Convalidaciones Externas

Transcripción

1 Convalidaciones Externas Tabla de Contenido Convalidaciones Externas... 1 Objetivo del Menú... 2 Acceso a la Consulta... 2 Monitoreo de Convalidación Externa... 2 Registro de Detalle de Convalidación... 3 Cambios a Detalles de Convalidación Externa... 5 Aprobar el Registro de Convalidación Externa... 6 Devolver el Registro de Convalidación Externa... 6 Eliminar un Registro de Detalle de Convalidación... 7 Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 1

2 Objetivo del Menú El objetivo de esta opción es automatizar el proceso de convalidación externa, el cual se lleva manual en la actualidad. Tener un sistema que permita insertar los expedientes de los estudiantes y poder registrarle las convalidaciones de materias de estos, de una manera rápida, eficaz y confiable, sin perdida de información y con un monitoreo adecuado del trámite. Acceso a la Consulta Para tener acceso al sitio debe ingresar al Sitio de Matricula en donde el usuario deberá introducir su número de cédula y la clave de acceso. Monitoreo de Convalidación Externa Dentro del se encuentra la opción de Monitoreo de Convalidación Externa, para acceder a la misma debe escoger en el Menú Convalidación Monitoreo de Convalidación Externa. Para revisar las diferentes convalidaciones solo debe cambiar el estatus y la vista mostrará las convalidaciones que existan con el estatus escogido. En caso de que no existan convalidación el sistema le indicará que no existen. Al seleccionar un estatus que tenga convalidaciones, se desplegará la información de la misma y al final un botón Ver, que le permitirá revisar el detalle de dicha convalidación. Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 2

3 Si el estudiante presenta alguna deuda en el sistema al darle clic al botón Ver le mostrará una página donde podrá ver los detalles de la deuda del estudiante. Al seleccionar el botón Ver Detalle de la pantalla anterior se visualizará las deudas que tenga el estudiante. Si el estudiante no presenta deuda, le abrirá la página para revisar y agregar el detalle de la convalidación externa. Registro de Detalle de Convalidación En la pantalla de Registro de Convalidación Externa, se procederá al registro del detalle de asignaturas a convalidar. Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 3

4 Asignatura Equivalente: Nombre de la Asignatura de los créditos de la universidad de Procedencia. Calificación: Calificación obtenida en esta materia en la Universidad de Procedencia. Código: código de la asignatura que fue dada en la universidad de procedencia. Si el crédito del estudiante no muestra un código para la asignatura deberá colocar el código 9999, para la misma. Créditos Externos: debe colocar la cantidad de créditos que tiene la asignatura en la Universidad de Procedencia. Descripción Periodo: casilla para que coloque una descripción breve. Podrá colocar alguna observación sobre esta asignatura que esta convalidando o para que coloque el periodo en la cual fue tomada esta materia. Plan de estudio: debe escoger el plan de estudio en el que ingresará el estudiante. Esto solo es para que aparezcan las materias del plan de estudio y pueda escoger la materia que convalidará. Dependiendo del plan aparecerán las materias correspondientes. Asignatura a Convalidar: debe escoger del listado, la asignatura de la Universidad Tecnológica que convalidará con la asignatura de afuera. Una vez colocado los datos debe presionar el botón Guardar para que la información sea guardada. Al Guardar la información de las asignaturas a convalidar, la misma se mostrará en la parte inferior de la página. Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 4

5 Cambios a Detalles de Convalidación Externa Si las convalidaciones tienen estatus de Aprobado o Devuelto por Coordinador, este aún puede modificarlo y cambiar cualquier registro. También, le permitirá realizar los cambios cuando tenga el estatus de devuelta por Secretaria Académica. Con estos estatus podrá ver los botones de Aprobar, Devolver y Eliminar. Una vez haya realizado el cambio, el coordinador debe darle clic al botón Devolver o Aprobar para cambiar el estatus de la convalidación y poder seguir con los trámites. Para los otros estatus solo le permitirá ver los detalles, pero no podrá modificar la información que aparece. Ejemplo la pantalla siguiente en donde no aparece la vista para ingresar las asignaturas y sus detalles, ni los botones de Aprobar, Devolver y Eliminar. Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 5

6 Aprobar el Registro de Convalidación Externa Cuando haya ingresado todos los datos de las asignaturas y esta lista la convalidación para seguir con el flujo de trámites; tendrá la opción de escoger el Botón de Aprobar. Antes de Aprobar la solicitud, podrá colocar alguna observación sobre la misma, luego darle clic al botón de Aprobar. El estatus de la convalidación cambiará y le mostrará un mensaje de éxito. Una vez aprobado el registro de los detalles de la convalidación, las Secretarias Académicas podrán proceder con el trámite siguiente de la convalidación. Devolver el Registro de Convalidación Externa En caso de que la convalidación no proceda, debe dar clic al botón Devolver, para indicar que este trámite no procede y sea devuelto a Secretaria General para que den por finalizado el mismo. Al igual que en Aprobar se podrá colocar algún mensaje de observación para la misma antes de darle clic al botón de Devolver. Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 6

7 El sistema le mostrará un mensaje para que confirme el cambio de estatus a Devuelta. Una vez confirmado le mostrara un mensaje de confirmación. Eliminar un Registro de Detalle de Convalidación Para eliminar un registro del detalle de materias solo debe darle clic al botón Eliminar que se encuentra a la derecha de la descripción de la asignatura convalidada y se desplegará un mensaje para que confirme. Una vez confirme que desea eliminar el registro se mostrará una pantalla confirmando la eliminación. Si no esta disponible para eliminar le mostrará un mensaje indicando que no es posible realizar el trámite de eliminación. Elaborado por el Departamento de Sistemas de Información 7