FORMULACION DEL PROGRAMA FAT

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1 Reemplaza a: Ninguna Emitido: 06/05/2009 Página: 1 de 7 Formulario 2.1 FORMULACION DEL PROGRAMA FAT Nombre del Programa Sistema de Información Logística para las Pymes de Transporte de la Región de Valparaíso. Territorio Sector(es) Tipo de Intervención N Empresas estimadas Foco del Programa REGIÓN DE VALPARAÍSO Servicios de Transporte y Logística. FAT MODERNIZACIÓN TECNOLÓGICA 6 Alcance del Programa 1. Diagnóstico y Fundamentos Ventas conjuntas de las empresas: M$ (UF ). Empleo conjunto de las empresas: 44 personas. Ubicación Geográfica de las empresas: Placilla y Viña del Mar Costo Total Estimado del Programa: $ , las empresas aportarán el 50%. Presentación y Justificación del Programa Estas empresas se encuentran directamente relacionadas con las importaciones y Exportaciones de la zona central del país. La necesidad que presentan se origina en la forma de movilizar la carga, ya que poseen diferentes formas de traslado, donde se interactúa además con diferentes entidades gubernamentales y privadas (SAG, SII, Agencias de Aduanas y Depósitos), lo que demanda una gestión especializada y control administrativo estricto por parte de cada uno de los empresarios y su personal. Que con frecuencia no ocurre en el nivel adecuado. Entre los tipos de cargas que trasladan los empresarios se mencionan las siguientes: Carga General Unitaria (Contenedores y Palletes) Carga General Fraccionada (Palletes, Sacos, Cajas, Otros) Carga a granel Figorizada

2 Además 3 de los empresarios generan otros servicios asociados, como: Almacenaje de Cargas Trasvasije y redistribución de Cargas REQUERIMIENTOS A LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA A IMPLEMENTAR Escenario Actual Cada uno de los clientes posee planillas electrónicas con las cuales controla las áreas de compras, ventas, contabilidad y producción, lamentablemente estas planillas con el tiempo se han multiplicado, con las ineficiencias respectivas: Falta de una herramienta de trabajo única y centralizada, capaz de entregar información correcta y oportuna para la toma de decisiones. No existe la Integración de la información en cada una de las áreas de las empresas. Duplicidad de información generando incongruencias de datos. Duplicidad en tiempos de registro y entrega de información. Falta de información estratégica y operacional para la toma de decisiones. Información Descentralizada en todas las áreas no teniendo la información en tiempo real. No existe ninguna herramienta de gestión capaz de entregar rápidamente la información en las áreas intervenidas, donde en algunos casos cada vez que se necesita generar un reporte se debe diseñar y digitar la información desde cero. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LA SOLUCIÓN TECNOLÓGICA Y MÓDULOS A IMPLENTAR El sistema requerido debe ser un conjunto de aplicaciones definidas para apoyar y facilitar los procesos administrativos y de gestión de las empresas participantes en este proyecto. Debe permitir administrar la información, hacer más eficientes sus operaciones. Relacionar datos provenientes de las distintas áreas, cruzarlos y analizarlos desde perspectivas diferentes, además entregar la información en forma precisa y oportuna adaptándose a los requerimientos actuales de cada una de las empresas. Una característica que debe tener la solución propuesta, es la capacidad de operar en "la nube" en caso que alguna de las empresas requiera tener un mayor nivel de accesibilidad a la información, además de la disposición de asumir el mayor costo asociado a los servicios de alojamiento de otros proveedores de acceso. Características Generales a implementar: Permitirá controlar todo el proceso transaccional entre Clientes/Empresa y Proveedores/Empresa, incluye control de inventarios, ventas, compras y control de pagos de dichos documentos, vinculados internamente con la contabilidad. Entre las características específicas de este módulo se consideran las siguientes:

