PROGRAMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO ARCHIVISTICO DE LA SEDEMA

Transcripción

1 2014 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS PARA EL DESARROLLO ARCHIVISTICO DE LA SEDEMA 1

2 PRESENTACIÓN El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), es un instrumento de planificación orientado a mejorar las capacidades institucionales de las dependencias y entidades del Gobierno del Distrito Federal en materia de administración de documentos, señalado en la Ley General de Archivos del Distrito Federal. La presentación del PIDA, además de dar cumplimiento a la ley, establece el programa de trabajo que cada año se debe llevar a cabo para dar continuidad a la construcción de un sólido sistema institucional de archivos. En el caso de la Secretaría del Medio Ambiente (SEDEMA) el desarrollo de las instituciones uno de los principios básicos de su administración, establecido en su programa sectorial, la Agenda Ambiental de la Ciudad de México En el marco de este programa, se ubica la construcción del Sistema de Información y Documentación Ambiental, que a su vez incorpora como uno de sus componentes, al sistema institucional de archivos; es por ello, que el programa que a continuación se presenta no es un programa aislado, sino que forma parte de toda una estrategia de gestión e información de la SEDEMA. Los beneficios de contar con un programa de desarrollo archivístico son numerosos y en distintos sentidos. Desde el punto de vista administrativo, con los inventarios se puede saber con precisión hasta del número de fojas con qué documentación cuenta la institución, su ubicación, en qué condiciones se encuentra y por tanto, si necesita algún tipo de tratamiento para su conservación y en qué momento, se puede transferir o disponer de forma permanente. El orden para el manejo archivístico confiere una fortaleza institucional pues constituye un elemento importante el uso de la información y la optimización de espacio y de recursos para su manejo. 2

3 Por otra parte, desde el punto de vista patrimonial, es un bien cultural muy valioso de la Secretaría y del GDF, pues contiene la historia de la institución y las evidencias de cómo ha cumplido con sus funciones y cómo ha ejercido el presupuesto público; y por supuesto, resguarda información muy valiosa sobre el desempeño ambiental de la Ciudad de México. En este sentido, la correcta clasificación y ordenación documental, permite también mejorar el acceso a la información por parte del público en general, en otras palabras, contribuye a la transparencia institucional. 3

4 1. INTRODUCCIÓN El ciclo de vida de cualquier documento comienza con su producción como resultado del ejercicio de las funciones sustantivas de cada unidad administrativa y/o con su recepción en la oficina de correspondencia. Posteriormente, el documento se archiva en un expediente, que contiene un asunto específico de principio a fin, y permanece en el archivo de trámite de la unidad generadora el tiempo en que su consulta y uso sea frecuente. Una vez que la consulta de la documentación se convierte en esporádica el expediente se transfiere al archivo de concentración. Los expedientes en concentración pueden seguir dos caminos: si los documentos no tienen valores secundarios entonces pueden ser destruidos cuando su tiempo de guarda en concentración concluya; pero si la documentación contiene información evidencial, testimonial o informativa importante para la secretaría se debe conservar permanentemente en el archivo histórico, que constituye la memoria y parte del patrimonio institucional. Los expedientes de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la Ley de archivos del Distrito Federal, que enfatiza los principios técnicos archivísticos y establece las bases para los lineamientos de administración documental y, en su circular 1, para normar las acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecutan los diferentes archivos, que en términos generales es el ordenamiento, selección, clasificación y el resguardo precautorio de la documentación. Adicionalmente al archivo y transferencia de expedientes, la gestión documental implica sistematizar la recepción y turno de correspondencia, el préstamo de expedientes, la valoración y conservación de los documentos, la capacitación permanente del personal a todos los niveles y la difusión de la información institucional. Todas estas actividades forman parte de un proceso que implica el establecimiento de políticas, procedimientos de 4

5 trabajo, formatos de control, calendarios de caducidad; elaboración de programas de capacitación para el personal y de instrumentos de clasificación, ordenamiento, transferencia e inventariado para la documentación. Todas las actividades, procedimientos, recursos, programas, equipo y operaciones relativas a la administración documental constituyen el sistema institucional de archivos de la SEDEMA. De acuerdo con el Artículo 20, funciones de la Unidad Coordinadora de Archivos establecida en la Ley de Archivos del Distrito Federal, en su fracción I, que a la letra dice: Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y evaluar, los planes, programas y proyectos de desarrollo archivístico, por lo que en este programa se describen las actividades que se desarrollarán durante 2014 en materia archivística, para continuar con la labor desarrollada y que ha dado como resultado, sentar unas bases sólidas para la gestión documental. 5

