LOS SISTEMAS DE I FORMACIÓ ESTRATÉGICOS E LA ORGA IZACIÓ

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1 Sistemas y Tecnologías de Información para la Gestión Empresarial LOS SISTEMAS DE I FORMACIÓ ESTRATÉGICOS E LA ORGA IZACIÓ Sistemas de códigos de barras y punto de venta En la actualidad muchas empresas comerciales utilizan estos avances computacionales. Un sistema de control total de inventario es el objetivo que podría dirigir a un gran número de comerciantes y empresarios a desarrollar facilidades computarizadas con base en el Código Universal del Producto o a un sistema de reconocimiento óptico de caracteres. A través de esta técnica, los artículos pasan sobre un lector óptico de barras, la computadora inmediatamente registra y despliega el monto de la venta, el cliente recibe la lista de productos con sus precios, a la vez que toda la información del inventario es almacenada en el sistema de información. Algunas de las ventajas que pueden mencionarse incluyen el aumento de la eficiencia de los comercios debido a la mejora del control de inventarios, reducción de personal operativo de las cajas, mejora del proceso de compra de mercancías y un mejor servicio a los clientes debido a la reducción del tiempo de espera en las cajas. Además, el establecimiento comercial puede obtener una lista de existencias por artículos, lo cual ayuda a determinar la distribución del almacén y la planeación del espacio físico del mismo, lo cual también permite que el control de inventario sea programado en forma automática. En cuanto al sistema de punto de venta, las ventajas se concentran en el control de inventarios y una captura más eficiente de los precios. Los sistemas de este tipo pueden verificar y corregir transacciones y proporcionar al instante reportes de venta, lo cual facilita el seguimiento y cambio de precios, enviar mensajes internos al establecimiento, evaluar personal y utilidades, y almacenar grandes bases de datos. Otras de las ventajas que ofrecen los sistemas de códigos de barras y de punto de venta es que permiten almacenar información detallada de las costumbres de los consumidores, quienes pueden ser clasificados de acuerdo con su preferencia. Se podría incluir información relevante tal como sus marcas de preferencia y volúmenes de compra. Estos datos, almacenados y analizados, revelan los hábitos e inclinaciones de sus clientes en general, formando grandes bases de datos de consumidores. En la actualidad existe un gran número de supermercados y comercios que carecen de estos servicios, debido a lo cual sus costos de operación son mayores, por lo que se encuentran en una clara desventaja con respecto a los competidores que si lo tienen. Por lo tanto, en muchos casos tienen que recuperar estos costos vía precios mayores. Además, estos supermercados o comercios dan un servicio deficiente en las cajas y están imposibilitados para administrar y monitorear sus inventarios en tiempo real. 20

2 Guía Didáctica de Sistemas de Información Gerencial Dentro de unos años, todos los supermercados tendrán implantado este tipo de sistemas. Sin embargo, algunos no esperan y están desarrollando innovaciones a través de la tecnología informática, tales como la instalación de estaciones de trabajo para que los usuarios puedan localizar con facilidad cualquier artículo dentro de la tienda. Transferencia electrónica de fondos (EFT) Para complementar el concepto de sistemas de punto de venta, algunos comerciantes están instalando tecnologías de informática para hacer transferencias electrónicas de fondo, acreditando en tiempo real el importe de la compra a las cuentas del establecimiento y cargando dicho valor a la cuenta bancaria del cliente, todo ello sin manejo físico de efectivo. La Transferencia Electrónica de Fondos para el comercio (EFT) se refiere a la transferencia de dinero de la cuenta del negocio. El interés en la EFT ha crecido debido al ahorro de tiempo para el consumidor y el comerciante. Desde el punto de vista de los consumidores es una opción adicional como forma de pago y el EFT ahorra tiempo y facilita las compras, ya que elimina la necesidad de escribir cheques para el pago de los artículos que compran. Desde el punto de vista de los comerciantes, el EFT representa un método rápido y seguro para vender. La transferencia electrónica de fondos puede traer ventajas a consumidores, comerciantes y bancos, entre los que se destacan: Incremento en la lealtad de los consumidores, debido a que el cliente puede comprar con mayor frecuencia en un establecimiento que ofrece este servicio. Los gastos de operación del comerciante pueden reducirse, lo cual se reflejará en la baja de precios de venta, sin mermar las utilidades del negocio. Ello reduce actividades operativas como autorización de cheques, llenado de fichas de depósito y problemas de cheques con fondos insuficientes. Disponibilidad inmediata de fondos por parte de los comerciantes, lo cual reduce el tiempo de cobro de cheques. Reducción significativa del personal que labora en los bancos; debido a la disminución de transacciones operativas en las mismos. 21

