LEY 1474 DE 2011 INFORME PORMENORIZADO - OFICINA DE CONTROL INTERNO Y GESTION OCIG PERIODO EVALUADO: NOVIEMBRE 2017 FEBRERO

Transcripción

1 LEY 1474 DE 2011 INFORME PORMENORIZADO - OFICINA DE CONTROL INTERNO Y GESTION OCIG PERIODO EVALUADO: NOVIEMBRE 2017 FEBRERO 2018 Piedad Roa Carrero- Jefe de la oficina de Control Interno y Gestión En cumplimiento de lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno y Gestión, OCIG, presenta el Informe sobre el estado del Sistema de Control Interno de la EAB-ESP a marzo 12 de 2018, de acuerdo con la estructura del Modelo Estándar de Control Interno, definido por el Decreto Único 1083 de 2015 y actualizado por el Decreto 1499 de Por otra parte, se tuvieron en cuenta los criterios del Departamento Administrativo de la Función Pública respecto a que, teniendo en cuenta el proceso de implementación del MIPG en las entidades del orden territorial, se efectuó un análisis a partir de las siete Dimensiones del MIPG Para el presente informe se tomaron como referentes los informes de las auditorías realizadas por la OCIG durante el periodo señalado, los seguimientos a informes de ley, los informes pormenorizados elaborados y publicados con anterioridad y la información suministrada por cada uno de los responsables de los elementos del MECI. 1. Ambiente de Control La Empresa promueve la integridad de los servidores públicos con los valores establecidos en el Plan General Estratégico Para el periodo objeto de esta evaluación se encuentra en desarrollo un contrato para fortalecer los aspectos de transparencia, asesorando a la Empresa en los siguientes aspectos: 1. Aplicación del principio de proactividad de la información pública contemplado en la ley de transparencia 2. Elaboración y expedición de directrices sobre mecanismos de rendición de cuentas. 3. Adopción del Código de Ética y gestión de conflictos de intereses 4. Procedimientos para el trámite de denuncias de hechos de corrupción. 5. Adopción de buenas prácticas contractuales para generar mayor transparencia y pluralidad en los procesos contractuales y generación de corresponsabilidad del sector privado.

2 En el desarrollo del seguimiento a los riesgos, esta Oficina evalúa los controles asociados a los diferentes riesgos contemplados en la Matriz de Riesgos y emite el respectivo informe a la alta gerencia. Con corte a diciembre de 2017,se evidenció que el componente de administración de riesgos presenta debilidades en su gestión. En enero de 2018 se emitió la actualización del procedimiento de administración de riesgos. Igualmente se tiene previsto revisar la metodología de administración de riesgos. La Empresa,dentro de sus procedimientos, contempla la política de operación y establece los responsables en pro de la consecución de los objetivos. En el marco de las auditorias adelantadas en el 2017 se revisó la pertinencia y la vigencia de los procedimientos en los procesos, como elementos de control que apoyan su gestión. La OCIG dentro de sus Planes Anuales de Auditoría ejerce sus funciones de acuerdo con las políticas y prácticas vigentes. Es así que para los meses de noviembre y diciembre efectuó las auditorías a los procesos de Seguridad y Salud en el Trabajo y contratación y compras / Supervisión e Interventoría - Contratación Directa. Durante el mes de enero, se definió el Plan Anual de Auditoría basado en riesgos y para el mes de febrero se inició con la auditoria al Contrato Mantenimiento Compactadores Aseo, además de los seguimientos de ley. La OCIG tiene comunicación directa con la alta dirección a través del Comité de Coordinación de Control Interno, el Comité de Auditoría y otros comités estratégicos, donde se evalúan los temas de trascendencia para la entidad. Para el periodo de evaluación no se evidencia la constitución del Comité Institucional de Gestión y Desempeño. Sin embargo, la Empresa cuenta con el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, el cual dentro de sus funciones apoya la institucionalidad del SIG en la Empresa; así como con el Comité Corporativo, donde se realiza seguimiento al cumplimiento de los objetivos estratégicos, se analizan los temas relevantes y se emiten las directrices respectivas. Para la implementación del MIPG en la Empresa se designó como líder a la Directora de Gestión de Calidad y Procesos el pasado mes de febrero. No obstante se viene adelantando, desde el 2017, un plan de actividades en el marco del Plan Gerencial de Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, considerando que la Empresa tiene un nivel de madurez de este sistema que permite articular el mismo a las diferentes políticas de desarrollo administrativo que conforman MIPG. En el Comité de Coordinación de Control Interno de Noviembre de 2017, la OCIG realizó la observación sobre la necesidad de tener en cuenta los cambios normativos, entre ellos la implementación del MIPG, con la correspondiente actualización del MECI al Modelo COSO e implementación de la metodología de las tres líneas de defensa.

