Bienvenido. a EinvoiceLite su aplicación para emitir CFDI's REV 24/07/13. Einvoice Lite 3.2 1

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1 Bienvenido a EinvoiceLite su aplicación para emitir CFDI's REV 24/07/13 Einvoice Lite 3.2 1

2 Contenido 1. Abriendo su aplicación Generando un CFDI en tres pasos...4 Paso 1: Agregando un producto o servicio...4 Paso 2: Agregando un cliente...5 Paso 3: Emitiendo un CFDI...6 Algo no salió bien? Otras opciones sobre CFDI's Cancelar un CFDI generado en EinvoiceLite Consultar un CFDI generado en EinvoiceLite Cancelar un CFDI generado por otras aplicaciones Descarga nuevamente el XML de un CFDI Editar el detalle de productos / servicios antes de generar un CFDI Otras opciones sobre clientes Modificar un cliente Otras opciones sobre productos / servicios Modificar un producto / servicio Eliminar un producto / servicio Consejos útiles...11 Einvoice Lite 3.2 2

3 1. Abriendo su aplicación 1. Abra su explorador de Internet y en la barra de direcciones copie y pegue la liga que le llegó por correo. Ésto comenzará a descargar su aplicación. 2. Escriba su usuario y contraseña y de click en el botón Entrar Tip: puede agregar la liga al menú de favoritos en su explorador de Internet para un acceso rápido Einvoice Lite 3.2 3

4 2. Generando un CFDI en tres pasos Paso 1: Agregando un producto o servicio Seleccione el menú Catálogo>Productos. La ventana se encuentra organizada en dos paneles. El panel izquierdo es el Panel de Búsqueda. El panel derecho es el Panel de Trabajo. Panel de Trabajo Panel de Búsqueda 1. Capture en el Panel de Trabajo los datos de su producto / servicio. Recuerde que la unidad de medida es un requisito obligatorio. En caso de no aplicar entonces utilice la abreviación N/A 2. De click en el botón para guardar los datos Tip: Después de consultar un producto / servicio de click en el botón pantalla para limpiar la Einvoice Lite 3.2 4

5 Paso 2: Agregando un cliente Seleccione el menú Comprobantes>Nuevo. La ventana se encuentra organizada en dos paneles. El panel izquierdo es el Panel de Clientes donde busca y edita sus clientes. El panel derecho es el Panel de Trabajo donde genera sus comprobantes fiscales digitales. Panel de Trabajo Panel de Clientes 1. De click en el botón Nuevo Cliente ubicado en parte superior del Panel de Clientes 2. Capture toda la información fiscal del cliente. Los campos marcados con un asterisco rojo son obligatorios. Recuerde capturar un RFC válido sin espacios ni guiones 3. Si desea agregar una lista de cuentas bancarias al cliente capture los últimos 4 dígitos en el campo Cuenta Bancaria Eliminar la cuenta elegida Agregar la cuenta 4. De click en el botón Guardar Lista de cuentas Einvoice Lite 3.2 5