3 Manejo, control y administración de Clientes-Proveedores y control de cartolas de cuentas corrientes en cada uno de ellos. Diseños de planes de trabajos para cada usuario. Definición de informes o análisis a medida de los usuarios. Control de multi-período, que permitirá trabajar con otros períodos. Configuración flexible de cada uno de los productos y/o servicios de la empresa permitiendo ingresar activos, existencias u otros definidos por el Definición y emisión de formatos de cada uno de los documentos. Aprobación de documentos, verificación de créditos de clientes y seguridad por documentos. Informes de documentos pendientes y cancelados. Configuración de parámetros específicos asociados a un cliente o un proveedor (listas de precios, descuentos, etc). Permitirá imprimir Libros contables. Múltiples formas de pagos. Manejos de códigos de barras. Clasificación y definición de encabezados y detalles en cada uno de los documentos. Requerimientos y Deficiencias detectadas en el área de Comercial: Tiempos de respuesta excesivos para clientes y proveedores, ya sea por documentos adeudados o cancelados, no teniendo claridad de los movimientos Falta de prolijidad menos de inventarios sus cartolas. (códigos de barras en algunas de ellas) en las bodegas correspondientes. Tener identificado los viajes de terceros que entrega la empresa, en algunas de las empresas es bastante necesario poseer un control exhaustivo de los No viajes se posee realizados estructura con los de prestadores. acceso a la información entre los usuarios. Falta de información clara y oportuna vital para la toma de decisiones. Deficiencias detectadas en la programación de expediciones de viajes generando ordenes y gastos errados, conllevando en algunos casos a una No se posee un control de los viajes con un formato predefinido que integre lo que sucede en cada uno de los viajes versus un sistema productivo. No se posee controles automáticos correspondientes para el Petróleo, principal gasto de un transportista. Saber claramente los montos que genera y gasta cada equipo de carga en un informe resumido y detallado. Falta de identificación de los gastos generados en la operación de un servicio ejemplos peajes, viáticos, cargas, descargas, consolidaciones y Falta de información de las mantenciones de cada uno de los camiones, preventivas y/o correctivas, no teniendo claridad de los gastos generados en un determinado período o para el balance general. Requerimientos y deficiencia en área de Producción El sistema productivo debe ser capaz de proveer una herramienta única para manejar el proceso productivo de cada una de las empresas de este

4 Entre las características específicas de este módulo se consideran las siguientes: Permitirá el control y manejo de la producción de cada uno de los camiones y choferes. Será capaz de generar y registrar las Liquidaciones de viajes de cada uno de los choferes en un período determinado. Manejará centralizaciones de la información para el cálculo de los sueldos. Permitirá la producción y costeo de cada viaje que se realice. Permitirá el control de rendimientos de Petróleo de cada uno de los camiones en un período de tiempo. Se generará un formato de liquidaciones de viajes para cada uno de las empresas. Permite la integración de la información completa con los módulos de compras, ventas y remuneraciones. Requerimientos en el Área de Gestión y Contable Este módulo será un valor agregado para cada uno de los empresarios, ya que permitirá el control y manejo contable por medio de GESTORES DE INFORMACIÓN en base a filtros muy sencillos para el usuario. Entre las características específicas de este módulo se consideran las siguientes: Manejo de Grandes volúmenes de datos. Selección habilitada para los usuarios para filtrar campos según necesidades. Definición de niveles de accesos a usuarios. Carga incremental de datos. Definición de reportes tipo planteados por los usuarios. Permitirá control multi períodos para el análisis de la información. El sistema de información, este deberá cumplir con los siguientes requisitos mínimos: Flexibilidad en el diseño y que sea paramétrico para adecuarse a cada una de las empresas Arquitectura Cliente/Servidor permitiendo optimizar el uso de los recursos computacionales presentes o futuros en las empresas. Que utilice bases de datos relacionales asegurando la integridad de los datos y facilidad en los respaldos. Que permita fácil la incorporación de estaciones de trabajo. Que sea seguro y definible para cada usuario, permitiendo implementar un alto grado de confidencialidad de la información.

5 Facilidad de Uso. Escalable modularmente en el tiempo. Facilidad de Mantenimiento. Integridad y unificación de la información. Soporte Técnico en la Región. Actualizaciones y Garantías durante un período sin costo para los empresarios. Capacitación personalizada a los dueños y personal. Exportación a Excel y PDF. Impacto esperado en cada una de las empresas Aumento de la Productividad del personal al existir una herramienta tecnológica base para las operaciones. Disminución de Costos Operacionales. Disminución de tiempos de espera en procesos administrativos y de traslado. Reorganización de los controles existentes en cada una de las empresas

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