3 Ivan Javier Monterrosa Castro Sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) Un establecimiento comercial cuenta con un sistema de información que almacena los datos de las ventas de sus clientes y sus inventarios de bodega. El comerciante analiza los datos y genera la orden de compra a través de un proceso computacional y la carga del archivo del proveedor correspondiente. Dicho proveedor toma por medios electrónicos la orden de compra del comerciante o detallista; posteriormente envía la mercancía al comerciante y el regresa una factura electrónica a través del sistema EDI. Las ventajas que pueden obtenerse al poner en marcha esta nueva tecnología pueden incluir las siguientes: Mejora de la información (disponibilidad, tiempo, veracidad). Fortalecimiento de las relaciones y la comunicación cliente-proveedor. Incremento de la eficiencia del servicio (orden, envío y cobro). Eliminación del proceso de levantar el pedido para beneficio del representante de ventas con la consecuente reducción del flujo de papeles, lo que permite otorgar mayor importancia a actividades como: o Enfocarse a presentar y promover productos nuevos y especiales. o Aprender más de los clientes y desarrollar relaciones comerciales más fuertes. o Resolver las necesidades especiales de los clientes. o Incrementar la frecuencia de visitas a clientes. o Mejorar el servicio al cliente, apoyándose en la administración adecuada del inventario. Tarjeta electrónica para clientes Otro programa comercial ha sido la introducción en los establecimientos de una tarjeta para los compradores frecuentes. Los clientes ganan puntos para la siguiente compra de un artículo de las marcas participantes, lo cual refuerza la lealtad de los clientes y mejora la imagen del establecimiento. Este programa de mercadeo electrónico permite a los distribuidores ofrecer al consumidor los productos que desea y coordinarlo con la base de datos demográficos y preferencias del consumidor. El área geográfica del establecimiento puede ser segmentada de acuerdo con la conducta de los consumidores. 22

4 Guía Didáctica de Sistemas de Información Gerencial Comercio electrónico (e-bussines) Con el seguimiento del World Wide Web en Internet el comercio electrónico se convierte en una solución al problema de la publicación y diseminación de información. La web ha hecho del comercio electrónico una forma económica de hacer negocios. El comercio electrónico puede definirse como la aplicación de la tecnología para la automatización de las transacciones de negocios y de los flujos de trabajo, mejor conocidos como oportunidades de negocio, ya que genera valor y permite hacer más con menos. El comercio electrónico apoya funciones internas y externas del negocio. Externamente, utiliza la tecnología de información para apoyar la forma en que el negocio interactúa con su mercado. Internamente, utiliza la tecnología de información para apoyar procesos, funciones y operaciones internas. Algunos de los aspectos claves (internos y externos) que ofrecen una ventaja competitiva a la empresa son: Ordenar productos y servicios Transferencia electrónica de fondos Llegar al consumidor deseado Permitir información para inteligencia competitiva Intranets El comercio electrónico incluye: Realizar transacciones con los clientes por medio de Internet para apoyar las compras desde el hogar, banco en el hogar y uso de dinero electrónico. Realizar transacciones con otras organizaciones por medio del Intercambio Electrónico de Datos (EDI), transfiriendo información de computadora a computadora utilizando formatos estándares de facturas y órdenes de compra. Reunir información del mercado consumidor y de los competidores. A esto se le denomina scanning competitivo, el cual consiste en analizar a clientes y a competidores. Distribuir información a futuros competidores a través de posibilidad interactiva, ventas y esfuerzos de mercadotecnia. La mayoría de los administradores se han dado cuenta del cambio tan radical que hemos vivido en los últimos años y de la forma como se utiliza la tecnología a nivel mundial. Tradicionalmente la tecnología se enfocaba en proporcionar herramientas de soporte a la operación, actualmente es clave en la estrategia corporativa y en la reingeniería de los negocios. 23