6 Paso 3: Emitiendo un CFDI 1. En la parte superior del Panel de Clientes en el campo Cliente teclee las iniciales del nombre a buscar. Mientras va escribiendo en la parte inferior se van mostrando las coincidencias. No es necesario que escriba todo el nombre del cliente 2. Seleccione el cliente de la lista inferior 3. En la sección verde del Panel de Trabajo verifique que los datos de la serie, forma, método y cuenta de pago son correctos 4. En el sección gris del Panel de Trabajo se encuentran los datos del cliente elegido 5. En la sección amarilla se encuentran valores opcionales para emitir su comprobante con descuento o en dólares 6. Capture la cantidad y presione Enter. Teclee la iniciales del nombre del producto y presione F7 para mostrar el buscador con las coincidencias. No es necesario que capture el nombre completo de su producto / servicio, generalmente con las 3 primeras letras suele ser suficiente 7. En la ventana emergente puede modificar el precio y agregar una descripción extra al nombre del producto 8. Presione Enter o de click en el botón Aceptar 9. Repita los pasos 6,7, y 8 para agregar mas productos o servicios 10. De click en el botón Generar para emitir su Comprobante Fiscal Digital Tip: El archivo XML y el PDF se descargan automáticamente en la carpeta C:\einvoice\RFC\año\mes\día Tip: Incremente las ventajas de la comprobación fiscal digital enviando sus CFDI's por correo Algo no salió bien? Ésta es una lista con los errores más comunes: 1. Fuera de tiempo. La hora, minuto y segundo de su computadora siempre debe estar atrás respecto a la hora, minuto y segundo del SAT. Basta con que su reloj este adelantado un segundo para que su CFDI sea rechazado. Sin cerrar su aplicación abra el reloj de su sistema operativo (Windows / Mac OS / Linux) y retrase un par de minutos su reloj. Aplique los Einvoice Lite 3.2 6

7 cambios y de click de nuevo en el botón Generar. No olvide verificar que está en la zona horaria que le corresponde y desactive cualquier sincronización automática con el horario de Internet. 2. Datos incorrectos. Verifica que su cliente le ha proporcionado un RFC inscrito en el SAT. Si su cliente no está inscrito utilice el RFC genérico XAXX y para clientes extranjeros XEXX Verifique además que la cuenta de pago tiene al menos 4 dígitos y que su producto / servicio tiene una unidad de medida. 3. Certificado caduco o revocado. Tramitar un nuevo certificado de sello digital le toma menos de 10 minutos y no requiere ir a una oficina del SAT. Para más información visite Envíe un correo a cristina@grupoledezma.com con un archivo ZIP conteniendo El certificado de sello digital (archivo.cer) La llave (archivo. Key) y escriba en el cuerpo del correo la contraseña que proporcionó en SOLCEDI 4. El contribuyente no esta dentro del régimen fiscal para emitir CFDI. El contribuyente aun no está activo para emitir CFDI y debe esperar a que se concluya su proceso Ésto no solucionó su problema? Contacto Lunes a viernes de 8 a.m. a 5 p.m. Correo: cristina@grupoledezma.com Llamadas y chat por skype: cristimunoz Celular: Sábado Correo: cristina@grupoledezma.com Einvoice Lite 3.2 7

8 3. Otras opciones sobre CFDI's 3.1 Cancelar un CFDI generado en EinvoiceLite 1. Seleccione el menú Comprobantes>Cancelaciones 2. Elija el rango de fechas y de click en el botón Buscar 3. En la primera columna de la izquierda marque el(los) comprobante(s) que desee cancelar 4. De click en el botón Cancelar Tip: Evite realizar cancelaciones entre las 10 am y las 2 pm ya que es la hora de mayor demanda y puede que el SAT no procese su solicitud. Realice sus cancelaciones 24 hrs después de haber emitido un CFDI ya que el SAT puede tardar ese tiempo en registrarlo. Al realizar una cancelación se generará un acuse en formato PDF que se descargará automáticamente en el mismo directorio donde se encuentra el PDF y XML del comprobante. 3.2 Consultar un CFDI generado en EinvoiceLite 1. Seleccione el menú Comprobantes>Visualizador 2. Combine las opciones de búsqueda para filtrar sus comprobantes y de click en el botón Buscar 3. Del lado derecho se mostrarán los resultados de la búsqueda. Con doble click se muestra el PDF en la parte inferior 4. En las esquina superior derecha encontrará tres operaciones sobre el resultado de la búsqueda: exportar a PDF, exportar a Excel y vista para impresión 3.3 Cancelar un CFDI generado por otras aplicaciones 1. Seleccione el menú Comprobantes>Monitor 2. Elija el rango de fechas y de click en el botón Buscar 3. En la primera columna de la izquierda marque el(los) comprobante(s) que desee cancelar 4. De click en el botón Cancelar Einvoice Lite 3.2 8

9 Tip: Evite realizar cancelaciones entre las 10 am y las 2 pm ya que es la hora de mayor demanda y puede que el SAT no procese su solicitud. Realice sus cancelaciones 24 hrs después de haber emitido un CFDI ya que el SAT puede tardar ese tiempo en registrarlo. Al realizar una cancelación se generará un acuse en formato PDF que se descargará automáticamente en el mismo directorio donde se encuentra el PDF y XML del comprobante. Tip: Esta cancelación del comprobante es solo ante el SAT. En su aplicación deberá también realizar la cancelación del movimiento para afectar sus inventarios, corte del día, cuentas por cobrar, etc. 3.4 Descarga nuevamente el XML de un CFDI 1. Seleccione el menú Comprobantes>Monitor 2. Elija el rango de fechas y de click en el botón Buscar 3. En la primera columna de la izquierda marque el(los) comprobante(s) que desee descargar 4. De click en el botón Descargar XML 3.5 Editar el detalle de productos / servicios antes de generar un CFDI 1. Seleccione el renglón que desea modificar 2. De click en el botón para editar la descripción o el precio 3. De click en el botón para eliminar el renglón 4. Otras opciones sobre clientes 4.1 Modificar un cliente 1. En la parte superior del Panel de Clientes en el campo Cliente teclee el nombre a buscar. Conforme vaya escribiendo el sistema le mostrara las coincidencias 2. De doble click en el nombre del cliente o click en el botón Editar Cliente 3. Modifique los datos del cliente y de click en el botón Guardar 5. Otras opciones sobre productos / servicios 5.1 Modificar un producto / servicio 1. En la parte superior del Panel de Búsqueda teclee el nombre de su producto / servicio y selecciónelo en la lista 2. Modifique la información y de click en el botón para guardar los cambios Einvoice Lite 3.2 9

10 5.2 Eliminar un producto / servicio 1. En la parte superior del Panel de Búsqueda teclee el nombre de su producto / servicio y selecciónelo en la lista 2. De click en el botón para eliminarlo Einvoice Lite

11 6. Consejos útiles 1. Para efectuar facturas globales que amparen una o más operaciones efectuadas al público en general o para personas que no están inscritas ante el SAT utilice el RFC genérico XAXX Para extranjeros utilice XEXX Solo se pueden emitir facturas con la fecha actual. 3. Se requieren los datos fiscales completos del receptor para emitir un CFDI. 4. Si va especificar una método de pago diferente de efectivo recuerde incluir los últimos 4 dígitos de la cuenta de pago o tarjeta de crédito / débito. 5. Si requiere agregar información extra como números de pedido, órdenes de compra, guías de paquetería agréguelo como un producto con precio $0. 6. No imprima sus comprobantes. Siempre envíe por correo el archivo XML y el PDF a menos que el cliente solicite su impresión. 7. Aun cuando se envía una copia del comprobante emitido al SAT ésto no es una declaración de impuestos es solo una notificación de los folios utilizados. 8. Se pueden cancelar comprobantes sin importar que hayan transcurrido meses de que fue emitido. 9. Los clientes pueden verificar sus comprobantes en el portal del SAT en la siguiente liga Es frecuente que los clientes no capturan correctamente los datos solicitados y les muestra la leyenda: Por favor conserve la calma y valide usted mismo el comprobante copiando y pegando los datos directamente del XML. No intente escribir la información caracter por caracter porque la posibilidad de equivocarse es muy alta. Al obtener una validación satisfactoria informe al cliente y por ningún motivo acepte que su comprobante sea validado en otras aplicaciones. Einvoice Lite

12 Contacto Lunes a viernes de 8 a.m. a 5 p.m. Correo: cristina@grupoledezma.com Llamadas y chat por skype: cristimunoz Celular: Sábado Correo: cristina@grupoledezma.com Einvoice Lite