6 2. OBJETIVOS GENERALES Mantener actualizado el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2014 Capacitar al personal para la coordinación y operación de los diversos componentes del sistema institucional de archivos Mantener actualizada la difusión de la Unidad Coordinadora de Archivos 6

7 3. OBJETIVOS PARTICULARES Y METAS Objetivo particular 1. Continuar con las actualizaciones en los inventarios documentales de los Archivos de Concentración, Histórico y de Trámite, relacionados a todas las áreas de la Secretaría del Medio Ambiente. De acuerdo al manual del COTECIAD, se llevarán a cabo 4 sesiones ordinarias para seguimiento y evaluación del cumplimiento del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico y temas generales de gestión documental como la valoración documental. Continuar con las actualizaciones en los inventarios documentales de los Archivos de Concentración, Histórico y de Trámite, de todas las áreas de la SEDEMA Permanente 2014 Coordinadores Responsables de las áreas de la Secretaría / Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD Sesionar al menos 4 veces al año, de acuerdo al calendario aprobado Enero, Abril, Agosto y Diciembre 2014 Secretaría del Medio Ambiente / Director Ejecutivo de Administración y COTECIAD Objetivo particular 2: Actualización y elaboración de los inventarios documentales de los archivos de trámite, concentración e histórico. El objetivo para el 2014, es concluir el inventario del 2013 y mantener actualizado cuatrimestralmente el inventario documental de los archivos. 7

8 Concluir inventario 2013 y elaborar inventario 2014 No aplica Coordinadores Responsables de las áreas de la Secretaría / Unidad Coordinadora de Archivos y COTECIAD Elaboración del Inventario Documental del archivo de concentración Permanente Responsables del archivo de Concentración y de trámite. Elaboración-actualización del Inventario Documental del archivo histórico Permanente Responsables del archivo de Histórico y de trámite. Objetivo particular 3: Actualizar y en su caso registrar modificaciones del Cuadro General de Clasificación Archivística y del Catálogo de Disposición Documental. Actualmente, la SEDEMA cuenta con un Cuadro General de Clasificación Archivística (CGCA) orgánico-funcional actualizado al 2012 y en funcionamiento. Asimismo, existe un Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), como base para la disposición y transferencia documental. En caso de cambios en la estructura organizacional de la institución o de alguna modificación en las funciones sustantivas, se deberán actualizar ambos instrumentos. Debido a que la gestión documental es un asunto dinámico, puede haber otras razones por las que se requiera actualizar o modificar alguno de estos 8

9 instrumentos, por lo que al final de cada año, se podrán y de ser necesarios, registrar cambios ante Oficialía Mayor. Actualización del CGCA y del CADIDO Permanente 2014 Unidad Coordinadora de Archivos (DRMSG), Responsables del archivo de trámite de las áreas administrativas y COTECIAD. Objetivo particular 4: Capacitar y asesorar al personal para la implementación de los procedimientos y actualización de instrumentos archivísticos. Es indispensable la capacitación para desarrollar, implementar y mantener el Sistema Institucional de Archivos. La capacitación y asesoría continua ha sido una de las claves para el logro de los objetivos hasta ahora alcanzados en esta materia por la SEDEMA. Al menos dos sesiones de capacitación y asesoría Una el primer semestre del año y la otra en el transcurso del segundo semestre Secretario Ejecutivo y el Secretario Técnico y el COTECIAD Objetivo particular 5: Elaborar y presentar el informe de actividades anual, Informe PIDA Se deberá elaborar un informe de las actividades que en materia de desarrollo archivístico fueron realizadas en el 2014 a manera de sumario para que posteriormente en cumplimiento de la legislación se presente. 9

10 Elaborar y presentar el Informe PIDA 2014 Noviembre y/o Diciembre 2014 Unidad Coordinadora de Archivos (DRMSG) / Secretario Ejecutivo y COTECIAD. Objetivo particular 6: Elaboración del programa PIDA De acuerdo a la Ley de Archivos del Distrito Federal se debe elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico para el año 2015, con las actividades relativas a la gestión de archivos. Elaboración del PIDA 2015 Diciembre 2014 Unidad Coordinadora de Archivos / Secretario Ejecutivo y COTECIAD. 10