3 En el mes de noviembre de 2017, atendiendo las indicaciones del DAFP se diligenció el FURAG ajustado, el cual permite determinar una línea base en el estado de cumplimiento de los requisitos del MIPG, para efectuar el análisis de brechas correspondiente. Durante el mes de enero la Empresa llevó a cabo el levantamiento del autodiagnóstico, de acuerdo con el instrumento publicado por el DAFP, con el objeto de establecer el estado de implementación de las dimensiones y políticas del MIPG y definir el Plan correspondiente para el año Gestión de los riesgos institucionales La Empresa cuenta con la Política de Administración de Riesgos por Proceso y Riesgos de Corrupción. La Dirección Gestión Calidad y Procesos avanzó en la actualización de la Matriz de Riesgos y emitió informe con corte a noviembre de 2017, el cual se encuentra publicado en la intranet. Sin embargo es necesario que se continúe con el proceso de actualización en la identificación de riesgos y oportunidades, análisis y valoración de los mismos, actualización de los controles y planes de tratamiento. En el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno, llevado a cabo en el mes de noviembre de 2017, esta Oficina recomendó la revisión de los riesgos de proceso y de corrupción. Se encuentra en proceso la actualización de la metodología de administración de riesgos para iniciar el proceso de revisión de las matrices. Dentro de las políticas generales y de operación del procedimiento de Administración de riesgos y oportunidades de la Empresa se tiene instituido adelantar cuatro seguimientos a la gestión del riesgo durante esta vigencia, como una dinámica de autoevaluación por parte de los responsables de los procesos, a efectos de proceder de manera oportuna al ajuste de los riesgos materializados y mejora de los controles. La OCIG, en cumplimiento de los roles establecidos por la ley, realiza el monitoreo a la gestión de riesgos de la Empresa de acuerdo a la programación establecida en el Plan Anual de Auditoría y los lineamientos de la política de riesgos de la Empresa; además, producto de cada una de sus auditorías realiza las recomendaciones respectivas y las comunica a la alta dirección.

4 3. Actividades de Control La Empresa contempla dentro de sus procedimientos controles asociados a las diferentes actividades de los procesos. Los responsables de los mismos verifican el diseño y ejecución de los mismos. En el desarrollo de las auditorias y posterior a las verificaciones respectivas, esta Oficina emite las recomendaciones del caso para mejorar la eficiencia y eficacia de los controles. La OCIG de acuerdo con el Plan Anual de Auditoría incluye dentro de sus auditorías el proceso asociado a gestión de tecnología con sus observaciones. 4. Información y Comunicación En el ejercicio del trabajo auditor se emplean herramientas para evaluar la confiabilidad e integridad de la información, recomendando las mejoras a que haya lugar y proporcionando información respecto a la integridad, exactitud y calidad de la comunicación en consonancia con las necesidades de la alta dirección. En el ámbito de las auditorias se revisa la confiabilidad de la información, de los sistemas que la generan y se adelantan pruebas de consistencia y calidad de la revelación contable y financiera. En el mes de diciembre se realizó un taller práctico dirigido a todas las áreas de la Empresa con el propósito de sensibilizar el objetivo y alcance de MIPG, con el acompañamiento del DAFP. Igualmente se evidencia que se notificó a las áreas de la Empresa respecto a la obligación de implementar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como lo establece el Decreto 1499 de Monitoreo o supervisión continua La OCIG durante la fase de planeación formula su plan anual de auditoría basado en riesgos, priorizando aquellos procesos de mayor exposición de acuerdo con los recursos asignados. Se definen auditorías y/o seguimiento de carácter continuo en temas como: gestión del riesgo, austeridad en el gasto, gestión de los planes de mejoramiento, ejecución presupuestal, contractual y avance físico de la metas Plan de Desarrollo y gestión de los derechos de petición. Los controles se encuentran documentados en las políticas y procedimientos de cada uno de los procesos y se encuentran asociados a los riesgos.

5 Se recomienda continuar con el fortalecimiento de los aspectos relacionados con la Implementación del MIPG, con el apoyo de la Alta Dirección, para llevar a cabo en forma exitosa el Plan de Actividades definido por la Dirección de Calidad y Procesos. Fortalezas La Empresa definió un plan de actividades, en el marco del Plan Gerencial de Sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, considerando que la EAB tiene un nivel de madurez de este sistema que permite articular el mismo a las diferentes políticas de desarrollo administrativo que conforman MIPG. Los funcionarios designados por la Empresa se encuentran asistiendo a la socializaciones que sobre MIPG dicta la Alcaldía Mayor. La Empresa tiene previsto proyectar y gestionar la aprobación de la resolución que implementa MIPG y de la resolución de creación del Comité Institucional de Gestión y Desempeño Debilidades Si bien es cierto la Empresa ha designado como líder de cambio para el proceso de Implementación MIPG 2 en la EAB, a la Directora de Gestión de Calidad y Procesos, Dra. Mary Yazmin Vergel, mediante memorando No , del 6 de febrero de 2018 emitido por el Gerente Corporativo de Planeamiento y Control, es necesario continuar con el compromiso de la alta dirección, de tal manera que se cuente con el liderazgo y el apoyo permanente y decidido, que permita desarrollar de manera oportuna y efectiva las actividades encaminadas a la implementación y mantenimiento del MIPG, tal y como se tiene previsto en el plan y como se conoce corresponde a las responsabilidades de la Línea Estratégica de la Empresa. OFICINA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN