Importación de facturas desde Excel

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1 Imprtación de facturas desde Excel caicnta

2 Indice 1.- Cnfiguración de la Hja Excel: Cnfiguración de caicnta: Cnfiguración del esquema de estructura esquema de la hja Excel Imprtación, revisión y cntabilización Salvar y recuperar dats Salvar y recuperar esquemas en tras empresas Reglas de negci que le interesa cncer... 6 Imprtación de facturas desde Excel cai cnta Página 1 de 6

3 1.- Cnfiguración de la Hja Excel: Debems partir de una hja Excel (una pr cada empresa y tip de vlcad que querams realizar, bien Facturas expedidas bien Facturas recibidas. Será válida cualquier hja de cálcul siempre y cuand cumpla las siguientes premisas: La extensión del archiv debe ser.xls Dentr de cada hja Excel la infrmación debe aparecer en la primera hja (que pdems nmbrar cm ns parezca cnveniente). La primera línea cntendrá ls títuls de cada clumna. Las clumnas deben estar cnfiguradas del siguiente md: Las fechas deben tener frmat fecha Ls imprtes deben tener frmat numéric frmat mneda, aunque en el cas de prcentajes también admitirá frmat prcentaje. El rest de dats se cnfigurarán cn frmat text Acnsejams que las cutas, si se calculan desde la prpia Excel, se redndeen a ds decimales a través de la fórmula REDONDEAR (pr ejempl: =REDONDEAR(A1*B1,2)). También acnsejams que, en cas de acreedres prveedres nuevs, que tdavía n estén cargads en la base de dats de caicnta, se destine una clumna de la hja Excel al códig pstal de su dmicili (el rest de dats del dmicili n tienen tanta trascendencia). Est evitará que se carguen dats incmplets a efects de listads que ns prprcinan infrmación de cara a declaracines resumen cm el 347. N se admiten ttales pr cada clumna en la última fila de dats. En cas que ls dats prvengan de prgramas tercers y bserva mucha lentitud el prgrama n es capaz de leer ls dats a pesar de que, a simple vista estén perfectamente cnfigurads, siga ests pass para limpiar psibles caracteres cults: Cpie tds ls dats de la hja. Abra un libr de Excel nuev. Pegue en la primera hja ls dats previamente cpiads y revise la cnfiguración de las clumnas. Recuerde que la infrmación que se grabará es la siguiente: Dats crrespndientes a las facturas expedidas y/ recibidas. Dats identificativs de ls deudres y acreedres, sl en cas de que n estén previamente grabads en la base de dats de caicnta. Imprtación de facturas desde Excel cai cnta Página 2 de 6

4 2.- Cnfiguración de caicnta: 2.1.-Cnfiguración del esquema de estructura esquema de la hja Excel Antes de realizar el primer vlcad es necesari infrmar a caicnta de cóm está rganizada nuestra hja Excel. Para ell se habilita la siguiente pantalla: Debems indicar pr cada camp requerid, la clumna de la hja Excel en la que se encntrará. Este esquema quedará grabad en la empresa. Para vlcar un esquema de una empresa a tra seguirems ls siguientes pass: Cn el esquema en pantalla, pincharems en el btón Salvar esquema Excel Entrad en la empresa en la que querems grabar un esquema similar, a través del btón Recuperar esquema Excel pdré recuperar el esquema guardad previamente. Camps imprescindibles: Fecha entrada Fecha factura País NIF Nº factura (en el cas de facturas expedidas) Serie (en cas de que exista) Nmbre deudr/acreedr Imprte Base Impnible (pdems infrmar hasta 3 bases cn 3 tips de IVA distints en cada registr de factura) Tip de IVA (pdems utilizar hasta 3 en cada línea de factura) Cuta de IVA Ttal factura Cuenta de Base impnible (pdems infrmar hasta 3 distintas) Cuenta cuta de IVA (hasta 3) Cuenta deudr/acreedr Imprtación de facturas desde Excel cai cnta Página 3 de 6

