta de tabla de referencias cruzadas Consulta de parámetros Consultas de acción Consulta de eliminación Consulta de actualización Consulta de datos anexados Consulta de creación de tabla Consultas de Autobúsqueda Crear una consulta a partir de un filtro Encontrar registros o valores de campo duplicados Buscar registros no coincidentes entre tablas Abrir o ejecutar una consulta Diseñar o modificar consultas Modificar el diseño de una consulta Agregar o quitar una tabla o consulta a una consulta Combinar múltiples tablas y consultas en una consulta Agregar o quitar campos a la cuadrícula de diseño Establecer o cambiar los criterios en una consulta Mostrar u ocultar un campo del resultado de una consulta Especificar un orden para el resultado de una consulta Utilización del asterisco en la cuadrícula de diseño Realizar cálculos en consultas Cómo realizar cálculos en una consulta Funciones agregadas y tipos de totales Página 6

7 Calcular una suma u otro total Crear un campo que realice cálculos personalizados Especificar criterios que determinan cuando se realizan cálculos Optimizar el rendimiento de las consultas Utilizar expresiones y criterios Trabajar con expresiones Crear una expresión Crear una expresión con el Asistente Generador de expresiones Crear una expresión directamente sin utilizar un asistente Introducir expresiones en una hoja de propiedades o en la cuadrícula de diseño Introducir expresiones en consultas y filtros Uso de operadores en expresiones Uso de identificadores en expresiones Utilizar valores en expresiones Trabajar con criterios Usar criterios en consultas o filtros para recuperar determinados registros Introducir criterios en una consulta o filtro avanzado Modos de especificar criterios en consultas o filtros Utilizar criterios para realizar tareas especificas con consultas Trabajar con Formularios Características de los formularios Crear un formulario Crear un formulario mediante Autoformulario Crear un formulario con un Asistente Crear un formulario sin un asistente en la vista Diseño Crear un formulario basado en más de una tabla Uso de plantillas Guardar y abrir un formulario Vistas de un formulario Diseño de formularios Trabajar en la vista Diseño Seleccionar formularios o elementos del formulario Uso del cuadro de herramientas Uso de la cuadrícula Trabajar con secciones de un formulario Agregar o quitar un encabezado o pie Cambiar el tamaño de una sección en un formulario Ocultar una sección de un formulario Modificar la apariencia y diseño de los formularios Cambiar la apariencia de un formulario Mover, alinear o cambiar el tamaño de controles Cambiar el texto de una etiqueta o un origen de control Agregar un campo o un control Dar formato a un formulario utilizando formatos predefinidos Dibujar una línea o un rectángulo en un formulario Establecer las propiedades de un formulario Trabajar con subformularios Vínculos entre formularios principales y subformularios Página 7

8 Vincular un formulario principal y un subformulario Crear subformularios Crear un formulario y un subformulario al mismo tiempo Crear un subformulario y agregarlo a un formulario existente Agregar un formulario existente a otro formulario también existente Trabajar con Informes Características de los informes Crear un informe Crear un informe con un Asistente Crear un informe sin un asistente en la vista Diseño Crear un informe mediante Autofinforme Crear un informe basado en más de una tabla Guardar un formulario como un informe Uso de plantillas Vistas de un informe Diseño de informes Trabajar en la vista Diseño Seleccionar informes o elementos del informe Trabajar con secciones de un informe Establecer las propiedades de un informe Modificar la apariencia y diseño de los informes Cambiar la apariencia de un informe Agregar saltos de página y números de página a un informe Ordenar y agrupar registros en un informe Calcular totales, contar y numerar registros Trabajar con subinformes Crear un subinforme Crear un subinforme en un informe existente Agregar un informe existente a otro para crear un subinforme Trabajar con Controles Características de los controles Tipos de controles Agregar un control a un formulario o a un informe Crear un control dependiente Crear un control independiente Crear un control calculado Asociar un control a un campo Seleccionar controles Mover, copiar y eliminar controles Cambiar el tamaño y alinear controles Establecer el tipo, valor y propiedades de un control Cambiar un control de un tipo a otro Asignar un valor predeterminado a un control Cambiar las propiedades predeterminadas de un tipo de control Dar formato a controles Copiar las características de formato de un control a otro Página 8

9 Impresión Establecer opciones de configuración de página Ver una vista previa o preliminar Vista preliminar de un formulario Vista previa de un informe Impresión de formularios e informes Imprimir un formulario Imprimir un informe Optimizar el rendimiento Optimizar el rendimiento general de las Tablas Uso del Analizador de rendimiento Página 9

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