5 Ivan Javier Monterrosa Castro Inventarios compartidos En países que tienen notable desarrollo en tecnología de la informática, aún las refaccionarias de autos han logrado avances significativos en el terreno de los negocios como un apoyo a sus operaciones, tal como sucede, por ejemplo, en Estados Unidos, donde existe una red de comunicaciones de datos establecida con el fin de compartir la información de los inventarios. Las expendedoras de refacciones se comunican entre sí vía computadora con el fin de localizar alguna pieza específica que requiere un cliente. En este caso, el comerciante se conecta a una red con más de 600 comerciantes y solicita la pieza, con alta probabilidad de que la encuentre en otro establecimiento. Las ventajas de este mecanismo son varias, entre las cuales se pueden mencionar: Mejora del servicio a los clientes que tienen que recorrer un sinnúmero de refaccionarías con el fin de localizar alguna pieza. Posibilidad de compartir el inventario, lo cual permite vender y mantener niveles de inventario sustancialmente menores. Posesión de una ventaja competitiva por parte de los establecimientos conectados a la red con respecto a los que no están conectados. Productividad en los procesos de manufactura La tecnología de la información puede apoyar de manera importante los procesos de manufactura con el fin de reducir costos, mejorar la calidad de los productos o acelerar el proceso de diseño y lanzamiento de nuevos productos al mercado. Tal es el caso del CIM (Computer Integrated Manufacturing), que significa Manufactura Integrada por Computadora. Este sistema apoya los procesos organizacionales desde que un nuevo producto es concebido hasta que se encuentra en el proceso de ser embarcado hacia el cliente. Los ingenieros de diseño pueden apoyar el proceso de creación de los nuevos productos utilizando los sistemas CAD, para dibujo y diseño por computadora. Estas especificaciones son producidas y almacenadas en discos magnéticos y pueden constituir la entrada a otros sistemas de computadora que controlan robots y otras máquinas que fabrican las partes. Incluso algunos sistemas comunican los sistemas CAD con el manejo de inventarios, administración de espacios 24

6 Guía Didáctica de Sistemas de Información Gerencial en las bodegas, procesamiento de pedidos o remisiones, mientras que otros también permiten la comunicación directa con los clientes del negocio. Los beneficios de estos sistemas son evidentes: Acelerar el lanzamiento de nuevos productos al mercado. Reducir los niveles de desperdicio del proceso de fabricación. Administrar más adecuadamente los inventarios de materia prima, inventarios en proceso e inventarios en producto terminado. Mejorar el proceso de control de calidad. Apoyar las funciones operativas que tradicionalmente se realizan en forma manual. Servicios bancarios y financieros al público Las instituciones financieras, especialmente los bancos, se han apoyado mucho en la tecnología de la información para cambiar de manera radical el servicio que ofrecen a sus clientes, lo cual les ha permitido tener ventajas competitivas. El arranque de estos servicios a clientes estuvo a cargo del Citibank, en la ciudad de Nueva York en 1977, con la implantación del primer servicio de cajero automático. Posteriormente, la mayoría de los bancos ha tenido que adquirir esta tecnología para reducir la ventaja competitiva de aquellas instituciones financieras que ya ofrecían el servicio a sus clientes en forma regular. En la actualidad no es posible afirmar que el servicio de cajero automático pueda ofrecer ventajas competitivas a las instituciones financieras. Muchas están avanzando con el fin de aumentar el número de cajeros automáticos o bien, integrar nuevos servicios a través de ellos. Otras instituciones ofrecen el servicio de banco en casa, gracias al cual los clientes pueden utilizar sus computadoras personales para hacer transacciones bancarias o simplemente efectuar el pago de servicios. Inclusive, en la actualidad ofrecen servicios como compras electrónicas, correo electrónico e información bursátil desde las computadoras domésticas. Interfases de voz como apoyo en el proceso de ventas Las interfases de voz que utilizan una línea telefónica pueden apoyar el proceso de venta de productos al permitir que la computadora realice de manera automática el proceso, lo cual afecta también al inventario y a las cuentas por cobrar. Este avance tecnológico agiliza el proceso de venta y da un mejor servicio a los clientes, ya que por lo general existen problemas con los proveedores al tratar de comunicarse para solicitar información de los productos en existencia o para colocar un pedido. 25

7 Ivan Javier Monterrosa Castro Al utilizar interfases de voz en el proceso de ventas, la computadora es la que atiende al cliente, ya que se toma el pedido y se efectúa la venta por medio del teléfono. Además de tomar el pedido y efectuar la venta, es posible consultar existencias de artículos, saldos y estados de cuenta. Con frecuencia, para utilizar este servicio se cuenta con una operadora, quien describe un menú de opciones para que el cliente pueda realizar diversas operaciones. Por ejemplo, si el cliente desea obtener información sobre algún producto debe marcar el número 1, si desea consultar existencias y el precio debe marcar el número 2, si desea consultar su estado de cuenta debe marcar el 3 y si desea hacer un pedido debe marcar el número 4, además de otros servicios. El uso de sistemas con interfases de voz es muy útil, ya que permite a los proveedores ofrecer información a sus clientes las 24 horas del día, desde cualquier lugar donde se encuentren, además de facilitar la reducción del personal de ventas o su reubicación en áreas más estratégicas del negocio. Control automático de procesos industriales Al utilizar equipo y software para el control automático de los procesos industriales, las organizaciones reducen sus costos e incrementan la eficiencia de su ciclo productivo. Los principales beneficios que se logran con la automatización de los procesos industriales son: Decremento del desperdicio de la materia prima que se usa para la elaboración de los productos. Mejoramiento de la calidad, evitando los costos de productos defectuosos y reduciendo los márgenes de error a cero. Incremento del volumen de producción al tener automatizado el proceso. Mejoramiento del servicio a los clientes como resultado de una estrategia de control de procesos. Debido a la fuerte tendencia por tener nuevos productos que tengan una mayor valor agregado, diferentes diseños y formas especiales que lo identifiquen, es necesario contar con esquemas de producción que permitan lanzar al mercado en poco tiempo los productos que el cliente pide. Es importante el tiempo de respuesta y la posibilidad de manejar pedidos de productos complejos o diferentes a los actuales en poco tiempo. PREGU TAS 1. Explique los beneficios que pueden lograrse a través de la implantación de sistemas de información estratégicos 26

8 Guía Didáctica de Sistemas de Información Gerencial 2. Cuáles son los beneficios de carácter estratégico que pueden lograrse a través del comercio electrónico? 3. Explique el significado estratégico de un sistema de inventarios compartidos BIBLIOGRAFÍA SELECTA COHEN, Daniel. Sistemas de Información para los Negocios. Un enfoque de toma de decisiones. Mc Graw-Hill. Tercera Edición. México, REID SMITH, Ellen. Fidelidad en la Red. Como lograr que sus clientes visiten y compren permanentemente. Grupo Editorial Norma. Colombia, VIVO CHANETON, Roberto. Negocios en Red. El Management de la nueva economía. Grupo Editorial Norma. Colombia, CARPENTER, Phil. Marcas Electrónicas. Como crear un negocio en Internet a velocidad vertiginosa. Grupo Editorial Norma. Colombia, HOLDEN, Greg. Como iniciar un negocio en Internet. La guía que podría convertirlo en el próximo millonario.com. Grupo Editorial Norma. Colombia,

9 Ivan Javier Monterrosa Castro GATES, Bill. Los negocios en la era digital. Circulo de Lectores. España,

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