5 En el cas que n exista algún deudr/acreedr infrmad en la hja Excel, caicnta l creará, generand la crrespndiente ficha de deudr/acreedr, pr l tant se debe valrar la imprtancia de incluir celdas cn infrmación cmplementaria (dirección, tlf., , etc... En el cas que n exista alguna cuenta cntable de las utilizadas en la hja de cálcul, caicnta l creará Imprtación, revisión y cntabilización Dentr de la empresa en la que querams realizar el vlcad, entrarems en la pción de menú FACTURAS - Imprtación de facturas desde Excel. Cn el esquema en pantalla, pinch en el primer btón que aparece en la parte superir de la pantalla. A cntinuación indicarems si ns dispnems a realizar la imprtación de facturas expedidas ó recibidas. Ahra indicarems la ubicación de la hja de cálcul a través de nuestr explradr de Windws. Vems que se cargan en nuestra pantalla ls dats recgids de la hja Excel y, en el cas que se detecte algún errr de dats imprescindibles, la aplicación le indicará cual es la incidencia. Est le permitirá slventar el incnveniente en esta misma pantalla, ya que se pdrá rectificar cualquier dat en el detalle de la factura que se muestra en la parte inferir de la pantalla de diálg. Las facturas cuys dats hems mdificad se encuentran sin marcar en la clumna Ok, pr l tant, una vez revisadas, prcederems a marcar este check. Imprtación de facturas desde Excel cai cnta Página 4 de 6

6 Una vez hems revisada tda la infrmación que cntiene la Excel quedará dispuesta para su vlcad a la base de dats de caicnta, para ell prcedems a su cntabilización pinchand el btón. A cntinuación elegirems entre cntabilizar cada factura en un asient cn la fecha indicada para cada factura, bien, generar un sl asient cn tdas las facturas, para l cual se deberá especificar la fecha de cntabilización deseada. Tenga en cuenta que: El vlcad sól incluirá las facturas que tenga la marca Ok (última clumna de la derecha). El usuari deberá revisar las facturas, prestand especial atención a las que n tengan la marca Ok (se habilita un buscadr en la parte superir de la pantalla para pder realizar filtrs en la infrmación mstrada), caicnta le infrmará del tip de anmalía detectada en aquellas facturas que n tienen marca Ok. La marca Ok aparecerá desmarcada en ls siguiente supuests: Si el númer de factura expedida ya existe para la misma empresa. Si el númer de factura del prveedr ya existe para el mism NIF de prveedr. Si el frmat del NIF es incrrect. Si n se ha infrmad el númer de alguna cuenta cntable. Nunca permitirá el vlcad de una factura cuya fecha de entrada sea diferente al ejercici en que se está trabajand. Generand la Imprtación de facturas desde Excel cai cnta Página 5 de 6

7 siguiente incidencia Factura n registrada, la fecha de entrada n está en el ejercici. Cn esta acción hems generads ls registrs en ls librs de IVA, ls asients cntables crrespndientes y, en su cas, se habrá generad la/s fichas/s de deudr/acreedr y las cuentas cntables que n existían en el plan cntable de empresa. 3.- Salvar y recuperar dats Si, pr cualquier circunstancia tiene que interrumpir la revisión de las facturas antes de cntabilizarlas, n pierda el trabaj realizad y salve sus dats pinchand el btón y nmbre el archiv a salvar. Cuand desee recuperar una revisión, sl tiene que pinchar el btón y buscar el archiv que guardó previamente. 4.- Salvar y recuperar esquemas en tras empresas Si desea reprducir el esquema de imprtación de hja Excel en tra/s empresas de caicnta, pinche el btón nómbrel y ubíquel en el lugar desead. Cuand quiera recuperar este esquema desde tra empresa, sitúese en dicha empresa, vaya a Facturas >> Imprtación de facturas desde excel, pulse el btón y busque el archiv guardad anterirmente. 5.- Reglas de negci que le interesa cncer En el mment del vlcad, la aplicación tmará la infrmación cntenida en la hja Excel; per sbre alguns dats, en cas que n están infrmads en la Excel, realizará las siguientes presuncines: Desde el códig pstal calculará la prvincia. Si, en una Factura Expedida, el Ttal factura es negativ, marcará que se trata de una Factura Rectificativa. Para un NIF españl, marcará Entra para el 347 siempre que el registr n infrme de retencines del IRPF. Pr defect utilizará las cuentas que se hayan infrmad en el predefinid asignad al NIF. En el cas de Facturas expedidas, para un NIF de un país intracmunitari, pr defect cnsiderará que se trata de una Entrega Intracmunitaria de bienes. A falta de cncept, tmará el que se haya infrmad en el predefinid asignad al NIF. En el cas de Facturas recibidas, para un NIF de un país intracmunitari, pr defect cnsiderará que se trata de una Adquisición Intracmunitaria de bienes e igualará el tip de peración para el 340 a la clave P Adquisición intracmunitaria de bienes. Imprtación de facturas desde Excel cai cnta Página 6 de 6

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